Vor einigen Wochen hatte ich die Gelegenheit, Gareth Morrison, Vice President of Finance bei Vertafore, und Chris Mackley, Director of Finance bei SBM Management Services, über die Komplexität der nicht standardmäßigen Rechnungsstellung sprechen zu hören. Was mir in diesem Webcast besonders aufgefallen ist, war Mackleys Fokus auf die dezentrale Rechnungsstellung. Wie beschrieben, läuft die dezentrale Rechnungsstellung nicht über eine zentrale Abteilung, sondern die Vertriebsleiter sind jeden Monat für ihre Konten und Rechnungen verantwortlich.
SBM Management Services bietet Hausmeisterdienste sowie eine Reihe weiterer Soft Services wie Landschaftsgestaltung und Grundreinigung an . Das Unternehmen ist an Dutzenden von Standorten in mehreren Bundesstaaten tätig, und die Dienstleistungen können je nach Bedarf in die Verträge aufgenommen werden. Dezentrale Abrechnungen sind häufig in Unternehmen wie SBM mit mehreren Basisverträgen anzutreffen. Eine solche Abrechnungsweise kann von Vorteil sein, da die Vertriebsleiter ihre Kunden kennen, in regelmäßigem Kontakt mit ihnen stehen und schnell auf Fragen oder Probleme reagieren können. Dezentrale Abrechnungen können auch eine größere Aktualität und Reaktionsfähigkeit von der Anfrage bis zum Angebot bieten.
Ein Vorteil der dezentralen Rechnungsstellung, den Mackley erwähnte, betraf Ad-hoc-Arbeiten. Dies kann für viele Unternehmen von Vorteil sein, deren Dienstleistungen sich von Monat zu Monat ändern und bei denen es sich um einmalige Kosten handeln kann. SBM benötigt ein System, mit dem es dem Kunden vor Ort einen genauen Preis für unerwartete Dienstleistungen nennen und einfach und übersichtlich sicherstellen kann, dass dieselbe Dienstleistung und derselbe Preis auch in der Rechnung aufgeführt werden. Die dezentrale Rechnungsstellung ermöglicht in diesem Fall eine schnelle und genaue Rechnungsstellung und ein vereinfachtes System zur Anpassung der Dienstleistungen nach Bedarf, ohne dass die Zentrale konsultiert werden muss.
Aber es gibt auch Herausforderungen, die in einem solchen System auftreten können.
- Wie optimieren Sie den Prozess und sorgen dafür, dass er organisiert und konsistent bleibt, wenn so viele Personen die Rechnungsstellung initiieren?
- Es ist gut, praxisorientierte Standortleiter zu haben, aber wie verhindert man Fehler und sorgt gleichzeitig dafür, dass sie weiterhin involviert bleiben?
- Und wie kann die Rechnungsstellung aus Sicht der Systeme eine gemeinschaftliche Aufgabe sein, ohne sich zu sehr auf Manager zu verlassen?
Es kommt auf bewährte Verfahren und das Lernen von denen an, die einen zentralisierten Ansatz verfolgen. Nach Durchdenken der Empfehlungen von Chris und Gareth sind hier drei bewährte Verfahren aufgeführt, die jedes Unternehmen mit einem dezentralisierten Abrechnungsansatz berücksichtigen sollte:
- Kommunikation: Änderungen , Aktualisierungen und Erwartungen müssen den Standortleitern schnell und klar mitgeteilt werden, damit sie das System effektiv nutzen können.
- Grundabrechnung: Es sollte ein Leitfaden und ein System für Grundvertragspreise eingeführt werden, damit Standortmanager nur minimalen Zeitaufwand für die monatliche Pflege ihrer Kundenrechnungen haben.
- Automatisierung: Zusätzlich zur Basisabrechnung sollte das System für das Hinzufügen zusätzlicher oder einmaliger Dienstleistungen optimiert und benutzerfreundlich sein, um das Fehlerrisiko zu verringern.
Die Einführung eines optimierten, einfachen und effizienten Prozesses kommt sowohl dem Unternehmen als auch den Kunden zugute, wobei sich dessen Wert durch eine dezentrale Abrechnung exponentiell erhöht. Diese Best Practices helfen Managern, ihre Zeit mit Kunden optimal zu nutzen und Fragen schnell und präzise zu beantworten. Im Gegenzug kann das Unternehmen die Effizienz eines dezentralen Systems nutzen, um Einsparungen und Funktionen an die Kunden weiterzugeben.
