Je nach Ihren Anforderungen kann ein Workflow einfach oder auch äußerst komplex sein. Eines ist jedoch sicher: Wenn es um die Automatisierung von Workflows geht, gibt es einige Missverständnisse. Nehmen wir zum Beispiel den Unterschied zwischen Workflow und Rechnungsstellungsprozessmanagement (BPM).
Obwohl die Begriffe häufig synonym verwendet werden und beide dazu dienen, sich wiederholende Aufgaben und Prozesse zu optimieren und zu rationalisieren, gilt der Workflow als Bestandteil des BPM. BPM hingegen ist ein weit gefasstes und dynamisches Fachgebiet, das aus mehreren Workflows bestehen kann.
Unternehmen können Software zur Workflow-Automatisierung einsetzen, um papierbasierte und manuelle Prozesse zu ersetzen und diese eng mit anderen Geschäftssystemen zu verknüpfen. So entsteht ein Ökosystem, in dem Aufgaben automatisch über Mitarbeiter, Technologie und Daten hinweg ausgelöst werden.
Die Automatisierung von Arbeitsabläufen basiert auf festgelegten, regelbasierten Logiken und löst eine Reihe von Aufgaben in einer bestimmten Reihenfolge aus. Die Optimierung des Prozesses reduziert den manuellen Aufwand, verringert Fehler und führt zu schnelleren und einheitlicheren Ergebnissen.
Automatisierte Arbeitsabläufe kommen in einigen der wichtigsten Unternehmensbereiche zum Einsatz, auf die sich Unternehmen stützen, darunter Marketing, Vertrieb, Kundenservice, Personalwesen, IT-Systemmanagement, Betrieb und Finanzen. Wir konzentrieren uns auf die Finanzfunktionen und betrachten dabei die einzelnen Schritte des Rechnungsstellungsprozesses sowie die wichtige Rolle, die die Automatisierung von Arbeitsabläufen dabei spielen kann.
Wie die Workflow-Automatisierung Abrechnungsprozesse vereinfacht und optimiert
Ein ordnungsgemäßer Abrechnungsprozess ist für den Cashflow von entscheidender Bedeutung, unabhängig von Ihrer Branche oder der Größe Ihres Unternehmens. Als einer der komplexeren Prozesse in Ihrem Unternehmen umfasst die Abrechnung alles von der Erstellung von Rechnungen über die Nachverfolgung von Zahlungen und das Mahnwesen bis hin zur Umsatzrealisierung und zum Inkasso. Im Folgenden werden die wichtigsten Schritte des Abrechnungsprozesses vorgestellt und anschließend erläutert, wie sich dieser Prozess durch Workflow-Automatisierung optimieren lässt.
1) Erfassung von Transaktionsdaten
Sammeln Sie alle erforderlichen Informationen wie beispielsweise angebotene Produkte oder Dienstleistungen, Menge, Preise, Rabatte, Versandkosten usw.
2) Rechnung erstellen
Neben den grundlegenden Angaben wie Ihrem Firmennamen, Ihren Kontaktdaten und Ihrem Logo sollte die Rechnung diese 10 Punkte enthalten.
- Eine eindeutige Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Kundeninformationen
- Beschreibung der erbrachten Produkte/Dienstleistungen
- Preis und Menge jedes gelieferten Produkts oder jeder erbrachten Dienstleistung
- Zwischensumme zuzüglich anfallender Steuern und Rabatte
- Gesamtbetrag
- Zahlungsfrist
- Zahlungsmöglichkeiten
- Zahlungsbedingungen
3) Die Rechnung prüfen und genehmigen
Das zuständige Personal prüft die Rechnung und genehmigt sie, sobald sie fertig ist.
4) Die Rechnung versenden
Nachdem Sie die Rechnung erstellt und genehmigt haben, senden Sie sie per Post, E-Mail oder über ein Kundenportal an den Kunden.
5) Zahlung erhalten
Erfassen Sie die Zahlung im Debitorensystem, um den Betrag der Rechnung zuzuordnen, und führen Sie anschließend den Abgleich des Debitorenbuchs durch.
6) Umsatz erfassen
Anschließend können Sie Umsatzerlöse gemäß den Vorschriften von ASC 606 und IFRS 15 erfassen.
7) Überfällige Zahlungen nachverfolgen
Benachrichtigungen versenden bzw. Anrufe tätigen, sobald ausstehende Forderungen festgelegte Schwellenwerte erreichen.
Mit Workflow lassen sich viele der oben genannten Abrechnungsschritte automatisieren, wodurch der Prozess beschleunigt und der manuelle Aufwand sowie Fehler reduziert werden. Sobald beispielsweise ein Verkauf getätigt wurde, werden Daten wie die Rechnungsadresse und die Zahlungsinformationen des Kunden in die entsprechenden Systeme eingegeben, sodass sie für die automatische Rechnungserstellung zur Verfügung stehen. Sobald eine Zahlung eingegangen ist, wird sie elektronisch erfasst und automatisch verbucht, zugeordnet und abgeglichen. Bei überfälligen Rechnungen werden automatisch Mahnschreiben und Benachrichtigungen über Zahlungsverzug versendet und Eskalationsprozesse automatisch ausgelöst.
