Si eres como muchos de tus homólogos, es posible que el proceso «de la cotización al cobro» (Q2C) no funcione tan bien como lo hacía en el pasado. De hecho, es posible que te encuentres en una situación en la que todo el ciclo —configuración, fijación de precios, elaboración de presupuestos, gestión de contratos, tramitación de pedidos, facturación, reconocimiento de ingresos y renovación— suponga un intenso esfuerzo manual para tus equipos multifuncionales. Por no hablar de que puede provocar errores, malentendidos y fricciones con los clientes. Por eso, muchas empresas se lanzan a la búsqueda de las mejores prácticas de «quote-to-cash» que deben implementar.
Este informe de MGI Research analizó las razones que explican este fenómeno y concluyó que las prácticas y la tecnología tradicionales del proceso «Q2C» han quedado obsoletas. Aunque se diseñó para impulsar el crecimiento, un proceso «Q2C» desactualizado está teniendo el efecto contrario. La incapacidad de adaptarse a los nuevos modelos de negocio y a las expectativas actuales de los clientes está obstaculizando la capacidad de las empresas para crecer de forma rentable. Por eso ha llegado el momento de dar un giro y aprovechar el proceso «quote-to-cash» de una manera diferente.
¿Son ineficaces tus procesos desde la cotización hasta el cobro?
Para tener una idea más clara de los problemas con Q2C que puedas estar experimentando, identifiquemos y describamos primero cada uno de los pasos de Q2C.
1) Configuración
Con el objetivo de elaborar un presupuesto de forma rápida y precisa, el primer paso del proceso Q2C consiste en que tus comerciales identifiquen la combinación adecuada de productos y servicios para satisfacer las necesidades del cliente.
2)Precios
Aumentar las tasas de cierre de ventas y maximizar el volumen de los acuerdos depende de la capacidad de tus comerciales para determinar rápidamente los precios adecuados para tus productos y servicios, lo que también puede implicar tener en cuenta otros factores, como promociones, descuentos, incentivos, paquetes, complementos, características, etc., y todo ello sin reducir los márgenes de beneficio.
3) Presupuesto
Dado que el presupuesto es una de las primeras impresiones que el cliente potencial tiene de tu empresa, debe estar libre de errores, ajustarse a la imagen de marca y entregarse con rapidez.
4)Gestión de contratos
Desde la elaboración y negociación del contrato hasta su ejecución, este recoge los detalles del acuerdo. Aspectos como las especificaciones del pedido, los precios, las condiciones de pago, el calendario de entregas y cláusulas como las renovaciones, la rescisión, etc. Dado que se trata de un documento formal y jurídico, es fundamental que lo revise y apruebe el personal adecuado. Esto facilita la firma legal sin demoras.
5) Tramitación de pedidos
Una vez formalizado el contrato, se pasa el relevo a tu equipo de operaciones para que entregue los productos correspondientes o programe el servicio, de acuerdo con las condiciones del contrato.
6) Facturación
Una facturación precisa y puntual es fundamental para tu flujo de caja. El departamento de cuentas por cobrar elabora una factura detallada y la envía al cliente. Los retrasos o errores en esta fase pueden dar lugar a impagos o retrasos en los pagos.
7)Reconocimiento de ingresos
Se recibe y se registra el pago. A continuación, se contabilizan los ingresos de conformidad con normas contables como la ASC 606 y la NIIF 15. El incumplimiento de estas normas expone a la empresa a un riesgo considerable e incluso a repercusiones financieras.
8) Renovación
El último paso del modelo Q2C se centra en aumentar el valor del ciclo de vida del cliente mediante la venta cruzada o la venta de productos y servicios de gama superior a tus clientes. Las renovaciones son fundamentales para las empresas que cuentan con clientes habituales o que ofrecen productos o servicios mediante suscripción.
¿Están dando en el blanco tus procesos desde el presupuesto hasta el cobro?
El proceso Q2C involucra a numerosos departamentos —ventas, servicio, operaciones, finanzas— e innumerables elementos en movimiento y traspasos entre departamentos, lo que lo convierte en uno de los procesos más complicados que gestiona tu empresa. Si estás experimentando deficiencias en tus procesos Q2C, es fácil entender por qué. Las preguntas que debe plantearse son: ¿qué alcance y gravedad tienen mis problemas relacionados con el Q2C? Para ayudarle a evaluar la eficiencia y la eficacia de sus prácticas de Q2C, le ofrecemos los síntomas más comunes de un Q2C ineficaz.
- Incapacidad para elaborar presupuestos competitivos en el plazo adecuado.
