Bien qu'elle soit souvent associée à la facturation médicale, la conformité en matière de facturation concerne tous les secteurs d'activité, avec des degrés de difficulté variables. Par exemple, en raison de la diversité des fréquences de paiement (mensuelles, annuelles, en fonction de l'utilisation) et des stratégies de tarification, les entreprises proposant des logiciels en tant que service (SaaS) sont confrontées à des complexités supplémentaires dans leurs processus comptables, qui peuvent avoir une incidence directe sur la conformité en matière de facturation.
Contrairement aux entreprises traditionnelles qui comptabilisent leur chiffre d’affaires lors de la livraison des produits ou de la prestation des services achetés, les entreprises SaaS doivent tenir compte des produits différés et des charges à payer, ainsi que des remises, des offres groupées, des rabais, des concessions tarifaires, des remboursements et d’une grande variété de fréquences de paiement et de modèles tarifaires. Pour les entreprises SaaS qui vendent à l’international, les fluctuations des taux de change constituent un facteur supplémentaire à prendre en compte, ce qui rend le rapprochement des paiements encore plus difficile et sujet aux erreurs. Si l'on ajoute à cela l'utilisation, le stockage et le partage des données, ainsi que les mesures de sécurité, la mise en conformité devient exponentiellement plus complexe.
Considérée comme un terme générique, la conformité en matière de facturation englobe les réglementations et les cadres réglementaires que les entreprises – grandes ou petites, publiques ou privées – doivent respecter. Il est important de noter que toutes les réglementations en matière de conformité de la facturation ne sont pas obligatoires, et que certaines sont spécifiques à un secteur d’activité, comme la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA), ainsi que des normes propres à un État, un pays ou une région, telles que la loi californienne sur la protection des consommateurs (CCPA) et le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Cet article passe en revue les 4 éléments essentiels à connaître en matière de conformité de la facturation, notamment :
- Les trois types de conformité et leur importance
- Normes et réglementations en matière de conformité
- Les risques liés au non-respect des obligations
- En quoi l'automatisation de la facturation contribue-t-elle à garantir la conformité ?
Conformité en matière de données, de sécurité et de facturation : de quoi s'agit-il et pourquoi est-ce important ?
Loin d’être une initiative ponctuelle, la conformité en matière de facturation est un processus continu qui exige une vigilance constante, ainsi que des ajustements pour s’adapter à l’évolution permanente des règles et réglementations. Que la réglementation soit obligatoire ou non, il est dans l’intérêt de chaque entreprise de se conformer aux réglementations applicables à son secteur d’activité et à sa situation géographique.
Considérée comme une forme de gestion des risques, la conformité peut être divisée en trois catégories : la conformité financière, la conformité en matière de données et la conformité en matière de sécurité. Loin d’être une initiative ponctuelle, la conformité exige une vigilance constante, ainsi que des ajustements pour s’adapter à l’évolution permanente des règles et réglementations. Bien que ce blog se concentre sur la conformité en matière de facturation, nous aborderons également la conformité en matière de données et la conformité en matière de sécurité.
Examinons plus en détail chacune de ces catégories de conformité.
Conformité financière
Des pratiques de facturation conformes reflètent fidèlement la santé financière de l'entreprise. En respectant ces normes, vos données de facturation (paiements des clients, chiffre d'affaires par utilisateur, valeur vie client (CLV), etc.) garantissent que l'entreprise dispose des chiffres financiers concrets nécessaires pour déclarer avec précision son chiffre d'affaires, calculer ses impôts, prévoir ses flux de trésorerie futurs et le taux de désabonnement de ses clients, ainsi que pour disposer des informations requises afin de prendre des décisions stratégiques éclairées. Elles garantissent également la conformité aux normes comptables internationales, à la législation fiscale et à la réglementation en matière de paiements. La transparence financière issue de la conformité financière renforce la crédibilité auprès des investisseurs et améliore les relations entre l’entreprise et ses parties prenantes, son conseil d’administration et ses clients.
