Obwohl die Einhaltung von Abrechnungsvorschriften häufig mit der medizinischen Abrechnung in Verbindung gebracht wird, betrifft sie alle Branchen in unterschiedlichem Ausmaß. So sehen sich beispielsweise Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) aufgrund der Nutzung verschiedener Zahlungsintervalle (monatlich, jährlich, nutzungsabhängig) und unterschiedlicher Preisstrategien mit zusätzlichen Komplexitäten in den Buchhaltungsprozessen konfrontiert, die sich direkt auf die Einhaltung der Abrechnungsvorschriften auswirken können.
Im Gegensatz zu traditionellen Unternehmen, die Umsätze bei Lieferung der gekauften Produkte oder Dienstleistungen erfassen, müssen SaaS-Unternehmen abgegrenzte Umsätze und Rückstellungen sowie Rabatte, Bundles, Rückvergütungen, Preisnachlässe, Rückerstattungen und eine Vielzahl von Zahlungsintervallen und Preismodellen berücksichtigen. Für SaaS-Unternehmen, die international verkaufen, kommen Wechselkursschwankungen als weiterer Faktor hinzu, was den Zahlungsabgleich noch schwieriger und fehleranfälliger macht. Hinzu kommen Datennutzung, Datenspeicherung und Datenaustausch sowie Sicherheitsmaßnahmen, wodurch die Einhaltung von Vorschriften exponentiell komplizierter wird.
Als Oberbegriff umfasst die Abrechnungskonformität die Vorschriften und Rahmenbedingungen, an die sich Unternehmen – ob groß oder klein, öffentlich oder privat – halten sollten. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Vorschriften zur Abrechnungskonformität verbindlich sind und dass einige Vorschriften branchenspezifisch sind, wie beispielsweise der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) sowie bundesstaats-, länder- oder regionsspezifische Standards wie der California Consumer Protection Act (CCPA) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
In diesem Blogbeitrag werden die vier Dinge beleuchtet, die Sie über die Einhaltung von Abrechnungsvorschriften wissen müssen, darunter:
- Die drei Arten der Compliance und warum sie wichtig sind
- Compliance-Standards und Vorschriften
- Die Risiken einer Nichteinhaltung
- Wie die Automatisierung der Rechnungsstellung zur Einhaltung von Vorschriften beiträgt
Datenschutz, Sicherheit und Abrechnungskonformität: Was das ist und warum es wichtig ist
Die Einhaltung der Abrechnungsvorschriften ist keine einmalige Maßnahme, sondern ein fortlaufender Prozess, der ständige Sorgfalt sowie Anpassungen erfordert, um mit den sich ständig ändernden Regeln und Vorschriften Schritt zu halten. Unabhängig davon, ob eine Vorschrift verbindlich ist oder nicht, liegt es im Interesse jedes Unternehmens, die für seine Branche und seinen Standort geltenden Vorschriften einzuhalten.
Als eine Form des Risikomanagements betrachtet, lässt sich Compliance in drei Kategorien unterteilen: Finanzen, Daten und Sicherheit. Compliance ist keine einmalige Maßnahme, sondern erfordert ständige Sorgfalt sowie Anpassungen, um mit den sich ständig ändernden Regeln und Vorschriften Schritt zu halten. Der Schwerpunkt dieses Blogs liegt zwar auf der Compliance im Abrechnungsbereich, wir werden jedoch auch auf die Daten- und Sicherheits-Compliance eingehen.
Schauen wir uns die einzelnen Compliance-Kategorien einmal genauer an.
