Ist Ihr Finanzteam mit einer endlosen Flut von Tabellenkalkulationen überlastet? Werden bei den Rechnungsstellungs- und Zahlungsprozessen häufig Schritte übersehen? Stellen Sie zusätzliches Personal ein, um den Finanzabschluss zu bewältigen? Haben Sie mit Rechnungsfehlern zu kämpfen, die Ihren Gewinn schmälern? Verursacht die Einhaltung von Vorschriften wie ASC 606 oder IFRS 15 zusätzlichen und sich wiederholenden Arbeitsaufwand für Ihr Finanzteam? Beobachten Sie einen Anstieg der Kündigungen bei Ihren Mitarbeitern? Ist der Schutz von Kundendaten zu einem Glücksspiel geworden? Wenn ja, können Software zur Workflow-Automatisierung und Business Process Management (BPM) Abhilfe schaffen.
Workflow vs. BPM: Was ist der Unterschied?
Obwohl Workflow und BPM einige Gemeinsamkeiten aufweisen, wird der Workflow als Bestandteil von BPM betrachtet. Laut Wikipedia besteht ein Workflow aus einem koordinierten und wiederholbaren Muster von Geschäftsaktivitäten, das durch die systematische Organisation von Ressourcen in Prozesse ermöglicht wird, die Materialien umwandeln, Dienstleistungen erbringen oder Informationen verarbeiten. Mit anderen Worten: Ein Workflow besteht aus einer Abfolge von Aktivitäten, die von einer Person zur nächsten weitergeleitet werden, um eine Aufgabe zu erledigen.
BPM hingegen ist ein weit gefasstes und dynamisches Fachgebiet, das aus mehreren Arbeitsabläufen bestehen kann. TechTarget definiert BPM als einen strukturierten Ansatz zur Verbesserung der Prozesse, mit denen Unternehmen ihre Arbeit erledigen, ihre Kunden bedienen und geschäftlichen Mehrwert schaffen. Genauer gesagt ist ein Geschäftsprozess eine Aktivität oder eine Reihe von Aktivitäten, die zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen.
Obwohl sowohl Workflow als auch BPM Aufgaben optimieren und rationalisieren, gibt es drei wesentliche Unterschiede.
- Der Workflow konzentriert sich auf eine einzelne Aufgabe, während BMP den gesamten Geschäftsprozess umfasst.
- Bei BPM stehen die Berichterstellung und die Analyse im Vordergrund und nicht einzelne Ziele.
- Der Workflow ist ein Bestandteil des BPM, aber das Gegenteil trifft nicht zu.
Obwohl beide organisatorische Vorteile bieten, liegt der Schwerpunkt dieses Blogs auf den Vorteilen von Workflow – genauer gesagt auf Workflow-Automatisierungssoftware. Wenn Sie jedoch mehr über BPM erfahren möchten, lesen Sie den Artikel „5 wichtige Funktionen, die Ihre BPM-Software haben sollte“.
Wie Workflow-Automatisierungssoftware Geschäftsprozesse vereinfacht und optimiert
Die Vorteile der Einführung einer Softwarelösung zur Workflow-Automatisierung zeigen sich branchenübergreifend und in nahezu allen Bereichen Ihres Unternehmens. Ob Vertrieb, Marketing, Fertigung, Kundenservice, IT-Systemmanagement, Finanzen usw. – Software zur Workflow-Automatisierung bietet unzählige Vorteile.
Mit einer Software zur Workflow-Automatisierung können Sie:
1) Reduzierung überflüssiger manueller Aufgaben
Manuelle Prozesse sind sowohl zeit- als auch arbeitsintensiv. Tatsächlich ergab eine von IT Chronicles durchgeführte Umfrage, dass sich wiederkehrende manuelle Aufgaben weltweit auf satte 5 Billionen US-Dollar pro Jahr belaufen. In Verbindung mit der Zunahme menschlicher Fehler, sinkender Produktivität, Compliance-Risiken sowie einem erhöhten Personalbedarf und steigenden Personalkosten wird schnell deutlich, wie sehr die manuelle Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben Ihr Budget und Ihre Rentabilität schnell aufzehren kann.
