¿Su empresa concede créditos a sus clientes? ¿Los miembros de su equipo de cuentas por cobrar se sienten abrumados con la tarea de determinar qué clientes tienen deudas pendientes de cobro? Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar simplifica el proceso y acelera la recepción del dinero que se le debe.
Un momento, ¿qué es la antigüedad de las cuentas por cobrar? La antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe periódico que clasifica las cuentas por cobrar de una empresa en función del tiempo que lleva pendiente una factura. Dicho de otro modo, la antigüedad de las cuentas por cobrar es una técnica de gestión de tesorería utilizada por los contables para evaluar las cuentas por cobrar de una empresa e identificar las irregularidades existentes.
Se utiliza para calibrar y determinar la salud financiera y la fiabilidad de los clientes de una empresa, ilustrando la regularidad y la rapidez de los pagos recibidos. Por ejemplo, si las cuentas por cobrar de una empresa se cobran con más lentitud de lo normal, esto puede ser una advertencia de que el negocio puede estar en declive o de que la empresa está asumiendo un mayor riesgo crediticio en su proceso de ventas.
Cómo funciona la antigüedad de las cuentas por cobrar
La antigüedad de las cuentas a cobrar tiene en cuenta el periodo de tiempo que transcurre desde que se realizan las ventas hasta que se crean las cuentas a cobrar en el balance. Según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), existen dos tipos generales de antigüedad de las cuentas a cobrar:
- Hasta 6 meses de cuentas por cobrar.
- Más de 6 meses de cuentas por cobrar.
Normalmente dividido en incrementos de 30 días, un informe de antigüedad de cuentas por cobrar tiene en cuenta:
- Información sobre el cliente: El nombre del cliente o de la empresa, los datos de contacto, la información de la cuenta, etc.
- Detalles de la factura: El número de factura, la fecha de emisión, el importe total adeudado, etc.
- Categoría de antigüedad: Normalmente divididas en 0 - 30 días, 31 - 60 días, 61 - 90 días y más de 90 días, las categorías reflejan cuánto tiempo lleva pendiente una factura.
- Importes vencidos: Consiste en el importe adeudado en cada categoría de antigüedad por cliente, el importe total adeudado en todas las categorías de antigüedad por cliente y el total general de todos los créditos adeudados.
- Abonos: Se incluye cuando se han emitido abonos en los que se detallan los créditos de facturas no utilizados.
- Observaciones: Estas notas detallan las gestiones de cobro, los acuerdos de pago y otra información relevante.
Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar se utiliza para mostrar las facturas actuales de los clientes y el número de días que llevan pendientes. Permite a las empresas hacer un seguimiento de las facturas de los clientes, cuándo vencen los pagos, los pagos que han superado las fechas de vencimiento, y ayuda a la empresa a determinar si están asumiendo más riesgos crediticios de los que pueden manejar monetariamente.
Método de antigüedad de los créditos
Para ilustrarlo, he aquí un ejemplo de cuentas por cobrar vencidas.
Actual | 1-30 días | 31-60 días | 61-90 días | Más de 90 días | |
Empresa A | $1,000 | $1,500 | |||
Empresa B | $3,000 | $1,000 | |||
Empresa C | $0 | $1,500 | $2,000 | ||
Empresa D | $1,500 | $4,000 | |||
Totales | $5,500 | $1,500 | $1,000 | $5,500 | $2,000 |
Si suponemos que la política de crédito de la empresa es de 60 días, la empresa A y la empresa B están dentro de los plazos de la política de crédito establecida. Sin embargo, tanto la empresa C como la empresa D tienen saldos que superan la política de crédito de la empresa. Supongamos además que los saldos adeudados que superan los 90 días se devuelven para su cobro.
Teniendo en cuenta el escenario anterior, la empresa puede:
- Pagos previstos por un total de 7.000 $ (5.500 + 1.500 $)
- Enviar notificaciones de pago al cliente B (1.000 $)
- Seguimiento de las notificaciones de pago al cliente C (1.500 $) y al cliente D (4.000 $).
