Dependiendo de tus necesidades, un flujo de trabajo puede ser sencillo o extremadamente complejo. Sin embargo, una cosa es segura: en lo que respecta a la automatización de flujos de trabajo, existen algunos conceptos erróneos. Tomemos, por ejemplo, la diferencia entre los flujos de trabajo y la gestión de procesos de facturación (BPM).
Aunque ambos términos se utilizan a menudo de forma indistinta y ambos optimizan y agilizan tareas y procesos repetitivos, el flujo de trabajo se considera un componente de la gestión de procesos de negocio (BPM). La BPM, por su parte, es una disciplina amplia y dinámica que puede estar compuesta por múltiples flujos de trabajo.
Las empresas pueden utilizar software de automatización de flujos de trabajo para sustituir los procesos manuales y basados en papel, e integrarlo estrechamente con otros sistemas empresariales. De este modo se crea un ecosistema en el que las tareas se activan automáticamente entre las personas, la tecnología y los datos.
La automatización de los flujos de trabajo se basa en una lógica predeterminada basada en reglas y pone en marcha una serie de tareas siguiendo un orden concreto. La optimización del proceso reduce el esfuerzo manual, disminuye los errores y da lugar a resultados más rápidos y uniformes.
Los flujos de trabajo automatizados se utilizan en algunos de los departamentos más habituales de las empresas, como marketing, ventas, atención al cliente, recursos humanos, gestión de sistemas informáticos, operaciones y finanzas. Nos centraremos en las funciones financieras analizando los pasos del proceso de facturación y cómo la automatización de los flujos de trabajo puede desempeñar un papel importante.
Cómo la automatización de los flujos de trabajo simplifica y agiliza los procesos de facturación
Un proceso de facturación adecuado es fundamental para el flujo de caja, independientemente del sector o del tamaño de tu empresa. Al tratarse de uno de los procesos más complejos que gestiona tu empresa, la facturación abarca todo, desde la creación de facturas y el seguimiento de los pagos, pasando por el seguimiento de los saldos pendientes, hasta el reconocimiento de ingresos y el cobro de deudas. A continuación se detallan los pasos clave del proceso de facturación, seguidos de cómo la automatización del flujo de trabajo puede optimizar dicho proceso.
1) Recopilar datos de transacciones
Recopila toda la información necesaria, como los productos o servicios ofrecidos, la cantidad, los precios, los descuentos, los gastos de envío, etc.
2) Crear la factura
Además de los datos básicos, como el nombre de tu empresa, la información de contacto y el logotipo, la factura debe incluir estos 10 elementos.
- Un número de factura único
- Fecha de la factura
- Información del cliente
- Descripción de los productos y servicios prestados
- Precio y cantidad de cada producto o servicio suministrado
- Subtotal más impuestos y descuentos aplicables
- Importe total a pagar
- Fecha de vencimiento del pago
- Opciones para realizar el pago
- Condiciones de pago
3) Revisar y aprobar la factura
El personal autorizado revisa la factura y la aprueba cuando está lista.
4) Enviar la factura
Una vez creada y aprobada la factura, se envía al cliente por correo postal, correo electrónico o a través de un portal de clientes.
5) Recibir el pago
Introduce el pago en el sistema de cuentas por cobrar para asignar los fondos a la factura y, a continuación, concilia el libro mayor de cuentas por cobrar.
6) Contabilizar los ingresos
De este modo, podrás contabilizar los ingresos de conformidad con las normas ASC 606 y NIIF 15.
7) Realizar un seguimiento de los pagos atrasados
Enviar notificaciones o realizar llamadas cuando la deuda pendiente alcance los umbrales predeterminados.
Workflow te permite automatizar muchos de los pasos de facturación mencionados anteriormente, lo que agiliza el proceso y reduce el esfuerzo manual y los errores. Por ejemplo, una vez realizada una venta, datos como la dirección de facturación del cliente y la información de pago se introducen en los sistemas correspondientes, lo que permite la generación automática de facturas. Una vez recibido el pago, este se cobra electrónicamente y se introduce, se asigna y se concilia de forma automática. En el caso de las facturas vencidas, se emiten automáticamente cartas de reclamación y notificaciones de demora en el pago, y se activan automáticamente los procesos de escalado.
