Descrito como un software que permite a las empresas, en su nivel más básico, generar y enviar facturas, cobrar pagos y calcular impuestos, el software de facturación es ahora capaz de mucho más. Independientemente de si dirige una pequeña o mediana empresa (PYME), una gran empresa o un negocio intermedio, la implantación de la solución de facturación adecuada le permite mejorar la eficiencia operativa, reducir los errores y aumentar la rentabilidad. Sin embargo, con la cantidad de sistemas de facturación disponibles, ¿cómo saber cuál es el más adecuado para su empresa?
Este blog detalla por qué es esencial un software de facturación, las ventajas de un software de facturación, los tipos de soluciones de facturación que existen actualmente en el mercado, las consideraciones a tener en cuenta al seleccionar un software de facturación y cómo superar los obstáculos de facturación específicos del sector.
Por qué es esencial un software de facturación
Aunque algunas de las tareas sean tediosas, una facturación precisa y puntual es fundamental para la rentabilidad y el éxito continuado de su empresa. ¿Es usted una PYME o una empresa mediana que cree que el software de facturación es sólo para las grandes empresas? O tal vez es una organización más grande que ha estado indecisa a la hora de implantar un software de facturación.
Si es así, aquí tienes 10 consecuencias de ir sin él:
- Flujo de caja reducido e inexacto: No sólo se refiere a la incapacidad de realizar un seguimiento de los pagos no efectuados o retrasados, sino también a las dificultades para calcular el flujo de caja, lo que da lugar a cifras inexactas.
- Aumento de los errores: Los errores son inevitables, y estos errores pueden ir desde simples errores de cálculo hasta errores más complejos que pueden tener importantes repercusiones financieras.
- Contribuye a aumentar los costes operativos: Puede que pienses que al no invertir en software de facturación, estás ahorrando dinero a la empresa. En realidad, es todo lo contrario. Gestionar manualmente los procesos de facturación cuesta más: piense en las horas extra, la incorporación de recursos adicionales y la incapacidad de asignar empleados a proyectos de valor añadido u orientados al crecimiento.
- Lleva mucho tiempo: Hay muchos procesos relacionados con el ciclo de facturación, como la facturación, los pagos y cobros, el reconocimiento de ingresos y la elaboración de informes. Cuando se realizan manualmente, no sólo requieren una cantidad de tiempo considerable -que resta tiempo a otras tareas importantes-, sino que contribuyen a aumentar los costes operativos y a incrementar los errores. En algún momento, la gestión manual de los procesos de facturación dejará de ser práctica, sobre todo a medida que su empresa crezca.
- La información no está fácilmente disponible o accesible: Cuando los procesos de facturación se gestionan manualmente, la mayor parte de la información se almacena localmente, por lo que no está disponible para el personal remoto, lo que dificulta la comunicación y la productividad.
- Dificultad para rastrear los cambios: Sin un registro actualizado de los cambios, determinar las modificaciones realizadas y quién las hizo, así como localizar errores, resulta problemático y lleva mucho tiempo.
- Los procesos pueden pasarse por alto: Sin flujos de trabajo automatizados, se corre el riesgo de que los procesos se pasen por alto o se queden en el tintero, lo que puede dar lugar a errores y fugas de ingresos.
- Imposibilidad de aceptar pagos digitales: Manejar la facturación manualmente limita su capacidad de aceptar pagos digitales como tarjetas de débito/crédito, PayPal, débito directo, etc., lo que puede aumentar el ciclo de vida de sus cuentas por cobrar, así como afectar la capacidad del cliente para realizar pagos.
- Proporciona capacidades limitadas de elaboración de informes: Dado que los informes contendrán información limitada, la empresa no dispondrá de los datos granulares necesarios para tomar decisiones empresariales fundamentadas.
- Aumenta los riesgos de seguridad: Las vulnerabilidades de seguridad son exponencialmente mayores cuando la facturación se gestiona manualmente. Los registros en papel, así como información sensible como números de tarjetas de crédito/débito, números de cuenta y números de la seguridad social, pueden verse fácilmente comprometidos. Las violaciones de datos no sólo afectan al cliente, sino que pueden tener graves consecuencias para la empresa.