Conformité des données
À ne pas confondre avec la gouvernance des données, la conformité des données met l’accent sur le respect des lois, des réglementations et des normes relatives à la gestion des données et à la vie privée. Elle s’appuie sur des politiques et des procédures qui fournissent aux organisations les orientations nécessaires pour collecter, traiter et utiliser les données. Les lois sur la protection des données définissent les moyens de garantir une gestion sécurisée des données et leur protection contre tout accès et toute utilisation non autorisés, les logiciels malveillants et autres menaces de cybersécurité. Le contrôle des données est essentiel à leur sécurité, et le respect des normes et réglementations en la matière contribue à garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données d’une entreprise.
Conformité en matière de sécurité
En matière de conformité en matière de sécurité, les entreprises telles que les sociétés SaaS qui commercialisent des logiciels doivent faire face à des enjeux de sécurité supplémentaires et mettre en place des mesures de protection spécifiques. En se conformant aux normes légales, aux exigences réglementaires, aux meilleures pratiques du secteur et aux obligations contractuelles, l'entreprise et ses clients bénéficient d'une meilleure protection contre les failles de sécurité et la fraude.
Bien que chacun des éléments susmentionnés impose des exigences de conformité distinctes, celles-ci sont étroitement liées. Par exemple, de nombreuses entreprises facturent en fonction de la consommation : minutes, bande passante, SMS, services liés à l’Internet des objets (IoT), etc. Pour facturer avec précision cette consommation, il faut disposer d’énormes quantités de données, qui doivent être normalisées, acheminées et classées avant que les factures puissent être générées. C’est là que la conformité des données devient une nécessité.
Examinons de plus près les normes et réglementations en matière de conformité dans les domaines de la finance, des données et de la sécurité.
Principales normes et réglementations en matière de conformité
La liste suivante, qui n'est pas exhaustive, présente les principales normes et réglementations que votre organisation devrait mettre en œuvre pour en tirer pleinement parti (et éviter les conséquences d'une non-conformité).
Conformité financière
ASC 606
Élaborée conjointement par le Financial Accounting Standards Board (FASB) et l’International Accounting Standards Board (IASB), la norme ASC 606 s’applique à toutes les sociétés cotées, aux entreprises privées et aux organismes à but non lucratif qui concluent des contrats avec des clients. L'ASC 606 est un référentiel qui prend en compte l'ensemble des coûts supportés par les clients afin d'aider les entreprises à comptabiliser leur chiffre d'affaires de manière plus cohérente. Le référentiel ASC 606 s'articule autour d'un processus en cinq étapes: 1) identifier le contrat, 2) identifier l'obligation de prestation, 3) déterminer le prix de transaction, 4) répartir le prix de transaction, 5) comptabiliser le chiffre d'affaires.
Normes internationales d'information financière (IFRS)
À l'instar de la norme ASC 606, la norme IFRS 15 constitue un ensemble de règles comptables reconnues à l'échelle mondiale qui détaillent la manière dont les entreprises doivent comptabiliser, évaluer, présenter et fournir des informations sur les produits issus des contrats conclus avec les clients, en établissant des règles obligatoires pour l'état de la situation financière, l'état du résultat global, l'état des variations des capitaux propres et le tableau des flux de trésorerie. Applicable dans plus de 150 juridictions, dont le Brésil, l'Union européenne, l'Inde et la Corée du Sud, cette norme comprend les mêmes cinq étapes que l'ASC 606.
Principes comptables généralement admis (GAAP)
Établis par le Financial Accounting Standards Board (FASB), les principes comptables généralement admis (GAAP) constituent un ensemble de règles et de pratiques comptables couramment appliquées. Les GAAP ont été conçus pour garantir la cohérence, la comparabilité et l'exhaustivité des états financiers d'une entreprise. Ils s'articulent autour de 10 principes clés, notamment :
- principe de régularité
- principe de cohérence
- principe de sincérité
- principe de permanence des méthodes
- principe de non-compensation
- principe de prudence
- principe de continuité
- principe de périodicité
- principe d'importance relative
- principe de la bonne foi absolue\
Conformité des données
Loi californienne sur la protection des consommateurs (CCPA)
Adoptée en 2018, cette loi renforce la protection de la vie privée et des consommateurs en Californie en leur accordant un contrôle accru sur les données que les entreprises peuvent collecter, utiliser et partager. Elle permet en outre aux consommateurs californiens de demander la suppression des informations personnelles collectées par les organisations, de s'opposer à la vente de leurs informations personnelles et d'exercer leurs droits au titre de la CCPA sans faire l'objet d'aucune discrimination. Les entreprises qui répondent à l'un des critères suivants sont soumises à la CCPA :
- Avoir un chiffre d'affaires annuel brut supérieur à 25 millions de dollars.