- Iniciar los procesos de cobro para el cliente C (2.000 $)
Aunque la información contenida en el informe de cuentas por cobrar proporciona la información necesaria para que las empresas determinen qué clientes pagan a tiempo, anticipen el flujo de caja y destaquen las cuentas vencidas, el contenido sólo es tan fiable como los datos que resume.
Los días de antigüedad de las cuentas por cobrar, a veces denominados tiempo medio de cobro, se calculan mediante: Días de antigüedad de cuentas por cobrar = (promedio de cuentas por cobrar × 360 días) / ventas a crédito. Esta fórmula de antigüedad de las cuentas por cobrar da como resultado el número medio de días que tardan los clientes en pagar sus facturas. Si sabe cómo calcular los días de antigüedad de las cuentas por cobrar y realiza un seguimiento de esta métrica a lo largo del tiempo, podrá establecer una guía útil para determinar cuándo necesita ajustar las condiciones de pago o las prácticas de cobro.
10 pasos para crear y analizar informes de antigüedad de cuentas por cobrar
Los informes sobre la antigüedad de las cuentas por cobrar pueden prepararse de varias formas, por ejemplo utilizando hojas de cálculo o programas informáticos de facturación.
Comencemos con lo que se necesita para crear un informe de antigüedad de cuentas por cobrar. Para preparar un informe de antigüedad de cuentas por cobrar necesitará 3 entradas, 1) Nombres de clientes, 2) Los saldos pendientes de cada cuenta, 3) Calendarios de antigüedad.
He aquí 10 pasos para crear un informe de antigüedad de cuentas por cobrar.
- Recopile todos los datos de las cuentas por cobrar de sus sistemas contables
- Organizar los datos por nombre de cliente y fecha de factura
- Crear categorías de antigüedad, normalmente de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días y de más de 90 días.
- Calcular el importe total adeudado por cada categoría
- Suma el total de las cuentas por cobrar para obtener una visión global
- Analizar el informe de antigüedad para identificar las cuentas vencidas.
- Utilizar la información para priorizar los esfuerzos de recogida
- Actualizar periódicamente el informe de antigüedad para hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo.
- Establecer recordatorios para el seguimiento de las cuentas vencidas
- Revisar y ajustar las políticas de crédito en función de las tendencias de envejecimiento
Aunque lo anterior proporciona lo básico, el paso 6 - analizar el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar - requiere un poco más de detalle.
Análisis de la antigüedad de los créditos
Revise los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar con regularidad, por ejemplo semanal o mensualmente. De este modo, podrá determinar y evaluar:
Cuentas morosas: Al identificar qué clientes se retrasan en sus pagos y cuánto tiempo llevan vencidas sus facturas, podrás centrarte en las cuentas que necesitan atención inmediata.
Deuda incobrable: Cuanto más tiempo permanece impagada una factura, menos probabilidades hay de que se pague. De hecho, una regla general es que las cuentas con más de seis meses de antigüedad tienen pocas probabilidades de ser cobradas, salvo por vía ejecutiva o por sentencia judicial.
Envíe notificaciones de pago: Póngase en contacto con los clientes con cuentas vencidas y aborde los problemas que puedan estar causando el impago.
Negocie planes de pago: Especialmente útil para los clientes que actúan de buena fe, la negación del pago puede ayudarle a recuperar gradualmente las cantidades adeudadas.
Ajuste las políticas de crédito: Cuando empiece a notar patrones de morosidad por parte de determinados clientes, puede que sea el momento de ajustar sus condiciones de crédito para esos clientes o, alternativamente, pasarlos a condiciones de pago contra reembolso.
Prevea el flujo de caja: Ajuste la previsión de la empresa en función de la cantidad de dinero que el informe muestre que debería recibir.
Cancela las deudas incobrables: Cuando la deuda se convierte en incobrable, puede anular el importe como gasto por deudas incobrables.
Aplique medidas proactivas: Uno de los objetivos de toda organización es reducir las facturas impagadas y los créditos incobrables. Para ello, compruebe más a fondo la solvencia de los nuevos clientes, exija depósitos o pagos parciales por adelantado o modifique las condiciones de pago de los clientes.
