A primera vista, la facturación es un concepto fácil de entender, sin embargo, existen numerosas aplicaciones independientes que funcionan al unísono para crear la arquitectura del sistema de facturación. Cada uno de estos componentes proporciona la funcionalidad necesaria para crear una arquitectura de sistema de facturación que le permite ir más allá de la funcionalidad básica de facturación para manejar las complejidades de los requisitos de facturación actuales.
Los requisitos de facturación pueden variar entre sectores y de una empresa a otra. Sin embargo, hay ciertos componentes de facturación, como el motor de facturación, el motor de tarificación y el procesamiento de pagos, que son fundamentales para todos los sistemas de facturación.
Desglose de la arquitectura del sistema de facturación
Veamos una arquitectura típica de un sistema de facturación desde el punto de vista del sector de las telecomunicaciones, uno de los sectores con requisitos de facturación más complejos, si no el más complejo. Cada uno de los sistemas que componen la arquitectura de facturación tiene una finalidad distinta, tal y como se describe a continuación.
CRM/OMOF
Las aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y gestión y cumplimiento de pedidos (OMOF) se conectan con el sistema de facturación, y este, a su vez, se conecta con el sistema de aprovisionamiento. Alternativamente, CRM/OMOF pueden conectarse directamente con el sistema de aprovisionamiento.
Sistema de aprovisionamiento
Generalmente definido a nivel de servidor de red, aplicación y usuario, es el proceso de preparación, asignación y activación de componentes de infraestructura de TI, como servidores, almacenamiento y redes, para satisfacer los requisitos de los usuarios.
Sistema de inventario de red
El inventario de red es una lista de dispositivos, como ordenadores, routers, servidores e impresoras, que están conectados a la red. Representa los procesos automatizados que asignan recursos, determinan los cambios de configuración e invocan la activación.
Motor de facturación
Este componente genera facturas basadas en los cargos calculados por el motor de ingresos. Además, gestiona los ciclos de facturación, las fechas de vencimiento de los pagos y los recordatorios de pago.
Motor de calificación
La calificación permite crear escenarios de precios que se ajustan mejor al valor de sus productos o servicios. Además, calcula el precio basándose en una combinación de factores, que luego se utiliza en la facturación para crear las facturas de los clientes.
Proceso de descuento
En su descripción más simplificada, se trata de un tipo de cargo en el catálogo de productos a través del cual las empresas ofrecen reducciones de precio en diferentes tipos de cargos, como suscripciones, uso, pagos únicos, etc. Los descuentos pueden basarse en un importe fijo, un porcentaje, paquetes, volumen, promociones, grupos y mucho más.
Control de crédito
Básicamente, se trata de una práctica destinada a garantizar que los pagos se realicen según las condiciones de pago indicadas en la factura. El control de crédito se puede clasificar en dos tipos: basado en el uso no facturado y basado en el uso facturado. El uso no facturado se define en función del uso del cliente y los cargos totales en comparación con el límite de crédito predeterminado. El uso facturado se produce después de que se haya generado la factura y está relacionado con el proceso de recaudación de ingresos.
Generación de informes
Esto incluye extraer datos de bases de datos y organizarlos y exportarlos para informes y paneles de control.
Procesamiento de pagos
Normalmente implica la autorización, la autenticación y la liquidación de pagos, y abarca la gestión de las transacciones financieras entre un cliente y la organización.
Sistema de mediación
Este motor de software ofrece la capacidad de recopilar datos de uso sin procesar de múltiples fuentes y normalizar los datos para su consumo por parte de los sistemas posteriores.
Almacén de datos
Se utiliza para la elaboración de informes, la inteligencia empresarial y el análisis de datos, y es el repositorio central de los datos recopilados de sistemas dispares.
Planificación de recursos empresariales
Este componente proporciona la automatización de procesos que se encuentran en muchas de las funciones de la organización, tales como finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, compras, etc., lo que permite a las empresas gestionar de forma fluida los procesos departamentales.
Pasarela de pago
Un sistema de terceros que permite a las empresas aceptar de forma segura pagos electrónicos, como tarjetas de crédito/débito, monederos digitales y otros métodos de pago.
Conmutadores de red
Equipo que conecta dos o más dispositivos informáticos para crear una red de comunicaciones con el fin de compartir recursos informáticos a través de la red.
La Fundación para la Flexibilidad
Ahora que hemos visto la arquitectura de un sistema de facturación, veamos las ocho aplicaciones que proporcionan flexibilidad al sistema de facturación.
- Gestión de clientes: Gestiona los contactos entrantes y salientes con los clientes y administra el ciclo de vida de los contactos.
- Gestión de pedidos: Proporciona la funcionalidad para capturar el pedido de productos/servicios, gestionar el ciclo de vida de la entrada de pedidos y supervisar el ciclo de vida de la finalización de los pedidos.
