Independientemente de tu sector o modelo de negocio, la pérdida de ingresos es algo habitual. Sin embargo, dado que se produce de forma gradual, a menudo pasa desapercibida hasta que empieza a afectar a tus resultados finales. Aunque la pérdida varía en función del sector, los estudios han revelado algunas estadísticas alarmantes. MGI Research estima que casi la mitad (42 %) de las empresas sufren algún tipo de pérdida de ingresos, y EY ha determinado que las empresas deben prever una pérdida anual de entre el 1 % y el 5 % del EBITA obtenido. Además, una encuesta internacional de 2020, realizada por Boston Consulting Group, reveló que el 45 % de los ejecutivos considera que la pérdida de ingresos es un problema sistemático para sus empresas. Debe asegurarse de que todos los ingresos se contabilicen con precisión, al tiempo que prevé las tendencias en el comportamiento de los clientes. Aquí es donde un sistema de gestión de ingresos de nivel empresarial puede resultar de gran ayuda.
Aunque las cifras anteriores son preocupantes, sobre todo si has sufrido o estás luchando actualmente contra la pérdida de ingresos, existen puntos críticos comunes que provocan esta pérdida y formas de ponerle remedio. Pero, antes de nada, ¿qué es la fuga de ingresos? En pocas palabras, la fuga de ingresos se refiere al dinero que se ha ganado pero no se ha cobrado, y suele implicar una pérdida de ingresos que se puede evitar. Aunque algunos sectores son más propensos a la fuga de ingresos que otros, es más habitual entre las empresas cuyas transacciones implican contratos o relaciones continuadas con los clientes, como los negocios basados en suscripciones. Por otro lado, los negocios que operan con transacciones en efectivo son menos vulnerables a la fuga de ingresos.
Por qué se producen las fugas de ingresos y dónde buscarlas
Dos de los principales factores que provocan la pérdida de ingresos son los sistemas desconectados y los circuitos de retroalimentación fragmentados, pero hay más. A continuación se enumeran algunas de las causas más comunes de la pérdida de ingresos.
Procesos manuales
Entre los principales problemas destacan las ineficiencias y los errores derivados de los procesos manuales; por ejemplo, las hojas de cálculo y la facturación pueden contener errores y omisiones. Si todavía gestionas la facturación de forma manual, corres el riesgo de no enviar las facturas a tiempo, de no enviar algunas facturas o de enviar facturas que contengan errores.
Las personas cometen errores y no es raro que pierdan la noción de los ciclos de facturación. Cuando esto ocurre y, sin darse cuenta, no se envían las facturas, ¿te avisan tus clientes de que no las han recibido? Lo más probable es que no lo hagan. Dependiendo del número de facturas no enviadas y del importe pendiente de cada una, la pérdida de ingresos podría ascender a cientos de miles de dólares al año. Por poner otro ejemplo, supongamos que vendes un producto por 200 dólares y, por error, en la factura se indica un coste de 20 dólares. Si se ha realizado una compra de 50 productos, este único error te supondrá una pérdida de ingresos de 9.000 dólares.
Errores en los precios
Este tipo de pérdida de ingresos se produce cuando las promociones, los descuentos, etc., no se suspenden tras el periodo de lanzamiento o el plazo establecido. A primera vista, puede parecer una pérdida de ingresos insignificante; sin embargo, un cálculo rápido revela una realidad muy diferente. Supongamos que has ofrecido una promoción de 30 días que reducía el precio de tu software de 150 dólares al mes a 100 dólares. Supongamos también que 250 clientes se beneficiaron de la promoción y que el error no se detectó hasta pasados dos meses. Tu pérdida de ingresos durante esos dos meses sería de 25 000 dólares (250 clientes × 50 dólares de descuento × 2 meses = 25 000 dólares).
Errores de sincronización de datos
Tanto si se gestiona la información de los clientes de forma manual como si se utilizan sistemas inconexos, cuando los datos no están sincronizados se producen errores que provocan pérdidas de ingresos. A modo de ejemplo, supongamos que vendes un paquete de software CRM de 30 puestos a una empresa por 125,00 dólares por puesto al mes. Cada mes deberías recibir 3.750 dólares, es decir, 45.000 dólares al año. Sin embargo, debido a la falta de conexión entre los sistemas, solo estás facturando 20 puestos cada mes, lo que supone una pérdida de ingresos anual de 15.000 dólares.
Tarjetas de crédito o débito caducadas
Cuando las tarjetas de crédito o débito caducan o se cancelan, se desencadena una reacción en cadena ardua y que requiere mucho trabajo. Se ha calculado que, cada mes, el 12 % de todas las tarjetas de crédito dejan de funcionar y solo se recupera el 15 % de los cargos. Aunque los productos y servicios que vendes no sean de alto valor, el gran número de clientes con tarjetas canceladas o caducadas podría suponer un revés para tus ingresos.
Rotación involuntaria
Como se ha mencionado anteriormente, las tarjetas de crédito y débito caducadas son un factor que contribuye a la pérdida de ingresos. Si no se controla esta situación, los clientes, que de otro modo habrían tenido una experiencia excepcional, pueden sentir que no les queda más remedio que acudir a la competencia.
