No hay nada como realizar una venta y recibir el pago. El proceso es sencillo cuando lo que se compra se entrega en el momento en que se recibe el dinero. Se entrega el producto o servicio al cliente, se recibe el pago y se pueden contabilizar los ingresos de forma inmediata. ¿Qué ocurre cuando se recibe el dinero antes de entregar los productos o servicios adquiridos? Aunque se disponga del dinero en efectivo, aún no se han obtenido los ingresos; esto se conoce como reconocimiento diferido de ingresos.
Los ingresos diferidos se refieren al pago recibido por productos o servicios que el cliente recibirá en el futuro. Dado que el dinero recibido aún no se ha devengado, es necesario contabilizar el importe recibido como un pasivo en el balance. En pocas palabras, cualquier cantidad de dinero recibida —incluidos los depósitos, los pagos anticipados y los anticipos— antes de la entrega de los productos o la prestación de los servicios debe contabilizarse como ingresos diferidos.
Por qué el reconocimiento diferido de ingresos se contabiliza como pasivo
La razón por la que los ingresos diferidos se consideran un pasivo se puede resumir en pocas palabras: aún no has cumplido con tus obligaciones para con el cliente. Aunque tengas toda la intención de cumplir con tu parte del acuerdo, siempre existe la posibilidad de que te encuentres en una situación en la que no puedas entregar los productos o prestar los servicios según lo previsto. En ese caso, es posible que tengas que reembolsar al cliente. Por otro lado, el cliente podría decidir cancelar el pedido o no quedar satisfecho con el producto o servicio entregado. Una vez más, es posible que te veas en la necesidad de devolver el dinero.
El seguimiento de los ingresos diferidos puede llevar mucho tiempo y dar lugar a errores. Para aportar claridad y obtener una visión más precisa de la situación financiera, muchas empresas utilizan el método de contabilidad de devengo para su cuenta de ingresos. Este método contable reconoce los ingresos cuando se completa la transacción, en lugar de cuando se recibe el pago.
¿Perteneces a un sector en el que se aplica el reconocimiento diferido de ingresos?
A nivel mundial y en numerosos sectores, entre las empresas que utilizan el reconocimiento diferido de ingresos se incluyen (entre otras):
- Profesionales como abogados y consultores
- Compañías aéreas y hoteles
- Compañías de seguros
- Concesionarios de automóviles
- Empresas de construcción
- Servicios de venta de entradas para eventos en directo, como conciertos, obras de teatro, eventos deportivos, etc.
- Empresas que cobran cuotas de afiliación, como gimnasios, asociaciones profesionales, clubes privados, etc.
- Empresas que cobran cuotas de suscripción, como las de cajas (kits de comida, cosméticos, etc.), empresas de comercio electrónico (Amazon Prime, eBay, etc.), el sector editorial (revistas) y las empresas de software como servicio (SaaS) (Netflix, Hubspot, Salesforce, Slack, etc.)
Aunque no se trata de una lista exhaustiva, ofrece una visión general de la variedad de sectores que utilizan el reconocimiento diferido de ingresos.
Lo que debes saber
Aunque dispongas del dinero en efectivo, es arriesgado echar mano de esos fondos. Como hemos mencionado anteriormente, puedes encontrarte con una situación en la que el dinero que tienes en tu cuenta bancaria tenga que devolverse al cliente. Además de los ejemplos anteriores (falta de entrega de los productos o servicios adquiridos, cancelaciones y devoluciones), hay otras situaciones que pueden resultar problemáticas.
Supongamos que tu empresa de formación en línea basada en SaaS cobra una cuota anual de 12 000 dólares, pagadera por adelantado, por el acceso a cursos de formación. Este modelo de precios basado en suscripción establece que, para reconocer los ingresos, tendrás varios entregables con vencimientos en diferentes momentos a lo largo del año. Si los cursos se imparten trimestralmente, podrás reconocer 3 000 dólares al finalizar cada periodo de tres meses. Desde el punto de vista contable, al cabo de seis meses, tendrás 6.000 dólares en ingresos devengados y reconocidos y 6.000 dólares diferidos.
Sin embargo, ¿qué ocurre si no puedes impartir un curso en el que un alumno se ha matriculado al inicio de su suscripción? El importe prepagado de 3.000 dólares correspondiente a este curso tendría que figurar como pasivo en tu balance hasta que el alumno pueda realizar el curso. A menos, claro está, que el alumno solicite el reembolso del dinero abonado previamente.
Independientemente del tipo de empresa que dirijas, el reconocimiento de ingresos diferidos requiere una reflexión minuciosa. Un error habitual que cometen algunas empresas es incluir los ingresos diferidos en sus cálculos y previsiones de crecimiento futuro. Esto no solo infla las previsiones, sino que también ofrece una visión inexacta de tu potencial financiero futuro. Esto podría tener un efecto negativo en tu capacidad para atraer inversores u obtener un préstamo o una línea de crédito.
Dado que el reconocimiento diferido de ingresos se considera un pasivo y presenta dificultades inherentes, ¿significa esto que se trata de una deuda incobrable? ¡Al contrario! Siempre que se entreguen los productos y servicios de acuerdo con el contrato y el cliente acepte lo adquirido, el dinero pagado por adelantado se reconoce una vez que se han entregado y aceptado dichos productos o servicios.
Haz que el reconocimiento diferido de ingresos sea infalible
Por su propia naturaleza, el reconocimiento de ingresos es un proceso complejo, pero no tiene por qué serlo. En nuestro blog, «El principio del reconocimiento de ingresos: una guía completa», se detallan los modelos de reconocimiento de ingresos, las normas contables, las políticas de reconocimiento de ingresos y mucho más. Aunque no tengas ingresos diferidos en tus cuentas, es fundamental gestionar el reconocimiento de ingresos de forma eficaz y precisa.
Todas las organizaciones deben cumplir con normativas financieras como la ASC 606 y la NIIF 15. Dado que el reconocimiento diferido de ingresos exige contabilizar los ingresos a lo largo del tiempo, esto añade un nivel adicional de complejidad a un proceso que ya de por sí resulta arduo. Además, en el caso del reconocimiento diferido de ingresos para las empresas de SaaS, también pueden darse cancelaciones, cambios de plan (ya sean a un nivel superior o inferior) o modificaciones en los servicios contratados, entre otras situaciones.
No es difícil darse cuenta de que comprender el reconocimiento de ingresos diferidos es solo una pieza del rompecabezas. Quieres y necesitas gestionar tu negocio con eficiencia y precisión financieras. BillingPlatform te permite llevar a cabo tus procesos de reconocimiento de ingresos diferidos con mayor exactitud, precisión y rapidez. Nuestra solución de reconocimiento de ingresos basada en la nube automatiza los procesos de gestión de ingresos, reduce los errores y te permite cumplir con facilidad incluso las obligaciones de cumplimiento más complejas. Déjanos mostrarte cómo en una demostración personalizada.
