Herramientas de facturación, software de facturación, sistemas de facturación, motores de facturación, plataformas de facturación. Independientemente del término utilizado, todos hacen referencia a programas que permiten hacer un seguimiento de la facturación de los productos y servicios prestados. Desde los más básicos a los más sofisticados, lo que todos tienen en común es su capacidad para reducir los laboriosos procesos manuales y facilitar al equipo financiero el seguimiento de proyectos y presupuestos, la conversión de presupuestos en facturas, la recepción puntual de los pagos y el seguimiento de los pagos de los clientes con respecto a las facturas emitidas.
Aparte de las pequeñas empresas que pueden utilizar eficazmente hojas de cálculo, el software de facturación se ha convertido en un elemento básico para empresas de todos los sectores. Veamos por qué es necesaria una solución de facturación y qué debe buscar para asegurarse de que no solo satisface las necesidades actuales, sino que puede crecer con su empresa y adaptarse fácilmente a los requisitos futuros.
Por qué son esenciales las herramientas de facturación
La facturación es compleja y un solo error puede tener consecuencias negativas en su rentabilidad. Las empresas actuales, especialmente las basadas en suscripciones e ingresos recurrentes, se enfrentan a un sinfín de retos de facturación. Cosas como gestionar el reconocimiento de ingresos en tiempo real, gestionar los contratos de ingresos y las obligaciones de rendimiento, programar los ingresos y gestionar con precisión el reconocimiento avanzado de ingresos y los asientos avanzados. La precisión en el reconocimiento de ingresos, así como los requisitos de seguridad y privacidad, nunca han sido tan importantes o estrictos. Las empresas de hoy en día están sometidas a directrices mucho más estrictas y necesitan adherirse a normas de cumplimiento y seguridad como ASC 606, IFRS 15, SOC1/SOC2, PCI, etc.
En su nivel más fundamental, las herramientas de facturación eliminan la introducción manual de datos y garantizan la exactitud de las cifras contables. Las soluciones básicas se centran en el aspecto de facturación del proceso "order-to-cash" (O2C) y automatizan la generación y el envío de facturas, el cobro de los pagos y el seguimiento de los gastos. El siguiente nivel de los sistemas de facturación ofrece la posibilidad de gestionar las aprobaciones y la provisión, así como la calificación, la reclamación y los cobros.
Las plataformas de facturación más sofisticadas llevan la automatización de la facturación al siguiente nivel. Estas soluciones empresariales no solo son compatibles con las funciones básicas de facturación, como la configuración-precio-cotización (QPC), la mediación, la tarificación, la facturación, el cobro y el reconocimiento de ingresos, sino que también gestionan funciones ajenas a los procesos básicos de facturación, como la gestión de inventario, las comprobaciones de crédito y mucho más.
Qué debe tener en cuenta si está considerando una solución de facturación
Dependiendo del tamaño de su empresa, su modelo de negocio, sus esquemas de precios, su sector, etc., las herramientas y la plataforma de facturación deben ofrecer características y funciones específicas para sus requisitos. Sin embargo, hay algunos componentes clave que toda solución de facturación preparada para empresas debe incluir:
- Soporte para cualquier producto, cualquier servicio, cualquier paquete, cualquier promoción y cualquier plan de descuento, sin necesidad de intervención manual.
- Automatización de escenarios complejos de facturación y tarificación.
- Capacidad para simular el impacto en los ingresos de nuevos modelos o cambios de precios.
- Transición rápida y sencilla de modelos de fijación de precios sencillos basados en suscripciones o en un pago único a modelos más complejos como los basados en contadores, en el uso, en el valor, etc.
- Posibilidad de que los clientes suban o bajen de nivel de precios de forma rápida y precisa.
- Automatización de todo el proceso del presupuesto al cobro (Q2C).
- Capacidad para gestionar jerarquías de cuentas complejas, fijar precios de productos y servicios contextualmente y aplicar estrategias creativas de fijación de precios en tiempo real.
- Integración con sistemas anteriores y posteriores para un ecosistema financiero totalmente integrado.
- Admite diversos métodos de pago y acepta y procesa pagos rápidamente a escala mundial.
- Utilice flujos de trabajo para ejecutar procesos de facturación a escala.
- Extraiga datos y convierta la información en información práctica.
- Capacitar a los clientes para que se sirvan a sí mismos.
- Compatibilidad con requisitos de facturación localizados, incluidas la multidivisa, el multilingüismo, los impuestos regionales, etc.
- Alineación con las normas reglamentarias mundiales, incluido el cifrado a nivel de aplicación y la gestión del acceso de los usuarios con permisos basados en funciones, etc. para cumplir los requisitos de conformidad.
- Proporcione la arquitectura y la tecnología básicas para la agilidad y la capacidad de configuración necesarias para adaptarse rápidamente a los cambiantes requisitos del mercado y ofrezca la posibilidad de ampliar la plataforma a medida que crece su empresa.
Aunque existen varias herramientas de facturación que pueden proporcionar algunas o todas las características/funcionalidades enumeradas, es importante recordar que no todas las soluciones son iguales.
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