El software de facturación de facturas abarca mucho más que el simple envío de una factura. Está en el centro mismo de su capacidad para mantener un flujo de caja saludable. Si todavía gestionas las facturas manualmente o utilizas una solución de facturación obsoleta, lo más probable es que te encuentres con retrasos en los pagos.
Haga que los retrasos en los pagos sean cosa del pasado
Su objetivo es generar ingresos, y un negocio sano depende de un flujo constante de ingresos. ¿Qué ocurre cuando los pagos se retrasan por causas ajenas a su voluntad? Veamos una situación que ocurre con demasiada frecuencia.
Supongamos que su empresa vendió cientos de miles de dólares de su solución de gestión de relaciones con los clientes (CRM) de software como servicio (SaaS). La entrega y la implantación se realizaron sin problemas y se facturó al cliente. Sin embargo, justo antes de recibir el pago, el cliente cuestionó el número de recursos utilizados durante el periodo de facturación. El resultado: retraso en el pago.
Vincular los ingresos a una única factura puede suponer esperar durante meses, trimestres o más a recibir los ingresos que tanto le ha costado ganar. Y para algunas empresas, esta puede ser la diferencia entre estar en números rojos o en números negros.
¿Existe una solución a este dilema? La respuesta es un rotundo sí y puede encontrarse en la facturación basada en eventos.
Explicación de la facturación por eventos
La facturación basada en eventos va más allá del modelo de facturación por suscripción. En lugar de una facturación basada en modelos de precios de tarifa plana, precio fijo, etc., se cobra a los clientes en función de los eventos facturables o del importe exacto que corresponde a su consumo. Si no se produce un evento facturable durante un ciclo de facturación, no se cobra al cliente.
Para explicarlo mejor, veamos un ejemplo real. Para la mayoría de sus servicios en la nube, AWS ofrece un enfoque basado en eventos (pago por uso). Los clientes sólo pagan por los servicios individuales consumidos. Si no se utiliza ninguno durante un ciclo de facturación, no se genera ninguna factura. En otro ejemplo, supondremos que una empresa vende ofertas que consisten en funciones como llamadas API, almacenamiento de archivos y análisis. La facturación basada en eventos permite a las organizaciones asociar precios a cada una de las funciones ofrecidas. Si un cliente realiza 50 llamadas API, utiliza 10 GB de almacenamiento y ejecuta 3 informes analíticos, su factura mensual reflejará cada uno de los tres eventos facturables y sus costes asociados.
Tenga el control
Cuando las facturas se basan en hechos facturables, las empresas controlan cuándo generarlas. Por ejemplo, supongamos que necesita crear una factura por el uso de software, pero el ciclo de facturación del cliente no coincide con el momento en que se produjo el uso. En lugar de esperar al siguiente ciclo de facturación, el software de facturación basado en eventos ayuda a generar una factura en respuesta a eventos predefinidos específicos que se basan en el uso u otros campos personalizados.
La facturación basada en eventos le permite utilizar los datos de eventos que ya captura para definir el cierre de una factura. Con un ciclo de facturación basado en eventos, puedes definir un conjunto de atributos a nivel de producto que detallen una agrupación natural de eventos de facturación, así como un único evento que señale el "cierre" de una factura. En este modelo, el uso fluye continuamente a través del sistema de facturación al sistema ERP, así como a otras fuentes. Esto genera automáticamente facturas cuando se produce el evento de "cierre". Alternativamente, puede definir sus componentes de facturación para acumular cargos y luego "cerrar" la factura en un ciclo específico. Esto crea un intervalo de tiempo común para la generación de facturas para un subconjunto de productos y servicios.
¿Qué gana el cliente?
Cuando su software de facturación ofrece a los clientes la opción de facturación basada en eventos, éstos tienen el control sobre cuánto gastan y cuándo. Para ilustrarlo, tomemos el ejemplo del acceso al servidor y la carga de datos. Supongamos que sus clientes pagan una cantidad fija por las cargas cada mes, independientemente de si los datos se cargan o no. Con la opción de facturación basada en eventos, los clientes pueden elegir cuándo cargar los datos y pagar sólo por los servicios utilizados durante ese ciclo de facturación. Además de ser una importante ventaja para el cliente, éste se beneficia de otras formas, como:
- Centrarse en el cliente: Al alinear sus precios directamente con la forma en que los clientes utilizan sus productos y servicios, sólo pagan por el valor recibido.
