Muss Ihr Finanzteam zu Beginn jedes Abrechnungszyklus hektisch herausfinden, an welche Kunden Rechnungen in welcher Höhe verschickt werden müssen? Welche Kunden weisen Guthaben oder ausstehende Beträge auf? Haben Kunden ihr Abonnement-Paket hoch- oder heruntergestuft? Gibt es Kunden, die zusätzliche Features und Funktionen erworben oder eine Sonderaktion in Anspruch genommen haben? Die Liste der „Was-wäre-wenn“-Fragen zur Abrechnung scheint endlos zu sein! Was wäre, wenn die Situation anders wäre und Sie jeden Abrechnungszyklus mit allen erforderlichen Informationen beginnen könnten? Und nicht nur das: Was wäre, wenn Sie Rechnungen erstellen, Zahlungen nachverfolgen und einziehen sowie die Umsatzrealisierung mit wenig bis gar keinem manuellen Aufwand abwickeln könnten? Eine automatisierte Abrechnungslösung ermöglicht es Ihnen, all das zu automatisieren … und noch viel mehr.
Abrechnungsfehler dorthin verbannen, wo sie hingehören: in die Vergangenheit
Bei der manuellen Abwicklung von Abrechnungsprozessen sind Fehler vorprogrammiert. Schließlich sind Menschen nun einmal Menschen und machen Fehler. Selbst Ihre sorgfältigsten und kompetentesten Mitarbeiter in der Finanzabteilung werden Fehler machen. Ohne automatisierte Abrechnung ist die manuelle Abwicklung dieser Prozesse zeitaufwendig, mühsam und besteht aus sich wiederholenden Aufgaben.
Fehler sind unvermeidlich, und wenn sie auftreten, können sie sich auf alles auswirken – von der Kundenzufriedenheit bis hin zu Umsatzverlusten. Seien wir ehrlich: Niemand erhält gerne eine Rechnung, die Fehler enthält. Unabhängig von der Art des Fehlers – sei es ein falscher Rechnungsbetrag, andere Rechenfehler oder falsche Zahlungsbedingungen – ist das enttäuschend. Dies verzögert nicht nur den Zahlungsprozess, sondern führt auch dazu, dass Mitarbeiter Zeit damit verbringen, den Fehler zu beheben und die Rechnung erneut zu versenden. Es kann zudem zu Kundenabwanderung führen – was sich negativ auf Ihren Gewinn auswirkt.
Einfache Fehler könnten Sie später teuer zu stehen kommen
Rechenfehler in der Rechnung sind nicht die einzigen Bereiche, in denen menschliche Fehler den Cashflow und das Kundenerlebnis beeinträchtigen können. Nehmen wir einmal an, bei der Aktualisierung des Kundenprofils schleicht sich ein Tippfehler in die Zahlungsbedingungen ein. Statt der vertraglich vereinbarten Zahlungsfrist „NET 30“ steht dort nun „NET 90“. Dieser scheinbar harmlose Fehler verzögert nicht nur den Zahlungseingang, sondern führt höchstwahrscheinlich auch dazu, dass Ihr Mahnverfahren in Gang gesetzt wird. Das ist ein Prozess, der Ressourcen beansprucht, die anderswo besser genutzt werden könnten. Zudem könnte der Kunde das Vertrauen in Ihr Unternehmen verlieren und sich anderweitig umsehen.
Betrachten wir eine weitere Art von Fehler, der zu finanziellen Einbußen führt. Nehmen wir an, dass während eines Abrechnungszeitraums 20 Kunden Ihr Freemium-Angebot in Anspruch genommen haben. Nehmen wir außerdem an, dass 10 dieser Kunden ihr Abonnement durch das Hinzufügen von Funktionen zu je 10 $ pro Funktion erweitert haben. Davon haben fünf Kunden zwei Funktionen hinzugefügt (5 × 20 $ = 100 $) und fünf haben auf drei Funktionen aufgestockt (5 × 30 $ = 150 $). Wenn das Upgrade vom Freemium- auf den kostenpflichtigen Dienst während des Abrechnungszeitraums übersehen wird, entstehen Umsatzverluste. Auch wenn ein Verlust von 250 $ in einem einzigen Abrechnungszeitraum nicht nach viel klingt, summiert sich dieser in 12 Monaten auf 3.000 $. Bleibt der Fehler über einen längeren Zeitraum unentdeckt, könnte der kumulierte Verlust Ihre Rentabilität erheblich beeinträchtigen.
Eine Software für die automatisierte Rechnungsstellung reduziert menschliche Fehler und verhindert diese in manchen Fällen sogar gänzlich. So wird sichergestellt, dass die von Ihnen versendeten Rechnungen fehlerfrei sind und die Kunden genau das Erlebnis erhalten, das sie erwarten. Schauen wir uns einmal an, was ein automatisiertes Abrechnungssystem ist und welche Vorteile es bietet.
Verabschieden Sie sich von manuellen Prozessen dank automatisierter Rechnungsstellung
Automatisierte Abrechnungssoftware wurde entwickelt, um die Erstellung, Generierung und den Versand von Rechnungen zu automatisieren sowie Genehmigungen und die Bereitstellung zu verwalten, den Zahlungsprozess zu verfolgen und Zahlungen einzuziehen; sie reduziert den manuellen Aufwand an jedem Schritt des Abrechnungsprozesses. Auch wenn keine zwei automatisierten Abrechnungslösungen identisch sind, finden Sie hier einige der wichtigsten Merkmale und Funktionen, die eine automatisierte Abrechnung bietet.