Ventajas de los informes de antigüedad de deudores
Dada la importancia de la antigüedad de las cuentas por cobrar, el informe de antigüedad de cuentas por cobrar proporciona numerosas ventajas, como:
- Acceso a información relevante como transacciones de ventas, importes pendientes de cobro, etc.
- Mejor planificación financiera al aprovechar los informes de antigüedad de deudores para obtener una imagen más clara de las entradas de efectivo previstas de las cuentas por cobrar.
- Mejora de la gestión de la tesorería para garantizar que la empresa disponga de los fondos necesarios para proseguir sus operaciones e inversiones.
- Tomar medidas proactivas, como llamadas telefónicas o correos electrónicos, para ayudar a garantizar la puntualidad de los pagos.
- Identificar las cuentas vencidas y actuar con prontitud para reducir la morosidad.
- Dar prioridad a las cuentas más vencidas para que los procesos de cobro sean más eficaces y estratégicos.
- Evaluar la solvencia de los clientes para determinar qué clientes no deben recibir condiciones de crédito o pueden requerir un ajuste de sus condiciones de crédito.
- Determinar la provisión para cuentas de dudoso cobro y el importe total que debe cancelarse.
- Capacidad para demostrar el cumplimiento de la normativa y satisfacer los requisitos de información.
- Ayudar a la dirección a tomar decisiones relacionadas con las ventas.
- Identificar a los clientes que puedan estar atravesando dificultades financieras y trabajar con ellos para encontrar soluciones mutuamente beneficiosas, lo que en última instancia mejorará las relaciones con los clientes y aumentará su fidelidad.
Hay dos cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de que está recibiendo todos los beneficios que este informe tiene que ofrecer. En primer lugar, asegúrese de que los datos utilizados son precisos y puntuales y, en segundo lugar, sincronice las facturas con la generación del informe de antigüedad de cuentas por cobrar. Por ejemplo, si la empresa emite las facturas a final de mes y prepara el informe de antigüedad de deudores unos días más tarde, los pagos pendientes se reflejarán en el informe incluso cuando los pagos de algunas de las facturas se reciban poco después de la creación del informe.
Aunque los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar son fundamentales para que las empresas mantengan el pulso del dinero adeudado, hay otros informes que toda empresa necesita.
Agilizar y automatizar la gestión de cuentas por cobrar
Aunque no se pueden subestimar las ventajas de los informes de antigüedad de cuentas por cobrar, existe una desventaja potencial. La creación manual de informes de antigüedad requiere mano de obra cualificada y es propensa a errores. Independientemente de su modelo de facturación, necesita un sistema que elimine el esfuerzo de los procesos de gestión de cuentas por cobrar.
BillingPlatform proporciona las herramientas necesarias para mejorar la productividad y automatizar tareas y procesos empresariales, agilizando los procesos del ciclo de facturación, reduciendo errores y minimizando la fuga de ingresos.
Con BillingPlatform, puede:
- Automatice cobros, reclamaciones, aprobaciones, facturación, notificaciones y mucho más.
- Envío de facturas en función de ciclos y ajustes centrados en el cliente
- Automatizar las cuentas por cobrar
- Seguimiento de los pagos atrasados y alerta a los clientes en caso de morosidad
- Implantar una lógica de reintento automatizado para las tarjetas de crédito caducadas.
- Crear notificaciones automáticas cuando se rechacen tarjetas de crédito
- Genere informes financieros precisos con un flujo de trabajo basado en reglas o a medida
Nuestra solución de facturación proporciona los informes y el análisis proactivo de datos que necesita para supervisar rápidamente y sin esfuerzo la salud de su negocio. Y con la inteligencia empresarial y los cuadros de mando integrados en la plataforma, dispondrá de las herramientas necesarias para obtener la información que necesita para mantener su negocio funcionando al máximo rendimiento. Deje que los expertos de BillingPlatform le muestren más hoy mismo.
