Je nach Ihren Bedürfnissen kann der Arbeitsablauf einfach oder äußerst komplex sein. Eines ist jedoch sicher - wenn es um die Automatisierung von Arbeitsabläufen geht, gibt es einige Missverständnisse. Nehmen Sie zum Beispiel Workflow versus Billing Process Management (BPM).
Während die Begriffe häufig synonym verwendet werden und beide die Optimierung und Rationalisierung von sich wiederholenden Aufgaben und Prozessen zum Ziel haben, wird Workflow als eine Komponente von BPM betrachtet. BPM hingegen ist eine umfassende und dynamische Disziplin, die aus mehreren Workflows bestehen kann.
Unternehmen können Workflow-Automatisierungssoftware verwenden, um papierbasierte und manuelle Prozesse zu ersetzen und sie eng mit anderen Geschäftssystemen zu integrieren. So entsteht ein Ökosystem, in dem Aufgaben automatisch über Menschen, Technologien und Daten ausgelöst werden.
Die Workflow-Automatisierung beruht auf einer vorher festgelegten regelbasierten Logik und startet eine Reihe von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge. Die Straffung des Prozesses reduziert den manuellen Aufwand, verringert die Fehlerquote und führt zu schnelleren und einheitlicheren Ergebnissen.
Automatisierte Arbeitsabläufe werden in den gängigsten Abteilungen von Unternehmen eingesetzt, z. B. in Marketing, Vertrieb, Kundendienst, Personalwesen, IT-Systemmanagement, Betrieb und Finanzen. Wir werden uns auf die Finanzfunktionen konzentrieren, indem wir die Schritte im Rechnungsstellungsprozess betrachten und wie die Workflow-Automatisierung eine wichtige Rolle spielen kann.
Wie Workflow-Automatisierung Abrechnungsprozesse vereinfacht und rationalisiert
Ein ordnungsgemäßer Rechnungsstellungsprozess ist für den Cashflow von entscheidender Bedeutung, unabhängig von Ihrer Branche oder Unternehmensgröße. Als einer der komplexeren Prozesse in Ihrem Unternehmen umfasst die Rechnungsstellung alles von der Erstellung von Rechnungen und der Verfolgung von Zahlungen über die Nachverfolgung ausstehender Salden bis hin zur Umsatzrealisierung und dem Inkasso. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte des Rechnungsstellungsprozesses, gefolgt von der Frage, wie die Workflow-Automatisierung diesen Prozess optimieren kann.
1) Erfassen von Transaktionsdaten
Sammeln Sie alle notwendigen Informationen, z. B. über angebotene Produkte oder Dienstleistungen, Menge, Preise, Rabatte, Versandkosten usw.
2) Erstellen Sie die Rechnung
Neben den grundlegenden Angaben wie Name, Kontaktdaten und Logo Ihres Unternehmens sollte die Rechnung diese 10 Punkte enthalten.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer
- Datum der Rechnung
- Informationen für Kunden
- Beschreibung der erbrachten Produkte/Dienstleistungen
- Preis und Menge jeder gelieferten Ware oder Dienstleistung
- Zwischensumme zuzüglich Steuern und Ermäßigungen
- Fälliger Gesamtbetrag
- Fälligkeitsdatum der Zahlung
- Optionen für die Zahlungsabwicklung
- Zahlungsbedingungen
3) Überprüfen und Genehmigen der Rechnung
Autorisiertes Personal überprüft die Rechnung und genehmigt sie, wenn sie fertig ist.
4) Senden Sie die Rechnung
Nachdem Sie die Rechnung erstellt und genehmigt haben, senden Sie sie per Post, E-Mail oder über ein Kundenportal an den Kunden.
5) Entgegennahme der Zahlung
Geben Sie die Zahlung in das AR-System ein, um die Mittel der Rechnung zuzuordnen, und gleichen Sie dann das AR-Ledger ab.
6) Erkennen von Einnahmen
Sie können dann den Umsatz in Übereinstimmung mit den Vorschriften von ASC 606 und IFRS 15 erfassen.
7) Weiterverfolgung überfälliger Zahlungen
Benachrichtigungen senden/Anrufe tätigen, wenn die Außenstände einen bestimmten Schwellenwert erreichen.
Mithilfe von Workflows können Sie viele der oben genannten Rechnungsstellungsschritte automatisieren, um den Prozess zu beschleunigen und manuellen Aufwand und Fehler zu reduzieren. Sobald ein Verkauf zustande gekommen ist, werden beispielsweise Daten wie die Rechnungsadresse des Kunden und Zahlungsinformationen in die entsprechenden Systeme eingegeben, so dass sie für die automatische Rechnungserstellung zur Verfügung stehen. Sobald die Zahlung eingegangen ist, wird sie elektronisch erfasst und automatisch verbucht, zugeordnet und abgeglichen. Bei überfälligen Rechnungen werden automatisch Mahnungen und Benachrichtigungen über den Zahlungsverzug versandt und Eskalationsprozesse automatisch ausgelöst.
