Abrechnungssoftware: Was Sie wissen müssen

Rechnungssoftware wird oft als eine Lösung beschrieben, die es Unternehmen in ihrer grundlegendsten Form ermöglicht, Rechnungen zu erstellen und zu versenden, Zahlungen einzuziehen und Steuern zu berechnen – doch mittlerweile kann sie weitaus mehr. Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU), einen Großkonzern oder etwas dazwischen führen – die Einführung der richtigen Abrechnungslösung ermöglicht es Ihnen, die betriebliche Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Rentabilität zu erhöhen. Doch bei der Vielzahl der heute verfügbaren Abrechnungssysteme stellt sich die Frage: Wie finden Sie heraus, welches das richtige für Ihr Unternehmen ist?

In diesem Blogbeitrag wird erläutert, warum Abrechnungssoftware unverzichtbar ist, welche Vorteile sie bietet, welche Arten von Abrechnungslösungen derzeit auf dem Markt erhältlich sind, was bei der Auswahl einer Abrechnungssoftware zu beachten ist und wie branchenspezifische Herausforderungen bei der Abrechnung bewältigt werden können.

Warum Abrechnungssoftware unverzichtbar ist

Auch wenn einige der Aufgaben mühsam sind, ist eine genaue und fristgerechte Rechnungsstellung entscheidend für die Rentabilität und den anhaltenden Erfolg Ihres Unternehmens. Sind Sie ein KMU oder ein mittelständisches Unternehmen, das der Meinung ist, dass Rechnungsstellungssoftware nur für Großunternehmen geeignet ist? Oder sind Sie vielleicht ein größeres Unternehmen, das sich bisher nicht entscheiden konnte, ob es eine Rechnungsstellungssoftware einführen soll?

Falls ja, hier sind 10 Folgen, die sich ergeben, wenn man darauf verzichtet:

1. Verringerter und ungenauer Cashflow: Dies umfasst nicht nur die Unfähigkeit, versäumte oder verspätete Zahlungen nachzuverfolgen, sondern auch die Schwierigkeiten bei der Berechnung des Cashflows, was zu ungenauen Zahlen führt.
2. Zunehmende Fehler: Fehler sind unvermeidlich, und diese Fehler können von einfachen Rechenfehlern bis hin zu komplexeren Fehlern reichen, die erhebliche finanzielle Folgen haben können.
3. Führt zu höheren Betriebskosten: Vielleicht glauben Sie, dass Sie dem Unternehmen Geld sparen, wenn Sie nicht in eine Abrechnungssoftware investieren. In Wirklichkeit ist jedoch das Gegenteil der Fall. Die manuelle Abwicklung von Abrechnungsprozessen verursacht tatsächlich höhere Kosten – denken Sie nur an Überstunden, die Einarbeitung zusätzlicher Mitarbeiter und die Tatsache, dass Mitarbeiter nicht für wertschöpfende oder wachstumsorientierte Projekte eingesetzt werden können.
4. Zeitaufwendig: Der Abrechnungszyklus umfasst zahlreiche Prozesse wie Rechnungsstellung, Zahlungen und Inkasso, Umsatzrealisierung und Berichterstattung. Werden diese manuell durchgeführt, nehmen sie nicht nur viel Zeit in Anspruch – die dann für andere wichtige Aufgaben fehlt –, sondern führen auch zu höheren Betriebskosten und einer erhöhten Fehlerquote. Irgendwann wird die manuelle Abwicklung von Abrechnungsprozessen unpraktikabel, insbesondere wenn Ihr Unternehmen wächst.
5. Informationen sind nicht ohne Weiteres verfügbar oder zugänglich: Wenn Abrechnungsprozesse manuell abgewickelt werden, wird der Großteil der Informationen lokal gespeichert, sodass sie für Mitarbeiter an anderen Standorten nicht verfügbar sind, was die Kommunikation und die Produktivität beeinträchtigt.
6. Änderungen lassen sich nur schwer nachverfolgen: Ohne ein aktuelles Änderungsprotokoll ist es problematisch und zeitaufwendig, festzustellen, welche Änderungen vorgenommen wurden und wer sie vorgenommen hat, sowie Fehler aufzuspüren.
7. Prozesse können übersehen werden: Ohne automatisierte Arbeitsabläufe besteht die Gefahr, dass Prozesse übersehen werden oder durch das Raster fallen, was zu Fehlern und Umsatzverlusten führen kann.
8. Unfähigkeit, digitale Zahlungen zu akzeptieren: Die manuelle Abrechnung schränkt Ihre Möglichkeiten ein, digitale Zahlungen wie Debit-/Kreditkarten, PayPal, Lastschriftverfahren usw. zu akzeptieren, was den Zyklus Ihrer Forderungen verlängern und die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden beeinträchtigen kann.
9. Bietet nur eingeschränkte Berichtsfunktionen: Da die Berichte nur begrenzte Informationen enthalten, verfügt das Unternehmen nicht über die detaillierten Daten, die für fundierte Geschäftsentscheidungen erforderlich sind.
10. Erhöht Sicherheitsrisiken: Bei der manuellen Rechnungsstellung sind die Sicherheitsrisiken exponentiell höher. Papierunterlagen sowie sensible Daten wie Kredit- und Debitkartennummern, Kontonummern und Sozialversicherungsnummern können leicht in falsche Hände geraten. Datenpannen betreffen nicht nur den Kunden, sondern können auch schwerwiegende Folgen für das Unternehmen haben.