Einhaltung der Finanzvorschriften
Vorschriftsmäßige Abrechnungsverfahren spiegeln die finanzielle Lage des Unternehmens genau wider. Durch die Einhaltung der Vorschriften stellen Ihre Abrechnungsdaten (Kundenzahlungen, Umsatz pro Nutzer, Customer Lifetime Value (CLV) usw.) sicher, dass das Unternehmen über die erforderlichen Fakten und Finanzkennzahlen verfügt, um den Umsatz genau auszuweisen, Steuern zu berechnen, den zukünftigen Cashflow und die Kundenabwanderung zu prognostizieren sowie die notwendigen Erkenntnisse für fundierte strategische Entscheidungen zu gewinnen. Zudem gewährleisten sie die Einhaltung globaler Rechnungslegungsstandards, Steuergesetze und Zahlungsvorschriften. Die durch finanzielle Compliance gewonnene finanzielle Transparenz stärkt die Glaubwürdigkeit gegenüber Investoren und verbessert zudem die Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Stakeholdern, dem Vorstand sowie den Kunden.
Datenschutzkonformität
Nicht zu verwechseln mit Data Governance: Data Compliance konzentriert sich auf die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Standards im Zusammenhang mit Datenmanagement und Datenschutz. Dabei kommen Richtlinien und Verfahren zum Einsatz, die Organisationen die notwendigen Leitlinien für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten an die Hand geben. Datenschutzgesetze legen fest, wie sichergestellt wird, dass Daten sicher verwaltet und vor unbefugtem Zugriff und unbefugter Nutzung, Malware und anderen Cybersicherheitsbedrohungen geschützt werden. Entscheidend für die Datensicherheit ist die Datenkontrolle, und die Einhaltung von Datenstandards und -vorschriften trägt dazu bei, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Unternehmensdaten zu gewährleisten.
Einhaltung von Sicherheitsvorschriften
Wenn es um die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften geht, müssen Unternehmen wie beispielsweise SaaS-Anbieter, die Software vertreiben, zusätzliche Sicherheitsaspekte berücksichtigen und entsprechende Schutzmaßnahmen ergreifen. Durch die Einhaltung gesetzlicher Standards, behördlicher Auflagen, bewährter Branchenpraktiken und vertraglicher Verpflichtungen sind das Unternehmen und seine Kunden besser vor Sicherheitsverletzungen und Betrug geschützt.
Obwohl jede der oben genannten Bereiche eigene Compliance-Anforderungen mit sich bringt, sind sie eng miteinander verflochten. So stellen beispielsweise viele Unternehmen ihre Rechnungen auf der Grundlage der Nutzung ab, etwa nach Minuten, Bandbreite, SMS, IoT-Diensten (Internet der Dinge) usw. Um die Nutzung genau abzurechnen, sind riesige Datenmengen erforderlich, und diese Daten müssen normalisiert, weitergeleitet und bewertet werden, bevor Rechnungen erstellt werden können. Hier wird Daten-Compliance zu einer Notwendigkeit.
Werfen wir einen genaueren Blick auf die Compliance-Standards und -Vorschriften in den Bereichen Finanzen, Daten und Sicherheit.
Wichtigste Compliance-Standards und Vorschriften
Die folgende Auflistung ist keine vollständige Übersicht über Compliance-Standards und Vorschriften, sondern enthält die wichtigsten davon, die Ihr Unternehmen umsetzen sollte, um von deren Vorteilen zu profitieren (und die Folgen einer Nichteinhaltung zu vermeiden).
Finanz-Compliance
ASC 606
ASC 606 wurde gemeinsam vom Financial Accounting Standards Board (FASB) und dem International Accounting Standards Board (IASB) entwickelt und gilt für alle börsennotierten Unternehmen, Privatunternehmen und gemeinnützigen Organisationen, die vertragliche Vereinbarungen mit Kunden eingehen. ASC 606 ist ein Rahmenkonzept, das alle den Kunden entstehenden Kosten berücksichtigt, um Unternehmen dabei zu helfen, Umsatzerlöse einheitlicher zu erfassen. Das ASC-606-Rahmenkonzept besteht aus einem fünfstufigen Prozess: 1) Identifizierung des Vertrags, 2) Identifizierung der Leistungsverpflichtung, 3) Ermittlung des Transaktionspreises, 4) Aufteilung des Transaktionspreises, 5) Erfassung der Umsatzerlöse.
