Alle Unternehmen haben eines gemeinsam: Sie wollen erfolgreich sein und wachsen. Während viele Organisationen verschiedene Aspekte ihres Geschäfts wie Vertrieb, Kundenservice, Bestandsverwaltung, Lieferkette, Lieferung usw. automatisiert haben, wird ein wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens (die Finanzprozesse) oft übersehen. Wenn du also herausfinden möchtest, wie du den Rechnungsstellungsprozess automatisieren kannst, findest du in diesem Blog alle Infos dazu.
Ist es Zeit für Ihr Unternehmen, die Rechnungsstellungsprozesse zu automatisieren?
Je nach Unternehmen kann es offensichtlich sein, dass die Automatisierung Ihrer Finanzprozesse ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste stehen sollte. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sehen Sie sich die folgenden Fragen an, um zu entscheiden, ob es jetzt an der Zeit ist, arbeitsintensive manuelle Abrechnungsprozesse durch Automatisierung zu ersetzen.
- Bearbeitet Ihr Finanzteam repetitive Aufgaben manuell?
- Die Bearbeitungszeit einer Bestellung kann variieren, aber ohne Automatisierung dauert sie im Durchschnitt fünfmal länger. Möchten Sie Ihre Bestellbearbeitungszeit verkürzen?
- Dauert es Tage oder sogar Wochen, um ausstehende Zahlungen zu identifizieren, was die Nachverfolgung überfälliger Forderungen verzögert?
- Wenn ein Kunde ein Upgrade oder Downgrade beantragt, müssen Sie dann sein Abonnement (oder einen Teil davon) kündigen, das Abonnement ersetzen und manuelle Änderungen im Backend vornehmen, um eine korrekte Umsatzrealisierung sicherzustellen?
- Schließt Ihr Finanzteam die Bücher am Ende jedes Monats mithilfe von Tabellenkalkulationen?
- Benötigen Sie übermäßig viel Zeit und eine unüberschaubare Anzahl von Berichten, um den Gesundheitszustand Ihres Unternehmens zu beurteilen (Gesamtkundenwert (TCV), monatliche wiederkehrende Einnahmen (MRR), jährliche wiederkehrende Einnahmen (ARR), Cashflow, Kundenabwanderung, Kundenlebenszeitwert (CLV), Produkt- und/oder Dienstleistungsumsatz, erzielte Einnahmen usw.)?
- Haben Sie Schwierigkeiten, Berichte zu erhalten, die detailliert beschreiben, wie gut Ihre Preisstrategien funktionieren?
Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, ist Ihr Unternehmen bereit für die automatisierte Rechnungsstellung. Bevor wir fortfahren, noch eine letzte Frage: Möchten Sie Ihr Unternehmen für Wachstum positionieren?
Wie man den Abrechnungsprozess automatisiert
Wenn Ihr Unternehmen wächst, führen manuelle Arbeitsabläufe in der Regel zu vermehrten Fehlern, was sich oft negativ auf Ihre Rentabilität auswirkt. Obwohl viele Unternehmen auf ein automatisiertes Abrechnungssystem umsteigen, kann es schwierig sein, die richtige Abrechnungsplattform zu finden. Um Ihnen bei dieser Suche zu helfen, haben wir die sechs wichtigsten Aspekte zusammengestellt, die Sie berücksichtigen sollten.
- Beginnen Sie den Prozess mit einer Überprüfung Ihrer Preispläne. Dazu gehören Abonnementabrechnungen, nutzungsbasierte Abrechnungen, dynamische Abrechnungen und hybride Abrechnungen sowie Preisbündel, Pakete, Werbeaktionen und Rabatte. Berücksichtigen Sie in dieser Phase des Prozesses unbedingt auch potenzielle zukünftige Preismodelle. Sie sollten sicherstellen, dass das von Ihnen gewählte Abrechnungssystem sowohl die heutigen als auch die zukünftigen Preismodelle effizient verarbeiten kann.
- Das System sollte über integrierte Funktionen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen verfügen. Dies ermöglicht die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse in Bezug auf Ereignisse, Attribute und/oder Zeit. Für maximale Produktivität und minimalen manuellen Aufwand sollte es über eine einfache Point-and-Click-Oberfläche verfügen. Außerdem sollte es Ihnen ermöglichen, Arbeitsabläufe mit mehreren Schritten einzurichten und zu koordinieren.
- Stellen Sie sicher, dass Sie große Rechnungen mit zahlreichen Positionen in kleinere Rechnungen aufteilen können, die einzeln genehmigt und nach Lieferung des Produkts oder Erbringung der Dienstleistung an den Kunden versandt werden. Diese als ereignisbasierte Rechnungsstellung bezeichnete Funktion ermöglicht es Ihnen, Rechnungszyklen auf der Grundlage eines einzelnen Ereignisses oder einer Gruppe von Ereignissen zu definieren, die den Abschluss und die Zustellung einer Rechnung signalisieren.
