Hay quien dice que el software de configuración, precio y presupuesto (CPQ) es excesivo para las empresas de software como servicio (SaaS). Sostienen que las soluciones que ofrecen las organizaciones SaaS no son lo suficientemente complejas como para justificar el uso de CPQ, pero esta forma de pensar está cambiando rápidamente. Las organizaciones con visión de futuro reconocen la necesidad del software CPQ en los negocios SaaS, tanto en las pequeñas empresas como en las grandes. Algunas de las razones clave de este cambio son la evolución de la compra y la venta, así como las complejidades asociadas a las configuraciones de productos y los modelos de precios actuales. Antes de entrar en las características y ventajas del CPQ, repasemos rápidamente qué es y qué no es el CPQ.
CPQ: Una revisión rápida
CPQ es los tres primeros pasos del proceso integral de cotización a cobro (Q2C) y ofrece las siguientes funciones.
Configurar
Independientemente de si sus ofertas son simples o complejas, adaptarlas para satisfacer las expectativas de los clientes se ha convertido en la norma para los representantes de ventas de SaaS. Equipadas con un catálogo de productos unificado y un motor de configuración basado en reglas, las directrices de configuración permiten a los representantes de ventas desarrollar propuestas que consisten en combinaciones válidas de productos y servicios.
Precio
En lo que respecta a las ventas de SaaS, simplemente no existe un modelo de precios «único para todos». Mediante el uso de precios sólidos basados en la suscripción y el uso, programas de descuentos, duraciones de contrato flexibles, etc., el componente de precios de CPQ permite a los representantes de ventas fijar con precisión los precios de los productos y servicios, lo que proporciona un proceso de enrutamiento y aprobación optimizado y automatizado.
Cita
Cuando los presupuestos están plagados de errores e imprecisiones, no solo se pone en riesgo la venta potencial, sino que, si el precio es demasiado bajo, es muy probable que se pierda dinero. QPC garantiza que los presupuestos sean precisos y estén libres de errores, lo que permite convertir los acuerdos de forma rápida y automática en propuestas de marca. Además, con la aceptación electrónica de propuestas, los acuerdos se cierran más rápidamente.
Si bien lo anterior proporciona los elementos fundamentales del CPQ, hay otro componente que no debe faltar en su herramienta CPQ: el análisis. La inclusión del análisis en la solución CPQ proporciona los datos necesarios para determinar rápidamente muchas cosas. Esto incluye el número de presupuestos en el sistema, los presupuestos aprobados, el valor total de los presupuestos, los productos que mejor se venden y mucho más. De esta manera, siempre estará al tanto de la salud financiera de su organización SaaS.
¿Le interesa conocer el funcionamiento interno de CPQ y el retorno de la inversión (ROI) que puede esperar obtener? Entonces, probablemente debería dedicar un momento a aprender cómo funciona una herramienta CPQ.
Características y ventajas de CPQ
Una cosa es segura: el CPQ no se queda corto en cuanto a características y ventajas. Empecemos por repasar las características del CPQ:
Venta guiada
CPQ incluye una herramienta que proporciona indicaciones sobre las necesidades, los requisitos y las especificaciones de la solución requerida. Este proceso permite a los representantes de ventas filtrar rápida y fácilmente las ofertas para determinar los productos que mejor se adaptan a las necesidades del cliente.
Configuración de productos y servicios
Como se ha mencionado anteriormente, para satisfacer las expectativas de los clientes, la solución proporcionada, en la mayoría de los casos, debe personalizarse. CPQ aprovecha las reglas automatizadas para permitir a los representantes personalizar los componentes y las características del producto.
Ajuste de precios
Los ingresos y la rentabilidad dependen de la capacidad de su organización para fijar precios precisos para sus ofertas y realizar ajustes de precios de forma rápida y sencilla, sin causar estragos en su catálogo de productos. CPQ ofrece la posibilidad de definir reglas dentro del catálogo de productos para la fijación de precios, la calificación, las promociones y los descuentos. Además, los métodos de calificación listos para usar garantizan que los escenarios de precios se ajusten al valor de la solución.
Gestión de operaciones estándar y no estándar
Conocer su salud financiera y las preferencias de sus clientes es esencial, y CPQ proporciona las métricas clave necesarias, como la tasa de precisión de los presupuestos, el tiempo de respuesta de los presupuestos, la proporción entre acuerdos estándar y no estándar, la tasa de conversión de los presupuestos y la proporción de presupuestos de autoservicio.