2) Fehler reduzieren
Auch wenn ein fehlerfreier Betrieb vielleicht ein Wunschtraum ist, kann Software zur Workflow-Automatisierung die Fehlerquote erheblich senken. Und wenn doch einmal ein Fehler auftritt, hilft die Software dabei, die genaue Stelle zu lokalisieren, sodass Sie die notwendigen Änderungen vornehmen können, um sicherzustellen, dass dieser Fehler nicht erneut auftritt.
3) Die Produktivität steigern
Da Workflow-Automatisierungssoftware die Erledigung von Aufgaben ohne menschliches Eingreifen ermöglicht, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich um wertschöpfendere und interessantere Tätigkeiten zu kümmern. Ebenso wichtig ist, dass der Workflow bei einem ausgelassenen Schritt im Prozess dabei hilft, den Schritt zu identifizieren, der noch erledigt werden muss, bevor der Prozess fortgesetzt werden kann.
4) Einhaltung der Standards zur Umsatzrealisierung
Die Nichteinhaltung von Vorschriften zur Umsatzrealisierung wie ASC 606 und IFRS 15 birgt erhebliche Risiken – von Entlassungen und Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf Ihre Marke aus, sondern kann auch zu erheblichen Strafen führen. Mit einer Software zur Workflow-Automatisierung überlässt der vordefinierte Ablauf nichts dem Zufall und stellt sicher, dass alle vorgeschriebenen Schritte in der festgelegten Reihenfolge befolgt werden und nichts übersehen wird.
5) Genehmigungsprozesse straffen
Die manuelle Abwicklung von Genehmigungsprozessen ist zeitaufwendig. Oftmals führt dies zudem zu Engpässen, die den Prozess verzögern. Die Logik der Workflow-Automatisierungssoftware ermöglicht es Ihnen, Dokumente automatisch weiterzuleiten, Benachrichtigungen zu versenden und Unterschriften in einem vorab festgelegten Ablauf einzuholen.
6) Die Entscheidungsfindung verbessern
Durchforsten Sie immer noch Berichte, um die Daten zu finden, die Sie für geschäftliche Entscheidungen benötigen, um Kundenanforderungen zu verstehen, um zu erfahren, welche Produkte und Dienstleistungen sich verkaufen und welche nicht, usw.? Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Sie Informationen nahtlos und effizient in großem Umfang extrahieren und diese Daten in aussagekräftige Erkenntnisse und umsetzbare Strategien umwandeln.
7) Die Transparenz erhöhen
Prozesse werden nicht von einer einzigen Person abgewickelt, und wenn sie manuell abgewickelt werden, sind sie oft nicht dokumentiert und haben für manche Mitarbeiter möglicherweise eine geringe Priorität. Software zur Workflow-Automatisierung sorgt für die nötige Transparenz, damit alle Beteiligten sehen können, an welcher Stelle sich der Prozess gerade befindet. Darüber hinaus liefert sie die erforderlichen Einblicke, um zu erkennen, wo es zu Verzögerungen bei Prozessen und Aufgaben kommt, sodass Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen können.
8) Die Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeiter stärken
Wussten Sie, dass sich zu jedem beliebigen Zeitpunkt fast die Hälfte Ihrer Belegschaft langweilt? Schlimmer noch: Langeweile ist sogar schädlicher als Burnout. Einer der Hauptgründe für Langeweile am Arbeitsplatz, die oft zur Kündigung von Mitarbeitern führt, ist die Ausführung sich wiederholender und trivialer Aufgaben. Software zur Workflow-Automatisierung übernimmt diese sich wiederholenden und mühsamen Aufgaben und entlastet Ihre Mitarbeiter, sodass sie sich anspruchsvolleren Tätigkeiten widmen können. Aus Sicht der Zusammenarbeit optimiert der Workflow die Prozesse und fördert so ein kooperativeres und zielorientierteres Arbeitsumfeld.
9) Menschen, Software und Arbeitskultur miteinander verbinden
Als Vermittler ruft Workflow-Automatisierungssoftware Daten aus verschiedenen Softwareanwendungen ab und führt Workflows zwischen diesen aus. Anhand der bereitgestellten Daten können Sie Fehler erkennen und vermeiden, die Produktivität steigern und Prozesse optimieren. Darüber hinaus ermöglicht der Workflow die interne Zusammenarbeit, die zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlich ist.
