Der Prozess der Debitorenbuchhaltung besteht aus einer Reihe von Schritten und bezieht sich auf das Geld, das einem Unternehmen für den Kauf und die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen geschuldet wird. Im Prinzip mag der Prozess einfach erscheinen, in der Realität ist er jedoch mit Komplikationen und Herausforderungen behaftet.
Die Debitorenbuchhaltung ist das entscheidende Bindeglied zwischen dem Verkauf und dem Zahlungseingang. Stellen Sie sich die Debitorenbuchhaltung wie einen Stromlieferanten für Ihr Unternehmen vor. Der Strom, den Ihr Unternehmen verbraucht, wird zum Beispiel am Ende der Leistungsperiode in Rechnung gestellt. Obwohl Sie den Strom bereits verbraucht haben, erfolgt die Zahlung im Nachhinein.
Dieser Blog befasst sich mit dem Prozess der Debitorenbuchhaltung und seinen Schritten, den AR-Kennzahlen (KPIs), der Herausforderung AR und den Vorteilen der AR-Automatisierung.
Der Debitorenprozess wird erklärt
Obwohl die Außenstände ein Aktivposten in Ihrer Bilanz sind, ist es für die Aufrechterhaltung eines positiven Cashflows entscheidend, sie so schnell wie möglich in Bargeld umzuwandeln. Auf einer hohen Ebene wird dieser Prozess durch die Rechnungsstellung und das Inkasso erreicht und umfasst den Versand der Rechnung, die Verwaltung des Inkassos, die Bearbeitung der Zahlungen, den Abgleich der Zahlungen mit den Rechnungen und die Buchung der Zahlungen. Schauen wir uns die acht Schritte des Debitorenprozesses im Detail an.
Schritt 1: Bestellung entgegennehmen
Mit einer Bestellung bringt der Kunde seine Absicht zum Ausdruck, Ihre Waren oder Dienstleistungen zu kaufen. Sobald die Bestellung genehmigt ist, wird ein Kundenauftrag erstellt, in dem die an den Kunden zu verkaufenden Waren oder Dienstleistungen, die Menge und der Preis der Artikel sowie andere Verkaufsbedingungen wie Rabatte, Lieferdatum und -ort usw. aufgeführt sind.
Schritt 2: Kredit genehmigen
Ein entscheidender Schritt zur Verringerung des Risikos von Forderungsausfällen ist die Bewertung der Kreditwürdigkeit des Kunden. Dieser Prozess kann variieren, je nachdem, ob es sich um einen bestehenden oder einen neuen Kunden handelt. Das Endergebnis ist jedoch entweder eine Kreditgenehmigung oder -verweigerung oder die Vereinbarung alternativer Zahlungsbedingungen.
Schritt 3: Rechnungen versenden
Die Rechnung dient als endgültiger Beleg für den Kauf und enthält Angaben über den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum sowie weitere Angaben wie Gebühren für Zahlungsverzug und Rabatte. Die Rechnungen werden dem Kunden in der Regel per E-Mail, elektronischem Datenaustausch (EDI) oder per Post zugestellt.
Schritt 4: Sammlungen verwalten
Das Inkasso ist zweifellos eine der am meisten gefürchteten Aktivitäten im Bereich der Kreditorenbuchhaltung und muss sowohl zügig als auch sorgfältig durchgeführt werden. Wenn beispielsweise eine Zahlung überfällig ist, ist es ratsam, zunächst intern zu prüfen, ob die Rechnung fehlerfrei ist, ob sie an den Kunden gesendet wurde und ob alle im Kundenauftrag angegebenen Rabatte in der Rechnung berücksichtigt sind. Wenn die interne Prüfung der Rechnung positiv ausfällt, beginnt der Inkassovorgang. Im Folgenden finden Sie einige Richtlinien für das Inkassoverfahren, die weit verbreitet sind.
- <7 days past due: Contact the customer with a gentle reminder that payment is due.
- 8 - 14 Tage überfällig: Initiieren Sie den zweiten Kontakt mit dem Kunden.
- 15 - 30 Tage überfällig: Der Kunde erhält eine Mahnung, in der ihm mitgeteilt wird, dass die Zahlung 30 Tage überfällig ist: In diesem Stadium können je nach Ihren internen Richtlinien auch Säumnisgebühren erhoben werden.
- 31 - 45 Tage überfällig: Der vierte Kontakt mit dem Kunden wird hergestellt und ein letztes Schreiben versandt.
- 46 - 60 Tage überfällig: Die Aufsuchung wird in einem bestimmten Rhythmus, z. B. wöchentlich, fortgesetzt.
- 61 - 90 Tage überfällig: Wenn der geschuldete Betrag erheblich ist, wird die Geschäftsleitung, ein Rechtsbeistand oder ein Inkassobüro eingeschaltet.
