Ist der manuelle Aufwand des Rechnungsstellungsprozesses zu einer entmutigenden Aufgabe geworden, die zu Fehlern und Umsatzverlusten führt? Wenn ja, dann sind Sie nicht allein. Laut einer von Levvel Research durchgeführten Studie haben 50 % der Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe (KMU, Mittelstand, Großunternehmen), ihre Kreditorenbuchhaltung noch nicht automatisiert. Die Studie kam ferner zu dem Schluss, dass die häufigsten Schmerzpunkte für Unternehmen die manuelle Dateneingabe (71 %), die manuelle Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung (61 %) und verlorene oder fehlende Rechnungen (42 %) sind. Die Studie schließt mit der Feststellung, dass die Frage, ob ein Unternehmen seine Kreditorenprozesse automatisieren sollte, irrelevant geworden ist. Sie wurde ersetzt durch die Frage: "Wie sollte ein Unternehmen seine Prozesse automatisieren?" Um diese Probleme zu vermeiden und die Vorteile der Rechnungsstellung zu nutzen, wenden sich Unternehmen an Software zur Rechnungsautomatisierung, um ihre Prozesse zu rationalisieren.
Was ist Software zur Rechnungsautomatisierung?
Mithilfe fortschrittlicher Technologie automatisiert die Software zur Rechnungsautomatisierung bestimmte Aufgaben der Rechnungsstellung. Zum Beispiel kann sie:
- Nutzen Sie Algorithmen zur Überprüfung auf Fehler und Auslassungen.
- Verwenden Sie automatisierte Arbeitsabläufe, um den Prozess der Kreditorenbuchhaltung zu verwalten (einschließlich des automatischen Versands von Zahlungen und der Erstellung von Finanzberichten).
- Stellen Sie Dashboards für eine Echtzeit-Ansicht der zur Zahlung anstehenden Rechnungen, der zu genehmigenden Rechnungen und der bereits bezahlten Rechnungen bereit.
Der Prozess wird sogar noch schlanker und effizienter, wenn er in Enterprise Resource Planning (ERP) und Customer Relationship Management (CRM) Systeme integriert wird. Wenn Sie sich für die Rechnungsstellungsfunktionalität ausschließlich auf Ihr ERP-System verlassen, führt dies zu zusätzlicher manueller Arbeit und Prozessverzögerungen, die den Zahlungsprozess verlangsamen. Wenn die Software zur Rechnungsautomatisierung in Ihr ERP-System integriert ist, wird sie zu einer starken Kraft, die zeitraubende Aufgaben vereinfacht. Aufgaben wie die Buchung von Rechnungen, die Erfassung von Zahlungen, die Abstimmung von Salden und die Verwaltung strittiger Rechnungen. Dies trägt dazu bei, die Rechnungsfreigabe zu beschleunigen, Fehler zu minimieren und die Bearbeitungskosten zu senken. Darüber hinaus sorgt die zweiseitige Datensynchronisation für konsistente Daten in beiden Systemen.
Die Vorteile der Integration von Rechnungsautomatisierungssoftware mit Ihrem CRM-System sind ebenso lohnend. Wenn CRM mit Software zur Rechnungsautomatisierung integriert ist, können Sie den zeitaufwändigen Prozess des manuellen Hochladens von Finanzinformationen in das CRM-System eliminieren. Außerdem können Sie die inhärente Synchronisierung nutzen, um verdiente Einnahmen zu bestimmten Vertriebs- und Marketingaktivitäten zurückzuverfolgen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Gewissheit zu erlangen, dass Ihre Daten immer aktuell und genau sind.
Wenn sie integriert ist, dient die Software zur Rechnungsautomatisierung als Brücke für die bidirektionale Kommunikation der Systeme, wodurch die Effizienz maximiert, die menschliche Beteiligung reduziert, die Genauigkeit erhöht und die Kosten gesenkt werden.
Vereinfachen Sie das Komplexe mit Software zur Rechnungsautomatisierung
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens gibt es bestimmte Schritte, die bei der Bearbeitung und Bezahlung einer Rechnung zu beachten sind. Dazu gehören:
- Erhalt der Rechnung: Die Buchhaltungsabteilung prüft, ob das Produkt/die Dienstleistung beschafft wurde und ob der in Rechnung gestellte Betrag mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt. Im Falle einer Abweichung des in Rechnung gestellten Betrags muss das Problem gelöst werden, bevor die Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet werden kann.
- Genehmigen Sie die Rechnung: Die Rechnung wird zur Genehmigung an interne Mitarbeiter weitergeleitet.
- Erfassen Sie die Rechnung in der Hauptbuchhaltung: Sobald die Rechnung genehmigt ist, wird sie als Gutschrift in das Kreditorenbuch des Hauptbuchs eingetragen und als "offene Rechnung" eingestuft.
- Legen Sie die Rechnung zur Zahlung fest: Geben Sie das Zahlungsziel für die Rechnung auf der Grundlage der im Voraus ausgehandelten Bedingungen ein, z. B. 3% netto 20, 5% Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen usw.
- Belasten Sie die entsprechenden Konten: Belasten Sie den Rechnungsbetrag auf den entsprechenden Konten.
- Bezahlen Sie die Rechnung: Senden Sie die Zahlung für den Rechnungsbetrag.
- Entfernen Sie die Rechnung aus der Kreditorenbuchhaltung: Sobald die Rechnung bezahlt ist, wird sie aus der Kreditorenbuchhaltung entfernt und eine Gegenbuchung in der Kasse vorgenommen.