- Ventas y marketing: Desde la gestión de campañas y el seguimiento de clientes potenciales, pasando por la prestación de asistencia comercial y la gestión de comisiones, hasta el análisis del rendimiento de los productos, el sistema de facturación automatiza muchas de estas funciones y procesos.
- Calificación: Dada la variedad de productos y servicios que ofrecen la mayoría de las organizaciones, la calificación ofrece la posibilidad de crear diferentes planes de tarifas y registrar el uso.
- Facturación: El componente de facturación genera facturas, procesa pagos, realiza la administración de cuentas, mantiene la información fiscal y procesa datos financieros.
- Soporte multidefensa/multilingüe: Ofrece soporte para múltiples divisas e idiomas para su uso en diferentes unidades de negocio, además de permitir al usuario definir qué divisas utilizar para la facturación, la tarificación y la generación de informes.
- Cumplimiento normativo: Se utiliza para ajustarse a cualquier norma, además de ofrecer la posibilidad de adaptar las prácticas de facturación en todas las unidades de negocio nacionales e internacionales de acuerdo con las normas contables vigentes. Además, mantiene controles internos sobre la información financiera y la privacidad de los datos de los clientes con el cumplimiento de SOC 1 y 2.
- Seguridad: Protege los datos confidenciales de los clientes y proporciona una supervisión continua para detectar actividades maliciosas y comportamientos no autorizados. Además, supervisa el tráfico en busca de actividades anormales, proporciona autenticación multifactorial y permite un proceso de revisión del código fuente para ayudar a identificar, priorizar y resolver problemas de seguridad.
Es importante señalar que no todas las soluciones de facturación ofrecen todos estos sistemas y aplicaciones. Sin embargo, solo con lo anterior obtendrá toda la flexibilidad de la arquitectura de su sistema de facturación.
Ventajas de la flexibilidad de la arquitectura del sistema de facturación
No se puede subestimar el valor de una solución de facturación ágil y automatizada. Estas son las ocho ventajas principales que obtendrá con una arquitectura de sistema de facturación diseñada para ofrecer flexibilidad.
- Reduzca los costes y los errores. La automatización de las tareas empresariales elimina las actividades de facturación tediosas, que requieren mucho tiempo y son propensas a errores, como la creación de facturas, la recepción de pagos, el envío de recordatorios de pago, el reconocimiento de ingresos, etc.
- Genere nuevas fuentes de ingresos. Los expertos estiman que el número de dispositivos conectados al Internet de las cosas (IoT) superará los 29 000 millones en 2030. Esto casi duplica los 15 100 millones de dispositivos registrados en 2020. Las organizaciones ofrecerán productos y servicios nuevos e innovadores más rápido que nunca. Pero la facturación de estas ofertas requiere la capacidad de procesar y normalizar los datos recibidos de sistemas y dispositivos dispares. Un motor de mediación integrado convierte los datos de uso sin procesar recibidos de múltiples fuentes en ingresos.
- Mejora la velocidad de comercialización. Modificar soluciones preconfiguradas a menudo requiere personal informático cualificado, lo que lleva mucho tiempo y es caro. Una solución de facturación flexible permite a las organizaciones lanzar nuevos productos o servicios, o desarrollar nuevos modelos de precios o promociones rápidamente. ¡Puede llevar solo unas horas en lugar de meses!
- Adáptese a las demandas del mercado. Los clientes quieren modelos de pago personalizados que sean intuitivos y fáciles de usar. Diseñar sistemas de facturación como verdaderas plataformas de software los hace altamente personalizables. Así, puedes admitir cualquier plan de pago, sin importar lo complejo que sea.
- Transforme la facturación en una función de valor añadido.Las soluciones de facturación PaaS reducen los costes operativos, aumentan la escalabilidad, requieren menos mantenimiento y ofrecen flexibilidad, transformando la naturaleza misma de la facturación. Ahora, un costoso proceso administrativo pasa a ser una tarea de atención al público, lo que reduce los gastos de capital y permite monetizar lo que antes era un gasto operativo.
- Amplíe el ecosistema financiero. La arquitectura flexible del sistema de facturación integra la facturación con sistemas críticos de front-office y back-office, como CRM, ERP, contabilidad general, sistemas fiscales, etc. Esto crea un ecosistema financiero sin fisuras que facilita la extracción y la gestión de datos que están siempre sincronizados.
- Mejora la seguridad de los datos. Los sistemas de facturación tradicionales proporcionan medidas de seguridad básicas, pero son más propensos a sufrir ciberataques que pueden tener efectos devastadores. Además, los delitos cibernéticos siguen aumentando en gravedad y frecuencia. Una solución flexible proporciona una seguridad de nivel empresarial que se adapta al ritmo de las amenazas en constante evolución.
- Mejora la experiencia del cliente. Los clientes esperan que usted los conozca y conozca sus preferencias. Un sistema de facturación flexible proporciona la información necesaria para personalizar las interacciones con los clientes, responder rápidamente a los cambios en los requisitos y automatizar las comunicaciones.
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