Lassen Sie nicht zu, dass Daten zu Verzögerungen führen

Nachdem wir nun die klassischen Probleme behandelt haben, mit denen Unternehmen bei der manuellen Rechnungsstellung konfrontiert sind, wollen wir uns nun mit dem Thema Daten befassen.

In den meisten Branchen wird eine erhebliche Datenmenge benötigt, um gekaufte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen korrekt in Rechnung zu stellen. Wenn Ihre Daten auf mehrere Systeme verteilt sind, führt der Versuch, diese manuell zusammenzuführen, zu Verzögerungen im Abrechnungsprozess. Darüber hinaus beeinträchtigen ungenaue oder unvollständige Daten Ihre Fähigkeit, fundierte finanzielle Entscheidungen auf der Grundlage der erhobenen Daten zu treffen.

Wie lassen sich diese und andere Probleme bei der Rechnungsstellung lösen? Einfach ausgedrückt: Um Hindernisse bei der Rechnungsstellung in Vorteile umzuwandeln, bedarf es einer übergreifenden, integrierten Abrechnungslösung.

Abrechnungssoftware: Vorteile und Nutzen

Das sind also eine ganze Reihe von Nachteilen – welche Vorteile bietet der Einsatz einer Abrechnungssoftware?

Mit einer Abrechnungssoftware können Sie viele der zeitaufwändigen und fehleranfälligen Aufgaben automatisieren, wie beispielsweise das Erfassen von Nutzungsdaten, die Sicherstellung, dass alle Daten in den Abrechnungsprozessen berücksichtigt werden, die Übertragung von Abrechnungsdaten in andere Systeme, die Überprüfung von abrechnungsrelevanten Posten und Preisen, die Verknüpfung von Vertragsinformationen, Preisen und Nutzungsdaten, die Verwaltung von Verträgen zur Gewährleistung einer korrekten Rechnungsstellung sowie das Zusammenfassen oder Aufteilen von Rechnungen – wodurch Sie Zeit und Geld sparen.

Hier sind weitere Vorteile, die Sie durch den Einsatz einer Abrechnungssoftware erwarten können.

• Weniger manuelle Arbeit und weniger Fehler
• Kürzere Zahlungszyklen/verbesserter Cashflow
• Geringere Umsatzverluste
• Schnellere Markteinführung
• Schnellere Kontenabstimmung
• Zusätzliche Zahlungsoptionen für schnellere Zahlungen
• Geringere Betriebskosten
• Verbesserte Transparenz
• Verbesserte Nachverfolgung und optimierte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Verringerung von Sicherheitsrisiken und Betrugsfällen
• Verbesserte Berichterstattung
• Zugriff von überall und zu jeder Zeit
• Eine einzige Quelle für verlässliche Kundendaten
• Verbesserte Arbeitsmoral
• Verbessertes Kundenerlebnis

Betrachtet man die derzeit verfügbaren Abrechnungssoftware-Lösungen, werden diese zunächst danach unterschieden, ob sie vor Ort oder in der Cloud betrieben werden. Die Entscheidung, welche Abrechnungslösung für Ihr Unternehmen die richtige ist, erfordert jedoch etwas mehr Überlegung und Planung.