- Transparencia: Las facturas desglosadas permiten a los clientes ver la correlación entre uso y coste, creando una sensación de transparencia y confianza.
- Satisfacción del cliente: Dada la equidad de este enfoque basado en valores, aumenta la satisfacción del cliente, lo que fomenta su fidelidad.
El software de facturación simplifica las cosas
Si ya dispone de modelos y procesos de facturación, ¿cómo puede incorporar un modelo que le permita aprovechar las ventajas de la facturación casi en tiempo real? La facturación basada en eventos es posible con el software de facturación adecuado, permitiéndole obtener lo mejor de ambos mundos. Por ejemplo, puede seguir utilizando ciclos de facturación programados y hacerlos coexistir con el ciclo de facturación por eventos para determinados productos, servicios o clientes. Con este enfoque, las reglas se añaden y evalúan fácilmente. Independientemente de su modelo de facturación actual, la facturación basada en eventos tiene prioridad sobre los ciclos programados. Esto le permite captar ingresos más rápido que nunca.
El software de automatización de facturas ofrece a los equipos financieros la flexibilidad necesaria para agrupar cargos similares en facturas independientes. Además, permite definir eventos que desencadenan cierres y entregas de facturas. Además, los ciclos de facturación pueden programarse para enviar facturas sólo cuando un inventario específico sale de los almacenes designados para entregas justo a tiempo u otros escenarios. Y aún hay más...
Simplificar con IA
La inteligencia artificial (IA) puede simplificar aún más el proceso de facturación. El uso de algoritmos de aprendizaje automático y de procesamiento del lenguaje natural ayuda a la IA a transformar el procesamiento de facturas. En última instancia, hace que el sistema sea más eficiente, preciso y transparente. He aquí cómo la IA añade otra capa de simplicidad a la facturación basada en eventos.
- Captura de facturas: La IA puede capturar automáticamente facturas de diversas fuentes, como correos electrónicos, PDF y documentos escaneados.
- Extracción y validación de datos: Tras capturar los datos de las facturas, los algoritmos de IA validan la información cruzándola con órdenes de compra, contratos y otros documentos relevantes.
- Flujo de trabajo de cotejo y aprobación: AI puede cotejar las facturas con los correspondientes pedidos de compra y recibos, identificando cualquier discrepancia. Si todo coincide, la factura se envía automáticamente para su aprobación. En caso de discrepancias, AI puede marcar los problemas para su revisión posterior, garantizando que solo se procesen las facturas válidas.
- Procesamiento de pagos: Tras la aprobación, la IA puede programar y ejecutar los pagos en función de reglas y calendarios predefinidos para garantizar la puntualidad de los pagos.
La implantación de la IA aporta una serie de ventajas que mejoran significativamente el procesamiento de facturas. Esto puede incluir una mayor eficiencia, mayor precisión, ahorro de costes, mejora del cumplimiento y la detección del fraude, y escalabilidad.
Empiece hoy mismo con la facturación basada en eventos
Cuando el software de facturación limita sus opciones para automatizar los ciclos de facturación, se ve obligado a generar facturas en función de activadores predefinidos. Estos pueden incluir la aceptación del proyecto, la entrega de un número específico de productos o un porcentaje específico de finalización del proyecto. Todo ello puede dar lugar a un número excesivo de facturas mensuales propensas a disputas por el cobro y retrasos en el pago.
Con la facturación basada en eventos, BillingPlatform le ayuda a evitar retrasos en los pagos y a cobrar más rápido. Le ofrecemos la posibilidad de configurar sus productos para que se "cierren" y envíen facturas separadas en función de eventos o acciones específicos. Nuestras soluciones de facturación y reconocimiento de ingresos funcionan en tándem. Cuando se activa un evento, ya sea desde BillingPlatform o desde una solución de terceros, los ingresos de la venta pueden reconocerse automáticamente. Esto mejora drásticamente su flujo de caja.
¿Está listo para empezar con la facturación basada en eventos? Póngase en contacto con nuestro equipo hoy mismo para obtener más información sobre nuestra solución.
