Wussten Sie, dass 67 % der Unternehmen Automatisierung einsetzen, um alltägliche Aufgaben zu standardisieren oder zu automatisieren? Wenn dem so ist, warum geben dann fast 95 % der Beschäftigten an, dass sie nach wie vor repetitive, zeitaufwändige Aufgaben erledigen? Zwar automatisieren Unternehmen viele Prozesse, doch oft übersehen sie die Rechnungsstellung als einen wichtigen Bestandteil ihrer digitalen Transformation. Dabei ist es für die Kundenzufriedenheit und den Wettbewerbsvorteil entscheidend, zu verstehen, was ein automatisiertes Abrechnungssystem ist und welche Bedeutung es hat.
Was ist ein automatisiertes Abrechnungssystem?
Ein automatisiertes Abrechnungssystem ermöglicht es Ihnen, routinemäßige, aber oft komplexe und zeitaufwändige Abrechnungsaufgaben zu optimieren und zu automatisieren. Zu diesen Aufgaben gehören unter anderem die Rechnungsstellung, die Zahlungsabwicklung, die Bereitstellung von Leistungen, das Mahnwesen, das Ertragsmanagement sowie durch Kundenereignisse ausgelöste Prozesse und vieles mehr. Ein automatisiertes Abrechnungssystem zielt darauf ab, Zeit und Geld zu sparen, indem es Daten aus verschiedenen Systemen auf einer einzigen Plattform zusammenführt. Anschließend erstellt es korrekte Rechnungen, sorgt für deren pünktliche Zustellung und nimmt Zahlungen fristgerecht entgegen.
Nicht alle automatisierten Abrechnungssysteme sind gleich. Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete System für Ihr Unternehmen und dessen spezifische Prozesse geeignet ist. Um Ihnen bei der Auswahl des richtigen Systems zu helfen, wollen wir uns zunächst fünf häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit der Abrechnung ansehen. Anschließend erläutern wir, wie das richtige automatisierte Abrechnungssystem diese Probleme mindern (oder sogar ganz beseitigen) kann.
Wählen Sie das richtige automatisierte Abrechnungssystem
In der heutigen schnelllebigen digitalen Welt reicht es nicht mehr aus, „einfach nur zu überleben“ – man muss erfolgreich sein. Um den Cashflow nicht zu beeinträchtigen, sollten Sie darauf achten, dass Sie nicht endlos viel Zeit mit Abrechnungsprozessen verbringen. Sehen Sie sich die folgenden Herausforderungen bei der Rechnungsstellung an und fragen Sie sich: Sind diese zu einem wiederkehrenden Problem für mein Unternehmen geworden?
Herausforderung 1:
Mein System bietet nicht die nötige Flexibilität, um den sich ständig ändernden Geschäfts- und Kundenanforderungen von heute gerecht zu werden.
Ein agiles Abrechnungssystem lässt sich problemlos anpassen, um sowohl die geschäftlichen Herausforderungen von heute als auch die Unsicherheiten von morgen zu bewältigen. Automatisierte Abrechnungssysteme passen sich mühelos an Markt- und Kundenveränderungen an und lösen damit das häufige Problem starrer Systeme. Sie ermöglichen eine Konfiguration per Mausklick und sorgen so für schnelle Anpassungen.
Diese Systeme verfügen über integrierte Funktionen für Geschäftsprozess-Workflows. Damit können Sie jeden beliebigen Prozess problemlos automatisieren und maßgeschneiderte Workflows auf der Grundlage beliebiger Elemente innerhalb der Plattform konfigurieren.
Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte automatisierte Abrechnungssystem Ihnen folgende Möglichkeiten bietet:
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Regeln, um alle Abrechnungsprozesse zu optimieren – von der Nutzungserfassung über die Abrechnung bis hin zum Inkasso.
