Oberflächlich betrachtet ist die Rechnungsstellung ein leicht verständliches Konzept, jedoch gibt es zahlreiche unabhängige Anwendungen, die zusammenarbeiten, um die Architektur des Abrechnungssystems zu bilden. Jede dieser Komponenten bietet die erforderlichen Funktionen, um eine Abrechnungssystemarchitektur zu schaffen, mit der Sie über die grundlegenden Abrechnungsfunktionen hinausgehen und die Komplexität der heutigen Abrechnungsanforderungen bewältigen können.
Die Anforderungen an die Rechnungsstellung können je nach Branche und Unternehmen variieren. Es gibt jedoch bestimmte Komponenten der Rechnungsstellung wie die Rechnungsstellungs-Engine, die Bewertungs-Engine und die Zahlungsabwicklung, die für jedes Rechnungsstellungssystem von zentraler Bedeutung sind.
Aufschlüsselung der Architektur des Abrechnungssystems
Betrachten wir eine typische Abrechnungssystemarchitektur aus Sicht der Telekommunikationsbranche – einer Branche, die mit die komplexesten, wenn nicht sogar die komplexesten Abrechnungsanforderungen hat. Jedes der Systeme innerhalb der Abrechnungsarchitektur erfüllt einen bestimmten Zweck, wie unten beschrieben.
CRM/OMOF
Die Anwendungen für Kundenbeziehungsmanagement (CRM)/Auftragsverwaltung und Auftragsabwicklung (OMOF) sind mit dem Abrechnungssystem verbunden, und das Abrechnungssystem ist mit dem Bereitstellungssystem verbunden. Alternativ können CRM/OMOF auch direkt mit dem Bereitstellungssystem verbunden werden.
Bereitstellungssystem
Im Allgemeinen auf Netzwerk-, Server-, Anwendungs- und Benutzerebene definiert, ist dies der Prozess der Vorbereitung, Zuweisung und Aktivierung von IT-Infrastrukturkomponenten wie Servern, Speichern und Netzwerken, um die Anforderungen der Benutzer zu erfüllen.
Netzwerk-Inventarsystem
Das Netzwerkinventar ist eine Liste von Geräten wie Computern, Routern, Servern und Druckern, die mit dem Netzwerk verbunden sind. Es stellt die automatisierten Prozesse dar, die Ressourcen zuweisen, Konfigurationsänderungen festlegen und die Aktivierung auslösen.
Abrechnungsmodul
Diese Komponente erstellt Rechnungen auf Grundlage der von der Revenue Engine berechneten Gebühren. Darüber hinaus verwaltet sie Abrechnungszyklen, Zahlungsfristen und Zahlungserinnerungen.
Bewertungsmaschine
Die Bewertung bietet die Möglichkeit, Preisszenarien zu erstellen, die dem Wert Ihrer Produkte/Dienstleistungen am besten entsprechen. Darüber hinaus berechnet sie den Preis auf der Grundlage einer Kombination von Faktoren, der dann von der Rechnungsstellung zur Erstellung von Kundenrechnungen verwendet wird.
Rabattprozess
Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine Gebührenart im Produktkatalog, über die Unternehmen Preisnachlässe auf verschiedene Arten von Gebühren wie Abonnements, Nutzungsgebühren, Einmalgebühren usw. anbieten. Rabatte können auf einem festen Betrag, einem Prozentsatz, Paketen, Volumen, Werbeaktionen, Gruppen und vielem mehr basieren.
Kreditkontrolle
Im Wesentlichen handelt es sich dabei um eine Vorgehensweise, mit der sichergestellt wird, dass Zahlungen gemäß den in der Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen erfolgen. Die Kreditkontrolle kann in zwei Arten unterteilt werden: auf nicht in Rechnung gestellter Nutzung basierend und auf in Rechnung gestellter Nutzung basierend. Die nicht in Rechnung gestellte Nutzung wird anhand der Nutzung durch den Kunden und der Gesamtkosten im Vergleich zum vorab festgelegten Kreditlimit definiert. Die in Rechnung gestellte Nutzung erfolgt nach der Rechnungserstellung und steht im Zusammenhang mit dem Prozess der Einnahmenerhebung.