Ein genehmigter Prozessablauf für Rechnungen trägt zur Effizienz bei, aber die Kosten, die mit der manuellen Bearbeitung von Rechnungen verbunden sind, sind hoch. Untersuchungen haben ergeben, dass die manuelle Bearbeitung einer Rechnung etwa 10 US-Dollar kostet. Wenn eine Software zur Rechnungsautomatisierung eingeführt wird, sinkt der Preis für die Bearbeitung einer Rechnung auf etwa 2 Dollar - eine Ersparnis von fast 80 %.
Vorteile, auf die Sie sich verlassen können
Abgesehen von den oben genannten Kosteneinsparungen bietet die Software zur Rechnungsautomatisierung die folgenden Vorteile.
1) Rechnungen mit Bestellungen abgleichen
Die Automatisierung ermöglicht den nahtlosen Abgleich von Rechnungen mit den zugehörigen Bestellungen und die Prüfung auf Unstimmigkeiten. So können Sie Probleme schnell beheben, Ungenauigkeiten reduzieren und eine schnellere Rechnungsbearbeitung ermöglichen.
2) Verringern von Fehlern
Die erneute Eingabe von Daten in mehrere Systeme kostet Zeit und Mühe. Wenn die Daten automatisch in die verschiedenen Systeme eingegeben werden, wird das Risiko menschlicher Fehler vernachlässigbar.
3) Steigerung der Effizienz
Wenn sich die Rechnungen an einem einzigen Ort befinden, entfällt die Notwendigkeit, manuell nach Rechnungen zu suchen oder Kopien von Rechnungen anzufordern, die verloren gegangen oder verlegt worden sind.
4) Schnellerer ROI
Dies hat zwei Vorteile: 1) Durch die geringere Dateneingabe werden weniger Ressourcen in der Buchhaltung benötigt, die dann für umsatzfördernde Aktivitäten zur Verfügung stehen, 2) Rechnungen werden pünktlich bezahlt, wodurch Säumniszuschläge und Vertragsstrafen vermieden werden.
5) Verbesserte Sichtbarkeit
Transparenz ist der Schlüssel, um Probleme in Echtzeit anzugehen. Software zur Rechnungsautomatisierung bietet die nötige Transparenz, um ineffiziente Prozesse schnell anzugehen, zu wenig erfasste Ausgaben zu erkennen, zu wissen, wann Rückstellungen unvollständig sind, einen Überblick über ausstehende Zahlungen zu erhalten usw.
6) Entwickeln Sie positive Beziehungen zu den Anbietern
Wenn Zahlungen verspätet eingehen oder Rechnungen fehlerhaft bearbeitet werden, können die Beziehungen zu Ihren Lieferanten belastet werden und sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken. Software zur Rechnungsautomatisierung trägt zum Aufbau positiver Beziehungen bei, indem sie für pünktliche Zahlungen sorgt und die sich wiederholende Kommunikation über verlorene Rechnungen, Fehler usw. eliminiert.
7) Bessere Geschäftsentscheidungen treffen
Die umfangreichen Berichtsfunktionen, Dashboards und Analysen, die von Softwareanbietern für die Rechnungsautomatisierung zur Verfügung gestellt werden, geben Ihnen die nötigen Einblicke für eine umsetzbare und profitable Entscheidungsfindung.
8) Einen Wettbewerbsvorteil erlangen
Die Zeit- und Kostenersparnis, die Fehlerreduzierung usw., die durch Software zur Rechnungsautomatisierung ermöglicht werden, ermöglichen es Ihnen, sich von der Konkurrenz abzuheben. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie die Automatisierung vor Ihren Mitbewerbern einführen.
Die Software zur Rechnungsautomatisierung vereinfacht nicht nur den Prozess der Kreditorenbuchhaltung, sondern ermöglicht es Ihnen auch, den Finanzabschluss zu beschleunigen und Ihren Cashflow präziser zu verwalten.
Automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung noch heute
Es gibt mehrere Softwarelösungen, die den gesamten Einkaufs- und Zahlungszyklus automatisieren. Die richtige Softwarelösung zur Rechnungsautomatisierung bietet jedoch die Intelligenz, Skalierbarkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Sicherheit, die Unternehmen benötigen, um die Vorteile der Automatisierung voll auszuschöpfen. Tipalti, der führende Anbieter von automatisierten globalen Kreditorenbuchhaltungslösungen, hat sich für die Cloud-basierte Lösung von BillingPlatform entschieden, um die betriebliche Effizienz zu steigern und den wachsenden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. "Als wir expandierten, brauchten wir eine Abrechnungslösung, die nicht nur unser wachsendes Volumen und unsere Komplexität bewältigen, sondern auch in Lösungen von Drittanbietern integriert werden konnte, um den gesamten Abrechnungs- und Ertragsmanagementprozess abzurunden", erklärte Sarah Spoja, CFO bei Tipalti.
Die unvergleichliche Flexibilität unserer Lösung gibt Unternehmen wie Tipalti die Kontrolle darüber, wie sie sich auf dem Markt differenzieren, die Rentabilität maximieren, die Betriebskosten senken und das Kundenerlebnis verbessern können. Aus diesen Gründen sowie aufgrund der Flexibilität der Lösung, der integrierten Datenvermittlungsfunktionen und der Integration von Drittanbietern, die die Abrechnungs- und Umsatzmanagementprozesse von Tipalti unterstützen, erwies sich BillingPlatform als die beste Lösung für die Anforderungen von Tipalti. Sind Sie bereit, sich Unternehmen auf der ganzen Welt anzuschließen, die die Rechnungsverarbeitung durch Automatisierung vereinfachen? Kontaktieren Sie unser Expertenteam, um mehr zu erfahren.