Que los datos no provoquen retrasos
Ahora que ya hemos cubierto los problemas clásicos que encuentran las empresas cuando la facturación se gestiona manualmente, hablemos de los datos.
En la mayoría de los sectores, se necesita una cantidad significativa de datos para facturar con precisión los productos adquiridos o los servicios prestados. Si sus datos están dispersos en varios sistemas, intentar consolidarlos manualmente provoca retrasos en el proceso de facturación. Además, los datos inexactos o incompletos dificultan la toma de decisiones financieras inteligentes basadas en los datos adquiridos.
¿Cómo resolver estos y otros problemas de facturación? En pocas palabras, convertir los obstáculos de facturación en ventajas de facturación requiere una solución de facturación global e integrada.
Software de facturación: Ventajas y beneficios
Son muchas desventajas, así que ¿cuáles son las ventajas de implantar un software de facturación?
El software de facturación le permite automatizar muchas de las tareas que consumen mucho tiempo y son propensas a errores, como recopilar datos de uso, garantizar que todos los datos se reconocen en los procesos de facturación, transferir datos de facturación a otros sistemas, confirmar artículos facturables y precios, vincular información de contratos, precios y datos de uso, gestionar contratos para garantizar una facturación precisa y combinar o dividir facturas, lo que le ahorra tiempo y dinero.
A continuación se indican más ventajas que puede esperar obtener mediante la implantación de un software de facturación.
- Reducción del trabajo manual y los errores
- Ciclos de pago más cortos/mejora del flujo de caja
- Menor fuga de ingresos
- Mayor rapidez de comercialización
- Conciliación de cuentas más rápida
- Opciones de pago adicionales para pagos más rápidos
- Menores costes operativos
- Mayor transparencia
- Mejor seguimiento y cumplimiento de la normativa
- Reducción de los riesgos de seguridad y fraude
- Informes mejorados
- Accesibilidad desde cualquier lugar y en cualquier momento
- Una única fuente de información sobre el cliente
- Mejora de la moral de los empleados
- Mejora de la experiencia del cliente
A la hora de considerar el tipo de software de facturación disponible en la actualidad, lo primero que se hace es clasificarlos en locales o basados en la nube. Sin embargo, determinar qué solución de facturación es la adecuada para tu empresa requiere un poco más de reflexión y planificación.
Cómo seleccionar la solución de software de facturación adecuada
Seleccionar el software de facturación adecuado para su empresa requiere tener en cuenta muchos factores. Para ponerle en el buen camino, le ofrecemos consejos que le ayudarán a reducir la selección y a elegir el software de facturación que mejor se adapte a sus requisitos actuales y a sus necesidades futuras.
1) Conozca sus necesidades
Esto puede parecer fundamental, pero si no tiene una idea clara de sus necesidades puede adquirir un sistema que carezca de las características y funcionalidades necesarias o, por el contrario, implantar un sistema que ofrezca más funcionalidades de las que nunca utilizará. Dado que las necesidades de software de facturación varían en función del tamaño de la empresa, el número de clientes, la complejidad de la facturación y el volumen de transacciones, sus requisitos pueden ser diferentes de los de sus competidores.
2) Comparar características y funcionalidades
Evalúe varios paquetes de software de facturación y compare las características y funcionalidades ofrecidas con sus requisitos. Asegúrese de que el software de facturación permite una integración perfecta con el resto de sus sistemas y ofrece la escalabilidad necesaria a medida que crece su negocio. Además, tenga en cuenta otros factores como la atención al cliente, la automatización de tareas y la facilidad de uso.