Schritt 5: Streitigkeiten ansprechen
Während einige der Gründe für die Nichtzahlung in Schritt 4 angesprochen wurden, gibt es noch weitere Gründe wie menschliches Versagen im Zahlungsprozess, Probleme mit den gelieferten Waren oder Dienstleistungen, Diskrepanzen zwischen Angebot und Rechnung und Kommunikationsprobleme. Im Falle einer Rechnungsanfechtung kann der Kunde den nicht angefochtenen Teil der Rechnung bezahlen. Dies wird als "Kurzzahlung" bezeichnet und stellt für Ihr AR-Team eine weitere Komplexitätsebene dar.
Schritt 6: Uneinbringliche Forderungen abschreiben
Wenn alle Bemühungen um eine Kontaktaufnahme ausgeschöpft sind, kann die Zahlung als uneinbringlich eingestuft werden. Die Entscheidung, ob eine Forderung uneinbringlich ist, hängt von der Branche und der internen Finanzpolitik des Unternehmens ab.
Schritt 7: Zahlungen verarbeiten
Für eine korrekte Finanzbuchhaltung ist eine effiziente Zahlungsabwicklung unerlässlich. Es gibt eine Reihe von Zahlungsmethoden, von denen einige zu den beliebtesten gehören:
- ACH oder EFT
- Banküberweisung
- Debit-, Kredit- oder virtuelle Karte
- Schecks
Um eine Vielzahl von Zahlungen anbieten zu können, müssen die Unternehmen über die entsprechenden Instrumente verfügen. Um beispielsweise Online-Zahlungen zu akzeptieren, benötigt das Unternehmen ein Zahlungs-Gateway und mindestens ein Händlerkonto sowie eine Plattform zur Unterstützung von eCommerce oder Selbstbedienungszahlungen. Um Zahlungen per Scheck zu unterstützen, benötigt das Unternehmen Schließfächer (in denen eine Bank die Schecks entgegennimmt und bearbeitet).
Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird sie auf die entsprechende(n) Rechnung(en) gebucht. Der Vorgang wird im Debitorenbuch als Gutschrift erfasst und von den verbleibenden unbezahlten Forderungen abgezogen.
Schritt 8: Berichterstattung handhaben
Während des Monatsabschlusses überprüft das Finanzteam alle erfassten Transaktionen und überträgt den Abschlusssaldo aller Hauptbuchkonten in einen Bericht (Probebilanz). Dieser Schritt liefert die Informationen, die für die Erstellung von Jahresabschlüssen benötigt werden.
Die kontinuierliche Überprüfung des Debitorenstatus ermöglicht es Ihnen, die Effektivität des Debitorenprozesses zu bewerten und dem Finanzteam dabei zu helfen, vorgegebene Leistungskennzahlen (KPI) zu erreichen, wie z. B. die Außenstandsdauer (DSO), den kollektiven Effektivitätsindex und die Mitarbeiterproduktivität.
Verfolgen Sie Ihre Debitorenleistung
Die Finanz-KPIs werden zur Messung der Leistung im Vergleich zu den Zielen verwendet und wirken sich direkt auf das Endergebnis des Unternehmens aus. Das folgende Diagramm, das von der AR Pulse Check Survey stammt, zeigt die drei wichtigsten KPIs, die zur Messung der AR-Leistung verwendet werden: DSO (56 %), Mitarbeiterproduktivität (52 %) und kollektiver Effektivitätsindex (42 %).
Weitere KPIs sind die Reduzierung von Forderungsausfällen, die Verringerung des Prozentsatzes offener Forderungen, der genaue Bargeldabgleich, die Automatisierung/Skalierbarkeit und die Kundenzufriedenheit.
Häufige Herausforderungen bei der Debitorenbuchhaltung
Die manuelle Bearbeitung der Debitorenbuchhaltung ist mit zahlreichen Herausforderungen verbunden, insbesondere wenn das Unternehmen wächst und die Anzahl der erstellten Rechnungen zunimmt. Schauen wir uns die größten Herausforderungen bei der Debitorenbuchhaltung aus manueller und automatisierter Perspektive an.
