Aunque se asocia frecuentemente con la facturación médica, el cumplimiento de la facturación afecta a todos los sectores con distintos grados de dificultad. Por ejemplo, al aprovechar una variedad de intervalos de pago (mensuales, anuales, basados en el uso) y diversas estrategias de precios, las empresas de software como servicio (SaaS) se enfrentan a complejidades adicionales en los procesos contables que pueden afectar directamente al cumplimiento de la facturación.
A diferencia de las empresas tradicionales, que reconocen los ingresos en el momento de la entrega de los productos o servicios adquiridos, las empresas de SaaS deben contabilizar los ingresos diferidos y los pasivos acumulados, así como los descuentos, paquetes, rebajas, concesiones de precios, reembolsos y una variedad de intervalos de pago y planes de precios. Para las organizaciones de SaaS que venden a nivel internacional, las fluctuaciones del tipo de cambio se convierten en una consideración adicional, lo que hace que la conciliación de pagos sea aún más difícil y propensa a errores. Si a esto le sumamos el uso, el almacenamiento y el intercambio de datos, así como las medidas de seguridad, el cumplimiento normativo se complica exponencialmente.
Considerado un término genérico, el cumplimiento normativo en materia de facturación abarca las normativas y los marcos que deben seguir las empresas, ya sean grandes o pequeñas, públicas o privadas. Es importante señalar que no todas las normativas de cumplimiento de facturación son obligatorias, y que algunas son específicas de cada sector, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros Médicos (HIPPA), así como normas específicas de cada estado, país o región, como la Ley de Protección al Consumidor de California (CCPA) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Este blog analiza las cuatro cosas que hay que saber sobre el cumplimiento normativo en materia de facturación, entre ellas:
- Los tres tipos de cumplimiento y por qué son importantes
- Normas y reglamentos de cumplimiento
- Los riesgos del incumplimiento
- Cómo la automatización de la facturación ayuda a garantizar el cumplimiento normativo
Datos, seguridad y cumplimiento normativo en materia de facturación: qué son y por qué son importantes
El cumplimiento normativo en materia de facturación no es una iniciativa puntual, sino un proceso continuo que requiere una diligencia constante, así como ajustes para adaptarse a las normas y reglamentos en constante cambio. Independientemente de si la normativa es obligatoria o no, a todas las empresas les conviene cumplir con las normativas que sean adecuadas para su sector y su ubicación geográfica.
Considerado como una forma de gestión de riesgos, el cumplimiento normativo se puede dividir en tres categorías: financiero, de datos y de seguridad. El cumplimiento normativo no es una iniciativa puntual, sino que requiere una diligencia constante, así como ajustes para mantenerse al día con las normas y reglamentos en constante cambio. Aunque este blog se centra en el cumplimiento normativo en materia de facturación, también trataremos el cumplimiento normativo en materia de datos y seguridad.
Veamos cada una de las categorías de cumplimiento con más detalle.
Cumplimiento financiero
Las prácticas de facturación conformes reflejan con precisión la salud financiera de la empresa. Al cumplir con la normativa, sus datos de facturación (pagos de clientes, ingresos por usuario, valor del ciclo de vida del cliente (CLV), etc.) garantizan que la empresa disponga de las cifras financieras reales necesarias para informar con precisión sobre los ingresos, calcular los impuestos, prever el flujo de caja futuro y la pérdida de clientes, disponer de la información necesaria para tomar decisiones estratégicas inteligentes y garantizar el cumplimiento de las normas contables, las leyes fiscales y las regulaciones de pago internacionales. La transparencia financiera que se obtiene gracias al cumplimiento normativo financiero genera credibilidad entre los inversores y mejora las relaciones entre la empresa y las partes interesadas, el consejo de administración y los clientes.
