Aunque a menudo se asocia con la facturación médica, el cumplimiento normativo en materia de facturación afecta a todos los sectores con distintos grados de dificultad. Por ejemplo, al utilizar diversos intervalos de pago (mensuales, anuales, en función del consumo) y diversas estrategias de fijación de precios, las empresas de software como servicio (SaaS) se enfrentan a complejidades adicionales en los procesos contables que pueden afectar directamente al cumplimiento normativo en materia de facturación.
A diferencia de las empresas tradicionales, que contabilizan los ingresos en el momento de la entrega de los productos o servicios adquiridos, las empresas de SaaS deben contabilizar los ingresos diferidos y los pasivos devengados, así como los descuentos, los paquetes, las rebajas, las concesiones de precio, los reembolsos y una gran variedad de intervalos de pago y esquemas de precios. Para las organizaciones de SaaS que venden a nivel internacional, las fluctuaciones del tipo de cambio se convierten en un factor adicional a tener en cuenta, lo que hace que la conciliación de pagos sea aún más difícil y propensa a errores. Si a esto le sumamos el uso, el almacenamiento y el intercambio de datos, así como las medidas de seguridad, el cumplimiento normativo se complica exponencialmente.
Considerado un término genérico, el cumplimiento normativo en materia de facturación abarca las normativas y los marcos que deben seguir las empresas, tanto grandes como pequeñas, públicas y privadas. Es importante señalar que no todas las normas de cumplimiento en materia de facturación son obligatorias, y que algunas son específicas de determinados sectores, como la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA), así como normas específicas de cada estado, país o región, como la Ley de Protección al Consumidor de California (CCPA) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
En este blog se analizan las cuatro cosas que debes saber sobre el cumplimiento normativo en materia de facturación, entre las que se incluyen:
- Los tres tipos de cumplimiento normativo y por qué son importantes
- Normas y reglamentos de cumplimiento
- Los riesgos del incumplimiento
- Cómo contribuye la automatización de la facturación a garantizar el cumplimiento normativo
Cumplimiento normativo en materia de datos, seguridad y facturación: qué son y por qué son importantes
El cumplimiento normativo en materia de facturación no es una iniciativa puntual, sino un proceso continuo que requiere una diligencia constante, así como ajustes para adaptarse a unas normas y reglamentos en constante evolución. Independientemente de si la normativa es obligatoria o no, a todas las empresas les conviene cumplir con las normas pertinentes para su sector y su ubicación geográfica.
Considerado como una forma de gestión de riesgos, el cumplimiento normativo puede dividirse en tres categorías: financiero, de datos y de seguridad. No se trata de una iniciativa que se lleve a cabo una sola vez, sino que el cumplimiento normativo exige una diligencia constante, así como ajustes para adaptarse a las normas y reglamentos en constante evolución. Aunque este blog se centra en el cumplimiento normativo en materia de facturación, también abordaremos el cumplimiento normativo en materia de datos y de seguridad.
Analicemos cada una de las categorías de cumplimiento con más detalle.
Cumplimiento normativo financiero
Las prácticas de facturación conformes a la normativa reflejan con precisión la salud financiera de la empresa. Al cumplir con la normativa, tus datos de facturación (pagos de los clientes, ingresos por usuario, valor del ciclo de vida del cliente (CLV), etc.) garantizan que la empresa disponga de las cifras financieras objetivas necesarias para declarar con precisión los ingresos, calcular los impuestos, prever el flujo de caja futuro y la pérdida de clientes, obtener la información necesaria para tomar decisiones estratégicas inteligentes y asegurar el cumplimiento de las normas contables internacionales, la legislación fiscal y la normativa sobre pagos. La transparencia financiera que se consigue gracias al cumplimiento normativo refuerza la credibilidad ante los inversores y mejora las relaciones entre la empresa y las partes interesadas, el consejo de administración y los clientes.
