¿Sabías que el 67 % de las empresas utiliza la automatización para estandarizar o automatizar las tareas diarias? Si es así, ¿por qué casi el 95 % de los trabajadores afirma que sigue realizando tareas repetitivas que requieren mucho tiempo? Aunque las organizaciones automatizan muchos procesos, a menudo pasan por alto la facturación como parte de su transformación digital. Sin embargo, comprender qué es un sistema de facturación automatizado y cuál es su importancia resulta fundamental para la satisfacción del cliente y para mantenerse por delante de la competencia.
¿Qué es un sistema de facturación automatizada?
Un sistema de facturación automatizado te permite optimizar y automatizar funciones de facturación rutinarias, pero que a menudo resultan complejas y requieren mucho tiempo. Estas funciones pueden incluir la facturación, la emisión de facturas, la gestión de pagos, el aprovisionamiento, los recordatorios de pago, la gestión de ingresos, los eventos desencadenados por los clientes y mucho más. El objetivo de un sistema de facturación automatizado es ahorrar tiempo y dinero al reunir datos de múltiples sistemas en una única plataforma. A continuación, genera facturas precisas, garantiza su entrega puntual y recibe los pagos a tiempo.
No todos los sistemas de facturación automatizada son iguales. Asegúrate de que el sistema que utilices sea adecuado para tu empresa y sus procesos específicos. Para ayudarte a elegir el más adecuado, veamos cinco retos habituales relacionados con la facturación. A continuación, veremos cómo un buen sistema de facturación automatizada puede reducir (e incluso eliminar) estos problemas.
Elige el sistema de facturación automática adecuado
«Limitarse a sobrevivir» en el acelerado mundo digital actual ya no es suficiente: hay que prosperar. Para evitar obstaculizar el flujo de caja, asegúrate de no dedicar un tiempo infinito a los procesos de facturación. Echa un vistazo a los siguientes retos relacionados con la facturación y pregúntate: ¿se han convertido en un problema recurrente para mi organización?
Reto 1:
Mi sistema no ofrece la flexibilidad necesaria para dar respuesta a las necesidades de los clientes y a los constantes cambios del mundo empresarial actual.
Un sistema de facturación ágil puede adaptarse fácilmente para resolver tanto los problemas empresariales actuales como las incertidumbres del futuro. Los sistemas de facturación automatizados se adaptan fácilmente a los cambios del mercado y de los clientes, resolviendo así el problema habitual de los sistemas rígidos. Ofrecen una configuración sencilla, con solo apuntar y hacer clic, que permite realizar ajustes rápidos.
Estos sistemas cuentan con funciones integradas de flujo de trabajo para procesos empresariales. Estas funciones te permiten automatizar fácilmente cualquier proceso y configurar flujos de trabajo personalizados basados en cualquier elemento de la plataforma.
Asegúrate de que el sistema de facturación automática que elijas te permita:
- Crea reglas personalizadas para optimizar todas las actividades de facturación, desde el consumo y la mediación hasta el cobro.
- Enviar facturas según los ciclos y la configuración orientados al cliente
- Procesar pagos en tiempo real
- Realizar un seguimiento de los pagos atrasados y avisar a los clientes morosos
- Implementar una lógica de reintentos automáticos para tarjetas de crédito o débito caducadas
- Configurar notificaciones automáticas en caso de que se rechacen tarjetas de crédito o débito
- Crear flujos de trabajo para eventos que requieren una respuesta rápida y generar automáticamente informes críticos
- Genera informes financieros precisos y envía los datos directamente a los paneles de control
Reto 2:
Mi equipo financiero tiene que acceder a varios sistemas y registrar manualmente los ingresos, lo que nos expone al riesgo de incumplir la normativa regional e internacional.
Supera este reto con un sistema automatizado de gestión de ingresos totalmente configurable. Mantener el cumplimiento normativo se convierte rápidamente en una tarea inmanejable si se utilizan procesos manuales o sistemas de facturación obsoletos que requieren una programación exhaustiva. El software inteligente de reconocimiento de ingresos te permite optimizar la gestión de ingresos para asignar, conciliar, supervisar y reconocer los ingresos. Esto es válido para cualquier modelo de precios, método de facturación u oferta promocional, al tiempo que se cumple con la norma ASC 606 y la NIIF 15.
Reto 3:
El hecho de tener que adaptarnos a las normas cambiantes en materia de contabilidad y cumplimiento de la normativa de seguridad está mermando nuestra rentabilidad.
Utiliza un sistema de facturación automatizado para adaptar tus procesos de facturación a las normas reguladoras internacionales y a la legislación específica de cada país. El panorama normativo cambia con frecuencia. Si utilizas una solución de facturación estándar o procesos de facturación manuales, corres el riesgo de incumplir la normativa.