3) Determine su presupuesto
Una vez conocidos sus requisitos, ¿una solución de software de facturación in situ le proporcionará lo que necesita o sus requisitos requieren un software basado en la nube? El software de facturación local tiene un único pago inicial que suele ser bastante elevado. Además, con el tiempo puede que tenga que pagar por las actualizaciones del software, así como incurrir en costes para mantener el sistema operativo. Por otro lado, el software de facturación basado en la nube ofrece planes de suscripción que pueden pagarse mensual, trimestral, semestral o anualmente, y las actualizaciones/mantenimiento suelen correr a cargo del proveedor del software.
4) Plantillas predefinidas y personalización
Aunque las plantillas de facturas predefinidas son un producto estándar, el software de facturación también debe permitirle configurar la factura para satisfacer sus necesidades específicas y ofrecer un toque personal. Además, los elementos de diseño deben ofrecer la posibilidad de crear facturas únicas por unidad de negocio, revendedor/distribuidor o zona geográfica.
5) Reconocimiento de ingresos
La solución debe tener la capacidad de automatizar la gestión de ingresos y gestionar los procesos completos del presupuesto al cobro y el reconocimiento de ingresos.
6) Elementos de seguridad
En el mercado actual, la seguridad de los datos no es negociable. Asegúrese de que el software de facturación ofrece medidas de seguridad sólidas y se adhiere a las políticas de privacidad y datos más estrictas: ASC 606, IFRS 15, SOC1/SOC2/PCI, GDPR, DKIM y estándares de cifrado FIPS 140-2 de nivel 2 y 3.
7) Permite el crecimiento internacional
El software debe ser compatible con la facturación localizada, varias divisas, varios idiomas y la fiscalidad regional: impuesto sobre las ventas/IVA/IGIC, etc.
8) Más información antes de comprar
Antes de comprometerse económicamente, los proveedores de sus principales opciones de software de facturación no sólo deberían ofrecer una demostración, sino también una prueba gratuita para que pueda evaluar mejor el software.
Cuando se trata de software de facturación, no existe una solución única. Esto es especialmente cierto cuando se trata de requisitos específicos del sector.
Software de facturación que satisface las necesidades específicas del sector
Veamos cuatro sectores distintos, sus problemas específicos de facturación y cómo el software de facturación les permite superar los retos.
Proveedores de servicios de comunicaciones
Aunque no se pasa por alto deliberadamente, muchos proveedores de servicios de comunicaciones (CSP) siguen confiando en un software de facturación heredado que no ofrece las características y funcionalidades necesarias para la actual era digital 5G. Entre los problemas que plantea un software de facturación obsoleto figuran las facturas inexactas, que pueden dar lugar a fugas de ingresos y disputas sobre facturación, lo que a menudo provoca la insatisfacción y el abandono de los clientes, la pérdida de ingresos y daños a la reputación de los CSP, el fraude en los pagos, que también puede dar lugar a la pérdida de ingresos y daños a su reputación, así como responsabilidades legales, el incumplimiento de la normativa, que dará lugar a sanciones, multas y, de nuevo, daños a la marca.
Superar estos obstáculos requiere un software de facturación desarrollado para satisfacer las crecientes e intensificadas necesidades de los CSP actuales. Una solución de facturación automatizada permite a los CSP:
- Reducir OPEX y CAPEX
- Aumentar los ingresos e impulsar la eficiencia operativa con funciones básicas como la mediación, la facturación y el reconocimiento de ingresos en una única solución.
- Lance nuevos servicios y promociones más rápidamente con un catálogo de productos basado en la configuración
- Aplicar sistemas de precios creativos
- Agilizar los procesos de facturación, mejorar la precisión y la eficacia y mejorar la experiencia del cliente.
- Se integra perfectamente con otros sistemas, lo que reduce el tiempo y los recursos necesarios para completar las tareas.
Servicios financieros
El sector financiero evoluciona rápidamente gracias a la innovación tecnológica, a pesar de tener que depender de sistemas heredados. Mientras tanto, las nuevas empresas FinTech están perturbando el sector y aportando soluciones que ofrecen un mejor servicio al cliente y una mayor comodidad a un precio más bajo. Para combatir a estos disruptores, las instituciones financieras están explorando formas de servir a los clientes de manera más eficaz a través de la analítica y las tecnologías de banca digital.