Cumplimiento normativo en materia de datos
No debe confundirse con la gobernanza de datos; el cumplimiento normativo en materia de datos se centra en el respeto de las leyes, normativas y estándares relacionados con la gestión de datos y la privacidad. Se basa en políticas y procedimientos que proporcionan la orientación que las organizaciones necesitan para recopilar, tratar y utilizar los datos. Las leyes de protección de datos definen cómo garantizar que los datos se gestionen de forma segura y se protejan frente al acceso y uso no autorizados, el malware y otras amenazas a la ciberseguridad. El control de los datos es fundamental para la seguridad de los mismos, y el cumplimiento de las normas y regulaciones en materia de datos ayuda a garantizar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de los datos de una empresa.
Cumplimiento de las normas de seguridad
En lo que respecta al cumplimiento de las normas de seguridad, las empresas —como las organizaciones SaaS que comercializan software— se enfrentan a retos adicionales en materia de seguridad y deben adoptar medidas de protección específicas. Al cumplir con las normas legales, los requisitos reglamentarios, las mejores prácticas del sector y las obligaciones contractuales, tanto la empresa como sus clientes están mejor protegidos frente a las brechas de seguridad y el fraude.
Aunque cada uno de los aspectos mencionados anteriormente plantea requisitos de cumplimiento específicos, están estrechamente relacionados entre sí. Por ejemplo, muchas empresas facturan en función del consumo, como minutos, ancho de banda, mensajes de texto, servicios del Internet de las cosas (IoT), etc. Para facturar con precisión el consumo, se necesitan enormes cantidades de datos, y esos datos deben normalizarse, canalizarse y clasificarse antes de que se puedan generar las facturas. Aquí es donde el cumplimiento normativo en materia de datos se convierte en una necesidad.
Analicemos más detenidamente las normas y regulaciones de cumplimiento en lo que respecta a las finanzas, los datos y la seguridad.
Principales normas y reglamentos de cumplimiento
Aunque no se trata de una lista exhaustiva de normas y reglamentos de cumplimiento, a continuación se enumeran los más importantes que tu organización debería aplicar para aprovechar sus ventajas (y evitar las consecuencias derivadas del incumplimiento).
Cumplimiento normativo en materia financiera
ASC 606
Desarrollada conjuntamente por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) y el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), la norma ASC 606 se aplica a todas las empresas que cotizan en bolsa, a las empresas privadas y a las organizaciones sin ánimo de lucro que celebran acuerdos contractuales con clientes. La norma ASC 606 es un marco que tiene en cuenta todos los costes en que incurren los clientes para ayudar a las empresas a reconocer los ingresos de forma más coherente. El marco de la norma ASC 606 consta de un proceso de cinco pasos: 1) identificar el contrato; 2) identificar la obligación de cumplimiento; 3) determinar el precio de la transacción; 4) asignar el precio de la transacción; 5) reconocer los ingresos.
Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Al igual que la norma ASC 606, la NIIF 15 es un conjunto de normas contables aceptadas a nivel mundial que detalla cómo deben las empresas reconocer, valorar, presentar y divulgar los ingresos derivados de contratos con clientes, y establece normas obligatorias para el estado de situación financiera, el estado de resultados globales, el estado de variaciones en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo. De aplicación obligatoria en más de 150 jurisdicciones, entre ellas Brasil, la Unión Europea, la India y Corea del Sur, consta de los mismos cinco pasos que la norma ASC 606.
Principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP)
Establecidos por el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), los GAAP consisten en un conjunto de normas y prácticas contables de aplicación generalizada. Los GAAP se diseñaron para garantizar que los estados financieros de una empresa sean coherentes, comparables y completos. Establecen 10 principios fundamentales, entre los que se incluyen:
- principio de regularidad
- principio de coherencia
- principio de sinceridad
- principio de la permanencia de los métodos
- principio de no compensación
- principio de prudencia
- principio de continuidad
- principio de periodicidad
- principio de importancia relativa
- principio de máxima buena fe\
Cumplimiento normativo en materia de datos
Ley de Protección al Consumidor de California (CCPA)
Promulgada en 2018, esta ley ofrece a los residentes de California una mayor protección de la privacidad y del consumidor, al proporcionarles un mayor control sobre los datos que las empresas pueden recopilar, utilizar y compartir. Además, otorga a los consumidores de California la posibilidad de eliminar la información personal que las organizaciones hayan recopilado, de oponerse a que se venda su información personal y el derecho a ejercer sus derechos en virtud de la CCPA sin discriminación alguna. Las empresas que cumplan cualquiera de los siguientes criterios están sujetas a la CCPA:
- Tener unos ingresos brutos anuales superiores a 25 millones de dólares.