Funktion | Handbuch AR | Automatisierte AR |
Erstellung von Rechnungen | Anfällig für Fehler und Verzögerungen bei der Erstellung und Lieferung. | Fehler werden erheblich reduziert, und die Rechnungen werden rechtzeitig erstellt und versandt. |
Sammlungen | Ad-hoc-Inkassoverfahren, die zu Rechnungsrückständen führen. | Automatisiertes Mahnwesen und Verfolgung überfälliger Forderungen. |
Zahlungsabwicklung | Anfällig für Fehler sowie Verzögerungen bei der Verarbeitung und beim Geldfluss. Kann zur Nichteinhaltung der PCI-Standards führen. | Schließt Lücken im Prozess durch Systemintegration und gewährleistet PCI-Konformität. |
Führung von Finanzunterlagen | Ist mühsam und zeitaufwändig, fehleranfällig, kann komplexe Transaktionen nicht verarbeiten und führt zu Verzögerungen bei der Berichterstellung. | Die in der Regel Cloud-basierte Automatisierung sorgt für eine Aufzeichnung in Echtzeit, verbessert die Produktivität, gewährleistet Datengenauigkeit und ermöglicht komplexe Transaktionen. |
Bargeld-Übereinstimmung | Sie ist nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig, führt zu Ungenauigkeiten, die auf Vermutungen beruhen, und häufig zu Diskrepanzen zwischen den Büchern und den Transaktionsaufzeichnungen des Unternehmens. | Verbessert die Datengenauigkeit, um sicherzustellen, dass die Summen mit der Bilanz, dem Cashflow, dem Kapital und der Gewinn- und Verlustrechnung übereinstimmen, was eine bessere datengestützte Entscheidungsfindung ermöglicht. |
Skalierbarkeit | Es ist schwierig, wenn nicht gar unmöglich, die Zahl der Mitarbeiter zu erhöhen, ohne das Personal aufzustocken. | Einfache Skalierung mit minimalem manuellen Aufwand. |
Fehlerbehandlung | Höhere Fehlerquoten und niedrigere Fehlerlösungsquoten. | Erkennt automatisch Fehler und senkt so die Fehlerquote. |
Konformität und Sicherheit | Erhöhte Risiken der Nichteinhaltung von Vorschriften, wenig bis keine Sicherheit der Kundendaten. | Sorgt für unternehmensweite Sicherheit, die dem PCI-Sicherheitsstandard und dem DKIM-Protokoll für den E-Mail-Versand entspricht, stellt sicher, dass die Umsatzrealisierung mit ASC 606 und IFRS 15 übereinstimmt, sorgt für Verschlüsselung auf Anwendungsebene, um Kundendaten zu schützen, und bietet rollenbasierte Berechtigungen, um die Kontrolle über vertrauliche Kundendaten sicherzustellen. |
Berichte und Einblicke | Einfache Berichte, die in der Regel manuell erstellt werden. | Bietet Echtzeitberichte, anpassbare Dashboards und erweiterte Analysen für intelligente Einblicke. |
Kundenerfahrung | Interaktionen erfolgen in der Regel per E-Mail, was die Gefahr erhöht, dass das Thema im Posteingang des Kunden verschüttet wird. Außerdem sind die Selbstbedienungsoptionen für Kunden begrenzt. | Bietet einen 24/7-Selbstbedienungszugang zu Echtzeit-Informationen, der es den Kunden ermöglicht, die Nutzung einzusehen, Abrechnungen herunterzuladen, vergangene Zahlungen einzusehen, Rechnungen zu bezahlen und Zahlungsarten zu verwalten. |
Wenn Sie nicht gerade ein kleines Unternehmen leiten, kann die manuelle Bearbeitung von Außenständen schnell zum Problem werden. Dies kann zu menschlichen Fehlern, Verstößen gegen die Vorschriften, Sicherheitsrisiken und Unzufriedenheit der Kunden führen - was für Ihr Unternehmen allesamt kostspielig ist. Durch die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung werden diese Mängel jedoch praktisch beseitigt.
Dann stellt sich die Frage: Soll ich den Prozess der Debitorenbuchhaltung automatisieren? Abgesehen von der obigen Tabelle mit der Gegenüberstellung von manuellen und automatisierten Prozessen, gibt es einige Fragen, die Sie in Betracht ziehen sollten.
- Haben Sie ein hohes Rechnungsaufkommen?
- Werden Ihre Transaktionen immer komplexer?
- Nimmt die Zahl der Fehler bei der AR-Verarbeitung zu?
- Haben Sie einen Anstieg der DSO zu verzeichnen?
- Schreiben Sie immer mehr uneinbringliche Forderungen ab?
- Erfüllt Ihr Finanzteam die internen KPIs nicht?
- Steigt die Abwanderungsrate Ihrer Kunden?
Wenn Sie auch nur einige dieser Fragen mit "Ja" beantworten können, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um herauszufinden, wie Sie von der AR-Automatisierung profitieren können.
Rationalisierung und Optimierung der Debitorenprozesse
Durch die Automatisierung Ihrer Debitorenbuchhaltung erhalten Sie die Möglichkeit, jeden Aspekt des Arbeitsablaufs zu vereinfachen und zu optimieren. Mit der Automatisierung der Debitorenbuchhaltung minimieren Sie die manuelle Arbeit, reduzieren Fehler, beschleunigen den Cashflow, gewinnen Einblicke in Ihr Geschäft in Echtzeit und verbessern die Kundenzufriedenheit. Mit einem modernen Ansatz für die Debitorenbuchhaltung können Sie den gesamten Prozess der Debitorenbuchhaltung automatisieren - von der Rechnungsstellung über das Umsatzmanagement bis hin zum Inkasso - und gleichzeitig Ihre Kunden in die Lage versetzen, sich selbst zu bedienen.
BillingPlatform wurde für die Unternehmen von heute entwickelt und bietet eine umfassende Lösung, die Sie von der Produktentwicklung bis zur Umsatzrealisierung begleitet. Unsere Cloud-basierte Lösung umfasst Mediation, Rating, Rechnungsstellung, Inkasso, Umsatzrealisierung, Nebenbuchhaltung und vieles mehr - und bietet Ihnen alles, was Sie brauchen, um 100 % Ihrer AR-Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren.
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