- Collecte, achète, vend ou reçoit chaque année les données à caractère personnel de plus de 100 000 résidents, foyers ou appareils californiens.
- Tire au moins 50 % de son chiffre d'affaires annuel de la vente des données à caractère personnel des résidents californiens.
Cette loi s'applique aux sociétés à but lucratif exerçant leurs activités en Californie, quel que soit leur lieu d'implantation.
Règlement général sur la protection des données (RGPD)
À l’instar du CCPA, le RGPD est un règlement de l’Union européenne (UE) qui s’applique à toute entreprise, quel que soit son lieu d’implantation, traitant les données à caractère personnel de résidents de l’UE. Il confère aux résidents de l’UE le contrôle de leurs données et englobe : 1) la minimisation des données : les entreprises sont encouragées à ne collecter et traiter que les informations personnelles strictement nécessaires à l’exécution de la commande ; 2) le consentement : les entreprises sont tenues d’obtenir le consentement explicite des utilisateurs avant de collecter leurs données, et les utilisateurs peuvent facilement retirer ce consentement ; 3) la protection des données : qui impose aux organisations de mettre en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses, telles que le chiffrement, des audits de sécurité et un plan d’intervention fiable en cas d’incident afin de protéger les données à caractère personnel contre toute violation ; 4) le droit d’accès et d’effacement : qui confère aux utilisateurs le droit d’accéder à leurs données à caractère personnel détenues par les entreprises, ainsi que de demander la suppression de ces données ; 5) le délégué à la protection des données : les grandes entreprises ou celles qui traitent des données particulièrement sensibles peuvent être tenues de nommer un délégué à la protection des données.
Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (HIPAA)
Destinée à offrir aux patients un meilleur contrôle sur leurs données sensibles, telles que leurs dossiers médicaux, cette réglementation prévoit des mesures de protection que les prestataires de soins de santé doivent respecter afin de garantir la confidentialité des informations de santé. Contrairement à certaines certifications, la conformité à la loi HIPAA est obligatoire pour toute entreprise de logiciels travaillant avec des entités concernées. Les critères minimaux permettant de déterminer si une entreprise est tenue de se conformer à la loi HIPAA comprennent : 1) la règle de confidentialité, les règles HITECH et Omnibus, ainsi que la règle de sécurité, les mesures de sécurité, le chiffrement lors du transport et du stockage, la sauvegarde et la destruction sécurisées des données, ainsi que la signature et le respect d’un accord de partenariat commercial.
Conformité en matière de sécurité
Norme de sécurité des données du secteur des cartes de paiement (PCI DSS)
Quelle que soit leur situation géographique, toutes les entreprises qui acceptent, traitent, stockent ou transmettent des informations relatives aux cartes de crédit sont tenues de respecter cette norme. La norme PCI DSS consiste en un ensemble de protocoles de sécurité visant à garantir la protection des données des titulaires de cartes contre les fuites de données et le vol. Les entreprises jugées non conformes s'exposent à de lourdes sanctions, notamment des amendes, des frais juridiques, des exigences d'audit accrues, l'interdiction d'accepter certaines cartes de paiement, une atteinte à la réputation de la marque, une détérioration de l'image publique et la perte de clients.
Contrôles des systèmes et de l'organisation 1 et 2 (SOC 1 et SOC 2)
Bien qu’elles soient facultatives, les normes SOC 1 et SOC 2 ont été élaborées pour aider les entreprises à traiter les informations et les données sensibles de manière cohérente et fiable. La norme SOC 1 porte sur les contrôles financiers de l’organisation, ce qui signifie que l’entreprise dispose des contrôles nécessaires pour enregistrer et communiquer avec précision ses données financières. La norme SOC 2 évalue un éventail plus large de contrôles liés aux critères des services de confiance de l’AICPA : sécurité, disponibilité, intégrité du traitement, confidentialité et respect de la vie privée. La conformité à la norme SOC 2 indique que l’entreprise a mis en place des mesures de sécurité pour protéger les informations sensibles de ses clients.