Cumplimiento de datos
No debe confundirse con la gobernanza de datos, ya que el cumplimiento normativo en materia de datos se centra en el cumplimiento de las leyes, normativas y estándares relacionados con la gestión y la privacidad de los datos. Aprovecha las políticas y procedimientos que proporcionan la orientación que las organizaciones necesitan para recopilar, procesar y utilizar los datos. Las leyes de protección de datos definen cómo garantizar que los datos se gestionen de forma segura y se protejan contra el acceso y el uso no autorizados, el malware y otras amenazas de ciberseguridad. El control de los datos es fundamental para la seguridad de los mismos, y el cumplimiento de las normas y reglamentos sobre datos ayuda a garantizar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos de una empresa.
Cumplimiento de las normas de seguridad
En lo que respecta al cumplimiento de las normas de seguridad, las empresas como las organizaciones SaaS que venden software tienen preocupaciones adicionales en materia de seguridad y medidas de protección. Al cumplir con las normas legales, los requisitos reglamentarios, las mejores prácticas del sector y las obligaciones contractuales, la empresa y sus clientes están mejor protegidos contra las violaciones de seguridad y el fraude.
Aunque cada uno de los anteriores establece requisitos de cumplimiento distintos, están estrechamente relacionados entre sí. Por ejemplo, muchas empresas facturan en función del uso, como minutos, ancho de banda, mensajes de texto, servicios de Internet de las cosas (IoT), etc. Para facturar con precisión el uso, se requieren grandes cantidades de datos, y esos datos deben normalizarse, enrutarse y clasificarse antes de poder generar las facturas. Aquí es donde el cumplimiento de los datos se convierte en una necesidad.
Echemos un vistazo más de cerca a las normas y regulaciones de cumplimiento en lo que respecta a las finanzas, los datos y la seguridad.
Normas y reglamentos de cumplimiento más importantes
La siguiente lista no es exhaustiva en cuanto a normas y reglamentos de cumplimiento, pero incluye los más importantes que su organización debe implementar para aprovechar sus beneficios (y evitar las repercusiones del incumplimiento).
Cumplimiento financiero
ASC 606
Desarrollada conjuntamente por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), la ASC 606 se aplica a todas las empresas públicas, privadas y sin ánimo de lucro que celebran acuerdos contractuales con clientes. La ASC 606 es un marco que contabiliza todos los costes incurridos por los clientes para ayudar a las empresas a reconocer los ingresos de forma más coherente. El marco de la ASC 606 consiste en un proceso de cinco pasos: 1) identificar el contrato, 2) identificar la obligación de rendimiento, 3) determinar el precio de la transacción, 4) asignar el precio de la transacción, 5) reconocer los ingresos.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Al igual que la ASC 606, la NIIF 15 es un conjunto de normas contables aceptadas a nivel mundial que detalla cómo las empresas deben reconocer, medir, presentar y divulgar los ingresos procedentes de los contratos con los clientes, y establece normas obligatorias para el estado de situación financiera, el estado de resultados integrales, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. Obligatoria en más de 150 jurisdicciones, entre ellas Brasil, la Unión Europea, India y Corea del Sur, consta de los mismos cinco pasos que la ASC 606.
Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)
Establecido por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), el GAAP consiste en un conjunto de normas y prácticas contables comúnmente seguidas. El GAAP fue diseñado para garantizar que los estados financieros de una empresa sean coherentes, comparables y completos. Establece 10 principios clave, entre los que se incluyen:
- principio de regularidad
- principio de coherencia
- principio de sinceridad
- principio de permanencia de los métodos
- principio de no compensación
- principio de prudencia
- principio de continuidad
- principio de periodicidad
- principio de materialidad
- principio de máxima buena fe\
Cumplimiento de datos
Ley de Protección al Consumidor de California (CCPA)
Promulgada en 2018, esta ley proporciona a los residentes de California una mayor privacidad y protección al consumidor al ofrecer un mayor control sobre los datos que las empresas pueden recopilar, utilizar y compartir. Además, ofrece a los consumidores de California la posibilidad de eliminar la información personal que las organizaciones han recopilado, optar por que no se venda su información personal y el derecho a ejercer sus derechos en virtud de la CCPA sin discriminación. Las empresas que cumplan cualquiera de los siguientes criterios están sujetas a la CCPA:
- Tener unos ingresos brutos anuales superiores a 25 millones de dólares.