- Recopila, compra, vende o recibe anualmente datos personales de más de 100 000 residentes, hogares o dispositivos de California.
- Obtiene el 50 % o más de sus ingresos anuales de la venta de datos personales de residentes de California.
Esta ley se aplica a las empresas con ánimo de lucro que operan en California, independientemente de dónde tengan su sede.
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Al igual que la CCPA, el RGPD es un reglamento de la Unión Europea (UE) que afecta a cualquier empresa, independientemente de su ubicación, que trate datos personales de residentes de la UE. Otorga a los residentes de la UE el control sobre sus datos y abarca: 1) la minimización de datos: se anima a las empresas a recopilar y tratar únicamente la información personal necesaria para cumplir con el encargo; 2) el consentimiento: exige a las empresas obtener el consentimiento explícito de los usuarios antes de recopilar sus datos y permite a los usuarios retirar dicho consentimiento fácilmente; 3) la protección de datos: exige a las organizaciones que implementen medidas de seguridad sólidas, como el cifrado, auditorías de seguridad y un plan fiable de respuesta ante incidentes para proteger los datos personales frente a violaciones de seguridad; 4) el derecho de acceso y supresión: otorga a los usuarios el derecho a acceder a sus datos personales en poder de las empresas, así como a solicitar la supresión de dichos datos; 5) el delegado de protección de datos: las grandes empresas o aquellas que traten datos especialmente sensibles pueden verse obligadas a nombrar a un delegado de protección de datos.
Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA)
Con el objetivo de proporcionar a los pacientes un mayor control sobre sus datos sensibles, como los historiales médicos, establece medidas de protección que los proveedores de asistencia sanitaria deben cumplir para garantizar la privacidad de la información sanitaria. A diferencia de otras certificaciones, la HIPAA es obligatoria para cualquier empresa de software que mantenga relaciones comerciales con entidades sujetas a la normativa. Los requisitos mínimos para determinar si una empresa está obligada a cumplir con la HIPAA incluyen: 1) la Norma de Privacidad, la Ley HITECH y la Norma Ómnibus, así como la Norma de Seguridad; las medidas de seguridad; el cifrado durante el transporte y el almacenamiento; la realización de copias de seguridad y la eliminación segura de los datos; y la firma y el cumplimiento de un acuerdo de socio comercial.
Cumplimiento de las normas de seguridad
Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago (PCI DSS)
Independientemente de su ubicación geográfica, esta norma es un requisito obligatorio para todas las empresas que aceptan, procesan, almacenan o transmiten información de tarjetas de crédito. La norma PCI DSS consiste en un conjunto de protocolos de seguridad destinados a garantizar que los datos de los titulares de tarjetas estén a salvo de filtraciones y robos. Las empresas que incumplan esta norma pueden enfrentarse a sanciones graves, entre las que se incluyen multas, gastos legales, mayores requisitos de auditoría, la prohibición de aceptar determinadas tarjetas de pago, el deterioro de la reputación de la marca, el deterioro de la imagen pública y la pérdida de clientes.
Controles de sistemas y organización 1 y 2 (SOC 1 y SOC 2)
Aunque son de carácter voluntario, las normas SOC 1 y SOC 2 se desarrollaron para ayudar a las empresas a gestionar la información y los datos confidenciales de forma coherente y fiable. La norma SOC 1 se centra en los controles financieros de la organización, lo que significa que la empresa cuenta con los controles necesarios para registrar y comunicar con precisión los datos financieros. La norma SOC 2 evalúa una gama más amplia de controles relacionados con los Criterios de Servicios de Confianza del AICPA: seguridad, disponibilidad, integridad del procesamiento, confidencialidad y privacidad. El cumplimiento de la norma SOC 2 indica que la empresa cuenta con medidas de seguridad para proteger la información confidencial de los clientes.
