Al inicio de cada ciclo de facturación, ¿tu equipo financiero se ve obligado a determinar a qué clientes enviar las facturas y por qué importe? ¿Qué clientes tienen saldos a favor o saldos pendientes? ¿Han cambiado los clientes a un nivel de suscripción superior o inferior? ¿Hay clientes que hayan adquirido características y funcionalidades adicionales o que se hayan beneficiado de una promoción? ¡La lista de «qué pasaría si…» en materia de facturación puede parecer interminable! ¿Y si la situación fuera diferente y empezaras cada ciclo de facturación con toda la información necesaria? No solo eso, sino que ¿y si pudieras generar facturas, realizar el seguimiento y el cobro de los pagos, y gestionar el reconocimiento de ingresos con poca o ninguna intervención humana? Una solución de facturación automatizada te permite automatizar todo lo anterior… y mucho más.
Deja los errores de facturación donde deben estar: en el pasado
Cuando se gestionan los procesos de facturación de forma manual, es inevitable que se produzcan errores. Al fin y al cabo, las personas son humanas y cometen errores. Incluso tus empleados del departamento financiero más meticulosos y competentes cometerán errores. Sin una facturación automatizada, la gestión manual de estos procesos requiere mucho tiempo, resulta tediosa y consiste en tareas repetitivas.
Cometer errores es inevitable y, cuando se producen, pueden afectar a todo, desde la satisfacción del cliente hasta la pérdida de ingresos. Seamos sinceros: a nadie le gusta recibir una factura que contenga errores. Independientemente del tipo de error —un importe a pagar incorrecto, otros errores de cálculo o condiciones de pago erróneas—, resulta decepcionante. Esto no solo retrasa el proceso de pago, sino que además obliga al personal a dedicar tiempo a corregir el error y a reenviar la factura. También puede provocar la pérdida de clientes, lo que repercute negativamente en tus resultados.
Unos simples errores podrían salirte caros más adelante
Los errores de cálculo en la factura no son los únicos aspectos en los que los errores humanos pueden afectar al flujo de caja y a la experiencia del cliente. Supongamos que, al actualizar el perfil de un cliente, se produce un error tipográfico en las condiciones de pago. Así, en lugar de la condición de pago contractual «NET 30», ahora figura «NET 90». Este error, aparentemente inocente, no solo retrasará la recepción del pago, sino que es probable que se pongan en marcha los procesos de cobro. Se trata de un proceso que requiere recursos que podrían aprovecharse mejor en otros ámbitos. Además, el cliente podría perder la confianza en tu organización y llevarse su negocio a otra parte.
Veamos otro tipo de error que provocará pérdidas económicas. Supongamos que, durante un ciclo de facturación, 20 clientes se beneficiaron de tu oferta «freemium». Supongamos también que 10 de esos clientes ampliaron su servicio añadiendo funcionalidades a 10 $ por función. De ellos, cinco clientes añadieron dos funciones (5 × 20 $ = 100 $) y otros cinco ampliaron a tres funciones (5 × 30 $ = 150 $). Si durante el ciclo de facturación se pasa por alto la actualización de los servicios «freemium» a los de pago, se produce una pérdida de ingresos. Aunque la pérdida de 250 dólares en un solo ciclo de facturación pueda parecer insignificante, en 12 meses eso equivale a una pérdida de 3.000 dólares. Si el error no se detecta durante un periodo prolongado, la pérdida acumulada podría afectar significativamente a tu rentabilidad.
El software de facturación automatizada reduce y, en algunos casos, elimina los errores humanos. Esto garantiza que las facturas que envías estén impecables y que los clientes disfruten de la experiencia que esperan. Veamos en qué consiste un sistema de facturación automatizada y qué ventajas ofrece.
Despídete de los procesos manuales gracias a la facturación automatizada
Diseñado para automatizar la creación, generación y envío de facturas, así como para gestionar las aprobaciones y el alta de clientes, realizar un seguimiento del proceso de pago y cobrar los importes; el software de facturación automatizada reduce el esfuerzo humano necesario en cada etapa del proceso de facturación. Aunque no hay dos soluciones de facturación automatizada iguales, a continuación se enumeran algunas de las características y funcionalidades clave que ofrece la facturación automatizada.
Calcula el importe a pagar
Recopila toda la información relevante, como los datos de los clientes, los datos de pedidos y consumo, los costes de los servicios prestados y los precios, procedentes de diversas fuentes. Estas pueden ser tu sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), tu sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), etc.