- Recopila, compra, vende o recibe la información personal de más de 100 000 residentes, hogares o dispositivos de California al año.
- Obtenga el 50 % o más de sus ingresos anuales de la venta de información personal de residentes de California.
Esta ley se aplica a las empresas con fines de lucro que operan en California, independientemente de dónde se encuentre la empresa.
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Al igual que la CCPA, el RGPD es un reglamento de la Unión Europea (UE) que afecta a cualquier empresa, independientemente de su ubicación, que maneje datos personales de residentes de la UE. Otorga a los residentes de la UE el control sobre sus datos y abarca: 1) minimización de datos: se anima a las empresas a recopilar y procesar solo la información personal necesaria para cumplir con el pedido; 2) consentimiento: exige a las empresas obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de recopilar sus datos y permite a los usuarios retirar fácilmente su consentimiento; 3) protección de datos: exige a las organizaciones que implementen medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, auditorías de seguridad y un plan de respuesta a incidentes fiable para proteger los datos personales contra violaciones; 4) derecho de acceso y supresión: otorga a los usuarios el derecho a acceder a sus datos personales en poder de las empresas, así como a solicitar la supresión de sus datos; 5) delegado de protección de datos: las empresas o compañías de mayor tamaño que traten datos especialmente sensibles pueden estar obligadas a nombrar a un delegado de protección de datos.
Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPPA)
Con el objetivo de proporcionar a los pacientes un mayor control sobre sus datos confidenciales, como los historiales médicos, establece medidas de seguridad que los proveedores de atención sanitaria deben cumplir para garantizar la privacidad de la información sanitaria. A diferencia de otras certificaciones, la HIPPA es obligatoria para cualquier empresa de software que trabaje con entidades cubiertas. Los requisitos mínimos para determinar si una empresa está obligada a cumplir con la HIPPA incluyen: 1) La norma de privacidad, la norma HITECH y la norma Omnibus, y la norma de seguridad, las medidas de seguridad, el cifrado del transporte y el almacenamiento, la copia de seguridad y la eliminación segura de los datos, y la firma y el cumplimiento de un acuerdo de asociación comercial.
Cumplimiento de las normas de seguridad
Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS)
Independientemente de su ubicación geográfica, esta norma es un requisito para todas las empresas que aceptan, procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito. La norma PCI DSS consiste en un conjunto de protocolos de seguridad destinados a garantizar que los datos de los titulares de tarjetas estén protegidos contra violaciones de datos y robos. Las empresas que incumplan esta norma pueden enfrentarse a sanciones severas, como multas, costes legales, mayores requisitos de auditoría, la prohibición de aceptar determinadas tarjetas de pago, una mala reputación de la marca, una imagen pública deteriorada y la pérdida de clientes.
Controles de sistemas y organizaciones 1 y 2 (SOC 1 y SOC 2)
Aunque son voluntarios, SOC 1 y SOC 2 se desarrollaron para ayudar a las empresas a manejar la información y los datos confidenciales de manera coherente y fiable. SOC 1 se centra en los controles financieros de la organización, lo que significa que la empresa cuenta con los controles necesarios para registrar y comunicar con precisión los datos financieros. SOC 2 evalúa una gama más amplia de controles relacionados con los criterios de servicios de confianza de la AICPA: seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad. El cumplimiento de SOC 2 indica que la empresa cuenta con medidas seguras para proteger la información confidencial de los clientes.
