¿Tu equipo financiero está atado a una cantidad interminable de hojas de cálculo? ¿Se suelen pasar por alto pasos en los procesos de facturación y pago? ¿Estás contratando personal adicional para gestionar el proceso de cierre financiero? ¿Te enfrentas a errores en las facturas que están mermando tus beneficios? ¿El cumplimiento de normativas como la ASC 606 o la NIIF 15 está generando trabajo adicional y repetitivo para tu equipo financiero? ¿Está observando un aumento en las bajas de empleados? ¿Se ha convertido la protección de los datos de los clientes en una lotería? Si es así, el software de automatización de flujos de trabajo y la gestión de procesos empresariales (BPM) pueden ayudarle.
Flujo de trabajo frente a BPM: ¿cuál es la diferencia?
Aunque el flujo de trabajo y la gestión de procesos de negocio (BPM) comparten algunas similitudes, el flujo de trabajo se considera un componente de la BPM. Según Wikipedia, el flujo de trabajo consiste en un patrón coordinado y repetible de actividad empresarial que se hace posible gracias a la organización sistemática de los recursos en procesos que transforman materiales, prestan servicios o procesan información. En otras palabras, el flujo de trabajo consiste en una serie de actividades que pasan de una persona a otra para completar una tarea.
Por otro lado, la gestión de procesos de negocio (BPM) es una disciplina amplia y dinámica que puede abarcar múltiples flujos de trabajo. TechTarget define la BPM como un enfoque estructurado para mejorar los procesos que utilizan las organizaciones para realizar su trabajo, atender a sus clientes y generar valor empresarial. Más concretamente, un proceso de negocio es una actividad o un conjunto de actividades que contribuye a alcanzar los objetivos de la organización.
Aunque tanto los flujos de trabajo como la gestión de procesos empresariales (BPM) optimizan y agilizan las tareas, existen tres diferencias clave.
- El flujo de trabajo se centra en una única tarea, mientras que el BMP abarca todo el proceso empresarial.
- El BPM se centra en la generación de informes y el análisis, más que en los objetivos individuales.
- El flujo de trabajo es un componente de la gestión de procesos de negocio (BPM), pero no ocurre lo contrario.
Aunque ambos aportan ventajas a las organizaciones, este blog se centra en las ventajas del flujo de trabajo; más concretamente, en el software de automatización de flujos de trabajo. No obstante, si quieres saber más sobre la gestión de procesos de negocio (BPM), echa un vistazo al artículo «5 capacidades clave que debe tener un software de BPM».
Cómo el software de automatización de flujos de trabajo simplifica y optimiza los procesos empresariales
Las ventajas de implementar una solución de software de automatización de flujos de trabajo se aprecian en todos los sectores y en casi todos los aspectos de su empresa. Ya sea en ventas, marketing, fabricación, atención al cliente, gestión de sistemas informáticos, finanzas, etc., el software de automatización de flujos de trabajo ofrece innumerables ventajas.
Con el software de automatización de flujos de trabajo puedes:
1) Reducir las tareas manuales redundantes
Los procesos manuales resultan costosos tanto en tiempo como en mano de obra. De hecho, una encuesta realizada por IT Chronicles reveló que, a escala mundial, las tareas manuales repetitivas suponen a las empresas un gasto astronómico de 5 billones de dólares al año. Si a esto le sumamos el aumento de los errores humanos, la reducción de la productividad, los riesgos de incumplimiento normativo y el incremento de las necesidades de personal y los costes laborales, es fácil comprender cómo la gestión manual de tareas repetitivas puede mermar rápidamente tu presupuesto y tu rentabilidad.
2) Reducir los errores
Aunque trabajar sin cometer errores puede ser una quimera, el software de automatización de flujos de trabajo puede reducir considerablemente el número de errores. Y cuando se produce un error, el software ayuda a localizarlo con precisión para que puedas realizar los cambios necesarios y garantizar que no vuelva a ocurrir.
3) Mejorar la productividad
Dado que el software de automatización de flujos de trabajo permite realizar tareas sin intervención humana, tu personal dispone de tiempo para dedicarse a actividades más valiosas y motivadoras. Igualmente importante es que, si se omite un paso en el proceso, el flujo de trabajo ayuda a identificar el paso que hay que completar antes de que el proceso pueda continuar.
4) Cumplir con las normas de reconocimiento de ingresos
El incumplimiento de las normas de reconocimiento de ingresos, como la ASC 606 y la NIIF 15, conlleva un riesgo considerable: desde el despido de empleados y multas hasta penas de cárcel. Esto no solo afectará negativamente a tu marca, sino que también puede acarrear sanciones sustanciales. Con un software de automatización de flujos de trabajo, el proceso predefinido no deja nada al azar, garantizando que se sigan todos los pasos obligatorios en el orden establecido y que no se pase nada por alto.
5) Agilizar los procesos de aprobación
La gestión manual de los procesos de aprobación requiere mucho tiempo. Además, a menudo provoca atascos que retrasan el proceso. La lógica integrada en el software de automatización de flujos de trabajo te permite derivar, notificar y recabar firmas de forma automática siguiendo un flujo predeterminado.