Berechnet den fälligen Betrag
Sammelt alle relevanten Informationen wie Kundendaten, Bestell- und Verbrauchsdaten, Kosten für erbrachte Dienstleistungen sowie Preise aus verschiedenen Quellen. Dazu gehören beispielsweise Ihr Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Ihr Unternehmensressourcenplanungssystem (ERP) usw.
Erstellt Rechnungen
Das System nutzt anpassbare Rechnungsvorlagen zum Ausfüllen der Rechnung und identifiziert Rechnungen, die einen manuellen Eingriff erfordern. Die automatisierte Rechnungsstellung leitet anschließend die Genehmigungsprozesse in den Abteilungen ein und versendet die Rechnung über vorab festgelegte Zustellwege wie E-Mail, Kundenportal usw. an den Kunden.
Wickelt Zahlungen ab
Ermöglicht Echtzeit-Zahlungen über ein Zahlungsportal, Zahlungsgateways oder andere Methoden. Dadurch stehen verschiedene Zahlungsoptionen zur Verfügung, wie Kredit-/Debitkarten, automatische Abbuchung, ACH, Banküberweisungen, telegrafische Überweisungen usw. Darüber hinaus unterstützt das System mehrere Währungen, Rückerstattungen, Teil- und geteilte Zahlungen und vieles mehr.
Verwaltet Mahnungen
Die automatisierte Rechnungsstellung informiert Kunden über Zahlungsrückstände, bevorstehende Kartenablauftermine und Dienstkündigungen aufgrund verspäteter Zahlungen. Und das alles, ohne dass Sie eingreifen müssen! Außerdem werden Zahlungen automatisch erneut versucht, wenn sie fehlgeschlagen sind.
Bietet ein Selbstbedienungsportal für Kunden
Bietet Kunden in Echtzeit Zugriff auf ihre Kontoinformationen, ermöglicht ihnen die Verwaltung ihrer Konten und die Durchführung von Zahlungen.
Liefert Business Intelligence
Bietet eine Vielzahl von Tools wie Berichte, Dashboards und Analysen, um aussagekräftige Informationen zu gewinnen. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, die finanzielle Lage Ihres Unternehmens besser zu verstehen, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, zukunftsorientierte Strategien zu entwickeln usw.
Fördert Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften
Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften und der Schutz von Kundendaten sind unverzichtbar. Mit der automatisierten Abrechnungslösung können Sie die Compliance an beliebige Standards anpassen und die Abrechnungsabläufe in allen nationalen und internationalen Geschäftsbereichen individuell gestalten, indem Sie:
- Sicherstellung, dass die Umsatzrealisierung im Einklang mit ASC 606 und IFRS 15 erfolgt.
- Aufrechterhaltung interner Kontrollen hinsichtlich der Finanzberichterstattung und des Datenschutzes von Kundendaten unter Einhaltung der SOC-1- und SOC-2-Standards.
- Sicherung von Kundenzahlungen und personenbezogenen Daten unter Einhaltung der PCI- und DSGVO-Vorschriften.
Die Vorteile einer automatisierten Abrechnungslösung gehen noch weiter. Darüber hinaus ermöglicht sie es Ihnen, schnell und einfach mit Preisplänen und Abrechnungsmodellen zu experimentieren, eine nahtlose Integration mit vor- und nachgelagerten Systemen zu gewährleisten, die gesamte Customer Journey zu steuern und vieles mehr.
Automatisierte Rechnungsstellung sorgt für einen reibungslosen Geldfluss
BillingPlatform bietet eine umfassende Abrechnungs- und Erlösmanagement-Lösung der Enterprise-Klasse, die den gesamten „Quote-to-Cash“-Prozess (Q2C) unterstützt. Von der Produktkonfiguration über die Angebotserstellung und Rechnungsstellung bis hin zur Umsatzrealisierung, Zahlungsabwicklung und Inkasso – unsere einheitliche, sichere Plattform ermöglicht es Ihnen, manuelle Eingriffe zu reduzieren, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen, Umsatzverluste zu minimieren und reibungslose Kundenerlebnisse zu bieten.
Im Gegensatz zu anderen Cloud-Abrechnungssoftwarelösungen bietet die agile und skalierbare Plattform von BillingPlatform eine Komplettlösung, die Ihre geschäftlichen Anforderungen zu 100 % erfüllt. Von der Vermittlung über die Tarifierung, Rechnungsstellung, Inkasso, Berichterstellung, Analyse und Umsatzrealisierung bis hin zum Debitoren-Nebenbuch. Wir standardisieren die Abläufe auf einer einzigen Plattform, um die Abrechnung zu konsolidieren und die Bearbeitung des Abrechnungszyklus zu automatisieren. Dies senkt die Kosten, verringert den Ressourcenbedarf, erhöht die Abrechnungsgenauigkeit und verbessert den Cashflow. Sarah Spoja, CFO bei Tipalti, erklärt : „Im Zuge unseres Wachstums benötigten wir eine Abrechnungslösung, die nicht nur unsere steigenden Volumina und die zunehmende Komplexität bewältigen, sondern sich auch in wichtige Lösungen von Drittanbietern integrieren lässt, um den gesamten Abrechnungs- und Umsatzmanagementprozess abzurunden. Nach einer umfassenden Marktanalyse erwies sich BillingPlatform als die beste Lösung für unsere Anforderungen.“
Glauben Sie, dass Sie bereit für eine automatisierte Abrechnungslösung sind? Fordern Sie eine Demo an, um uns in Aktion zu erleben.
