Eine Rechnungssoftware kann weit mehr als nur das Versenden von Rechnungen. Sie ist von zentraler Bedeutung für die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows. Eine Rechnungssoftware automatisiert die Rechnungserstellung, die Zahlungsabwicklung und die Zahlungsnachverfolgung. Wenn Sie Ihre Rechnungen noch manuell verwalten oder eine veraltete Rechnungslösung verwenden, kommt es wahrscheinlich zu Zahlungsverzögerungen.
Zahlungsverzögerungen gehören der Vergangenheit an
Ihr Ziel ist es, Umsatz zu generieren, und ein gesundes Unternehmen ist auf einen stetigen Umsatzfluss angewiesen. Was passiert, wenn sich Zahlungen aufgrund von Umständen verzögern, auf die Sie keinen Einfluss haben? Schauen wir uns ein Szenario an, das nur allzu häufig vorkommt.
Nehmen wir einmal an, Ihr Unternehmen hat seine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) für das Kundenbeziehungsmanagement (CRM) im Wert von mehreren hunderttausend Dollar verkauft. Die Bereitstellung und Implementierung verliefen reibungslos, und dem Kunden wurde eine Rechnung gestellt. Kurz bevor die Zahlung fällig war, beanstandete der Kunde jedoch die Anzahl der während des Abrechnungszeitraums genutzten Ressourcen. Die Folge: eine Zahlungsverzögerung.
Wenn Sie Ihre Einnahmen an eine einzige Rechnung binden, kann dies bedeuten, dass Sie monatelang, quartalsweise oder sogar noch länger auf Ihre hart verdienten Einnahmen warten müssen. Und für manche Unternehmen könnte dies den Unterschied ausmachen, ob sie mit Verlust oder mit Gewinn arbeiten.
Gibt es eine Lösung für dieses Zahlungsproblem? Die Antwort lautet eindeutig „Ja“ und liegt in der ereignisbasierten Abrechnung.
Erläuterung der ereignisbasierten Abrechnung
Die ereignisbasierte Abrechnung geht über das Abonnement-Abrechnungsmodell hinaus. Anstelle einer Abrechnung auf Basis von Pauschal- oder Festpreis-Modellen werden den Kunden die Kosten auf der Grundlage abrechnungsrelevanter Ereignisse oder des genauen Betrags in Rechnung gestellt, der ihrem Verbrauch entspricht. Tritt während eines Abrechnungszeitraums kein abrechnungsrelevantes Ereignis ein, fallen für den Kunden keine Kosten an.
Um dies besser zu verdeutlichen, betrachten wir ein Beispiel aus der Praxis. Für den Großteil seiner Cloud-Dienste bietet AWS ein ereignisbasiertes (Pay-as-you-go-)Modell an. Kunden zahlen nur für die tatsächlich in Anspruch genommenen einzelnen Dienste. Werden während eines Abrechnungszeitraums keine Dienste genutzt, wird keine Rechnung erstellt. In einem weiteren Beispiel gehen wir davon aus, dass ein Unternehmen Angebote verkauft, die aus Funktionen wie API-Aufrufen, Dateispeicher und Analysen bestehen. Die ereignisbasierte Abrechnung ermöglicht es Unternehmen, jedem der angebotenen Funktionen einen Preis zuzuordnen. Wenn ein Kunde 50 API-Aufrufe tätigt, 10 GB Speicherplatz nutzt und 3 Analyseberichte ausführt, werden in seiner monatlichen Rechnung alle drei abrechnungsrelevanten Ereignisse und die damit verbundenen Kosten ausgewiesen.