- Rechnungen entsprechend kundenorientierten Zyklen und Einstellungen versenden
- Zahlungen in Echtzeit abwickeln
- Verspätete Zahlungen nachverfolgen und säumige Kunden benachrichtigen
- Implementierung einer automatisierten Wiederholungslogik für abgelaufene Kredit-/Debitkarten
- Automatische Benachrichtigungen bei abgelehnten Kredit- oder Debitkarten einrichten
- Erstellen Sie Workflows für zeitkritische Auslöser und generieren Sie automatisch wichtige Berichte
- Erstellen Sie präzise Finanzberichte und übertragen Sie die Erkenntnisse direkt in die Dashboards
Herausforderung 2:
Mein Finanzteam muss auf mehrere Systeme zugreifen und die Umsätze manuell erfassen, wodurch wir dem Risiko regionaler und internationaler Verstöße gegen Vorschriften ausgesetzt sind.
Bewältigen Sie diese Herausforderung mit einem automatisierten Revenue-Management-System, das vollständig konfigurierbar ist. Die Einhaltung der Vorschriften wird bei manuellen Prozessen oder veralteten Abrechnungssystemen, die umfangreiche Programmierarbeiten erfordern, schnell unüberschaubar. Mit intelligenter Software zur Umsatzrealisierung können Sie das Revenue Management optimieren, um Umsätze zuzuordnen, abzugleichen, zu überwachen und zu erfassen. Dies gilt für jedes Preismodell, jeden Abrechnungsansatz und jedes Werbeangebot – unter Einhaltung der Vorschriften von ASC 606 und IFRS 15.
Herausforderung 3:
Die Anpassung an sich ändernde Standards in den Bereichen Rechnungslegung und Sicherheitsvorschriften schmälert unsere Rentabilität erheblich.
Nutzen Sie ein automatisiertes Abrechnungssystem, um Ihre Abrechnungsprozesse an globale regulatorische Standards und länderspezifische Gesetze anzupassen. Das regulatorische Umfeld ändert sich häufig. Wenn Sie eine Standard-Abrechnungslösung oder manuelle Abrechnungsprozesse verwenden, laufen Sie Gefahr, gegen Vorschriften zu verstoßen.
Um mit den laufenden Änderungen der nationalen und internationalen Sicherheits- und Compliance-Standards Schritt zu halten, benötigen Sie ein automatisiertes Abrechnungssystem. Ein System, mit dem Sie Abrechnungsprozesse und Sicherheitsprotokolle schnell und mühelos anpassen können.
Um regulatorische Risiken zu minimieren, muss das automatisierte Abrechnungssystem folgende Funktionen bieten:
- Vertrauliche Daten verschlüsseln
- Finanzdaten sicher erfassen, speichern und verarbeiten – ohne dass hierfür ein erheblicher IT-Aufwand erforderlich ist
- Den Benutzerzugriff steuern und die Möglichkeit bieten, Änderungen am Benutzerzugriff schnell vorzunehmen
- Abrechnungsprozesse und Sicherheitsprotokolle schnell neu konfigurieren
Herausforderung 4:
Umsatzverluste schmälern meine Rentabilität.
Die Herausforderung durch Verkürzung der Zahlungszyklen und Verbesserung des Cashflows meistern. Wenn Sie mit Umsatzverlusten zu kämpfen haben, sind Sie nicht allein. Laut Ernst & Young sind etwa 42 % der Unternehmen von Umsatzverlusten betroffen. Unternehmen verlieren 1 % bis 5 % ihres EBITA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) aufgrund mangelhafter Zahlungsnachverfolgungsprozesse und Vertragsmanagement.
Ein automatisiertes Abrechnungssystem optimiert die Inkassoprozesse, sodass Sie Umsatzverluste und Inkassozyklen minimieren und gleichzeitig den Cashflow verbessern können. Das richtige automatisierte Inkasso- und Forderungsmanagementsystem vereint Rechnungsstellung, Mahnwesen, Inkasso und Zahlungsabwicklung in einer einzigen Lösung. Es ermöglicht Unternehmen, die Forderungslaufzeit (DSO) zu verkürzen, den Cashflow zu verbessern und die Kundenbeziehungen zu stärken.