- Kunden möchten bei der Bezahlung die Wahl haben. Stellen Sie sicher, dass das System eine Vielzahl sicherer Zahlungsoptionen unterstützt, wie Debitkarten, Kreditkarten, ACH, Schecks, PayPal usw. Wenn Sie weltweit verkaufen oder einen internationalen Vertrieb planen, benötigen Sie außerdem ein Abrechnungssystem, das über integrierte Internationalisierungsfunktionen verfügt und Funktionen für Lokalisierung, mehrere Währungen, mehrere Sprachen und regionale Besteuerung umfasst.
- Das Abrechnungssystem muss in der Lage sein, Rechnungen automatisch zu erstellen und Zahlungen anzunehmen. Die Automatisierung sollte jedoch nicht damit enden, sondern auch Gutschriften, Rückerstattungen, Mahnungen und Inkasso umfassen.
- Stellen Sie schließlich sicher, dass Sie stets die Vorschriften von ASC 606 und IFRS 15 zur Umsatzrealisierung einhalten, sodass Sie Umsätze nur dann realisieren, wenn die Leistungsverpflichtungen erfüllt sind.
Die manuelle Verwaltung der Rechnungsstellung kann zu Fehlern wie falschen Berechnungen führen. Die Korrektur dieser Fehler ist zeitaufwändig und kostspielig. Möchten Sie sich näher mit den Anforderungen an die Automatisierung der Rechnungsstellung befassen? Lesen Sie unseren Blogbeitrag „7 Fragen zur Klärung Ihrer Anforderungen an die automatisierte Rechnungsstellung “.
Integration der Rechnungsautomatisierung in Ihre Finanztechnologie-Infrastruktur
Die Automatisierung der Rechnungsstellung bietet den größten Nutzen, wenn sie vollständig in Ihre übrigen Finanzsysteme integriert ist. Ohne diese Verbindungen haben Teams weiterhin mit doppelten Eingaben, Verzögerungen bei der Abstimmung und unvollständiger Transparenz zu kämpfen. Durch die Integration Ihrer Rechnungsstellungsplattform mit ERP-, CRM-, CPQ-, Steuerkonformitäts-Tools und Zahlungsgateways schaffen Sie ein Echtzeit-Rechnungsstellungssystem, das Daten über alle Abteilungen hinweg synchronisiert.
Triggerbasierte Workflows erweitern den Nutzen. Ein in Salesforce oder HubSpot unterzeichneter Vertrag kann automatisch eine Rechnung über eine automatisierte Abrechnungssoftware auslösen, wodurch Verzögerungen zwischen Vertrieb und Finanzen vermieden werden. Diese Art von Workflow reduziert Fehler, beschleunigt Abrechnungszyklen und sorgt für einen konsistenteren Cashflow.
Außerdem erhalten Finanzteams einen einheitlichen Überblick über alle Aktivitäten, was für die langfristige Planung von entscheidender Bedeutung ist. In Verbindung mit der automatisierten Umsatzrealisierung verbessern diese Integrationen das Vertrauen in die gemeldeten Zahlen und verringern den Aufwand für die Einhaltung von Vorschriften.
Die Integration verbessert auch die Audit-Bereitschaft. Durch die systemübergreifende gemeinsame Nutzung von Daten lassen sich übersichtlichere Berichte erstellen, Periodenabschlüsse beschleunigen und zuverlässige Compliance-Dokumentationen erstellen – was insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Abonnementvolumen von großem Wert ist. Moderne Abrechnungsplattformen reduzieren die Abhängigkeit von der IT und vereinfachen diese Integrationen durch APIs und vorgefertigte Konnektoren, sodass Finanzteams Datenflüsse mit minimalem Programmieraufwand verwalten können.
Für Unternehmen, die nach Möglichkeiten zur Automatisierung ihrer Abonnementabrechnung suchen, ist die Möglichkeit, die Abrechnung mit Buchhaltungssoftware, Zahlungssystemen und CRM-Lösungen zu verknüpfen, nicht mehr nur eine Option, sondern die Grundlage für genaue Prognosen, Effizienz und skalierbares Wachstum.
Erfahren Sie mehr über die automatisierte Rechnungsstellung für komplexe Geschäftsmodelle.
Überwindung häufiger Hindernisse bei der Automatisierung der Rechnungsstellung
Obwohl die Vorteile klar auf der Hand liegen, zögern viele Unternehmen, ihre Abrechnung zu modernisieren. Altsysteme sind oft zu fest verankert, um sie zu ersetzen, und die Vorstellung einer Migration löst Bedenken aus. In Wirklichkeit verursachen veraltete, individuell programmierte Plattformen mit der Zeit höhere Risiken und Kosten. Cloud-basierte Lösungen reduzieren die Komplexität der Migration, indem sie modulare Onboarding-Funktionen, Daten-Mapping-Tools und flexible Bereitstellungsstrategien bieten.