Übernehmen Sie die Kontrolle
Wenn Rechnungen auf abrechnungsrelevanten Ereignissen basieren, können Unternehmen selbst bestimmen, wann Rechnungen erstellt werden. Nehmen wir beispielsweise an, Sie müssen eine Rechnung für die Nutzung von Software erstellen, der Abrechnungszyklus des Kunden deckt sich jedoch nicht mit dem Zeitpunkt der Nutzung. Anstatt auf den nächsten Abrechnungszyklus zu warten, ermöglicht ereignisbasierte Abrechnungssoftware die Erstellung einer Rechnung als Reaktion auf bestimmte vordefinierte Ereignisse, die auf der Nutzung oder anderen benutzerdefinierten Feldern basieren.
Die ereignisbasierte Abrechnung ermöglicht es Ihnen, die bereits erfassten Ereignisdaten zur Festlegung der Rechnungsfreigabe zu nutzen. Bei einem ereignisbasierten Abrechnungszyklus können Sie auf Produktebene eine Reihe von Attributen definieren, die eine natürliche Gruppierung von Abrechnungsereignissen beschreiben, sowie ein einzelnes Ereignis, das den „Abschluss“ einer Rechnung signalisiert. In diesem Modell fließen die Nutzungsdaten kontinuierlich durch das Abrechnungssystem in das ERP-System sowie in andere Quellen. Dadurch werden Rechnungen automatisch generiert, sobald das „Abschluss“-Ereignis eintritt. Alternativ können Sie Ihre Abrechnungskomponenten so definieren, dass Gebühren gesammelt werden und die Rechnung dann in einem bestimmten Zyklus „abgeschlossen“ wird. Dadurch entsteht ein einheitliches Zeitintervall für die Rechnungserstellung für eine Untergruppe von Produkten und Dienstleistungen.
Was hat der Kunde davon?
Wenn Ihre Rechnungssoftware Kunden die Möglichkeit zur ereignisbasierten Abrechnung bietet, haben diese die Kontrolle darüber, wie viel sie ausgeben und wann. Nehmen wir zur Veranschaulichung das Beispiel des Serverzugriffs und der Daten-Uploads. Nehmen wir an, Ihre Kunden zahlen jeden Monat einen festen Betrag für Uploads, unabhängig davon, ob Daten hochgeladen werden oder nicht. Mit der Option der ereignisbasierten Abrechnung können Kunden wählen, wann sie Daten hochladen möchten, und zahlen nur für die Dienste, die sie während dieses Abrechnungszeitraums tatsächlich genutzt haben. Dies ist zwar ein erheblicher Vorteil für die Kunden, doch sie profitieren auch auf andere Weise, zum Beispiel:
- Kundenorientierung: Indem Sie Ihre Preisgestaltung direkt daran ausrichten, wie Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen nutzen, zahlen diese nur für den erhaltenen Nutzen.
- Transparenz: Die detaillierten Rechnungen ermöglichen es den Kunden, den Zusammenhang zwischen Verbrauch und Kosten zu erkennen, was ein Gefühl von Transparenz und Vertrauen schafft.
- Kundenzufriedenheit: Angesichts der Fairness dieses wertorientierten Ansatzes steigt die Kundenzufriedenheit, was die Kundenbindung fördert.
Rechnungssoftware macht es ganz einfach
Wie können Sie angesichts bereits bestehender Abrechnungsmodelle und -prozesse ein Modell integrieren, mit dem Sie die Vorteile der Abrechnung nahezu in Echtzeit nutzen können? Mit der richtigen Abrechnungssoftware ist eine ereignisbasierte Abrechnung möglich, sodass Sie das Beste aus beiden Welten vereinen können. So können Sie beispielsweise weiterhin festgelegte Abrechnungszyklen nutzen und diese für bestimmte Produkte, Dienstleistungen oder Kunden mit dem ereignisbasierten Abrechnungszyklus kombinieren. Bei diesem Ansatz lassen sich Regeln einfach hinzufügen und auswerten. Unabhängig von Ihrem aktuellen Abrechnungsmodell hat die ereignisbasierte Abrechnung Vorrang vor den Standardzyklen. So können Sie Umsätze schneller als je zuvor erfassen.