- Facturas inexactas, con errores o retrasadas.
- Retrasos en los pagos o impagos por parte de los clientes.
- Reconocimiento incorrecto de los ingresos.
- Oportunidades perdidas de venta cruzada y venta adicional.
- Clientes frustrados e insatisfechos.
- Imagen de marca deficiente.
¿Qué tienen en común la mayoría de estos retos? Si te enfrentas a uno o varios de estos problemas, la causa suele estar en unas prácticas de Q2C que no están optimizadas. A menudo, esto se debe a sistemas aislados que obligan a tus equipos internos a acceder a múltiples bases de datos y a resolver conflictos de información.
Las soluciones de software dispares pueden afectar negativamente a prácticamente todas las etapas del proceso Q2C. Esto incluye traspasos lentos entre departamentos, productos y servicios que no cumplen con las expectativas o que superan lo acordado, retrasos en la facturación, disputas sobre facturas debido a errores de facturación, insatisfacción de los clientes e interrupciones en el flujo de caja.
Optimiza las mejores prácticas del proceso «del presupuesto al cobro» con las herramientas adecuadas
La creación de buenas prácticas eficientes y eficaces en el proceso «de la cotización al cobro» comienza por la integración de los sistemas que resultan fundamentales para tus prácticas en este ámbito. Esto permite que soluciones de software dispares funcionen en conjunto y te proporciona la automatización necesaria para eliminar tareas tediosas y propensas a errores. Entre estas soluciones de software se incluyen:
Gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
Es fundamental para gestionar las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes y clientes potenciales. Cuando se utiliza junto con Q2C, la configuración de productos, la fijación de precios y la generación de presupuestos, tu CRM se convierte en una parte integral del proceso de ventas. Además, proporciona la información sobre los clientes necesaria para la gestión de contratos y la facturación.
Planificación de recursos empresariales (ERP)
Se utiliza para gestionar las actividades empresariales cotidianas, entre las que se incluyen la contabilidad, las compras, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos y el cumplimiento normativo, así como las operaciones de la cadena de suministro. La integración de este software es fundamental para garantizar que los procesos Q2C se desarrollen sin interrupciones.
Configuración, precios y presupuestos (CPQ)
El software CPQ, fundamental para los procesos Q2C, reduce o incluso elimina las interacciones entre departamentos que requieren mucho tiempo. Los comerciales solo tienen que introducir las especificaciones en el sistema y reciben rápidamente combinaciones válidas de productos y servicios, precios y un presupuesto.
Ingresos Reconocimiento de ingresos
Se trata de un proceso que requiere mucho tiempo y es propenso a errores, por lo que el software de reconocimiento de ingresos es un componente fundamental de tus procesos Q2C. El software adecuado te permite optimizar la gestión de ingresos para asignar, conciliar, supervisar y reconocer los ingresos, independientemente del modelo de precios, el método de facturación o la oferta promocional. Todo ello sin dejar de cumplir con la norma ASC 606 y la NIIF 15, y reduciendo los errores.
Aunque se apliquen las mejores prácticas y los procesos más precisos en el proceso «del presupuesto al cobro», los sistemas aislados echarán por tierra todo ese esfuerzo. Para optimizar y seguir las mejores prácticas en el proceso «del presupuesto al cobro», se necesita una única fuente de información fiable.
Mantén el flujo de caja en 2022 y más allá
Impulsa tu flujo de caja analizando detenidamente tus procesos de gestión desde el presupuesto hasta el cobro y el software que los respalda. Con una solución diseñada para los modelos de negocio actuales y las expectativas de los clientes, podrás identificar más oportunidades de venta, minimizar los errores en los presupuestos, reducir los errores en los pedidos y la facturación, aumentar la fidelización de los clientes y mejorar los ingresos y la rentabilidad.
La solución CPQ adecuada tiene el potencial de aumentar el número de propuestas generadas por tus comerciales, mejorar las tasas de conversión de clientes potenciales y el valor medio de los pedidos, incrementar los porcentajes de cumplimiento de los objetivos de ventas y mucho más. A diferencia de la mayoría de las ofertas de CPQ, BillingPlatform aúna el CPQ y la facturación en una única solución con un único catálogo de productos que permite que los presupuestos se traduzcan sin problemas en facturas. Ofrecemos una integración perfecta con las soluciones de software que forman parte integral de tus mejores prácticas en el proceso «quote-to-cash», proporcionándote una solución integral que ofrece una única fuente de información fiable. Obtén más información hoy mismo hablando con uno de nuestros expertos.
