Moderne Ansätze im Debitorenmanagement

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (AR) lassen sich unter anderem als der Saldo der Beträge definieren, die einem Unternehmen für gelieferte oder erbrachte Waren bzw. Dienstleistungen zustehen, die vom Kunden jedoch noch nicht bezahlt wurden. Beispielsweise ist Unternehmen A ein Hersteller von Autoteilen. Unternehmen B betreibt eine Autowerkstatt und hat Autoteile im Wert von 2.500 Dollar bei Unternehmen A gekauft. Unternehmen A hat nun Forderungen in Höhe von 2.500 Dollar gegenüber Unternehmen B. Unternehmen A hofft, dass es gemäß den im Vertrag festgelegten Zahlungsbedingungen bezahlt wird. Oftmals ist dies jedoch aus verschiedenen Gründen nicht der Fall.

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, erwarten Sie, dass Sie für die gelieferten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen zum Fälligkeitstermin bezahlt werden. Wenn dies nicht geschieht, kann Ihre Forderungslaufzeit (DSO) in die Höhe schnellen, was Sie in eine finanzielle Notlage bringt. Gibt es eine Möglichkeit, die ausstehenden Beträge rechtzeitig einzutreiben? Die Antwort lautet ganz klar: Ja! Auch wenn sich die Inkassomethoden mit dem technologischen Fortschritt verändert haben, ist die Notwendigkeit, fällige Zahlungen einzutreiben, unverändert geblieben. Die Entwicklung und Aufrechterhaltung einer effektiven Strategie für das Forderungsmanagement ist ein entscheidender Aspekt für den finanziellen Erfolg eines Unternehmens. Wo steht Ihr Unternehmen auf dem Weg zur Modernisierung des Forderungsmanagements?

Ist Ihr AR auf dem neuesten Stand?

Zwar glauben viele Unternehmen, dass sie bei der AR-Modernisierung ganz vorne mit dabei sind, doch eine aktuelle Umfrage hat etwas anderes gezeigt. Die in Business Wire veröffentlichte Umfrage verdeutlicht die Diskrepanz zwischen der Einschätzung der AR-Verantwortlichen hinsichtlich des Modernisierungsstands ihres Unternehmens und der tatsächlichen Situation. Um einen Überblick darüber zu erhalten, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf AR steht

1. Mehr als 60 % der Unternehmen haben den Übergang zu digitalen Zahlungs- und Rechnungsabläufen noch nicht vollzogen. Fast 30 % der Zahlungen erfolgen nach wie vor in bar oder per Papierscheck.
2. 60 % der Befragten empfinden ihre derzeitigen Debitorenmanagementsysteme und -prozesse als frustrierend. Dies ist auf mangelnde Integration zwischen den Prozessen, zu viele manuelle Aufgaben, unzureichende Selbstbedienungsmöglichkeiten für Kunden, ineffiziente Prozesse und Arbeitsabläufe, eine schlechte Benutzererfahrung im Debitorenmanagement-Team, veraltete und langsame Technologie, menschliche Fehler sowie hohe Betriebskosten zurückzuführen.
3. Über 50 % der Unternehmen verfügen über keine Echtzeit-Integrationen mit ihren ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning). Zudem verfügen diese Unternehmen nicht über eine automatisierte Integration mit den „Procure-to-Pay“-Plattformen ihrer Kunden im Bereich der Kreditorenbuchhaltung.
4. Mehr als 40 % der AR-Abteilungen bieten keine Selbstbedienungsfunktionen an.
5. Nur 25 % der Führungskräfte betrachten ihre AR-Abteilungen als strategischen Partner im Unternehmen.

Wenn einer der oben genannten Punkte auf Sie zutrifft, lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie Ihre AR-Funktionen modernisieren können.

So optimieren Sie Ihre AR-Prozesse

Die Umstellung Ihres Unternehmens von manuellen Prozessen im Debitorenmanagement auf das digitale Zeitalter ist kein einmaliges Vorhaben. Es ist ein Prozess, dessen Ziel eine vollständig automatisierte und effiziente Debitorenverwaltung ist. Werfen wir einen Blick auf die Diskrepanz zwischen Realität und Wahrnehmung, um zu erkennen, welche Veränderungen für die Modernisierung Ihres Debitorenmanagements erforderlich sind:

1. Die Abrechnung und Rechnungsstellung gegenüber Kunden muss fehlerfrei und fristgerecht erfolgen. Fehler oder Verzögerungen bei diesem Vorgang können negative Folgewirkungen nach sich ziehen, die Ihrem Unternehmen finanziellen Schaden zufügen können. Durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung ermöglicht Ihnen eine cloudbasierte Abrechnungslösung, selbst komplexeste Kontenhierarchien zu unterstützen, und bietet die Möglichkeit, Rechnungen einfach zu konsolidieren oder dynamisch aufzuteilen – wodurch die Genauigkeit der Abrechnung bereits beim ersten Mal erhöht wird.
2. Ganz gleich, ob Sie mit ineffizienten Arbeitsabläufen, unzureichenden Selbstbedienungsmöglichkeiten für Kunden oder veralteten Abrechnungssystemen zu kämpfen haben – eine cloudbasierte Abrechnungsplattform kann die Debitorenbuchhaltung effizienter gestalten und fehleranfällige manuelle Prozesse beseitigen. Denn keine zwei Unternehmen arbeiten identisch, und das Abrechnungssystem muss sich an Ihre Geschäftsabläufe anpassen und nicht umgekehrt. Ihre Abrechnungssoftware muss Ihnen die Möglichkeit bieten, die Benutzeroberflächen, das Datenmodell und die Arbeitsabläufe der Lösung so anzupassen, dass sie Ihre Arbeitsweise widerspiegeln. Was den Self-Service betrifft, möchten Kunden die Möglichkeit haben, sich selbst zu helfen und Zahlungen mit ihrer bevorzugten Zahlungsmethode wie Debit-/Kreditkarten, PayPal, ACH usw. zu tätigen.
3. Die Optimierung der Debitorenprozesse erfordert eine nahtlose Integration zwischen Ihrem Abrechnungssystem und anderen wichtigen Anwendungen. Zu diesen Anwendungen gehören Kundenbeziehungsmanagement (CRM), ERP, Hauptbuchhaltung, Steuerlösungen usw. Ob über maßgeschneiderte Konnektoren oder Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) – eine nahtlose und effiziente Debitorenabwicklung basiert auf einem vollständig integrierten Anwendungsökosystem.
4. Als Herzstück des Cashflows eines Unternehmens ist die Mitarbeiter in der Debitorenbuchhaltung für den Zahlungseingang verantwortlich. Der Inkassoprozess muss für Führungskräfte oberste Priorität haben. Dazu gehört auch, dem Team die Werkzeuge an die Hand zu geben, die es benötigt, um effektiv zu arbeiten. Die Komplexität des Forderungsprozesses macht diese Aufgabe schwierig und zeitaufwendig, wenn sie manuell erledigt wird. Cloud-basierte Inkassolösungen automatisieren Prozesse, um Umsatzverluste zu minimieren, die Produktivität der Mitarbeiter zu optimieren und das Kundenerlebnis zu verbessern.

Ist es an der Zeit, mit der Modernisierung Ihres AR-Systems zu beginnen?

Wie das chinesische Sprichwort so treffend sagt: „Eine Reise von tausend Meilen beginnt mit einem einzigen Schritt“ – das Gleiche gilt auch für Ihren Weg zur Modernisierung des Forderungsmanagements. Durch eine Modernisierung lassen sich viele Fallstricke im Debitorenmanagement beseitigen. Sie müssen jedoch nicht alles auf einmal umgestalten, um Ihr Debitorenmanagement zu optimieren und zu verbessern. Eine Möglichkeit besteht darin, zu prüfen, wo die größten Herausforderungen liegen, und diese zuerst anzugehen. Dazu benötigen Sie jedoch ein klares Verständnis all Ihrer Kennzahlen – Kennzahlen, die Ihre Hauptbuch- und ERP-Berichte oft nicht in ausreichendem Maße liefern.

Um alle Berichte zu erhalten, die Sie benötigen, werfen Sie einen Blick auf unseren aktuellen Blogbeitrag – „4 Standardberichte zur Debitorenbuchhaltung, die jedes Unternehmen braucht“ –, der Ihnen dabei helfen wird, Ihre aktuellen Prozesse zu überdenken und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um Ihr Unternehmen profitabel auszubauen. Im Gegensatz zu anderen Cloud- und herkömmlichen Abrechnungslösungen bietet BillingPlatform die unvergleichliche Flexibilität, die erforderlich ist, um manuelle Abrechnungsaufgaben zu eliminieren, die Debitorenbuchhaltung und das Inkasso zu automatisieren sowie die benötigten Finanzberichte zu erstellen, sodass Sie stets die volle finanzielle Kontrolle behalten.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei der Modernisierung Ihrer AR-Lösungen unterstützen können.