So wählen Sie die richtige Abrechnungssoftwarelösung aus

Bei der Auswahl der richtigen Abrechnungssoftware für Ihr Unternehmen müssen Sie zahlreiche Faktoren berücksichtigen. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, die Auswahl einzugrenzen und die Abrechnungssoftware zu finden, die Ihren aktuellen Anforderungen und zukünftigen Bedürfnissen am besten entspricht.

1) Machen Sie sich Ihre Anforderungen klar

Das mag selbstverständlich klingen, aber ohne ein klares Verständnis Ihrer Anforderungen könnten Sie ein System erwerben, dem die benötigten Funktionen fehlen, oder umgekehrt ein System einsetzen, das mehr Funktionen bietet, als Sie jemals nutzen werden. Da die Anforderungen an Abrechnungssoftware je nach Unternehmensgröße, Kundenzahl, Komplexität der Abrechnung und Transaktionsvolumen variieren, können sich Ihre Anforderungen von denen Ihrer Mitbewerber unterscheiden.

2) Vergleichen Sie die Merkmale und Funktionen

Prüfen Sie verschiedene Abrechnungssoftwarepakete und vergleichen Sie die angebotenen Funktionen und Merkmale mit Ihren Anforderungen. Achten Sie darauf, dass die Abrechnungssoftware eine nahtlose Integration in Ihre anderen Systeme ermöglicht und die erforderliche Skalierbarkeit bietet, um mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt zu halten. Berücksichtigen Sie darüber hinaus weitere Faktoren wie Kundensupport, Automatisierung von Aufgaben und Benutzerfreundlichkeit.

3) Legen Sie Ihr Budget fest

Wenn wir Ihre Anforderungen kennen: Wird eine lokale Abrechnungssoftwarelösung Ihren Bedürfnissen gerecht, oder erfordern Ihre Anforderungen eine cloudbasierte Software? Bei einer lokal installierten Abrechnungssoftware fällt eine einmalige Anfangszahlung an, die in der Regel recht hoch ist. Darüber hinaus können im Laufe der Zeit Kosten für Software-Upgrades sowie für die Aufrechterhaltung des Systembetriebs anfallen. Cloud-basierte Abrechnungssoftware hingegen bietet Abonnementmodelle, die monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich bezahlt werden können, wobei Upgrades und Wartung in der Regel vom Softwareanbieter übernommen werden.

4) Vordefinierte Vorlagen und Anpassungsmöglichkeiten

Vordefinierte Rechnungsvorlagen gehören zwar zum Standardumfang, doch die Abrechnungssoftware sollte es Ihnen auch ermöglichen, die Rechnung an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen und ihr eine persönliche Note zu verleihen. Darüber hinaus müssen die Gestaltungselemente die Möglichkeit bieten, individuelle Rechnungen nach Geschäftsbereich, Wiederverkäufer/Vertriebspartner oder Region zu erstellen.

5) Umsatzrealisierung

Die Lösung sollte in der Lage sein, das Ertragsmanagement zu automatisieren und die gesamten Prozesse vom Angebot bis zum Zahlungseingang sowie die Umsatzrealisierung zu verwalten.

6) Sicherheitsmerkmale

Auf dem heutigen Markt ist Datensicherheit ein absolutes Muss. Achten Sie darauf, dass die Abrechnungssoftware zuverlässige Sicherheitsmaßnahmen bietet und die strengsten Datenschutz- und Datenrichtlinien einhält – ASC 606, IFRS 15, SOC 1/SOC 2/PCI, DSGVO, DKIM sowie die FIPS 140-2-Verschlüsselungsstandards der Stufen 2 und 3.

7) Ermöglicht internationales Wachstum

Die Software sollte eine lokalisierte Rechnungsstellung, mehrere Währungen, mehrere Sprachen sowie regionale Steuerregelungen – Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer/GST usw. – unterstützen.