Cuando se implanta una solución de facturación segura basada en la nube, las instituciones financieras adquieren la capacidad de flexibilizarse ante cualquier modelo de negocio y adaptarse a las normas de cumplimiento globales, regionales y locales, así como:
- Simplifique la gestión de ingresos con un motor de reconocimiento de ingresos basado en reglas
- Integración rápida con las aplicaciones críticas de front-office y back-office para conectar directamente con el sistema de facturación.
- Ejecutar análisis predictivos sobre cualquier elemento de datos para obtener perspectivas que impulsen el éxito empresarial.
Medios de comunicación y entretenimiento
Históricamente, el sector de los medios de comunicación y el entretenimiento ha estado dominado por modelos de ingresos recurrentes y únicos. Aunque sigue siendo relevante, el sector se está expandiendo para ofrecer los tipos de paquetes de precios innovadores que mantienen el interés de los consumidores. Ahora, las empresas deben ser capaces de manejar volúmenes masivos de transacciones y gestionar situaciones complejas relacionadas con el uso, los paquetes y los precios de suscripción para una variedad de plataformas de streaming, desde películas y música hasta contenidos educativos, entre otros.
Con un software de facturación que admite infinitas configuraciones para productos multimedia y plataformas de entretenimiento, estas empresas pueden hacerlo fácilmente:
- Convierta la facturación manual en flujos de trabajo automatizados que se amplíen con la base de clientes.
- Empaquetar, cobrar, facturar y suministrar productos para satisfacer las necesidades y requisitos exclusivos del sector.
- Mejore los modelos de suscripción con la mediación nativa para recopilar datos de cualquier fuente para una tarificación innovadora basada en el uso y los contadores.
Servicios de transporte
Las organizaciones del sector de los viajes, el transporte y la logística deben ser capaces de racionalizar sus operaciones, un requisito clave para el éxito. Por ejemplo, los aeropuertos tienen que gestionar la recaudación de ingresos de muchas actividades, como los movimientos de vuelos, el aparcamiento de aeronaves, la energía en tierra, la venta al por menor y otras. Las empresas de logística deben gestionar vastas bases de datos de inventarios y envíos, así como aprovechar datos como la distancia recorrida y el peso o la velocidad de entrega para contabilizar con precisión los servicios.
Las empresas de transporte que utilizan una solución de facturación completa para tarificar, facturar y cobrar automáticamente los pagos adquieren la capacidad de:
- Transición sencilla de modelos de precios únicos y basados en suscripciones a planes creativos basados en el uso y en contadores.
- Estandarizar las operaciones en una única plataforma para consolidar la facturación y automatizar el procesamiento del ciclo de facturación, ahorrando costes en los recursos necesarios.
- Reduzca los costes y acelere la comercialización gracias a la posibilidad de configuración "point and click", sin código, para ampliar fácilmente la solución y satisfacer sus necesidades exactas.
Aumentar los ingresos con el software de facturación adecuado
Independientemente del tamaño de su empresa o de su sector, uno de sus principales objetivos es probablemente acelerar el crecimiento de los ingresos. Esto requiere una solución de facturación flexible que le permita sacar al mercado productos y servicios innovadores más rápidamente que la competencia, recortar los gastos operativos y establecer relaciones rentables con los clientes. BillingPlatform le ofrece todo lo que necesita y mucho más.
Con BillingPlatform obtendrá un software de facturación que no sólo satisfará las necesidades actuales y futuras de su empresa, sino también los requisitos específicos de su sector. Con nosotros obtendrá una solución completa de facturación y gestión de ingresos que soporta todo el ciclo de vida del presupuesto al cobro: desde la configuración del producto y el presupuesto, pasando por la facturación y el reconocimiento de ingresos, hasta el pago y el cobro. Todo ello en una plataforma en la nube segura y de última generación que se integra a la perfección con el resto de sus sistemas. Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para ver si BillingPlatform es la solución que estaba buscando.