Herausforderung 5:
Die Kundenabwanderung nimmt zu.
Die Kundenabwanderung bekämpfen, indem Rechnungsfehler vermieden werden und Kunden die Möglichkeit erhalten, Angelegenheiten selbst zu regeln. Seien wir ehrlich: Niemand freut sich darauf, eine Rechnung zu erhalten. Wenn die Rechnung Fehler und überhöhte Beträge enthält, beginnt die Kundenbindung, die Sie aufbauen möchten, zu bröckeln.
Vielleicht ist es Ihnen gar nicht bewusst, aber die Rechnungsstellung ist die häufigste Form der Kommunikation mit Ihren Kunden. Deshalb ist es so wichtig, jedes Mal ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten.
Angesichts immer komplexerer Abrechnungsmodelle ist es entscheidend, dass Ihr automatisiertes Abrechnungssystem flexibel und effizient ist. Es muss Gebühren nahtlos nachverfolgen, präzise Rechnungen erstellen und Kunden einen sicheren und einfachen Zugang für die Zahlung bieten. Von Preismodellen über Rechnungen bis hin zur Besteuerung – ein flexibles und automatisiertes Abrechnungsmanagementsystem maximiert den Umsatz und verbessert das Kundenerlebnis.
Um den Anforderungen eines vielfältigen Kundenstamms gerecht zu werden, ist ein automatisiertes Abrechnungssystem unverzichtbar. Doch so wie kein Kunde dem anderen gleicht, sind auch keine zwei automatisierten Abrechnungslösungen identisch.
Das richtige automatisierte Abrechnungssystem passt sich den sich ständig ändernden Geschäfts- und Kundenanforderungen an. Es reduziert oder eliminiert fehleranfällige manuelle Arbeitsschritte, schützt Daten, hält Compliance- und Sicherheitsstandards ein, schließt Lücken, durch die Einnahmen verloren gehen, und sorgt für ein außergewöhnliches Kundenerlebnis. Und es gibt noch weitere Gründe für die Automatisierung Ihres Unternehmensabrechnungssystems, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht haben.
Automatisieren Sie Ihre Abrechnungsprozesse noch heute
Die manuelle Abwicklung von Rechnungsstellung, Zahlungen, Gutschriften und Rückerstattungen, ausstehenden Beträgen, Inkasso und Umsatzrealisierung ist ineffizient. Sie ist fehleranfällig und kann zu Engpässen im Cashflow führen.
Die Notwendigkeit, diese Herausforderungen zu meistern, veranlasst Unternehmen dazu, mehr Flexibilität von ihren automatisierten Abrechnungssystemen zu verlangen. Bei BillingPlatform passt sich unsere cloudbasierte Abrechnungslösung problemlos an alle Ihre geschäftlichen Anforderungen an. Das umfasst jedes Produkt, jede Dienstleistung und jedes Geschäftsmodell – so erhalten Sie die notwendigen Einblicke, um Ihr Unternehmen effizienter, präziser und kontrollierter zu führen.
Das Abrechnungssystem der nächsten Generation von BillingPlatform deckt alle Berührungspunkte im Abrechnungsprozess ab und bietet Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen. Sie können jeden Geschäftsprozess automatisieren, regionale und internationale Rechnungslegungsstandards einhalten, globale Vorschriften und länderspezifische Gesetze befolgen, Umsatzverluste reduzieren sowie korrekte und pünktliche Rechnungen erstellen und versenden. All dies trägt zur Verbesserung Ihrer Kundenbeziehungen bei. Kontaktieren Sie unser Team noch heute, um zu erfahren, wie wir Sie auf den Weg zur Abrechnungsautomatisierung bringen können!