8) Informieren Sie sich vor dem Kauf

Bevor Sie eine finanzielle Verpflichtung eingehen, sollten die Anbieter Ihrer bevorzugten Abrechnungssoftware nicht nur eine Demo anbieten, sondern auch eine kostenlose Testversion bereitstellen, damit Sie die Software besser beurteilen können.

Wenn es um Abrechnungssoftware geht, gibt es keine Einheitslösung, die für alle passt. Dies gilt insbesondere für branchenspezifische Anforderungen.

Abrechnungssoftware, die branchenspezifische Anforderungen erfüllt

Werfen wir einen Blick auf vier unterschiedliche Branchen, ihre spezifischen Probleme bei der Rechnungsstellung und darauf, wie sie diese Herausforderungen mithilfe von Abrechnungssoftware bewältigen können.

Kommunikationsdienstleister

Auch wenn dies nicht absichtlich übersehen wird, verlassen sich viele Kommunikationsdienstleister (CSPs) weiterhin auf veraltete Abrechnungssoftware, die nicht über die Funktionen und Merkmale verfügt, die im heutigen digitalen 5G-Zeitalter erforderlich sind. Zu den Herausforderungen, die sich aus veralteter Abrechnungssoftware ergeben, gehören ungenaue Rechnungen, die zu Umsatzverlusten und Abrechnungsstreitigkeiten führen können – was häufig Kundenunzufriedenheit, Kundenabwanderung, Umsatzverluste und Rufschädigung für die CSPs zur Folge hat –, Zahlungsbetrug, der ebenfalls zu Umsatzverlusten und Rufschädigung führen kann, sowie rechtliche Haftungsrisiken und Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften, die Strafen, Bußgelder und wiederum Rufschädigung für die Marke nach sich ziehen.

Um diese Hindernisse zu überwinden, ist eine Abrechnungssoftware erforderlich, die speziell für die wachsenden und immer anspruchsvolleren Anforderungen der heutigen CSPs entwickelt wurde. Eine automatisierte Abrechnungslösung ermöglicht es CSPs:

• Betriebskosten (OPEX) und Investitionskosten (CAPEX) senken
• Steigern Sie Ihren Umsatz und verbessern Sie die betriebliche Effizienz mit Kernfunktionen wie Mediation, Abrechnung und Umsatzrealisierung in einer einzigen Lösung
• Führen Sie neue Dienstleistungen und Werbeaktionen schneller ein – mit einem konfigurationsgesteuerten Produktkatalog
• Kreative Preisgestaltungsmodelle einsetzen
• Optimieren Sie die Abrechnungsprozesse, steigern Sie die Genauigkeit und Effizienz und verbessern Sie das Kundenerlebnis
• Lässt sich nahtlos in andere Systeme integrieren und reduziert so den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Erledigung von Aufgaben

Finanzdienstleistungen

Die Finanzbranche entwickelt sich dank technologischer Innovationen rasant weiter, obwohl sie nach wie vor auf Altsysteme angewiesen ist. Unterdessen sorgen FinTech-Start-ups für Umbrüche in der Branche und bieten Lösungen an, die einen besseren Kundenservice und mehr Komfort zu einem günstigeren Preis versprechen. Um diesen Disruptoren entgegenzuwirken, suchen Finanzinstitute nach Wegen, ihre Kunden mithilfe von Analysen und digitalen Banktechnologien effektiver zu bedienen.

Durch den Einsatz einer sicheren, cloudbasierten Abrechnungslösung erhalten Finanzinstitute die Möglichkeit, sich flexibel an jedes Geschäftsmodell anzupassen und globale, regionale sowie lokale Compliance-Standards zu erfüllen. Darüber hinaus:

• Vereinfachen Sie das Ertragsmanagement mit einer regelbasierten Engine zur Umsatzrealisierung
• Beschleunigen Sie die Integration mit den wichtigen Front- und Back-Office-Anwendungen, um eine direkte Anbindung an das Abrechnungssystem herzustellen
• Führen Sie prädiktive Analysen für beliebige Datenelemente durch, um Erkenntnisse zu gewinnen, die den Geschäftserfolg vorantreiben

Medien und Unterhaltung

In der Vergangenheit wurde die Medien- und Unterhaltungsbranche von wiederkehrenden und einmaligen Erlösmodellen dominiert. Diese sind zwar nach wie vor relevant, doch der Sektor erweitert sich zunehmend, um innovative Preispakete anzubieten, die das Interesse der Verbraucher aufrechterhalten. Unternehmen müssen heute in der Lage sein, enorme Transaktionsvolumina zu bewältigen und komplexe Szenarien im Zusammenhang mit Nutzung, Bundles und Abonnementpreisen für eine Vielzahl von Streaming-Plattformen zu verwalten – von Filmen und Musik bis hin zu Bildungsinhalten und vielem mehr.