Internationale Rechnungslegungsstandards (IFRS)
Ähnlich wie ASC 606 handelt es sich bei IFRS 15 um eine Reihe weltweit anerkannter Rechnungslegungsvorschriften, die detailliert regeln, wie Unternehmen Umsatzerlöse aus Kundenverträgen erfassen, bewerten, darstellen und offenlegen sollen, und die verbindliche Vorschriften für die Bilanz, die Gesamtergebnisrechnung, die Eigenkapitalveränderungsrechnung und die Kapitalflussrechnung enthalten. Der Standard gilt in mehr als 150 Rechtsordnungen, darunter Brasilien, die Europäische Union, Indien und Südkorea, und besteht aus denselben fünf Schritten wie ASC 606.
Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP)
Die vom Financial Accounting Standards Board (FASB) festgelegten GAAP bestehen aus einer Sammlung allgemein anerkannter Rechnungslegungsvorschriften und -praktiken. Die GAAP wurden entwickelt, um sicherzustellen, dass die Jahresabschlüsse eines Unternehmens einheitlich, vergleichbar und vollständig sind. Sie umfassen zehn Grundprinzipien, darunter:
- Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit
- Konsistenzprinzip
- Grundsatz der Aufrichtigkeit
- Prinzip der Beständigkeit der Methoden
- Grundsatz der Nichtkompensation
- Vorsorgeprinzip
- Kontinuitätsprinzip
- Periodizitätsprinzip
- Wesentlichkeitsprinzip
- Grundsatz von höchster Treu und Glauben\
Datenschutzkonformität
Kalifornisches Verbraucherschutzgesetz (CCPA)
Dieses im Jahr 2018 in Kraft getretene Gesetz bietet Einwohnern Kaliforniens einen besseren Datenschutz und Verbraucherschutz, indem es ihnen mehr Kontrolle über die Daten gewährt, die Unternehmen erheben, nutzen und weitergeben dürfen. Darüber hinaus gibt es kalifornischen Verbrauchern die Möglichkeit, von Organisationen erhobene personenbezogene Daten löschen zu lassen, der Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen und ihre CCPA-Rechte ohne Diskriminierung auszuüben. Unternehmen, die eines der folgenden Kriterien erfüllen, unterliegen dem CCPA:
- einen Jahresbruttoumsatz von mehr als 25 Millionen Dollar erzielen.
- Sammelt, kauft, verkauft oder erhält jährlich personenbezogene Daten von mehr als 100.000 Einwohnern, Haushalten oder Geräten in Kalifornien.
- Erzielt 50 % oder mehr seines Jahresumsatzes durch den Verkauf personenbezogener Daten von Einwohnern Kaliforniens.
Dieses Gesetz gilt für gewinnorientierte Unternehmen, die in Kalifornien geschäftlich tätig sind, unabhängig davon, wo sich der Sitz des Unternehmens befindet.
Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Ähnlich wie der CCPA ist die DSGVO eine Verordnung der Europäischen Union (EU), die für jedes Unternehmen gilt, das personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet – unabhängig von seinem Standort. Sie gewährt EU-Bürgern die Kontrolle über ihre Daten und umfasst: 1) Datenminimierung: Unternehmen werden dazu angehalten, nur die personenbezogenen Daten zu erheben und zu verarbeiten, die zur Erfüllung des Auftrags erforderlich sind; 2) Einwilligung: Unternehmen sind verpflichtet, vor der Erhebung von Daten die ausdrückliche Einwilligung der Nutzer einzuholen, und die Nutzer haben das Recht, ihre Einwilligung jederzeit problemlos zu widerrufen; 3) Datenschutz: Hier werden Organisationen verpflichtet, robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Sicherheitsaudits und einen zuverlässigen Plan zur Reaktion auf Sicherheitsvorfälle zu implementieren, um personenbezogene Daten vor Verstößen zu schützen, 4) Recht auf Auskunft und Löschung: Hier wird den Nutzern das Recht eingeräumt, Auskunft über ihre bei Unternehmen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie die Löschung ihrer Daten zu verlangen, 5) Datenschutzbeauftragter: Insbesondere größere Unternehmen oder solche, die besonders sensible Daten verarbeiten, können verpflichtet sein, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
Gesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht im Krankenversicherungswesen (HIPAA)
Das Gesetz soll Patienten mehr Kontrolle über ihre sensiblen Daten wie beispielsweise Gesundheitsakten geben und sieht Schutzmaßnahmen vor, die Gesundheitsdienstleister einhalten müssen, um den Schutz von Gesundheitsdaten zu gewährleisten. Im Gegensatz zu einigen anderen Zertifizierungen ist die Einhaltung der HIPAA-Vorschriften für jedes Softwareunternehmen verpflichtend, das mit betroffenen Einrichtungen zusammenarbeitet. Zu den Mindestanforderungen, anhand derer festgestellt wird, ob ein Unternehmen zur Einhaltung von HIPAA verpflichtet ist, gehören: 1) die Datenschutzvorschrift, die HITECH- und Omnibus-Vorschrift sowie die Sicherheitsvorschrift, Sicherheitsvorkehrungen, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, sichere Datensicherung und -entsorgung sowie die Unterzeichnung und Einhaltung einer Geschäftspartnervereinbarung.