Organización Internacional de Normalización (ISO/IEC 27001)
En colaboración con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en materia de normalización electrotécnica, la ISO ofrece un marco que identifica, analiza y mitiga los riesgos de seguridad de los activos, incluida la información financiera, la propiedad intelectual, los datos de los empleados y la información que terceros confían a las empresas. Aunque no es obligatorio para la mayoría de las empresas, el cumplimiento de esta norma ofrece a los clientes la tranquilidad de saber que la empresa cuenta con las herramientas y los sistemas necesarios para proteger sus datos.
Directiva sobre servicios de pago 2 (PSD 2)
La PSD 2, que hace referencia a la segunda Directiva europea sobre servicios de pago, es una normativa que refuerza los estándares de seguridad de los pagos digitales y fomenta la transparencia en el ecosistema de los servicios financieros. Al establecer requisitos de seguridad estrictos para los pagos electrónicos y la protección de los datos financieros de los consumidores, en virtud del requisito de autenticación fuerte del cliente (SCA), puede exigir a las empresas que utilicen dos fuentes independientes de validación antes de procesar una transacción financiera. Incluso las transacciones recurrentes, que tradicionalmente han estado exentas de autenticación adicional, podrían requerir la SCA. Sin embargo, determinadas transacciones iniciadas por el comerciante —entre las que pueden incluirse los pagos por suscripción— pueden quedar exentas en función de las condiciones específicas.
Incumplimiento: ¿cuáles son los riesgos?
Consideradas como una forma de gestión de riesgos, las normativas y los marcos normativos sirven de guía para ayudar a las empresas a establecer procesos internos de cumplimiento normativo. Dependiendo de si la normativa es obligatoria o no, los riesgos y las consecuencias pueden variar. No obstante, el incumplimiento puede dar lugar a:
- No gestionar los datos de forma segura.
- Pagar multas elevadas por incumplimientos normativos.
- Infracciones de la legislación en materia de seguridad y privacidad
- Gastos legales considerables.
- Denuncias de fraude.
- Archivos multimedia no deseados debido a filtraciones y fugas de datos a gran escala.
- Imposibilidad de aceptar pagos de los clientes.
- Interrupción del servicio de atención al cliente.
- Daño a la reputación de la empresa.
- Pérdida de clientes.
- Sanciones penales.
Por otro lado, garantizar el cumplimiento normativo contribuye al crecimiento de tu empresa y a que alcance todo su potencial, y la clave para encajar todas las piezas de este complicado rompecabezas son unas prácticas de facturación que cumplan con la normativa.
Por qué BillingPlatform debería formar parte de tu proceso de cumplimiento normativo
Al automatizar tus procesos de facturación, podrás cumplir fácilmente con todas las normas de cumplimiento normativo, además de eliminar el trabajo manual y optimizar la carga de trabajo. BillingPlatform proporciona las herramientas necesarias para contabilizar los ingresos con precisión —ASC 606/NIIF 15—, garantizar la seguridad de los pagos y los datos personales de los clientes —PCI y RGPD—, proteger la información confidencial de los clientes (ISO, SOC 1 y SOC 2), garantizar la seguridad de los pagos digitales (PSD 2) y mucho más.
Con el objetivo de garantizar la seguridad de las empresas, nuestra solución basada en la nube se ha diseñado para minimizar los riesgos y garantizar el cumplimiento normativo. BillingPlatform ofrece una solución integral que te proporciona una arquitectura segura, cifrado a nivel de aplicación, permisos basados en roles, cumplimiento normativo a nivel mundial, grupos de uso compartido, aprobaciones avanzadas e historial de auditorías.
Como empresa, supervisamos continuamente el marco normativo con el fin de proporcionar a nuestros clientes las capacidades y los conocimientos necesarios para cumplir con las medidas de seguridad de los datos y mantener el cumplimiento normativo. Con nuestra solución, podrás reducir el riesgo y cumplir con estrictas normas de cumplimiento y seguridad, lo que te permitirá gestionar tu negocio con mayor eficiencia, precisión y control. Realiza hoy mismo una visita guiada por BillingPlatform y compruébalo por ti mismo.