Berichterstellung
Dies umfasst das Extrahieren von Daten aus Datenbanken sowie das Organisieren und Exportieren der Daten für Berichte und Dashboards.
Zahlungsabwicklung
In der Regel umfasst dies die Autorisierung, Authentifizierung und Zahlungsabwicklung und beinhaltet die Abwicklung von Finanztransaktionen zwischen einem Kunden und dem Unternehmen.
Mediationssystem
Diese Software-Engine bietet die Möglichkeit, Rohdaten zur Nutzung aus mehreren Quellen zu sammeln und die Daten für die Verwendung durch nachgelagerte Systeme zu normalisieren.
Datenlager
Es wird für Berichterstellung, Business Intelligence und Datenanalyse verwendet und ist das zentrale Repository für Daten, die aus unterschiedlichen Systemen gesammelt werden.
Unternehmensressourcenplanung
Diese Komponente ermöglicht die Automatisierung von Prozessen, die in vielen Bereichen des Unternehmens vorkommen, wie Finanzen, Personalwesen, Fertigung, Lieferkette, Dienstleistungen, Beschaffung usw., sodass Unternehmen ihre Abteilungsprozesse nahtlos verwalten können.
Zahlungsgateway
Ein System eines Drittanbieters, mit dem Unternehmen elektronische Zahlungen wie Kredit-/Debitkarten, digitale Geldbörsen und andere Zahlungsmethoden sicher akzeptieren können.
Netzwerk-Switches
Gerät, das zwei oder mehr IT-Geräte miteinander verbindet, um ein Kommunikationsnetzwerk zum Zweck der gemeinsamen Nutzung von IT-Ressourcen über das Netzwerk hinweg zu schaffen.
Die Stiftung für Flexibilität
Nachdem wir nun die Architektur eines Abrechnungssystems behandelt haben, wollen wir uns die 8 Anwendungen ansehen, die für Flexibilität im Abrechnungssystem sorgen.
- Kundenmanagement: Bearbeitet eingehende und ausgehende Kundenkontakte und verwaltet den Kontaktlebenszyklus.
- Auftragsverwaltung: Bietet Funktionen zur Erfassung von Produkt-/Dienstleistungsaufträgen, zur Verwaltung des Lebenszyklus der Auftragserfassung und zur Überwachung des Lebenszyklus der Auftragsabwicklung.
- Vertrieb und Marketing: Von der Verwaltung von Kampagnen und der Verfolgung von Interessenten über die Bereitstellung von Vertriebsunterstützung und die Abwicklung von Provisionen bis hin zur Analyse der Produktleistung – das Abrechnungssystem automatisiert viele dieser Funktionen und Prozesse.
- Bewertung: Angesichts der Vielfalt der Produkte und Dienstleistungen, die die meisten Unternehmen anbieten, ermöglicht die Bewertung die Erstellung unterschiedlicher Tarifmodelle und die Erfassung der Nutzung.
- Rechnungsstellung: Die Rechnungsstellungskomponente erstellt Rechnungen, verarbeitet Zahlungen, führt die Kontenverwaltung, pflegt Steuerinformationen und verarbeitet Finanzdaten.
- Unterstützung mehrerer Währungen/Sprachen: Bietet Unterstützung für mehrere Währungen und Sprachen für den Einsatz in verschiedenen Geschäftsbereichen und ermöglicht es dem Benutzer, festzulegen, welche Währungen für die Rechnungsstellung, Bewertung und Berichterstellung verwendet werden sollen.
- Compliance: Wird zur Anpassung an beliebige Standards verwendet und bietet die Möglichkeit, die Abrechnungspraktiken aller nationalen und internationalen Geschäftseinheiten gemäß den aktuellen Rechnungslegungsstandards anzupassen. Darüber hinaus gewährleistet es interne Kontrollen der Finanzberichterstattung und den Schutz der Kundendaten gemäß SOC 1 & 2.
- Sicherheit: Schützt vertrauliche Kundendaten und überwacht kontinuierlich böswillige Aktivitäten und unbefugte Handlungen. Darüber hinaus überwacht es den Datenverkehr auf ungewöhnliche Aktivitäten, bietet Multi-Faktor-Authentifizierung und ermöglicht einen Prozess zur Überprüfung des Quellcodes, um Sicherheitsprobleme zu identifizieren, zu priorisieren und zu beheben.
Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Abrechnungslösungen jedes dieser Systeme und Anwendungen bieten. Nur mit den oben genannten Funktionen können Sie jedoch die volle Flexibilität Ihrer Abrechnungssystemarchitektur nutzen.
Vorteile der Flexibilität der Abrechnungssystemarchitektur
Der Wert einer agilen und automatisierten Abrechnungslösung ist nicht zu unterschätzen. Hier sind die acht wichtigsten Vorteile, die Ihnen eine auf Flexibilität ausgelegte Abrechnungssystemarchitektur bietet.
- Kosten und Fehler reduzieren. Durch die Automatisierung von Geschäftsaufgaben entfallen mühsame, zeitaufwändige und fehleranfällige Abrechnungsvorgänge wie das Erstellen von Rechnungen, das Entgegennehmen von Zahlungen, das Versenden von Zahlungserinnerungen, das Erfassen von Einnahmen usw.
- Neue Einnahmequellen erschließen. Experten schätzen, dass die Zahl der mit dem Internet der Dinge (IoT) verbundenen Geräte im Jahr 2030 29 Milliarden überschreiten wird. Das ist fast doppelt so viel wie die 15,1 Milliarden Geräte, die im Jahr 2020 registriert wurden. Unternehmen werden schneller als je zuvor neue und innovative Produkte und Dienstleistungen anbieten. Die Abrechnung dieser Angebote erfordert jedoch die Fähigkeit, Daten aus unterschiedlichen Systemen und Geräten zu verarbeiten und zu normalisieren. Eine integrierte Vermittlungs-Engine wandelt Rohdaten aus verschiedenen Quellen in Einnahmen um.
- Verbessern Sie die Markteinführungsgeschwindigkeit. Die Anpassung vorgefertigter Lösungen erfordert oft qualifiziertes IT-Personal, was zeitaufwändig und kostspielig ist. Eine flexible Abrechnungslösung ermöglicht es Unternehmen, neue Produkte/Dienstleistungen auf den Markt zu bringen oder schnell neue Preismodelle/Werbeaktionen zu entwickeln. Das kann nur wenige Stunden statt Monate dauern!
- Anpassung an Marktanforderungen. Kunden wünschen sich maßgeschneiderte Zahlungsmodelle, die intuitiv und benutzerfreundlich sind. Durch die Gestaltung von Abrechnungssystemen als echte Softwareplattformen sind diese in hohem Maße anpassbar. So können Sie jeden noch so komplexen Zahlungsplan unterstützen.
- Verwandeln Sie die Rechnungsstellung in eine wertschöpfende Funktion.PaaS-Abrechnungslösungen senken die Betriebskosten, erhöhen die Skalierbarkeit, erfordern weniger Wartung und bieten Flexibilität, wodurch sich die Natur der Abrechnung grundlegend verändert. Ein kostspieliger Backoffice-Prozess wird nun in den Frontbereich verlagert, wodurch Kapitalausgaben reduziert werden und zuvor operative Ausgaben monetarisiert werden können.
- Erweitern Sie das Finanzökosystem. Die flexible Architektur des Abrechnungssystems integriert die Abrechnung in wichtige Front- und Backoffice-Systeme wie CRM, ERP, Hauptbuchhaltung, Steuersysteme usw. So entsteht ein nahtloses Finanzökosystem, das eine einfache Extraktion und Verwaltung von Daten ermöglicht, die stets synchronisiert sind.
- Verbessern Sie die Datensicherheit. Herkömmliche Abrechnungssysteme bieten grundlegende Sicherheitsmaßnahmen, sind jedoch anfälliger für Cyberangriffe, die verheerende Auswirkungen haben können. Und Cyberkriminalität nimmt sowohl an Schwere als auch an Häufigkeit weiter zu. Eine flexible Lösung bietet Sicherheit auf Unternehmensniveau, die mit den sich ständig ändernden Bedrohungen Schritt hält.
- Verbessern Sie das Kundenerlebnis. Kunden erwarten, dass Sie sie und ihre Vorlieben kennen. Ein flexibles Abrechnungssystem liefert die Informationen, die Sie benötigen, um Kundeninteraktionen zu personalisieren, schnell auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren und die Kommunikation zu automatisieren.
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