Einhaltung von Sicherheitsvorschriften
Datensicherheitsstandard der Zahlungskartenbranche (PCI DSS)
Unabhängig vom geografischen Standort gilt dieser Standard für alle Unternehmen, die Kreditkartendaten entgegennehmen, verarbeiten, speichern oder übertragen. Der PCI DSS umfasst eine Reihe von Sicherheitsprotokollen, die gewährleisten sollen, dass die Daten der Karteninhaber vor Datenmissbrauch und Diebstahl geschützt sind. Unternehmen, bei denen eine Nichteinhaltung festgestellt wird, müssen mit schwerwiegenden Sanktionen rechnen, darunter Geldstrafen, Rechtskosten, verschärfte Prüfungsanforderungen, das Verbot, bestimmte Zahlungskarten anzunehmen, Rufschädigung, Imageverlust in der Öffentlichkeit und Kundenverluste.
System- und Organisationskontrollen 1 und 2 (SOC 1 und SOC 2)
Obwohl SOC 1 und SOC 2 freiwilliger Natur sind, wurden sie entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, sensible Informationen und Daten auf einheitliche und zuverlässige Weise zu behandeln. SOC 1 konzentriert sich auf die Finanzkontrollen der Organisation, was bedeutet, dass das Unternehmen über die erforderlichen Kontrollen verfügt, um Finanzdaten genau zu erfassen und zu melden. SOC 2 bewertet ein breiteres Spektrum an Kontrollen im Zusammenhang mit den „Trust Services Criteria“ des AICPA: Sicherheit, Verfügbarkeit, Verarbeitungsintegrität, Vertraulichkeit und Datenschutz. Die Einhaltung der SOC-2-Anforderungen zeigt an, dass das Unternehmen über sichere Maßnahmen zum Schutz sensibler Kundendaten verfügt.
Internationale Organisation für Normung (ISO/IEC 27001)
In Zusammenarbeit mit der Internationalen Elektrotechnischen Kommission (IEC) im Bereich der elektrotechnischen Normung bietet die ISO einen Rahmen, der Sicherheitsrisiken für Vermögenswerte – darunter Finanzdaten, geistiges Eigentum, Mitarbeiterdaten und Informationen, die Unternehmen von Dritten anvertraut wurden – identifiziert, analysiert und mindert. Auch wenn die Einhaltung dieser Normen für die meisten Unternehmen nicht verpflichtend ist, vermittelt sie den Kunden die Gewissheit, dass das Unternehmen über die erforderlichen Instrumente und Systeme zum Schutz ihrer Daten verfügt.