Das Änderungsmanagement ist eine weitere Hürde. Teams könnten sich Sorgen über Störungen oder die mit neuen Plattformen verbundene Lernkurve machen. Moderne Abrechnungsanbieter antizipieren dies und bieten eine geführte Implementierung, rollenbasierte Schulungen und schrittweise Einführungen, die den Übergang erleichtern.
Mit einer guten Planung können Unternehmen schnell von der manuellen Rechnungsbearbeitung zur automatisierten Rechnungsbearbeitung übergehen, ohne dabei an Schwung zu verlieren. Diese Umstellungen zeigen den Mitarbeitern auch, dass die Automatisierung dazu dient, ihre Arbeit zu vereinfachen, und nicht, sie zu ersetzen.
Auch interne Unstimmigkeiten können die Einführung verlangsamen. Erfolgreiche Projekte hängen von Anfang an von der Zusammenarbeit zwischen Finanz- und IT-Abteilung ab, mit gemeinsamen Zielen und klaren technischen Anforderungen. Wenn beide Teams von der Vision überzeugt sind, wird die Automatisierung der Rechnungsstellung weniger zu einem Technologieprojekt als vielmehr zu einer geschäftlichen Transformation.
Zu guter Letzt muss noch die Frage „Entwickeln oder kaufen?“ geklärt werden. Maßgeschneiderte Systeme schienen einst attraktiv, sind jedoch kostspielig in der Wartung und nicht skalierbar. Heutzutage sind spezialisierte SaaS-Plattformen so konzipiert, dass sie alles von der Automatisierung wiederkehrender Abrechnungen bis hin zur Automatisierung des gesamten Prozesses von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang unterstützen, wodurch Ressourcen freigesetzt werden und ein schnellerer ROI erzielt wird.
Erfahren Sie in unserem Blog mehr darüber, warum Automatisierung der Schlüssel zum Umsatzwachstum ist.
Durchsetzung der Rechnungsstellungsrichtlinien mithilfe von Workflow-Automatisierung
Bei der Automatisierung geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch um Governance. Regelbasierte Workflows ermöglichen die einheitliche Durchsetzung interner Abrechnungsrichtlinien in allen Abteilungen. Für hochwertige Rechnungen, erhebliche Rabatte oder Vertragsänderungen können automatisch Genehmigungen erforderlich sein. Dieser Governance-First-Ansatz trägt dazu bei, Compliance-Risiken zu reduzieren und die finanzielle Genauigkeit zu verbessern.
Die rollenbasierte Kontrolle verstärkt diese Sicherheitsvorkehrungen. Durch die Festlegung, wer bestimmte Abrechnungsvorgänge auslösen, ändern oder genehmigen darf, schützen Unternehmen sensible Prozesse. In Kombination mit Tools zur Automatisierung des Mahnwesens sorgt dies für eine einheitliche Bearbeitung überfälliger Forderungen, wodurch Streitigkeiten reduziert und Forderungen auf Kurs gehalten werden.
Jede Transaktion wird durch automatisierte Protokolle und mit Zeitstempel versehene Genehmigungen dokumentiert. So entsteht ein lückenloser Prüfpfad für die interne Kontrolle, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Beilegung von Streitigkeiten. Mit der Zeit wird die Möglichkeit, klare und konsistente Arbeitsabläufe nachzuweisen, zu einem Wettbewerbsvorteil bei Audits und Verhandlungen.
Plattformen mit erweiterbaren Workflows können sogar Prozesse anpassen – beispielsweise durch die automatische Generierung von Rechnungsanpassungen bei Verstößen gegen SLAs, die Auslösung von Inkassomaßnahmen auf der Grundlage von Fälligkeitsschwellenwerten oder die Anwendung kontospezifischer Regeln. Durch workflowgesteuerte Governance wird die automatisierte Rechnungsstellung von einem Backoffice-Tool zu einem Compliance-Asset, das den Umsatz schützt und gleichzeitig die operative Flexibilität gewährleistet.
Anpassung der Rechnungsstellungsautomatisierung für globale Aktivitäten
Globale Unternehmen stehen vor Herausforderungen, denen manuelle Rechnungsstellung nicht gerecht werden kann. Steuerkonformität, gesetzliche Vorschriften und regionale Rechnungsstellungsanforderungen erhöhen die Komplexität und erfordern Automatisierung. Eine moderne Rechnungsstellungsplattform übernimmt die Berechnung von Mehrwertsteuer/GST, die Einhaltung von Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung und lokalisierte Vorlagen in großem Umfang, wodurch Risiken reduziert und das Wachstum beschleunigt werden.
