Eines haben alle Unternehmen gemeinsam: Sie wollen florieren und wachsen. Während viele Unternehmen verschiedene Aspekte des Geschäfts wie Vertrieb, Kundendienst, Bestandsverwaltung, Lieferkette, Lieferung usw. automatisiert haben, wurde eine entscheidende Komponente jedes Unternehmens (die Finanzprozesse) oft übersehen. Wenn Sie also herausfinden möchten, wie Sie den Rechnungsstellungsprozess automatisieren können, finden Sie in diesem Blog eine detaillierte Beschreibung.
Ist es für Ihr Unternehmen an der Zeit, die Abrechnungsprozesse zu automatisieren?
Je nach Unternehmen ist es offensichtlich, dass die Automatisierung Ihrer Finanzprozesse ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen muss. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie die folgenden Fragen beantworten, um festzustellen, ob es jetzt an der Zeit ist, arbeitsintensive manuelle Abrechnungsprozesse gegen Automatisierung auszutauschen.
- Erledigt Ihr Finanzteam wiederkehrende Aufgaben manuell?
- Die Bearbeitungszeit für eine Bestellung kann variieren, aber ohne Automatisierung dauert sie im Durchschnitt fünfmal länger. Möchten Sie Ihre Auftragsabwicklung beschleunigen?
- Braucht es Tage oder sogar Wochen, um ausstehende Zahlungen zu ermitteln, und verzögert sich die Weiterverfolgung überfälliger Rechnungen?
- Wenn ein Kunde ein Upgrade oder Downgrade anfordert, müssen Sie dann sein Abonnement (oder einen Teil des Abonnements) kündigen, das Abonnement ersetzen und manuelle Änderungen am Backend vornehmen, um eine genaue Umsatzrealisierung zu gewährleisten?
- Schließt Ihr Finanzteam die Bücher am Ende eines jeden Monats mit Tabellenkalkulationen ab?
- Benötigen Sie zu viel Zeit und eine unüberschaubare Anzahl von Berichten, um den Zustand Ihres Unternehmens zu beurteilen (Gesamtkundenwert (TCV), monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR), jährlich wiederkehrender Umsatz (ARR), Cashflow, Kundenabwanderung, Customer Lifetime Value (CLV), Produkt- und/oder Dienstleistungsverkäufe, erwirtschafteter Umsatz usw.)?
- Fällt es Ihnen schwer, Berichte zu erhalten, aus denen hervorgeht, wie gut Ihre Preisstrategien funktionieren?
Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit Ja beantwortet haben, ist Ihr Unternehmen bereit für die automatisierte Rechnungsstellung. Bevor wir weitermachen, gibt es noch eine letzte Frage: Wollen Sie Ihr Unternehmen auf Wachstum ausrichten?
Wie man den Rechnungsstellungsprozess automatisiert
Wenn Ihr Unternehmen wächst, führt der manuelle Aufwand in der Regel zu mehr Fehlern, was sich oft nachteilig auf Ihre Rentabilität auswirkt. Obwohl viele Unternehmen auf ein automatisiertes Abrechnungssystem umsteigen, kann es schwierig sein, die richtige Abrechnungsplattform zu finden. Um Ihnen bei dieser Suche zu helfen, haben wir die sechs wichtigsten Aspekte zusammengestellt, die Sie beachten müssen.
- Beginnen Sie den Prozess mit der Überprüfung Ihrer Preispläne. Dazu gehören Abonnementabrechnungen, nutzungsabhängige Abrechnungen, dynamische Abrechnungen und hybride Abrechnungen sowie Preisbündel, Pakete, Werbeaktionen und Rabatte. Berücksichtigen Sie in dieser Phase des Prozesses auch mögliche zukünftige Preismodelle. Sie möchten sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte Abrechnungssystem sowohl die heutigen als auch die zukünftigen Preismodelle effizient handhaben kann.
- Das System sollte über integrierte Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen verfügen. Dies ermöglicht die Automatisierung von wichtigen Geschäftsprozessen rund um Ereignisse, Attribute und/oder Zeit. Für maximale Produktivität und minimalen manuellen Aufwand sollte es eine einfache Point-and-Click-Schnittstelle bieten. Außerdem sollten Sie Workflows einrichten und orchestrieren können, die mehrere Schritte umfassen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie in der Lage sind, große Rechnungen mit zahlreichen Kosten in kleinere Rechnungen aufzuteilen, die einzeln genehmigt und an den Kunden geschickt werden, sobald das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde. Diese als ereignisbasierte Fakturierung bezeichnete Funktion ermöglicht es Ihnen, Fakturierungszyklen auf der Grundlage eines einzelnen Ereignisses oder einer Gruppe von Ereignissen zu definieren, die den Abschluss und die Zustellung einer Rechnung signalisieren.
- Kunden wollen die Wahl haben, wenn es um Zahlungen geht. Achten Sie darauf, dass das System eine Vielzahl von sicheren Zahlungsmöglichkeiten bietet, wie z. B. Debitkarten, Kreditkarten, ACH, Schecks, PayPal usw. Wenn Sie weltweit verkaufen oder planen, auf internationaler Ebene zu verkaufen, benötigen Sie außerdem ein Abrechnungssystem mit integrierter Internationalisierung und Funktionen für Lokalisierung, mehrere Währungen, mehrere Sprachen und regionale Besteuerung.
- Das Abrechnungssystem muss in der Lage sein, automatisch Rechnungen zu erstellen und Zahlungen anzunehmen. Die Automatisierung sollte jedoch nicht an dieser Stelle enden. Sie müssen auch Gutschriften, Erstattungen, Mahnungen und Inkasso automatisieren.
- Und schließlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie stets ASC 606 und IFRS 15( Umsatzrealisierung ) einhalten, damit Sie nur dann Umsätze realisieren, wenn die Leistungsverpflichtungen erfüllt sind.
Die manuelle Verwaltung von Rechnungen kann und wird zu Fehlern führen, wie z. B. zu fehlerhaften Berechnungen. Der Aufwand für die Korrektur von Fehlern ist dann sowohl zeitaufwändig als auch kostspielig. Möchten Sie sich näher mit den Anforderungen an die Automatisierung der Rechnungsstellung befassen? Lesen Sie unseren Blog 7 Fragen zur Klärung Ihrer Anforderungen an die automatisierte Rechnungsstellung.
Profitieren Sie von den Vorteilen der Automatisierung der Rechnungsstellung
Durch die Automatisierung von Abrechnungsprozessen gewinnen Sie sowohl an Geschwindigkeit als auch an Effizienz. Bei der Auswahl eines Anbieters von Abrechnungsplattformen sollten Sie jedoch eines nicht vergessen. Das Abrechnungssystem muss sich an Ihr Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.
Die Cloud-basierte Abrechnungsplattform von BillingPlatform ermöglicht es Ihnen, den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung einfach zu automatisieren. Wir geben Unternehmen wie dem Ihren die Möglichkeit, jede Art von Preismodell zu ermöglichen, neue und innovative Produkte und Dienstleistungen schneller auf den Markt zu bringen, Betriebsausgaben zu reduzieren und eine reibungslose Kundenerfahrung zu bieten. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihnen helfen können, indem Sie sich noch heute mit unserem Expertenteam in Verbindung setzen!