Escaso cumplimiento de las políticas
¿Cobráis tasas por cancelación anticipada u otras penalizaciones? Si es así, este es otro ámbito en el que se producen pérdidas de ingresos cuando no se aplican las penalizaciones.
Requisitos internacionales
Si operas a nivel internacional, sabes muy bien que cada país o región tiene sus propios requisitos de facturación, métodos de pago, moneda, impuestos, etc. Cuando los costes no se convierten correctamente, puedes acabar enviando facturas por un importe inferior al que se debe.
Además de lo anterior, las empresas de software como servicio (SaaS) basadas en suscripción se enfrentan a otras áreas en las que se producen pérdidas de ingresos. Por ejemplo, muchas empresas de SaaS ofrecen pruebas gratuitas para animar a los clientes potenciales a convertirse en clientes de pago. La pérdida de ingresos se produce cuando los clientes potenciales aprovechan repetidamente las ofertas de prueba gratuita en lugar de comprar el producto. Además, dado que las actualizaciones y las rebajas de nivel son un componente clave de los negocios de SaaS, los clientes son libres de realizar cualquiera de estas acciones a su antojo. ¿Qué ocurre cuando un cliente que disfruta de una tarifa con descuento cambia a un nivel inferior de su plan de software? Si la tarifa con descuento sigue vigente, el cliente continúa beneficiándose del descuento y tú sufrirás una pérdida de ingresos.
Aunque el panorama de la pérdida de ingresos pueda parecer desalentador, hay una forma de reducirla: un sistema de gestión de ingresos.
¿Qué es la gestión de ingresos?
Entonces, ¿qué es exactamente la gestión de ingresos? Considerada tanto un arte como una ciencia, la gestión de ingresos implica el uso de análisis y datos de rendimiento para ayudar a las organizaciones a predecir el comportamiento de sus clientes a nivel de micromercado. Todo ello con el fin de optimizar la disponibilidad de los productos aprovechando la elasticidad de los precios para maximizar el crecimiento de los ingresos y la rentabilidad. En otras palabras, se trata de vender el producto adecuado al cliente adecuado, en el momento adecuado, al precio adecuado y a través del canal de venta adecuado. Dicho de forma aún más sencilla, se trata de cómo vendes tus productos o servicios para satisfacer las necesidades cambiantes de los compradores.
Las ventajas de un sistema de gestión de ingresos son numerosas, empezando por el aumento de los ingresos y los beneficios. El uso de un sistema de gestión de ingresos resulta adecuado para cualquier empresa que tenga unos costes fijos elevados y unos costes variables bajos. En esencia, cuanto más elevados sean los costes fijos, más ingresos necesita generar una empresa para alcanzar el umbral de rentabilidad.
Piensa en tu aerolínea favorita. Tanto si el vuelo va lleno como si solo lleva una docena de pasajeros, las aerolíneas deben hacer frente a importantes gastos fijos. Además de los costes de las aeronaves y su amortización, otros gastos fijos incluyen los seguros, las comisiones a los agentes y portales de reservas, el personal y la gestión, el combustible, las tasas de despegue y aterrizaje, las tasas de estacionamiento de aviones, las tasas de asistencia en tierra, los impuestos aeroportuarios y gubernamentales, las tasas que se pagan a los gobiernos de cada país sobrevolado por el avión, así como otros gastos que son más difíciles de cuantificar.
Aunque estas tarifas están estrechamente vinculadas a los precios de los billetes de avión, para que las aerolíneas obtengan beneficios necesitan llenar el avión al máximo de su capacidad, cobrar más por asiento durante las temporadas altas y en los destinos más demandados, etc. Para aplicar con precisión precios diferentes en función de los asientos preferidos, la hora del día del vuelo, los destinos, las temporadas, etc., las aerolíneas deben tener un conocimiento excepcional de las preferencias de los clientes y ser capaces de prever las necesidades de los consumidores a corto y largo plazo.
Un sistema de gestión de ingresos frena de raíz la pérdida de ingresos
La pérdida de ingresos no tiene por qué ser una consecuencia inevitable de la actividad empresarial. BillingPlatform ofrece la automatización, la precisión y la trazabilidad necesarias para simplificar la gestión de ingresos. Nuestra solución integral te permite automatizar la gestión de ingresos, reducir los errores y gestionar de principio a fin los procesos desde el presupuesto hasta el cobro y el reconocimiento de ingresos. Con nuestro software inteligente de reconocimiento de ingresos de nivel empresarial, podrás optimizar la gestión de ingresos, asignar, conciliar, supervisar y reconocer los ingresos para cualquier modelo de precios, método de facturación u oferta promocional, y cumplir con la norma ASC 606 y la NIIF 15, al tiempo que evitas las pérdidas de ingresos.
En palabras de Frank Davis, vicepresidente sénior de transformación digital de Emburse: «Con BillingPlatform, podremos automatizar estructuras complejas de facturación y fijación de precios, cumplir con los requisitos de reconocimiento de ingresos de la norma ASC 606 y optimizar nuestros procesos de facturación y gestión de descuentos, lo que constituirá un factor clave para nuestras futuras iniciativas de crecimiento».
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