Gewährt Ihr Unternehmen seinen Kunden Kredite? Sind die Mitglieder Ihres Debitorenbuchhaltungsteams mit der Aufgabe überfordert, festzustellen, welche Kunden uneinbringliche Forderungen haben? Ein Bericht über die Fälligkeit von Forderungen vereinfacht den Prozess und beschleunigt den Erhalt des Geldes, das Ihnen geschuldet wird.
Moment mal, was ist die Fälligkeit von Forderungen? Die Fälligkeit von Forderungen ist ein periodischer Bericht, der die Forderungen eines Unternehmens nach der Dauer der ausstehenden Rechnungen kategorisiert. Anders ausgedrückt: Die Fälligkeit von Forderungen ist eine Technik des Cash-Managements, die von Buchhaltern eingesetzt wird, um die Forderungen eines Unternehmens zu bewerten und bestehende Unregelmäßigkeiten zu ermitteln.
Sie wird verwendet, um die finanzielle Gesundheit und Zuverlässigkeit der Kunden eines Unternehmens zu messen und zu bestimmen, indem die Regelmäßigkeit und Geschwindigkeit der Zahlungseingänge veranschaulicht wird. Wenn beispielsweise die Forderungen eines Unternehmens langsamer als üblich eingezogen werden, kann dies ein Warnsignal dafür sein, dass sich das Unternehmen in einem Abschwung befindet oder dass es bei seinen Verkäufen ein höheres Kreditrisiko eingeht.
Funktionsweise der Debitorenalterung
Die Fälligkeit der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen berücksichtigt den Zeitraum zwischen der Realisierung des Umsatzes und der Erfassung der Forderungen in der Bilanz. Nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) gibt es zwei übergreifende Arten der Fälligkeit von Forderungen:
- Forderungen von bis zu 6 Monaten.
- Mehr als 6 Monate Außenstände.
Ein Bericht über die Fälligkeit von Forderungen wird in der Regel in 30-Tage-Schritten erstellt und berücksichtigt:
- Kundeninformationen: Name des Kunden oder des Unternehmens, Kontaktangaben, Kontoinformationen usw.
- Details der Rechnung: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, fälliger Gesamtbetrag, usw.
- Fälligkeitskategorie: Die Kategorien sind in der Regel in 0 - 30 Tage, 31 - 60 Tage, 61 - 90 Tage und mehr als 90 Tage unterteilt und geben an, wie lange eine Rechnung bereits aussteht.
- Fällige Beträge: Besteht aus dem fälligen Betrag in jeder Fälligkeitskategorie pro Kunde, dem fälligen Gesamtbetrag über alle Fälligkeitskategorien pro Kunde und der Gesamtsumme aller fälligen Forderungen.
- Gutschriften: Enthalten, wenn Gutschriften ausgestellt wurden, die Einzelheiten über nicht verwendete Rechnungsgutschriften enthalten.
- Bemerkungen: Diese Vermerke enthalten Einzelheiten über Inkassobemühungen, Zahlungsvereinbarungen und andere relevante Informationen.
Ein Bericht über die Fälligkeit von Forderungen wird verwendet, um die aktuellen Kundenrechnungen und die Anzahl der Tage, die die Rechnungen ausstehen, aufzuzeigen. Er ermöglicht es Unternehmen, Kundenrechnungen zu verfolgen, wann Zahlungen fällig sind, Zahlungen, die das Fälligkeitsdatum überschritten haben, und hilft dem Unternehmen festzustellen, ob es mehr Kreditrisiken eingeht, als es monetär bewältigen kann.
Fälligkeit der Forderungen Methode
Zur Veranschaulichung hier ein Beispiel für eine überfällige Forderung.
Aktuell | 1-30 Tage | 31-60 Tage | 61-90 Tage | 90+ Tage | |
Unternehmen A | $1,000 | $1,500 | |||
Unternehmen B | $3,000 | $1,000 | |||
Unternehmen C | $0 | $1,500 | $2,000 | ||
Unternehmen D | $1,500 | $4,000 | |||
Summen | $5,500 | $1,500 | $1,000 | $5,500 | $2,000 |
Wenn wir davon ausgehen, dass die Kreditpolitik des Unternehmens 60 Tage beträgt, halten sich Unternehmen A und Unternehmen B an die angegebenen Kreditbedingungen. Sowohl Unternehmen C als auch Unternehmen D haben jedoch Salden, die die Kreditpolitik des Unternehmens überschreiten. Nehmen wir weiter an, dass Außenstände, die 90 Tage überschreiten, zum Inkasso übergeben werden.