Organisation internationale de normalisation (ISO/IEC 27001)
En collaboration avec la Commission électrotechnique internationale (CEI) dans le domaine de la normalisation électrotechnique, l'ISO fournit un cadre permettant d'identifier, d'analyser et d'atténuer les risques de sécurité pesant sur les actifs, notamment les informations financières, la propriété intellectuelle, les données relatives aux salariés et les informations confiées aux entreprises par des tiers. Bien que cette conformité ne soit pas obligatoire pour la plupart des entreprises, elle offre aux clients l'assurance que l'entreprise dispose des outils et des systèmes nécessaires pour protéger leurs données.
Directive sur les services de paiement 2 (PSD 2)
La deuxième directive européenne sur les services de paiement, ou PSD 2, est une réglementation qui renforce les normes de sécurité des paiements numériques et favorise la transparence au sein de l'écosystème des services financiers. Comportant des exigences de sécurité strictes en matière de paiements électroniques et de protection des données financières des consommateurs, elle peut, en vertu de l’obligation d’authentification forte du client (SCA), exiger des entreprises qu’elles utilisent deux sources de validation indépendantes avant de traiter une transaction financière. Même les transactions récurrentes, qui étaient traditionnellement exemptées d’authentification supplémentaire, pourraient nécessiter une SCA. Toutefois, certaines transactions initiées par le commerçant – qui peuvent inclure le paiement d’un abonnement – peuvent être exemptées en fonction de conditions spécifiques.
Non-conformité : quels sont les risques ?
Considérées comme un outil de gestion des risques, les réglementations et les cadres réglementaires constituent un guide destiné à aider les entreprises à mettre en place des processus internes de conformité. Selon que la réglementation est contraignante ou non, les risques et les conséquences peuvent varier. Toutefois, le non-respect de ces règles peut entraîner :
- Ne pas assurer une gestion sécurisée des données.
- Le paiement d'amendes importantes en cas de non-respect de la réglementation.
- Violations de la législation en matière de sécurité et de protection de la vie privée
- Des frais juridiques importants.
- Allégations de fraude.
- Fichiers indésirables résultant de violations de données et de fuites à grande échelle.
- Impossibilité d'accepter les paiements des clients.
- Perturbation du service client.
- Atteinte à la réputation de l'entreprise.
- Taux de désabonnement.
- Sanctions pénales.
D'autre part, garantir la conformité contribue à la croissance de votre entreprise et lui permet d'atteindre son plein potentiel ; pour assembler toutes les pièces de ce puzzle complexe, il est essentiel de mettre en place des pratiques de facturation conformes.
Pourquoi BillingPlatform devrait faire partie de votre démarche de mise en conformité
En automatisant vos processus de facturation, vous pouvez facilement vous conformer à toutes les normes de conformité, tout en éliminant les tâches manuelles et en rationalisant la charge de travail. BillingPlatform fournit les outils nécessaires pour comptabiliser avec précision les revenus ( ASC 606/IFRS 15), sécuriser les paiements et les données personnelles des clients (PCI et RGPD), protéger les informations sensibles des clients (ISO, SOC 1 et SOC 2), garantir la sécurité des paiements numériques (PSD 2), et bien plus encore.
Axée sur la sécurité de l'entreprise, notre solution basée sur le cloud a été conçue pour minimiser les risques et garantir la conformité. BillingPlatform offre une solution complète qui vous apporte une architecture sécurisée, un chiffrement au niveau de l'application, des autorisations basées sur les rôles, une conformité mondiale, des groupes de partage, des processus de validation avancés et un historique d'audit.
En tant qu'entreprise, nous suivons en permanence l'évolution du cadre réglementaire afin d'offrir à nos clients les outils et l'expertise nécessaires pour respecter les mesures de sécurité des données et garantir la conformité réglementaire. Grâce à notre solution, vous pouvez réduire les risques et respecter des normes strictes en matière de conformité et de sécurité, ce qui vous permet de gérer votre entreprise avec plus d'efficacité, de précision et de contrôle. Suivez dès aujourd'hui une visite guidée de BillingPlatform et constatez-le par vous-même.