Organización Internacional de Normalización (ISO/IEC 27001)
En colaboración con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en materia de normalización electrotécnica, la ISO proporciona un marco que identifica, analiza y mitiga los riesgos de seguridad de los activos, incluida la información financiera, la propiedad intelectual, los datos de los empleados y la información confiada a las empresas por terceros. Aunque no es obligatorio para la mayoría de las empresas, el cumplimiento normativo ofrece a los clientes la tranquilidad de saber que la empresa cuenta con las herramientas y los sistemas necesarios para proteger sus datos.
Directiva sobre servicios de pago 2 (PSD 2)
En referencia a la segunda Directiva europea sobre servicios de pago, la PSD 2 es una normativa que mejora los estándares de seguridad de los pagos digitales y fomenta la transparencia dentro del ecosistema de servicios financieros. Consiste en estrictos requisitos de seguridad para los pagos electrónicos y la protección de los datos financieros de los consumidores, y, en virtud del requisito de autenticación reforzada de clientes (SCA), puede exigir a las empresas que utilicen dos fuentes independientes de validación antes de procesar una transacción financiera. Incluso las transacciones recurrentes, que tradicionalmente han estado exentas de autenticación adicional, podrían requerir la SCA. Sin embargo, determinadas transacciones iniciadas por el comerciante, entre las que se pueden incluir los pagos de suscripciones, pueden estar exentas en función de las condiciones específicas.
Incumplimiento: ¿cuáles son los riesgos?
Consideradas como una forma de gestión de riesgos, las normativas y los marcos normativos proporcionan una guía para ayudar a las empresas a establecer procesos internos de cumplimiento. Dependiendo de si la normativa es obligatoria o no, los riesgos y las consecuencias pueden variar. Sin embargo, el incumplimiento puede dar lugar a:
- No manejar los datos de forma segura.
- Pagar multas significativas por infracciones de incumplimiento.
- Infracciones de la legislación en materia de seguridad y privacidad
- Costes legales significativos.
- Denuncias de fraude.
- Medios no deseados debido a violaciones y filtraciones de datos a gran escala.
- Imposibilidad de aceptar pagos de los clientes.
- Interrupción del servicio al cliente.
- Daño a la reputación de la empresa.
- Pérdida de clientes.
- Sanciones penales.
Por otro lado, garantizar el cumplimiento normativo ayuda a que su empresa crezca y alcance su máximo potencial, y la clave para encajar todas las piezas de este complicado rompecabezas son unas prácticas de facturación que cumplan con la normativa.
Por qué BillingPlatform debería formar parte de su proceso de cumplimiento normativo
Al automatizar sus prácticas de facturación, podrá cumplir fácilmente con todas las normas de cumplimiento, además de eliminar el trabajo manual y optimizar la carga de trabajo. BillingPlatform proporciona las herramientas necesarias para reconocer con precisión los ingresos ( ASC 606/NIIF 15), proteger los pagos y la información personal de los clientes (PCI y RGPD), proteger la información confidencial de los clientes (ISO y SOC 1 y SOC 2), garantizar la seguridad de los pagos digitales (PSD 2) y mucho más.
Con un enfoque en la seguridad de la empresa, nuestra solución basada en la nube se diseñó para minimizar los riesgos y garantizar el cumplimiento normativo. BillingPlatform ofrece una solución integral que le proporciona una arquitectura segura, cifrado a nivel de aplicación, permisos basados en roles, cumplimiento normativo global, grupos para compartir, aprobaciones avanzadas e historial de auditorías.
Como empresa, supervisamos continuamente el entorno normativo con el fin de proporcionar a nuestros clientes las capacidades y los conocimientos necesarios para cumplir las medidas de seguridad de los datos y mantener el cumplimiento normativo. Con nuestra solución, podrá reducir el riesgo y cumplir con estrictas normas de cumplimiento y seguridad, lo que le permitirá gestionar su negocio con mayor eficiencia, precisión y control. Realice hoy mismo una visita guiada por BillingPlatform y compruébelo usted mismo.
