La mayoría de las empresas cuentan con una variedad de soluciones de software que permiten que tanto las actividades de atención al público como las funciones administrativas funcionen como un reloj. Aunque es posible que ya utilices sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de planificación de recursos empresariales (ERP), estos no suelen ofrecer los procesos necesarios en materia de crédito y cobros. Si bien la incorporación de un software de gestión de cobros ofrece numerosas ventajas, hemos destacado las principales razones por las que empresas como la tuya están incorporando este tipo de software a su ecosistema tecnológico.
Por qué necesitas un software de gestión de cobros
En cualquier empresa, el departamento de cuentas por cobrar (AR) tiene la difícil tarea de cobrar las cantidades adeudadas. Al tratarse de una de las funciones más importantes de tu empresa, este proceso, que requiere mucho tiempo, puede resultar abrumador.
A continuación se enumeran las 12 razones principales por las que todas las empresas necesitan una solución de software de gestión de cobros para mejorar la gestión de las cuentas por cobrar.
- Al disponer de la información de las cuentas de forma inmediata, tus agentes de cobro dedicarán menos tiempo a buscar datos y más tiempo a hablar con los clientes sobre las opciones de pago.
- Mantén a los departamentos de cobros al día y cobra las deudas más rápidamente gracias a un calendario de tareas de cobro y recordatorios que se generan automáticamente.
- El sistema adecuado te permite automatizar la creación de facturas y adjuntarlas en formato PDF a un correo electrónico para agilizar el pago.
- Reducir al mínimo los errores humanos derivados de las tareas manuales, como las facturas duplicadas y la aplicación incorrecta de los pagos de los clientes.
- La automatización permite que tus agentes de cobro mantengan el rumbo gracias a la información que les ayudará a ser más productivos y a mejorar el cobro de las deudas.
- La mayoría de tus clientes quieren pagarte y hacerlo a tiempo. Con las mejoras en la facturación, reducirás los errores, garantizarás que las facturas se envíen a tiempo y aumentarás la satisfacción de los clientes.
- Mejora aún más la satisfacción de los clientes utilizando el sistema para enviar recordatorios de pago oportunos.
- Optimiza aún más la gestión de las cuentas por cobrar aceptando diversos métodos de pago, como tarjetas de débito y crédito, cheques, PayPal, ACH y otros.
- Permitir a los clientes acceder a sus cuentas, incluido el historial de pagos, a través de un portal de clientes al que puedan acceder siempre que lo necesiten.
- Reducir las amortizaciones por impagos entre un 15 % y un 25 % resolviendo más rápidamente los problemas relacionados con los pagos pendientes.
- Consigue que te paguen las facturas atrasadas sin recurrir a una agencia de cobros. De hecho, ¿sabías que muchas empresas reciben mala prensa cuando recurren a agencias de cobros para cobrar deudas pendientes?
- Cuando las agencias de cobro sean tu único recurso, podrás decidir de forma selectiva qué cuentas requieren la intervención de una agencia.
Tu empresa depende de un flujo de caja constante y nada puede alterarlo más rápidamente que las deudas impagadas. El software de cobro de deudas puede ayudarte a cobrar el dinero más rápido, aumentar la eficiencia, reducir el periodo medio de cobro (DSO), mejorar la rentabilidad y fomentar unas mejores relaciones con los clientes.
La pregunta que surge enseguida es: ¿cómo identificar el mejor software de gestión de colecciones?
Simplifica el cobro de deudas con un enfoque optimizado y automatizado
La contabilidad de cuentas por cobrar es más que una simple función contable en lo que respecta al software de gestión de cobros. Debes asegurarte de que proporcione la información que necesitan otros departamentos y miembros del personal de tu organización, como el director general, el director financiero, los comerciales, el servicio de atención al cliente e incluso tus clientes.
La gestión de la deuda pendiente es uno de los mayores retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas. Si eres como muchos de tus homólogos, estarás dispuesto a sustituir los procesos manuales y propensos a errores por la eficiencia y la eficacia que ofrece un software de gestión de cobros.
Estas son las cinco características o funcionalidades clave que debería ofrecer el software de gestión de cobros que elijas:
- Panel de control para los encargados de cobros: Ofrece todo lo que necesitan los encargados de cobros en una única pantalla de fácil acceso. Asegúrate de que muestre el estado en tiempo real de todas las actividades, de modo que los encargados de cobros puedan priorizar rápidamente las cuentas, conocer las acciones pendientes y consultar el historial de los clientes.
- Notificaciones y alertas automáticas: Mantén a los clientes informados sobre los saldos pendientes. Las notificaciones automáticas y las estrategias de cobro predefinidas deben activarse cuando se alcancen los umbrales predeterminados. Además, el software debe permitirte combinar acciones automáticas y manuales para lograr interacciones de alto o bajo nivel de intervención.
- Estrategias flexibles: además de poder combinar acciones automatizadas y manuales, es necesario poder segmentar a los clientes en función de parámetros predefinidos para sacar el máximo partido al software de gestión de cobros.
- Análisis: La inteligencia empresarial debe ofrecer una visión en tiempo real del rendimiento de tus estrategias de cobro, para que puedas introducir cambios de forma dinámica y garantizar así un flujo constante de ingresos.
- Intercambio de datos con agencias de cobro: tanto si externalizas los cobros como si necesitas transferirlos a una agencia, el software debe permitir compartir fácilmente tus datos con la agencia que elijas.
Con una solución de software integrada y automatizada para la gestión de la deuda y el cobro de impagados, problemas como perder la pista de los saldos vencidos, no disponer de las cifras necesarias para conocer el importe total de los ingresos vencidos o contar con información inexacta sobre las cuentas en riesgo pasarán a ser cosa del pasado.
No te conformes con lo segundo mejor
¿Estás listo para reducir el DSO entre un 10 % y un 20 %, triplicar la productividad y reducir la pérdida de clientes hasta en un 15 %? Si es así, ¡no busques más! CollectionsCloud de BillingPlatform supera a otros programas de gestión de cobros. Nuestro software combina la tecnología con tu personal para adaptarse a las necesidades específicas de tu empresa. Además, te permite realizar un seguimiento y automatizar fácilmente todas tus actividades de cobro. BillingPlatform te ofrece hoy la tecnología del futuro para agilizar y automatizar tus procesos de cobro, proporcionándote un ecosistema financiero integradoque te permite minimizar la pérdida de ingresos, optimizar la productividad de los empleados y mejorar la fidelidad de los clientes. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para saber más sobre cómo podemos ayudarte a descubrir el mejor software de gestión de cobros.