Software zur Rechnungsautomatisierung bietet Finanzteams die Flexibilität, ähnliche Posten in separate Rechnungen zusammenzufassen. Außerdem können Ereignisse definiert werden, die den Rechnungsabschluss und den Rechnungsversand auslösen. Darüber hinaus lassen sich Rechnungszyklen so programmieren, dass Rechnungen erst dann versendet werden, wenn bestimmte Warenbestände bestimmte Filialen für Just-in-Time-Lieferungen oder andere Szenarien verlassen. Und das ist noch nicht alles…
Vereinfachen mit KI
Künstliche Intelligenz (KI) kann den Rechnungsstellungsprozess weiter vereinfachen. Durch den Einsatz von Algorithmen des maschinellen Lernens (ML) und der Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) trägt KI dazu bei, die Rechnungsbearbeitung zu revolutionieren. Letztendlich wird das System dadurch effizienter, genauer und transparenter. Hier erfahren Sie, wie KI die ereignisbasierte Abrechnung noch einfacher macht.
- Rechnungserfassung: KI kann Rechnungen aus einer Vielzahl von Quellen, wie E-Mails, PDF-Dateien und gescannten Dokumenten, automatisch erfassen.
- Datenextraktion und -validierung: Nach der Erfassung der Rechnungsdaten validieren KI-Algorithmen die Informationen, indem sie diese mit Bestellungen, Verträgen und anderen relevanten Dokumenten abgleichen.
- Workflow für den Abgleich und die Genehmigung: KI kann Rechnungen mit den entsprechenden Bestellungen und Belegen abgleichen und dabei etwaige Unstimmigkeiten erkennen. Stimmen alle Angaben überein, wird die Rechnung automatisch zur Genehmigung weitergeleitet. Bei Unstimmigkeiten kann die KI die Probleme zur weiteren Prüfung kennzeichnen und so sicherstellen, dass nur gültige Rechnungen bearbeitet werden.
- Zahlungsabwicklung: Nach der Genehmigung kann die KI Zahlungen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Zeitpläne planen und ausführen, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen.
Der Einsatz von KI bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die die Rechnungsbearbeitung erheblich verbessern. Dazu zählen unter anderem eine höhere Effizienz, eine verbesserte Genauigkeit, Kosteneinsparungen, eine verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Betrugserkennung sowie Skalierbarkeit.
Starten Sie noch heute mit der ereignisbasierten Abrechnung
Wenn eine Rechnungsstellungssoftware Ihre Möglichkeiten für automatisierte Rechnungszyklen einschränkt, sind Sie gezwungen, Rechnungen auf der Grundlage vordefinierter Auslöser zu erstellen. Dazu können beispielsweise die Projektabnahme, die Lieferung einer bestimmten Anzahl von Produkten oder ein bestimmter Prozentsatz der Projektfertigstellung gehören. All dies kann zu einer übermäßigen Anzahl monatlicher Rechnungen führen, die häufig zu Abrechnungsstreitigkeiten und Zahlungsverzögerungen führen.
Dank der ereignisbasierten Abrechnung hilft Ihnen BillingPlatform dabei, Zahlungsverzögerungen zu vermeiden und schneller bezahlt zu werden. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Produkte so zu konfigurieren, dass sie bei bestimmten Ereignissen oder Aktionen „abgeschlossen“ werden und separate Rechnungen versendet werden. Unsere Lösungen für die Abrechnung und Umsatzrealisierung sind eng miteinander verzahnt. Wenn ein Ereignis ausgelöst wird – sei es durch BillingPlatform oder eine Drittanbieterlösung –, kann der Umsatz aus dem Verkauf automatisch erfasst werden. Dies verbessert Ihren Cashflow erheblich.
Sind Sie bereit, mit der ereignisbasierten Abrechnung zu beginnen? Kontaktieren Sie unser Team noch heute, um mehr über unsere Lösung zu erfahren.