Genera facturas
Utiliza plantillas de factura personalizables para generar la factura e identifica aquellas que requieren intervención manual. A continuación, la facturación automatizada pone en marcha los procesos de aprobación departamentales y envía la factura al cliente a través de los métodos de entrega predeterminados, como el correo electrónico, el portal del cliente, etc.
Procesa los pagos
Permite realizar pagos en tiempo real a través de un portal de pagos, pasarelas de pago u otros métodos. Esto ofrece una amplia variedad de opciones de pago, como tarjetas de crédito o débito, domiciliación bancaria, ACH, transferencias bancarias, transferencias electrónicas, etc. Además, el sistema admite múltiples divisas, reembolsos, pagos parciales y fraccionados, y mucho más.
Gestiona los recordatorios de pago
La facturación automática avisa a los clientes de los pagos atrasados, de los próximos vencimientos de las tarjetas y de las cancelaciones del servicio debidas a retrasos en los pagos. ¡Todo ello sin que tengas que intervenir! Además, vuelve a intentar automáticamente los pagos cuando estos fallan.
Ofrece un portal de autoservicio para clientes
Ofrece a los clientes acceso en tiempo real a la información de sus cuentas, les permite gestionarlas y realizar pagos.
Proporciona inteligencia empresarial
Ofrece una variedad de herramientas, como informes, paneles de control y análisis, para extraer información relevante. Esa información puede ayudarte a comprender mejor la salud financiera de tu empresa, tomar decisiones empresariales fundamentadas, crear estrategias con visión de futuro, etc.
Fomenta la seguridad y el cumplimiento normativo
El cumplimiento de la normativa y la protección de los datos de los clientes son aspectos innegociables. La solución de facturación automatizada te permite adaptar el cumplimiento a cualquier norma y personalizar las prácticas de facturación en todas las unidades de negocio, tanto nacionales como internacionales, mediante:
- Garantizar que el reconocimiento de ingresos se ajuste a lo establecido en la norma ASC 606 y la NIIF 15.
- Mantener los controles internos sobre la información financiera y la privacidad de los datos de los clientes, cumpliendo con las normas SOC 1 y SOC 2.
- Garantizar la seguridad de los pagos y los datos personales de los clientes, cumpliendo con las normas PCI y el RGPD.
Las ventajas de una solución de facturación automatizada no se limitan a esto. Además, te permite probar de forma rápida y sencilla diferentes planes de precios y modelos de facturación, integrarse a la perfección con los sistemas anteriores y posteriores, controlar todo el recorrido del cliente y mucho más.
La facturación automatizada garantiza la liquidez
BillingPlatform ofrece una solución completa de facturación y gestión de ingresos de nivel empresarial que da soporte a todo el proceso «del presupuesto al cobro» (Q2C). Desde la configuración de productos, la elaboración de presupuestos y la facturación, hasta el reconocimiento de ingresos, los pagos y los cobros, nuestra plataforma única y segura te permite reducir la intervención humana, tomar decisiones empresariales fundamentadas, disminuir la pérdida de ingresos y ofrecer experiencias de cliente fluidas.
A diferencia de otras soluciones de software de facturación en la nube, la plataforma ágil y escalable de BillingPlatform ofrece una solución completa que satisface al 100 % las necesidades de su empresa. Desde la mediación, la tarificación, la facturación, el cobro, la elaboración de informes y el análisis, pasando por el reconocimiento de ingresos, hasta el sublibro de cuentas por cobrar. Estandarizamos las operaciones en una única plataforma para consolidar la facturación y automatizar el procesamiento del ciclo de facturación. Esto reduce los costes, disminuye los recursos necesarios, aumenta la precisión de la facturación y mejora el flujo de caja. En palabras de Sarah Spoja, directora financiera de Tipalti: «A medida que crecíamos, necesitábamos una solución de facturación que no solo pudiera gestionar nuestros crecientes volúmenes y complejidad, sino que también se integrara con soluciones de terceros fundamentales para completar todo el proceso de facturación y gestión de ingresos. Tras realizar una evaluación exhaustiva del mercado, BillingPlatform se perfiló como la mejor solución para nuestras necesidades».
¿Crees que estás preparado para una solución de facturación automatizada? Solicita una demostración para ver cómo funcionamos.