In Anbetracht des oben beschriebenen Szenarios kann das Unternehmen:
- Erwarten Sie Zahlungen in Höhe von insgesamt $7.000 ($5.500 + $1.500)
- Zahlungsbenachrichtigungen an Kunde B senden ($1.000)
- Nachverfolgung der Zahlungsmitteilungen an Kunde C (1.500 $) und Kunde D (4.000 $)
- Start der Inkassoprozesse für Kunde C ($2.000)
Die in den Debitorenberichten enthaltenen Informationen liefern zwar die Informationen, die Unternehmen benötigen, um festzustellen, welche Kunden pünktlich zahlen, um den Cashflow zu antizipieren und um überfällige Forderungen hervorzuheben, aber der Inhalt ist nur so zuverlässig wie die Daten, die er zusammenfasst.
Die durchschnittliche Forderungslaufzeit, manchmal auch als durchschnittliche Inkassozeit bezeichnet, wird wie folgt berechnet: AR-Aging-Tage = (durchschnittliche Außenstände × 360 Tage) / Kreditverkäufe. Diese Formel für die Fälligkeit der Außenstände gibt die durchschnittliche Anzahl der Tage an, die Kunden benötigen, um ihre Rechnungen zu bezahlen. Wenn Sie wissen, wie man die Fälligkeit von Außenständen berechnet und diese Kennzahl im Laufe der Zeit verfolgt, können Sie einen nützlichen Leitfaden erstellen, um festzustellen, wann Sie die Zahlungsbedingungen oder die Inkassopraxis anpassen müssen.
10 Schritte zur Erstellung und Analyse von Fälligkeitsberichten für Debitoren
Berichte über die Fälligkeit von Forderungen können auf verschiedene Weise erstellt werden, z. B. mithilfe von Tabellenkalkulationen oder Fakturierungssoftware, wobei jedoch bestimmte Informationen gesammelt und bestimmte Schritte befolgt werden müssen.
Beginnen wir damit, was für die Erstellung eines Fälligkeitsberichts für Forderungen erforderlich ist. Um einen Bericht über die Fälligkeit von Forderungen zu erstellen, benötigen Sie 3 Eingaben: 1) Kundennamen, 2) die ausstehenden Salden für jedes Konto, 3) Fälligkeitspläne.
Im Folgenden finden Sie 10 Schritte zur Erstellung eines Fälligkeitsberichts für Debitoren.
- Sammeln Sie alle Debitoren-Daten aus Ihren Buchhaltungssystemen
- Organisieren Sie die Daten nach Kundenname und Rechnungsdatum
- Erstellen Sie Alterungskategorien, typischerweise 0-30 Tage, 31-60 Tage, 61-90 Tage und über 90 Tage.
- Berechnen Sie den geschuldeten Gesamtbetrag für jede Kategorie
- Summieren Sie die gesamten Außenstände, um einen umfassenden Überblick zu erhalten.
- Analyse des Fälligkeitsberichts zur Ermittlung überfälliger Konten
- Verwenden Sie die Informationen, um Prioritäten bei der Sammlung zu setzen.
- Regelmäßige Aktualisierung des Alterungsberichts, um Veränderungen im Laufe der Zeit zu verfolgen
- Mahnungen für die Weiterverfolgung überfälliger Rechnungen einrichten
- Überprüfung und Anpassung der Kreditpolitik auf der Grundlage von Alterungstrends
Obwohl die obigen Ausführungen die Grundlagen liefern, erfordert Schritt 6 - die Analyse des Fälligkeitsberichts für Forderungen - etwas mehr Details.
Fällige Forderungen analysieren
Überprüfen Sie die Fälligkeitsberichte für Forderungen regelmäßig, z. B. wöchentlich oder monatlich. Auf diese Weise können Sie feststellen und bewerten:
Säumige Kunden: Indem Sie feststellen, welche Kunden mit ihren Zahlungen im Verzug sind und wie lange ihre Rechnungen überfällig sind, können Sie sich auf die Konten konzentrieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Uneinbringliche Forderungen: Je länger eine Rechnung unbezahlt bleibt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie bezahlt wird. Eine allgemeine Faustregel besagt, dass Rechnungen, die mehr als sechs Monate alt sind, wahrscheinlich nicht beigetrieben werden können - es sei denn durch Inkasso oder ein Gerichtsurteil.
Senden Sie Zahlungsbenachrichtigungen: Wenden Sie sich an Kunden mit überfälligen Rechnungen und sprechen Sie Probleme an, die zu einem Zahlungsverzug führen können.
Verhandeln Sie über Zahlungspläne: Vor allem bei Kunden, die in gutem Glauben handeln, können Sie durch die Verweigerung von Zahlungen die geschuldeten Beträge schrittweise zurückerhalten.
Anpassung der Kreditrichtlinien: Wenn Sie bei bestimmten Kunden Zahlungsverzögerungen feststellen, kann es an der Zeit sein, die Kreditbedingungen für diese Kunden anzupassen oder alternativ auf Nachnahme umzustellen.
Prognostizieren Sie den Cashflow: Passen Sie die Prognosen des Unternehmens an den Geldbetrag an, den Sie laut Bericht erhalten sollten.
