Más del 91 % de las empresas (que cuentan con más de 11 empleados) utilizan software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Muchas de esas organizaciones tienen previsto sumarse al creciente número de empresas que están implantando una solución de configuración, fijación de precios y elaboración de presupuestos (CPQ). En este blog se explica cómo sacar el máximo partido a ambas aplicaciones y se destacan las ventajas de la integración entre CPQ y CRM.
En relación con el CRM , el CPQ ayuda al equipo de ventas a agilizar el ciclo de ventas, reducir los errores manuales de configuración y fijación de precios, automatizar los presupuestos y convertir más propuestas en ventas. Inicialmente, el CPQ era un producto independiente que gestionaba las especificaciones de los productos. Hoy en día, el CPQ ya no es una herramienta administrativa independiente, sino un componente integral de los procesos de ventas, compras y experiencia del cliente.
CPQ y CRM: juntos son mejores
¿Qué tienen en común estas dos soluciones de software, aparentemente tan diferentes, y por qué todo el mundo se está sumando a la tendencia de la integración entre CPQ y CRM? Para empezar, echemos un vistazo rápido a la finalidad de cada una de estas herramientas.
Las soluciones CPQ ayudan a las empresas a elaborar presupuestos de productos complejos y configurables. Además, permiten a las empresas aplicar adecuadamente descuentos, promociones o precios más bajos.
El término CRM hace referencia a los principios, prácticas y directrices que sigue una empresa a la hora de interactuar con los clientes. Abarca toda la relación con el cliente, incluidos los procesos relacionados con las ventas y el servicio, la elaboración de previsiones y el análisis de las tendencias y los comportamientos de los clientes.
¡El eje central de estas dos soluciones es el departamento de ventas! El CRM, un repositorio de datos de clientes, se utiliza a lo largo de todo el ciclo de vida del cliente, empezando por la captación de clientes potenciales. Una vez que el cliente potencial alcanza un umbral determinado, se traspasa al departamento de ventas para que complete el proceso de captación y cierre la venta. En cuanto el departamento de ventas se hace cargo del cliente potencial, entra en juego el CPQ, que agiliza las actividades de configuración y fijación de precios. Además, garantiza que el presupuesto enviado no contenga errores.
En esencia, el CPQ complementa al CRM. Por separado, ambos aportan enormes ventajas, pero cuando se combinan se convierten en un motor potente para tus iniciativas de ventas y satisfacción del cliente.
Si estás listo para integrar tus soluciones CPQ y CRM, aquí tienes algunas consideraciones que debes tener en cuenta.
- Ofrece una experiencia fluida entre sistemas: los datos entre tus sistemas CRM y CPQ deben estar sincronizados para que el equipo de ventas disponga de una única fuente de información fiable.
- Automatizar los flujos de trabajo de aprobación: Asegúrate de configurar reglas de negocio en tu sistema de software CPQ para que los comerciales reciban una notificación inmediata cuando los precios y descuentos introducidos no se ajusten a las directrices de la empresa. En tal caso, el presupuesto deberá enviarse de forma inmediata y automática para su aprobación interna.
- Comunicación: Añadir otra capa tecnológica a las jornadas ya de por sí ajetreadas de tus comerciales puede generar frustración. Asegúrate de informar a tus comerciales de las ventajas que obtendrán al adoptar una herramienta combinada de CPQ y CRM.
Como empresa, ¿qué puedes esperar de una integración entre CPQ y CRM? Estas son las cuatro ventajas principales:
- Responde más rápido a las necesidades de los clientes: gracias a su capacidad para identificar las necesidades de los clientes, los comerciales pueden encontrar rápidamente una solución que se adapte a sus requisitos. Al integrar CPQ y CRM, tus comerciales podrán obtener de forma rápida y sencilla datos precisos sobre los clientes y sus requisitos. Esto les permite crear y presentar presupuestos que incluyan la configuración de producto y los precios más adecuados.
- Mejora de las tasas de cierre de ventas y los márgenes: La automatización que ofrece un sistema combinado de CPQ y CRM permite a los comerciales satisfacer mejor las necesidades de los clientes gracias a una configuración y una fijación de precios optimizadas. Además, reduce los errores humanos, lo que se traduce en unas ventas más eficaces. Esto te permite no solo aumentar el número de ventas cerradas, sino también obtener márgenes de beneficio más elevados.
- Reducir el coste de los productos vendidos (COGS): Cuando los sistemas CPQ y CRM no están integrados, pueden producirse conversaciones prolongadas y continuas entre los departamentos de ventas y de gestión de pedidos. Los comerciales pueden consultar fácilmente los precios y el stock, así como supervisar la gestión de pedidos, todo ello desde un único sistema. Esto te permite reducir los gastos generales y aumentar aún más la rentabilidad.
