La mayoría de las empresas cuentan con un surtido de soluciones de software para que las actividades de front-office y las funciones de back-office funcionen como un reloj. Aunque es posible que ya esté utilizando la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión de recursos empresariales (ERP), normalmente no proporcionan los procesos necesarios en términos de crédito y cobros. Aunque son muchas las ventajas de incorporar un software de gestión de cobros, hemos destacado las principales razones por las que empresas como la suya están incorporando un software de gestión de cobros a su ecosistema de software.
Por qué necesita un software de gestión de cobros
En toda empresa, el departamento de cuentas por cobrar tiene la difícil tarea de cobrar el dinero que se le debe. Al ser una de las funciones más importantes de la empresa, este proceso puede resultar abrumador.
A continuación se exponen las 12 razones principales por las que todas las empresas necesitan una solución de software de gestión de cobros para una mejor gestión de las cuentas por cobrar.
- Con la información de la cuenta fácilmente disponible, sus cobradores pasarán menos tiempo buscando información y más tiempo con los clientes discutiendo las opciones de pago.
- Mantenga a los departamentos de cuentas a cobrar al día y cobre las deudas más rápidamente mediante un calendario de tareas de cobro y recordatorios generados automáticamente.
- El sistema adecuado le permite automatizar la creación de facturas y adjuntarlas como PDF a un correo electrónico para agilizar el pago.
- Minimizar los errores humanos derivados de los esfuerzos manuales, incluidas las facturas duplicadas y la aplicación incorrecta de los pagos de los clientes.
- La automatización mantiene a sus cobradores al día con información que les ayudará a ser más productivos y a mejorar los cobros.
- La mayoría de sus clientes quieren pagarle y pagarle a tiempo. Con las mejoras en las facturas aliviará las imprecisiones, garantizará la entrega puntual y mejorará la satisfacción del cliente.
- Mejore aún más la satisfacción del cliente utilizando el sistema para enviar recordatorios de pago a tiempo.
- Agilice aún más las cuentas por cobrar aceptando una variedad de pagos como tarjetas de débito/crédito, cheques, PayPal, ACH y más.
- Permita que los clientes tengan acceso a sus cuentas, incluido el historial de pagos, con un portal del cliente accesible siempre que lo necesiten.
- Reduzca las cancelaciones de deudas incobrables entre un 15% y un 25% resolviendo más rápidamente los problemas de pagos no cobrados.
- Consiga que le paguen las facturas vencidas sin recurrir a una agencia de cobros. De hecho, ¿sabía que muchas empresas tienen mala prensa cuando recurren a agencias de cobro para cobrar deudas impagadas?
- Cuando las agencias de cobro sean su único recurso, tendrá la capacidad de determinar selectivamente qué cuentas requieren el trabajo realizado por una agencia.
Su empresa depende de un flujo de caja constante y nada puede alterarlo más rápidamente que una deuda impagada. El software de cobro de deudas puede ayudarle a recaudar dinero más rápido, aumentar la eficiencia, reducir la morosidad, mejorar la rentabilidad y fomentar mejores relaciones con los clientes.
La cuestión que se plantea rápidamente es cómo identificar el mejor software de gestión de cobros.
Simplifique los cobros con un enfoque racionalizado y automatizado
La gestión de cobros es más que una función contable. Debe asegurarse de que proporciona la información que necesitan otros departamentos y el personal de su organización, como el director general, el director financiero, los representantes de ventas, el servicio de atención al cliente e incluso sus clientes.
La gestión de las deudas pendientes es uno de los mayores retos a los que se enfrentan la mayoría de las empresas. Si usted es como muchos de sus homólogos, está dispuesto a cambiar los procesos manuales y propensos a errores por la eficiencia y eficacia que ofrece el software de gestión de cobros.
Estas son las 5 características/funcionalidades clave que debe ofrecer el software de gestión de cobros que elija:
- Panel de control del captador: Ofrezca todo lo que sus cobradores necesitan en una única pantalla de fácil acceso. Asegúrese de que proporciona un estado en tiempo real de todas las actividades para que los cobradores puedan priorizar rápidamente las cuentas, comprender las acciones pendientes y ver el historial del cliente.
- Notificaciones y alertas automatizadas: Mantenga informados a los clientes de los saldos pendientes. Las notificaciones automatizadas y las estrategias de cobro listas para usar deben activarse cuando se alcancen umbrales predeterminados. Además, el software debe permitirle combinar acciones automatizadas y manuales para conseguir interacciones más o menos directas.
- Estrategias flexibles: Además de poder mezclar acciones automatizadas y manuales, necesita la capacidad de segmentar a sus clientes en función de parámetros predefinidos para sacar el máximo partido del software de gestión de cobros.
- Analítica: La inteligencia empresarial debe proporcionar visibilidad en tiempo real del rendimiento de sus estrategias de cobro, de modo que pueda realizar cambios dinámicos para que el dinero siga fluyendo.
- Intercambio de datos con agencias de cobro: Tanto si subcontrata los cobros como si se ve en la necesidad de pasar los cobros a una agencia, el software necesita la capacidad de compartir fácilmente sus datos con la agencia de su elección.
Con una solución de software combinada y automatizada de gestión de deudas y cobros, problemas como la pérdida de control de los saldos antiguos, la falta de las cifras necesarias para conocer el importe total de los ingresos vencidos y la inexactitud de la información sobre cuentas en riesgo pasarán a ser cosa del pasado.
No se conforme con lo segundo
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