Warum Sie Workflow-Automatisierung brauchen
Unabhängig von der Funktion der Abteilung bietet die Automatisierung von Arbeitsabläufen zahlreiche Vorteile, darunter:
Eliminiert Redundanz: Wenn mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen die gleichen Aufgaben erledigen, leidet die Effizienz und es kommt zu Verzögerungen. Die Workflow-Automatisierung erkennt und beseitigt redundante und unnötige Aufgaben.
Verbesserte Kommunikation: Manuelle Eingriffe führen oft zu Missverständnissen bei der Erledigung von Aufgaben oder sogar dazu, dass die Erledigung von Aufgaben und die Frage, ob weitere Schritte erforderlich sind, nicht kommuniziert werden. Durch die Automatisierung von Workflow-Aufgaben werden Informationen nahtlos ausgetauscht und die Zusammenarbeit sichergestellt, was die Produktivität, die Qualität der Arbeit und sogar die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessert.
Verbesserte Rechenschaftspflicht: Eine verbesserte Kommunikation bringt weitere Vorteile mit sich, z. B. eine erhöhte Verantwortlichkeit. Mit einer klar definierten, das gesamte Team weiß, welche Aufgaben abgeschlossen sind, welche spezifischen Aufgaben als nächstes anstehen und welche Fristen einzuhalten sind.
Misst die Leistung: Mit automatisierten Arbeitsabläufen lässt sich die Leistung leicht und genau überwachen und in festgelegten Intervallen messen. Dies hilft bei der Erkennung von Workflow-Fehlern und bietet die Möglichkeit, den Prozess schnell zu verbessern.
Bietet Einblicke in den Prozess: Die Workflow-Automatisierung bietet Einblicke in den gesamten Prozess und die beteiligten Mitarbeiter. Unternehmen verstehen dann besser, wie die Daten durch das Unternehmen fließen und welche Auswirkungen sie auf die Entscheidungsfindung haben.
Kurz gesagt: Workflow-Automatisierung bietet klare Vorteile für Ihr Unternehmen. Einmal implementiert, werden Sie entdecken:
- Die Projektaktivitäten werden organisiert
- Klare Erwartungen werden gesetzt
- Verfolgt den Fortschritt der Aufgabe
- Verbessert die Effizienz
- Sorgt für eine konsistente Aufgabenausführung
- Verringerung von Engpässen
- Bessere Transparenz der Aufgaben
- Verbessert die Zusammenarbeit im Team
- Verbessert das Kundenerlebnis
Und diese Vorteile sind nur die Spitze des Eisbergs. Eine umfassende Liste der Vorteile, die Sie durch die Automatisierung von Abrechnungsprozessen erhalten, finden Sie in unserem Blog - 10 Ways Workflow Automation Software Improves Business Growth.
Automatisieren Sie Abrechnungsprozesse und reduzieren Sie Einnahmeverluste
Die Automatisierung der Rechnungsstellung bietet die Flexibilität, die jedes Unternehmen benötigt, indem sie manuelle Prozesse in hochintelligente und intuitive Systeme umwandelt, die sich leicht an veränderte Markt- und Kundenanforderungen anpassen lassen. Obwohl nicht alle Workflow-Engines gleich sind, entspricht ein Workflow, der ein integraler Bestandteil der Abrechnungsplattform ist, dem heutigen Bedarf an größerer geschäftlicher Flexibilität. Die Workflow-Automatisierung trägt zur Vereinfachung komplexer Prozesse bei, senkt die Betriebskosten drastisch, bietet die Möglichkeit zur Skalierung ohne zusätzliches Personal und verringert Umsatzverluste.
Unabhängig davon, ob Sie komplexe, mehrjährige Verträge verwalten oder manuelle Prozesse umwandeln, bietet BillingPlatform integrierte Workflows für die Rechnungsautomatisierung, um den Finanzabschlussprozess zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu maximieren. Unsere Workflow-Engine ist vollständig in jeden Aspekt der Anwendung integriert und ermöglicht Ihnen die Einrichtung und Orchestrierung von Abrechnungsautomatisierungs-Workflows, die mehrere Schritte umfassen - alles mit einer einfachen Point-and-Click-Schnittstelle.
Sind Sie bereit, sich von manuellen und fehleranfälligen Abrechnungsprozessen zu verabschieden und eine Automatisierungslösung für die Rechnungsstellung einzuführen, die Ihnen die Flexibilität bietet, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben? Die Auswahl einer Abrechnungslösung, die Ihre Automatisierungsanforderungen unterstützt, muss keine Herausforderung sein. Deshalb haben wir den umfassenden Leitfaden für automatisierte Abrechnungsprozesse zusammengestellt, den Sie noch heute herunterladen können.