Mit einer Abrechnungssoftware, die unzählige Konfigurationsmöglichkeiten für Medienprodukte und Unterhaltungsplattformen unterstützt, können diese Unternehmen ganz einfach:

• Wandeln Sie die manuelle Rechnungsstellung in automatisierte Arbeitsabläufe um, die sich an den Kundenstamm anpassen lassen.
• Produkte so zusammenstellen, abrechnen, in Rechnung stellen und bereitstellen, dass sie den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen der Branche gerecht werden.
• Erweitern Sie Abonnementmodelle durch native Mediation, um Daten aus beliebigen Quellen zu erfassen und so innovative, nutzungsabhängige Preismodelle zu entwickeln.

Transportdienstleistungen

Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg ist, dass Unternehmen in der Reise-, Transport- und Logistikbranche in der Lage sind, ihre Abläufe zu optimieren. So müssen Flughäfen beispielsweise die Einnahmen aus zahlreichen Aktivitäten verwalten, darunter Flugbewegungen, Flugzeugparkplätze, Bodenstromversorgung, Einzelhandel und vieles mehr. Logistikunternehmen müssen umfangreiche Bestands- und Versanddatenbanken verwalten sowie Daten wie zurückgelegte Strecken, Gewicht oder Liefergeschwindigkeit nutzen, um ihre Dienstleistungen genau abzurechnen.

Transportunternehmen, die eine umfassende Abrechnungslösung einsetzen, um Tarife automatisch zu berechnen, Rechnungen zu erstellen und Zahlungen einzuziehen, profitieren von folgenden Vorteilen:

• Wechseln Sie ganz einfach von einfachen Einmal- und Abonnement-Preismodellen zu kreativen, nach Verbrauch abgerechneten Tarifen
• Standardisieren Sie die Abläufe auf einer einzigen Plattform, um die Rechnungsstellung zu bündeln und die Bearbeitung des Rechnungszyklus zu automatisieren, wodurch Kosten für die erforderlichen Ressourcen eingespart werden.
• Senken Sie die Kosten und verkürzen Sie die Markteinführungszeit dank einer „No-Code“-Konfigurierbarkeit per Mausklick, mit der sich die Lösung ganz einfach an die jeweiligen Anforderungen anpassen lässt.

Steigern Sie Ihren Umsatz mit der richtigen Abrechnungssoftware

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche ist es wahrscheinlich eines Ihrer Hauptziele, das Umsatzwachstum zu beschleunigen. Dazu benötigen Sie eine flexible Abrechnungslösung, mit der Sie innovative Produkte und Dienstleistungen schneller als die Konkurrenz auf den Markt bringen, Betriebskosten senken und profitable Kundenbeziehungen aufbauen können. BillingPlatform bietet Ihnen alles, was Sie dafür benötigen – und noch viel mehr.

Mit BillingPlatform erhalten Sie eine Abrechnungssoftware, die nicht nur den aktuellen und zukünftigen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird, sondern auch Ihren branchenspezifischen Anforderungen. Bei uns erhalten Sie eine umfassende Lösung für das Abrechnungs- und Umsatzmanagement, die den gesamten „Quote-to-Cash“-Lebenszyklus abdeckt – von der Produktkonfiguration und Angebotserstellung über die Abrechnung und Rechnungsstellung sowie die Umsatzrealisierung bis hin zur Zahlung und zum Inkasso. All dies basiert auf einer sicheren Cloud-Plattform der nächsten Generation, die sich nahtlos in Ihre anderen Systeme integrieren lässt. Kontaktieren Sie unser Team noch heute, um herauszufinden, ob BillingPlatform die Lösung ist, nach der Sie gesucht haben.