Para mantenerte al día de los cambios que se producen constantemente en las normas de seguridad y cumplimiento normativo, tanto a nivel nacional como internacional, necesitas un sistema de facturación automatizado. Uno que te permita reconfigurar de forma rápida y sin esfuerzo los procesos de facturación y los protocolos de seguridad.
Para minimizar los riesgos normativos, el sistema de facturación automatizado debe permitir:
- Cifrar datos confidenciales
- Recopilar, almacenar y gestionar de forma segura la información financiera, sin necesidad de una intervención significativa del departamento de TI
- Controlar el acceso de los usuarios y ofrecer la posibilidad de realizar cambios en dicho acceso de forma rápida
- Reconfigurar rápidamente los procesos de facturación y los protocolos de seguridad
Reto 4:
La pérdida de ingresos está mermando mi rentabilidad.
Superar el reto reduciendo los ciclos de cobro y mejorando el flujo de caja. Si te enfrentas a una pérdida de ingresos, no estás solo. Según Ernst & Young, aproximadamente el 42 % de las empresas sufren pérdidas de ingresos. Las empresas pierden entre el 1 % y el 5 % de su EBITA (beneficios antes de intereses, impuestos y amortizaciones) debido a unos procesos de seguimiento de pagos y una gestión de contratos deficientes.
Un sistema de facturación automatizado agiliza los procesos de cobro, lo que te permitirá minimizar la pérdida de ingresos y acortar los ciclos de cobro, al tiempo que mejora el flujo de caja. El sistema adecuado de cobro automatizado y gestión de deudas combina la facturación, los recordatorios de pago, los cobros y la tramitación de pagos en una única solución. Permite a las empresas reducir el plazo medio de cobro (DSO), mejorar el flujo de caja y reforzar las relaciones con los clientes.
Reto 5:
La pérdida de clientes va en aumento.
Superar la pérdida de clientes eliminando los errores de facturación y facilitando que los clientes se gestionen por sí mismos. Seamos realistas: a nadie le hace gracia recibir una factura. Si la factura contiene errores y cobros excesivos, la fidelidad del cliente que intentas fomentar empieza a desvanecerse.
Quizá no te des cuenta, pero la facturación es la forma de comunicación más frecuente que tienes con tus clientes. Por eso es tan importante ofrecerles una experiencia excepcional en todo momento.
Dada la creciente complejidad de los modelos de facturación, es fundamental que tu sistema de facturación automatizado sea flexible y eficiente. Debe realizar un seguimiento preciso de los cargos, emitir facturas exactas y ofrecer a los clientes un acceso seguro y sencillo para realizar los pagos. Desde los modelos de precios hasta las facturas y la fiscalidad, un sistema de gestión de facturación flexible y automatizado maximiza los ingresos y mejora la experiencia del cliente.
A la hora de satisfacer las necesidades de una clientela diversa, es imprescindible contar con un sistema de facturación automatizado. Sin embargo, al igual que no hay dos clientes iguales, tampoco hay dos soluciones de facturación automatizada iguales.
Un buen sistema de facturación automatizada se adapta a las necesidades siempre cambiantes de las empresas y los clientes. Reduce o elimina las tareas manuales propensas a errores, protege los datos, cumple con las normas de cumplimiento normativo y seguridad, evita la pérdida de ingresos y ofrece una experiencia excepcional al cliente. Y hay aún más razones para automatizar el sistema de facturación de tu empresa en las que quizá no hayas pensado.
Automatiza hoy mismo tus procesos de facturación
La gestión manual de la facturación, los pagos, los abonos y las devoluciones, los saldos pendientes, los cobros y el reconocimiento de ingresos es ineficaz. Es propensa a errores y puede provocar atascos en el flujo de caja.
La necesidad de superar estos retos está llevando a las empresas a exigir una mayor flexibilidad a sus sistemas de facturación automatizados. En BillingPlatform, nuestra solución de facturación basada en la nube se adapta fácilmente para dar respuesta a todas tus necesidades empresariales. Esto incluye cualquier producto, servicio y modelo de negocio, de modo que dispongas de la información necesaria para gestionar tu empresa de forma más eficiente, precisa y controlada.
El sistema de facturación de última generación de BillingPlatform, que abarca todos los puntos de contacto de facturación, te ofrece la agilidad que necesitas. Podrás automatizar cualquier proceso empresarial, cumplir con las normas contables regionales e internacionales, adherirte a la normativa global y a la legislación específica de cada país, reducir la pérdida de ingresos y crear y emitir facturas precisas y puntuales. Todo ello mejorará tus relaciones con los clientes. ¡Ponte en contacto con nuestro equipo hoy mismo para descubrir cómo podemos ayudarte a emprender el camino hacia la automatización de la facturación!