Lokalisierung geht über Steuercodes hinaus. Automatisierte Systeme erstellen Rechnungen und Mitteilungen in der vom Kunden bevorzugten Währung und Sprache. Von automatisierten Rechnungen mit korrekten lokalen Steuerregeln bis hin zu Kundenbenachrichtigungen, die an regionale Formate angepasst sind, verbessert die Automatisierung die Genauigkeit und das Vertrauen der Kunden. Unternehmen gewinnen auch Flexibilität, wenn sich Märkte verändern – sie können Steuerstrukturen anpassen, neue Produktpakete einführen oder regionale Werbeaktionen unterstützen, ohne Prozesse neu aufbauen zu müssen.
Für Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften unterstützt die Automatisierung des Abrechnungszyklus den Finanzkalender jeder Einheit und fasst die Ergebnisse in konsolidierten Berichten zusammen. Diese doppelte Transparenz hilft der Unternehmensleitung, die Leistung weltweit zu verfolgen und gleichzeitig die lokalen Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Auch der grenzüberschreitende Handel profitiert davon. Die Integration mit lokalen Zahlungsgateways ermöglicht eine reibungslosere Automatisierung der Zahlungsabwicklung, während Währungsumrechnungstools Reibungsverluste bei internationalen Transaktionen beseitigen. Für Unternehmen, die nach Möglichkeiten suchen, ihre Rechnungsstellungsprozesse für globale Aktivitäten zu automatisieren, bietet die Automatisierung die Skalierbarkeit und Compliance-Abdeckung, die für den weltweiten Wettbewerb erforderlich sind.
Wie die Automatisierung der Rechnungsstellung das Kundenerlebnis verbessert
Die Automatisierung der Rechnungsstellung ist nicht nur ein interner Effizienzgewinn – sie wirkt sich auch direkt auf die Kundenzufriedenheit aus. Dank zeitnaher, korrekter Rechnungen und automatisierter Quittungen kommt es für Kunden zu weniger Fehlern und Streitigkeiten. Diese Zuverlässigkeit schafft Vertrauen und reduziert die Abwanderung, insbesondere bei Abonnement-basierten Unternehmen, die auf vorhersehbare wiederkehrende Zahlungszyklen angewiesen sind.
Die Automatisierung unterstützt auch die Reaktionsfähigkeit in Echtzeit. Wenn ein Kunde seinen Tarif erhöht oder Dienste hinzufügt, spiegelt ein Echtzeit-Abrechnungssystem die Änderung sofort wider. Dies reduziert Frustrationen, beseitigt manuelle Verzögerungen und ermöglicht es Kunden, ihre Konten mit Zuversicht zu verwalten.
Selbstbedienungsfunktionen verbessern das Erlebnis zusätzlich. Durch automatisierte Workflows und Kundenportale können Kunden ihre Zahlungspräferenzen verwalten, ihre automatisierten Rechnungen einsehen und Abrechnungsprobleme lösen, ohne auf den Support warten zu müssen. Diese Funktionen reduzieren nicht nur die Anzahl der Support-Tickets, sondern geben den Kunden auch die Kontrolle über ihre Konten, was die Zufriedenheit erhöht.
Auf den globalen Märkten vervielfachen sich diese Vorteile. Lokalisierte Abrechnungsoptionen, flexible Zahlungsmöglichkeiten und eine präzise Steuerabwicklung sorgen für ein nahtloses Erlebnis, unabhängig vom Standort. Für Unternehmen, die die Kundenbindung stärken möchten, wird die Automatisierung der Rechnungsstellung zu einem Teil der Customer Journey.
Entdecken Sie, wie die Automatisierung der Rechnungsstellung die digitale Transformation unterstützt und wie sie die Kundenbindung neu gestalten kann, oder erfahren Sie, wie Sie den Prozess von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang optimieren können.
Nutzen Sie die Vorteile der Rechnungsautomatisierung
Durch die Automatisierung von Abrechnungsprozessen gewinnen Sie sowohl an Geschwindigkeit als auch an Effizienz. Bei der Auswahl eines Anbieters für eine Abrechnungsplattform sollten Sie jedoch eines beachten: Das Abrechnungssystem muss sich Ihrem Unternehmen anpassen, nicht umgekehrt.
Mit der cloudbasierten Abrechnungsplattform von BillingPlatform können Sie den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang ganz einfach automatisieren. Wir geben Unternehmen wie Ihrem die Möglichkeit, beliebige Preismodelle zu implementieren, neue und innovative Produkte und Dienstleistungen schneller auf den Markt zu bringen, Betriebsausgaben zu senken und ein reibungsloses Kundenerlebnis zu bieten. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Ihnen helfen können, und wenden Sie sich noch heute an unser Expertenteam!