10) Ein verbessertes und einheitliches Kundenerlebnis bieten
Manuelle Prozesse sind fehleranfällig und zeitaufwendig, was sich negativ auf den Vertrieb, den Kundenservice, die Bereitstellung von Produkten und Dienstleistungen usw. auswirken kann. Kunden wünschen sich nicht nur Genauigkeit, Schnelligkeit und Reaktionsfähigkeit, sondern fordern diese zunehmend auch ein. Manuelle Prozesse sind voller Engpässe, die das Kundenerlebnis beeinträchtigen. Mit einer Software zur Workflow-Automatisierung können Sie Prozesse optimieren, Fehler reduzieren und schneller auf Kunden reagieren – was Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
Zwar bietet Software zur Workflow-Automatisierung zahlreiche Vorteile (sogar mehr als die oben genannten 10), doch der wichtigste Vorteil des Workflow-Managements liegt darin, dass es die Möglichkeit bietet, Kosten zu senken.
Verabschieden Sie sich von manuellen, sich wiederholenden Aufgaben und begrüßen Sie die Workflow-Automatisierung
Unabhängig von der Branche ist es Ihr Ziel, erfolgreich zu sein – und das bedeutet, dass Sie profitabel arbeiten müssen. Wenn manuelle Prozesse zu hohen Kosten, Kundenabwanderung und Mitarbeiterfluktuation führen, schwindet die Rentabilität schnell. Software zur Workflow-Automatisierung bietet Ihnen die notwendigen Werkzeuge, um kostspielige Fehler zu reduzieren, Prozesslücken zu schließen und Engpässe zu beseitigen, sodass Sie Ihren Umsatz steigern können.
Betrachten wir Software zur Workflow-Automatisierung einmal aus der Perspektive der Abrechnung, um zu sehen, welche Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen, Ihr Finanzteam und Ihre Kunden ergeben. Unternehmen mit komplexen Abrechnungsszenarien müssen bei der Tarifierung, Abrechnung und Rechnungsstellung zahlreiche manuelle Schritte durchlaufen. Mit BillingPlatform können Sie komplexe Abrechnungsaufgaben ohne manuellen Aufwand ausführen. Sobald Ihr Geschäftsmodell in unserer cloudbasierten Lösung definiert ist, können Sie:
- Automatisierte Arbeitsabläufe mit nur wenigen Klicks zusammenstellen und koordinieren
- Konfigurieren Sie ganz einfach Geschäftsprozesse für ereignisgesteuerte Auslöser, wie beispielsweise einen neuen Kundendatensatz oder andere Aktualisierungen.
- Synchronisieren Sie Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen über Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs)
- Erweitern Sie Ihre automatisierten Prozesse auf externe Systeme, wie beispielsweise Ihr Hauptbuch oder Ihre CRM-Anwendungen (Customer Relationship Management).
Die cloudbasierte Lösung von BillingPlatform bietet umfangreiche Automatisierungsfunktionen, die die Effizienz steigern, die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessern und das Kundenerlebnis optimieren. Unsere Plattform ermöglicht es, wichtige Arbeitsabläufe über ereignisgesteuerte Auslöser abzuwickeln, und bietet Ihnen so die nötige Flexibilität, um Ihre redundanten und zeitaufwändigen Prozesse zu optimieren und zu automatisieren. Was Rechnungen betrifft, wird der gesamte Rechnungsstellungsprozess auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Kriterien automatisiert. So können Sie automatisch generierte PDF-Rechnungen in festgelegten Intervallen planen, zugehörige Dokumente anhängen und die Rechnungen direkt an Ihre Kunden versenden – ganz ohne eigenen Aufwand.
Ganz gleich, wie man es betrachtet: Mit Software zur Workflow-Automatisierung können Sie die Produktivität steigern, manuelle Prozesse automatisieren, wiederholbare Abläufe schaffen, manuelle Fehler reduzieren, die Effizienz maximieren … und Ihren Umsatz steigern. Machen Sie selbst eine kurze geführte Tour durch unsere Plattform, um mehr zu erfahren.