Zahlungsdiensterichtlinie 2 (PSD 2)
Die zweite Europäische Zahlungsdiensterichtlinie (PSD 2) ist eine Verordnung, die die Sicherheitsstandards für digitale Zahlungen verbessert und die Transparenz innerhalb des Finanzdienstleistungsökosystems fördert. Sie umfasst strenge Sicherheitsanforderungen für elektronische Zahlungen und den Schutz der Finanzdaten von Verbrauchern. Im Rahmen der Anforderung einer starken Kundenauthentifizierung (Strong Customer Authentication, SCA) kann sie Unternehmen dazu verpflichten, vor der Abwicklung einer Finanztransaktion zwei unabhängige Authentifizierungsquellen zu nutzen. Selbst wiederkehrende Transaktionen, die traditionell von einer zusätzlichen Authentifizierung ausgenommen waren, könnten einer SCA unterliegen. Bestimmte vom Händler initiierte Transaktionen – darunter auch Abonnementzahlungen – können jedoch je nach den konkreten Bedingungen davon ausgenommen sein.
Nichteinhaltung: Welche Risiken bestehen?
Als eine Form des Risikomanagements betrachtet, dienen die Vorschriften und Rahmenbedingungen als Leitfaden, der Unternehmen bei der Einrichtung interner Compliance-Prozesse unterstützt. Je nachdem, ob die Vorschrift verbindlich ist oder nicht, können die Risiken und Folgen variieren. Eine Nichteinhaltung kann jedoch folgende Folgen haben:
- Versäumnis, Daten sicher zu behandeln.
- Die Zahlung erheblicher Geldbußen wegen Verstößen gegen die Vorschriften.
- Verstöße gegen Sicherheits- und Datenschutzvorschriften
- Erhebliche Rechtskosten.
- Betrugsvorwürfe.
- Unerwünschte Medien aufgrund groß angelegter Datenpannen und -lecks.
- Unfähigkeit, Zahlungen von Kunden entgegenzunehmen.
- Störung des Kundenservices.
- Rufschädigung des Unternehmens.
- Kundenabwanderung.
- Strafrechtliche Sanktionen.
Andererseits trägt die Einhaltung der Vorschriften dazu bei, dass Ihr Unternehmen wächst und sein volles Potenzial ausschöpft – und der Schlüssel dazu, alle Teile dieses komplizierten Puzzles zusammenzufügen, sind vorschriftsmäßige Abrechnungsverfahren.
Warum BillingPlatform ein wichtiger Bestandteil Ihres Compliance-Prozesses sein sollte
Durch die Automatisierung Ihrer Abrechnungsprozesse können Sie problemlos alle Compliance-Standards einhalten, manuellen Aufwand vermeiden und die Arbeitsbelastung optimieren. BillingPlatform bietet die erforderlichen Tools, um Umsätze korrekt zu erfassen – gemäß ASC 606/IFRS 15 –, die Zahlungs- und personenbezogenen Daten der Kunden zu schützen – gemäß PCI und DSGVO –, sensible Kundendaten zu sichern (gemäß ISO sowie SOC 1 und SOC 2), die Sicherheit digitaler Zahlungen zu gewährleisten (gemäß PSD 2) und vieles mehr.
Mit dem Schwerpunkt auf der Sicherheit Ihres Unternehmens wurde unsere cloudbasierte Lösung entwickelt, um Risiken zu minimieren und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. BillingPlatform bietet eine umfassende Lösung, die Ihnen eine sichere Architektur, Verschlüsselung auf Anwendungsebene, rollenbasierte Berechtigungen, globale Compliance, Freigabegruppen, erweiterte Genehmigungsverfahren und einen Prüfprotokollverlauf zur Verfügung stellt.
Als Unternehmen beobachten wir kontinuierlich das regulatorische Umfeld, um unseren Kunden die Fähigkeiten und das Fachwissen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um Datensicherheitsmaßnahmen einzuhalten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten. Mit unserer Lösung können Sie Risiken reduzieren und strenge Compliance- und Sicherheitsstandards einhalten, sodass Sie Ihr Unternehmen effizienter, präziser und kontrollierter führen können. Machen Sie noch heute eine geführte Tour durch BillingPlatform und überzeugen Sie sich selbst.