- Mejora la experiencia del cliente y consigue más contratos: las exigencias de los clientes han aumentado y siguen haciéndolo, y no hay nada peor que enviar a un cliente potencial un presupuesto inexacto, incompleto o que no se ajuste a sus necesidades. Al agilizar la entrega de propuestas precisas, es más probable que los clientes potenciales se conviertan en clientes. Además, los clientes actuales estarán más dispuestos a seguir siendo fieles a tu marca. Ofrecer presupuestos rápidos y precisos puede marcar la diferencia entre cerrar una venta o perderla frente a la competencia.
¿Por qué integrar el CPQ con otros sistemas informáticos?
Para garantizar flujos de datos coherentes y precisos es necesaria una estrecha integración entre varios sistemas, concretamente el CRM, el CPQ y el sistema de facturación. Para empezar, analizaremos las interacciones entre el CRM y el CPQ. Si observamos el proceso desde una perspectiva arquitectónica, el CPQ se sitúa entre el CRM y el sistema de facturación.
A medida que las configuraciones de los productos se vuelven más complejas y la consecución de contratos depende de unos precios precisos y competitivos, resulta cada vez más imprescindible que exista un flujo fluido de datos entre estas soluciones.
Estas son las cuatro ventajas principales de integrar el CPQ con la facturación:
- Rompe las barreras provocadas por los compartimentos estancos: como ya se ha comentado, conseguir contratos depende de la capacidad de tus comerciales para configurar los productos de forma rápida y precisa, y para ofrecer precios competitivos. Al integrar la facturación, los datos sobre precios fluyen sin problemas entre los sistemas, lo que simplifica los procesos de elaboración de presupuestos y facturación.
- Mejorar el proceso de elaboración de presupuestos: cuando la facturación está integrada, los comerciales pueden elaborar presupuestos más rápidamente, agilizar el proceso de aprobación y ofrecer al cliente potencial una propuesta precisa y con la imagen de marca de la empresa. Gracias al uso de un catálogo de productos, una plantilla de presupuesto y un flujo de trabajo automatizado, el proceso de elaboración de presupuestos se simplifica, lo que permite generar presupuestos con mayor rapidez.
- Mejora la gestión de contratos: para una gestión de contratos más sencilla y precisa, podrás establecer precios específicos para cada cliente, definir reglas y clases de tarifas, y crear jerarquías de cuentas para una mayor claridad en los contratos. La valiosa información que se proporciona te permite programar cambios en las tarifas de acuerdo con las condiciones futuras de los contratos. Además, te permite evitar el incumplimiento de plazos y condiciones.
- Personaliza la experiencia del cliente: para seguir siendo competitivo, debes ofrecer a los clientes lo que quieren, y hoy en día eso es la personalización. Desde configuraciones únicas de productos, pasando por paquetes de precios exclusivos, hasta promociones y descuentos, los clientes esperan que los conozcas y les ofrezcas una experiencia excepcional. Independientemente del modelo de precios — por suscripción, basado en el uso, híbrido o dinámico—, una estrecha integración de tus sistemas de atención al cliente y de gestión interna proporciona a los comerciales un acceso fluido a los datos críticos que necesitan para obtener una visión de 360 grados del cliente.
La integración de tus sistemas CPQ, CRM y de facturación reduce en gran medida el trabajo manual. Tus comerciales dispondrán de una visión unificada de toda la información que necesitan en un solo lugar.
Dale a tus comerciales las herramientas necesarias para cerrar más ventas… más rápido
Para seguir siendo competitivos, es necesario ofrecer rápidamente presupuestos precisos al mejor precio posible, sin dejar de ser rentables. Al eliminar las tareas manuales, que requieren mucho tiempo y son propensas a errores, los comerciales disponen de lo que necesitan. Ahora pueden ofrecer presupuestos que convierten a los clientes potenciales en clientes que generan ingresos.
¿Tus comerciales siguen teniendo que hacer malabarismos con múltiples sistemas, hojas de cálculo, correos electrónicos, etc., solo para elaborar un presupuesto? Independientemente del tamaño de tu empresa, la integración de CPQ, CRM y facturación se está convirtiendo en una necesidad. Nuestro software CPQ basado en la nube ofrece una solución unificada «del presupuesto al cobro» que te proporciona una única fuente de información fiable: desde la primera entrada en el sistema CRM, pasando por diversos modelos de fijación de precios y descuentos, hasta el reconocimiento de ingresos. Con BillingPlatform obtienes una solución «todo en uno» que ofrece integración inmediata con prácticamente cualquier sistema empresarial básico importante, para lograr un ecosistema de TI verdaderamente integrado. Ponte en contacto con nosotros hoy mismo para saber más sobre cómo podemos ayudarte con la integración de tu CPQ y CRM.