Por qué necesitas automatizar los flujos de trabajo
Independientemente de la función del departamento, la automatización de los flujos de trabajo ofrece numerosas ventajas, entre las que se incluyen:
Elimina la redundancia: Cuando varias personas o departamentos se encargan de las mismas tareas, la eficiencia se ve mermada y se producen retrasos. La automatización de los flujos de trabajo detecta y elimina las tareas redundantes e innecesarias.
Mejora de la comunicación: Las tareas manuales suelen dar lugar a malentendidos sobre la finalización de las tareas, o incluso a una falta total de comunicación al respecto y sobre si es necesario dar pasos adicionales. Al automatizar las tareas del flujo de trabajo, la información se comparte de forma fluida, lo que garantiza la colaboración y mejora la productividad, la calidad del trabajo e incluso la moral de los empleados.
Mayor responsabilidad: Una mejor comunicación aporta beneficios adicionales, como una mayor responsabilidad. Con una estructura claramente definida, todo el equipo sabe qué tareas se han completado, cuáles son las siguientes y cuáles son sus plazos.
Mide el rendimiento: Gracias al flujo de trabajo automatizado, el rendimiento se supervisa y mide de forma sencilla y precisa a intervalos predeterminados. Esto ayuda a detectar fallos en el flujo de trabajo y permite mejorar rápidamente el proceso.
Ofrece información sobre los procesos: La automatización de los flujos de trabajo ofrece información sobre todo el proceso y el personal implicado. De este modo, las organizaciones comprenden mejor cómo circulan los datos por la empresa y el impacto que esto tiene en la toma de decisiones.
En pocas palabras, la automatización de los flujos de trabajo ofrece claras ventajas para tu organización. Una vez implementada, descubrirás que:
- Las actividades del proyecto se organizan
- Se establecen expectativas claras
- Realiza un seguimiento del progreso de las tareas
- Mejora la eficiencia
- Garantiza una ejecución coherente de las tareas
- Reduce los cuellos de botella
- Ofrece una mejor visión general de las tareas
- Mejora la colaboración en equipo
- Mejora la experiencia del cliente
Y estas ventajas son solo la punta del iceberg. Para ver una lista completa de las ventajas que obtendrás al automatizar los procesos de facturación, echa un vistazo a nuestro blog: «10 formas en las que el software de automatización de flujos de trabajo mejora el crecimiento empresarial».
Automatizar los procesos de facturación y reducir la pérdida de ingresos
La automatización de la facturación ofrece la flexibilidad que toda empresa necesita, transformando los procesos manuales en sistemas altamente inteligentes e intuitivos que pueden modificarse fácilmente para adaptarse a las cambiantes exigencias del mercado y de los clientes. Aunque no todos los motores de flujo de trabajo son iguales, el flujo de trabajo —que forma parte integral de la plataforma de facturación— responde a la necesidad actual de una mayor agilidad empresarial. La automatización del flujo de trabajo ayuda a simplificar los procesos complejos, reduce drásticamente los gastos operativos, proporciona los medios para crecer sin necesidad de aumentar la plantilla y disminuye la pérdida de ingresos.
Tanto si gestionas contratos complejos de varios años como si estás automatizando procesos manuales, BillingPlatform ofrece flujos de trabajo integrados para la automatización de la facturación, con el fin de agilizar el proceso de cierre financiero, reducir los errores y maximizar la eficiencia. Nuestro motor de flujos de trabajo está totalmente integrado en todos los aspectos de la aplicación, lo que te permite configurar y coordinar flujos de trabajo de automatización de la facturación que incluyen múltiples pasos, todo ello mediante una sencilla interfaz de «apuntar y hacer clic».
¿Estás listo para decir adiós a los procesos de facturación manuales y propensos a errores, y dar la bienvenida a una solución de automatización de la facturación que te ofrezca la flexibilidad necesaria para llevar tu negocio al siguiente nivel? Elegir una solución de facturación que se adapte a tus necesidades de automatización no tiene por qué ser complicado. Por eso hemos elaborado la «Guía completa sobre procesos de facturación automatizados». Descárgala hoy mismo.