Flujo de trabajo y aprobaciones
Si todavía gestiona las aprobaciones de presupuestos de forma manual, los cuellos de botella y los atascos en los procesos pueden afectar negativamente a sus resultados. El flujo de trabajo de aprobación automatizado tiene en cuenta los aprobadores paralelos, el reenvío de las solicitudes de aprobación y los flujos de trabajo de aprobación automática para paquetes preespecificados que contienen descuentos preestablecidos, lo que maximiza la eficiencia, agiliza el proceso, reduce el tiempo de aprobación y ayuda a mantener los registros de auditoría.
Generación de presupuestos y modificaciones
Las cotizaciones iniciales rara vez se aceptan tal cual. Cuando se gestiona manualmente, este proceso puede ser intensivo y llevar mucho tiempo. Ya se trate de un contrato nuevo o de una renovación, es esencial agilizar el proceso y evitar errores. En lo que respecta a las renovaciones de contratos, sin automatización hay una serie de procesos manuales, como revisiones de precios, ventas adicionales, ventas cruzadas, etc.
Conversión de presupuesto a pedido
Una vez que el cliente ha aceptado un presupuesto, algunas soluciones CPQ ofrecen la posibilidad de convertir automáticamente el presupuesto en un pedido, lo que elimina el trabajo manual y la duplicación de esfuerzos. Al definir procesos para validar y registrar automáticamente los presupuestos en los pedidos, las organizaciones SaaS pueden reducir significativamente el tiempo asociado al ciclo de ventas.
Pedidos basados en activos
Cada vez más utilizada, la funcionalidad de pedidos basados en activos (ABO) permite a las organizaciones SaaS gestionar el hardware y el software como un activo. Normalmente, se trata de una función administrativa, pero al trasladarla al área comercial, la empresa obtiene una visión de 360 grados de todos los productos y servicios adquiridos por el cliente.
Análisis
Como se ha mencionado anteriormente, la analítica es un componente fundamental de las funciones de CPQ. A diferencia de los datos extraídos de otros sistemas, CPQ proporciona información sobre el ciclo de ventas, las conversiones de presupuestos, las características de las operaciones asociadas a las ganancias y pérdidas, el valor y la demanda de los productos, etc.
Ahora que ya hemos explicado qué es el CPQ, veamos qué no es. Una rápida búsqueda en Google nos da la respuesta en forma de pregunta. ¿Es el CPQ lo mismo que la gestión de las relaciones con los clientes (CRM)? El CRM y el CPQ son dos aplicaciones de software diferentes: no son competidores ni antagónicos, sino complementarios. Uno es una herramienta de trabajo en equipo utilizada principalmente por el back office que se ocupa de toda la gestión de clientes. El otro «desencadena» su eficacia en el momento de la venta.
Básicamente, el CRM no te ayuda a vender, mientras que el CPQ sí.
Integración de CPQ: juntos somos mejores
Aunque algunas empresas optan por utilizar CPQ como herramienta independiente, cuando se integra con otras aplicaciones de software, la solución resulta aún más eficaz. Veamos los puntos comunes de integración entre el back office y el front office en lo que respecta al flujo de ingresos por cliente potencial.
El proceso de ventas comienza en CRM con clientes potenciales y oportunidades, convirtiéndose en un componente integral del proceso de ventas. Una vez calificado, pasa al flujo CPQ, donde se configura la oferta, se fija el precio y se genera un presupuesto. A continuación, la propuesta se adjunta a la oportunidad que se encuentra en la aplicación CRM. En esta fase pueden tener lugar negociaciones antes de que el cliente acepte la propuesta. Una vez aceptada, el presupuesto se convierte en un pedido de venta y se lleva a cabo el proceso de cumplimiento del pedido. La integración del ERP es esencial para garantizar que todo el proceso Q2C se desarrolle sin interrupciones. El paso final del flujo de trabajo «lead-to-cash» se produce una vez que se ha completado el pedido. Este paso, la facturación, consiste en aprovechar el pedido de venta para elaborar la factura, recibir el pago y, cuando sea necesario, realizar un seguimiento de las facturas vencidas con recordatorios de pago y gestión de cobros.
Ya sea utilizando interfaces de programación de aplicaciones (API) o conectores preintegrados, la integración de aplicaciones de back-office y front-office le permite optimizar todo el flujo de trabajo, desde la captación de clientes potenciales hasta la cobranza, crear un ecosistema financiero eficiente y sin fisuras, y ofrecer el tipo de experiencia que esperan los clientes potenciales y actuales.
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Diseñada para usuarios empresariales, BillingPlatform ofrece una solución unificada de presupuestación y facturación para ventas y finanzas. A diferencia de la mayoría de los proveedores de CPQ, combinamos CPQ y facturación en una única solución con un único catálogo de productos. De esta forma, puede convertir fácilmente los presupuestos en facturas. Desarrollada como una plataforma basada en la nube, le ofrece una visión estratégica de:
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