6) Mejorar la toma de decisiones
¿Sigues revisando informes para obtener los datos necesarios para tomar decisiones empresariales, comprender las necesidades de los clientes, saber qué productos y servicios se venden y cuáles no, etc.? El software de automatización de flujos de trabajo te permite extraer información a gran escala de forma fluida y eficiente, y convertir esos datos en conocimientos significativos y estrategias prácticas.
7) Aumentar la transparencia
Los procesos no los gestiona una sola persona y, cuando se gestionan manualmente, suelen carecer de documentación y pueden tener una prioridad baja para algunos empleados. El software de automatización de flujos de trabajo ofrece la transparencia necesaria para que todos los implicados puedan ver en qué punto del proceso se encuentra cada tarea. Además, proporciona la información necesaria para identificar dónde se producen los retrasos en los procesos y las tareas, de modo que puedas realizar los ajustes necesarios.
8) Potenciar la colaboración y el compromiso de los empleados
¿Sabías que, en cualquier momento dado, casi la mitad de tu plantilla está aburrida? Y lo que es peor, el aburrimiento es, de hecho, más perjudicial que el agotamiento. Una de las principales causas del aburrimiento en el trabajo, que a menudo lleva a la dimisión de los empleados, es la realización de tareas repetitivas y de poca importancia. El software de automatización de flujos de trabajo se encarga de las tareas repetitivas y tediosas, lo que libera a tu personal para que pueda dedicarse a actividades más interesantes. Desde el punto de vista de la colaboración, el flujo de trabajo agiliza los procesos, fomentando un entorno laboral más colaborativo y orientado a objetivos.
9) Conectar a las personas, el software y la cultura empresarial
El software de automatización de flujos de trabajo, que actúa como facilitador, extrae datos de diferentes aplicaciones y ejecuta flujos de trabajo entre ellas. Los datos proporcionados te permiten identificar y prevenir errores, mejorar la productividad y optimizar los procesos. Además, los flujos de trabajo te permiten crear la colaboración interna necesaria para alcanzar los objetivos de la organización.
10) Ofrecer experiencias de cliente mejores y coherentes
Los procesos manuales son propensos a los errores y requieren más tiempo, lo que puede afectar negativamente a las ventas, la atención al cliente, la prestación de productos y servicios, etc. Los clientes no solo quieren, sino que cada vez exigen más precisión, rapidez y capacidad de respuesta. Los procesos manuales están plagados de cuellos de botella que afectan negativamente a la experiencia del cliente. Con un software de automatización de flujos de trabajo, podrás optimizar los procesos, reducir los errores y responder más rápidamente a los clientes, lo que te proporcionará una ventaja competitiva.
Aunque el software de automatización de flujos de trabajo ofrece numerosas ventajas (incluso más que las 10 mencionadas anteriormente), la ventaja más significativa de la gestión de flujos de trabajo radica en que permite reducir los gastos.
Despídete de las tareas manuales y repetitivas y da la bienvenida a la automatización de los flujos de trabajo
Independientemente del sector, tu objetivo es tener éxito, y eso significa que debes ser rentable. Cuando los procesos manuales generan gastos elevados, pérdida de clientes y dimisiones de empleados, la rentabilidad se reduce rápidamente. El software de automatización de flujos de trabajo te proporciona las herramientas necesarias para reducir los costosos errores, subsanar las deficiencias en los procesos y eliminar los cuellos de botella, lo que te permite aumentar los ingresos.
Analicemos el software de automatización de flujos de trabajo desde la perspectiva de la facturación para ver las ventajas que ofrece a tu empresa, a tu equipo financiero y a tus clientes. Las empresas con escenarios de facturación complejos deben realizar múltiples pasos manuales en los procesos de tarificación, facturación y emisión de facturas. Con BillingPlatform, puedes llevar a cabo tareas de facturación complejas sin necesidad de intervención manual. Una vez definido tu modelo de negocio en nuestra solución basada en la nube, podrás:
- Organiza y coordina flujos de trabajo automatizados con solo unos clics
- Configura fácilmente los procesos empresariales para que se activen en función de eventos, como la creación de un nuevo registro de cliente u otras actualizaciones.
- Sincronizar información entre distintas aplicaciones mediante interfaces de programación de aplicaciones (API)
- Amplía tus procesos automatizados a sistemas externos, como tu libro mayor o tus aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
La solución basada en la nube de BillingPlatform ofrece amplias capacidades de automatización que aumentan la eficiencia, mejoran la motivación de los empleados y optimizan la experiencia del cliente. Nuestra plataforma permite completar flujos de trabajo críticos mediante activadores basados en eventos, lo que te proporciona la flexibilidad necesaria para optimizar y automatizar tus procesos redundantes y que consumen mucho tiempo. En lo que respecta a las facturas, todo el proceso de facturación se automatiza según los criterios que tú definas. Esto te permite programar facturas en formato PDF generadas automáticamente a intervalos predeterminados, adjuntar documentos relacionados y enviar las facturas directamente a tus clientes, sin mover un dedo.
Se mire como se mire, el software de automatización de flujos de trabajo te permite mejorar la productividad, automatizar procesos manuales, crear procesos repetibles, reducir los errores manuales, maximizar la eficiencia… y aumentar los ingresos. Haz tú mismo un breve recorrido guiado por nuestra plataforma para obtener más información.