Warum Sie eine Workflow-Automatisierung benötigen
Unabhängig von der Funktion der Abteilung bietet die Automatisierung von Arbeitsabläufen zahlreiche Vorteile, darunter:
Beseitigt Redundanzen: Wenn mehrere Mitarbeiter oder Abteilungen dieselben Aufgaben bearbeiten, leidet die Effizienz und es kommt zu Verzögerungen. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen erkennt und beseitigt redundante und unnötige Aufgaben.
Verbesserte Kommunikation: Manuelle Arbeitsabläufe führen häufig zu Missverständnissen hinsichtlich der Erledigung von Aufgaben oder sogar zu einem völligen Mangel an Kommunikation darüber, ob Aufgaben erledigt sind und ob weitere Schritte erforderlich sind. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden Informationen nahtlos ausgetauscht, was die Zusammenarbeit sicherstellt – und so die Produktivität, die Arbeitsqualität und sogar die Arbeitsmoral der Mitarbeiter verbessert.
Verbesserte Verantwortlichkeit: Eine verbesserte Kommunikation bietet zusätzliche Vorteile wie beispielsweise eine stärkere Verantwortlichkeit. Dank klarer Vorgaben weiß das gesamte Team, welche Aufgaben bereits erledigt sind, welche konkreten Aufgaben als Nächstes anstehen und welche Fristen dafür gelten.
Leistungsmessung: Dank automatisierter Arbeitsabläufe lässt sich die Leistung einfach und präzise in festgelegten Intervallen überwachen und messen. Dies hilft dabei, Fehler im Arbeitsablauf zu erkennen und ermöglicht eine schnelle Verbesserung des Prozesses.
Bietet Einblicke in Prozesse: Die Workflow-Automatisierung bietet Einblicke in den gesamten Prozess und die beteiligten Mitarbeiter. Unternehmen erhalten so ein besseres Verständnis dafür, wie die Daten durch das Unternehmen fließen und welche Auswirkungen dies auf die Entscheidungsfindung hat.
Kurz gesagt: Die Automatisierung von Arbeitsabläufen bietet Ihrem Unternehmen klare Vorteile. Nach der Einführung werden Sie feststellen:
- Die Projektaktivitäten werden organisiert
- Es werden klare Erwartungen festgelegt
- Verfolgt den Fortschritt der Aufgaben
- Steigert die Effizienz
- Sorgt für eine einheitliche Ausführung von Aufgaben
- Reduziert Engpässe
- Bietet einen besseren Überblick über die Aufgaben
- Verbessert die Zusammenarbeit im Team
- Verbessert das Kundenerlebnis
Und diese Vorteile sind nur die Spitze des Eisbergs. Eine umfassende Liste der Vorteile, die Ihnen die Automatisierung von Abrechnungsprozessen bietet, finden Sie in unserem Blogbeitrag „10 Wege, wie Workflow-Automatisierungssoftware das Unternehmenswachstum fördert“.
Abrechnungsprozesse automatisieren und Umsatzverluste reduzieren
Die Automatisierung der Rechnungsstellung bietet die Flexibilität, die jedes Unternehmen benötigt, und wandelt manuelle Prozesse in hochintelligente und intuitive Systeme um, die sich problemlos an veränderte Markt- und Kundenanforderungen anpassen lassen. Auch wenn nicht alle Workflow-Engines gleich sind, entspricht ein Workflow, der integraler Bestandteil der Abrechnungsplattform ist, dem heutigen Bedarf an größerer geschäftlicher Agilität. Die Workflow-Automatisierung trägt dazu bei, komplexe Prozesse zu vereinfachen, die Betriebskosten drastisch zu senken, die Skalierbarkeit ohne Personalaufstockung zu gewährleisten und Umsatzverluste zu verringern.
Ganz gleich, ob Sie komplexe, mehrjährige Verträge verwalten oder manuelle Prozesse automatisieren möchten – BillingPlatform bietet integrierte Workflows für die Rechnungsstellungsautomatisierung, mit denen Sie den Finanzabschlussprozess optimieren, Fehler reduzieren und die Effizienz maximieren können. Unsere Workflow-Engine ist vollständig in alle Bereiche der Anwendung integriert, sodass Sie mehrstufige Workflows zur Rechnungsstellungsautomatisierung einrichten und steuern können – und das alles über eine einfache Point-and-Click-Oberfläche.
Sind Sie bereit, sich von manuellen und fehleranfälligen Abrechnungsprozessen zu verabschieden und eine Lösung zur Abrechnungsautomatisierung einzuführen, die Ihnen die Flexibilität gibt, Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu heben? Die Auswahl einer Abrechnungslösung, die Ihren Automatisierungsanforderungen gerecht wird, muss keine Herausforderung sein. Deshalb haben wir den umfassenden Leitfaden zu automatisierten Abrechnungsprozessen zusammengestellt – laden Sie ihn noch heute herunter.