Schreiben Sie uneinbringliche Forderungen ab: Wenn die Forderung uneinbringlich wird, können Sie den Betrag als uneinbringliche Forderung abschreiben.
Umsetzung proaktiver Maßnahmen: Ein Ziel jeder Organisation ist die Verringerung unbezahlter Rechnungen und uneinbringlicher Forderungen. Erreichen Sie dies, indem Sie bei neuen Kunden gründlichere Bonitätsprüfungen durchführen, Anzahlungen oder Teilvorauszahlungen verlangen oder die Zahlungsbedingungen für Kunden ändern.
Vorteile von Fälligkeitsberichten der Debitorenbuchhaltung
Angesichts der Bedeutung der Fälligkeit von Forderungen bietet der Bericht über die Fälligkeit von Forderungen zahlreiche Vorteile, wie zum Beispiel:
- Zugang zu relevanten Informationen wie Verkaufstransaktionen, Forderungsbeträge usw.
- Bessere Finanzplanung durch die Nutzung der Fälligkeitsberichte für Forderungen, um ein klareres Bild der erwarteten Mittelzuflüsse aus Forderungen zu erhalten.
- Verbessertes Cashflow-Management, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über die notwendigen Mittel für den laufenden Betrieb und für Investitionen verfügt.
- Ergreifung proaktiver Maßnahmen wie Telefonanrufe oder E-Mails, um rechtzeitige Zahlungen zu gewährleisten.
- Erkennen und sofortiges Handeln bei überfälligen Forderungen, um uneinbringliche Forderungen zu reduzieren.
- Priorisierung der überfälligsten Konten für effektivere und strategische Inkassoprozesse.
- Bewertung der Kreditwürdigkeit von Kunden, um festzustellen, welche Kunden keine Kreditkonditionen erhalten sollten oder eine Anpassung ihrer Kreditkonditionen erfordern könnten.
- Bestimmung der Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen und des abzuschreibenden Gesamtbetrags.
- Die Fähigkeit, die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen und Berichtsanforderungen zu erfüllen.
- Unterstützung des Managements bei der Entscheidungsfindung im Vertrieb.
- Identifizierung von Kunden, die sich in finanziellen Schwierigkeiten befinden, und Zusammenarbeit mit ihnen, um für beide Seiten vorteilhafte Lösungen zu finden, was letztendlich die Kundenbeziehungen verbessert und die Loyalität erhöht.
Um sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile dieses Berichts nutzen können, sind zwei Dinge zu beachten. Erstens müssen Sie sicherstellen, dass die verwendeten Daten korrekt und zeitnah sind, und zweitens müssen Sie die Rechnungen mit der Erstellung des Fälligkeitsberichts für die Debitorenbuchhaltung synchronisieren. Wenn das Unternehmen beispielsweise am Monatsende Rechnungen ausstellt und den Fälligkeitsbericht einige Tage später erstellt, werden die ausstehenden Zahlungen im Bericht ausgewiesen, selbst wenn die Zahlungen für einige der Rechnungen kurz nach der Erstellung des Berichts eingehen.
Berichte über die Fälligkeit von Forderungen sind zwar für Unternehmen wichtig, um den Überblick über die ausstehenden Beträge zu behalten, aber es gibt auch andere Berichte, die jedes Unternehmen benötigt.
Rationalisieren und Automatisieren der Debitorenbuchhaltung
Während die Vorteile von Fälligkeitsberichten für Forderungen nicht unterschätzt werden dürfen, gibt es auch einen potenziellen Nachteil. Die manuelle Erstellung von Fälligkeitsberichten erfordert qualifizierte Arbeitskräfte und ist fehleranfällig. Unabhängig von Ihrem Abrechnungsmodell benötigen Sie ein System, das Ihnen den Aufwand für die Debitorenverwaltung abnimmt.
BillingPlatform bietet die Werkzeuge, die zur Verbesserung der Produktivität und zur Automatisierung von Aufgaben und Geschäftsprozessen benötigt werden, um die Abrechnungsprozesse zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und Einnahmeausfälle zu minimieren.
Mit BillingPlatform können Sie:
- Automatisieren Sie Inkasso, Mahnwesen, Genehmigungen, Rechnungsstellung, Benachrichtigungen und vieles mehr.
- Versenden von Rechnungen auf der Grundlage kundenorientierter Zyklen und Einstellungen
- Automatisieren Sie die Debitorenbuchhaltung
- Verfolgung verspäteter Zahlungen und Benachrichtigung der Kunden bei Zahlungsverzug
- Implementierung einer automatischen Wiederholungslogik für abgelaufene Kreditkarten
- Erstellen Sie automatische Benachrichtigungen, wenn eine Kreditkarte abgelehnt wird.
- Generieren Sie genaue Finanzberichte mit regelbasierten oder maßgeschneiderten Arbeitsabläufen
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