„Invoice-to-Cash“ bezeichnet den Prozess, bei dem aus einer fertiggestellten Rechnung eingegangene Einnahmen werden. Das klingt einfach. In der Praxis umfasst dieser Prozess jedoch die Rechnungserstellung, den Versand, den Zahlungseinzug, die Zuordnung der Zahlungseingänge, die Nachverfolgung der Forderungen sowie die Verbuchung der Umsatzrealisierung: sechs verschiedene Schritte, von denen jeder einzelne scheitern kann und die die meisten Unternehmen nach wie vor mit einem gewissen Maß an manuellem Aufwand abwickeln.
Die Automatisierung des „Invoice-to-Cash“-Prozesses bedeutet nicht, dass menschliches Urteilsvermögen aus dem Prozess entfernt wird. Es bedeutet vielmehr, dass menschliches Urteilsvermögen bei Ausnahmen und Entscheidungen zum Tragen kommt, nicht jedoch bei der routinemäßigen Ausführung. Die Plattform erstellt Rechnungen, zieht Zahlungen ein, verfolgt überfällige Forderungen und verbucht Journalbuchungen. Das Finanzteam kümmert sich um Streitfälle, genehmigt Gutschriften und überprüft Leistungs-Dashboards.
In diesem Blogbeitrag wird erläutert, wie sich die einzelnen Phasen des „Invoice-to-Cash“-Zyklus automatisieren lassen. Weitere Informationen zum Thema Rechnungsautomatisierung im Allgemeinen finden Sie im Leitfaden „Enterprise Billing Automation: The Definitive Guide“.
Die sechs Phasen des Rechnungs-zu-Zahlung-Prozesses
Bevor man den Prozess automatisiert, ist es hilfreich, genau zu definieren, was dieser Prozess umfasst. Viele Unternehmen verstehen unter „Invoice-to-Cash“ lediglich die Rechnungsstellung und das Inkasso. Der gesamte Prozess umfasst sechs Phasen, und wenn man nur zwei davon automatisiert, bleiben die übrigen als manuelle Engpässe bestehen.
Die sechs Phasen des Rechnungs-zu-Zahlung-Prozesses
- Rechnungserstellung: Abrechnungsvorgänge zuordnen und die Rechnung erstellen
- Rechnungsversand: Übermittlung der Rechnung an den Kunden
- Zahlungseinzug: Erfassung der Zahlung über die vom Kunden bevorzugte Zahlungsmethode
- Zahlungseingangsbuchung: Zuordnung der Zahlung zur offenen Rechnung
- Forderungsmanagement und Mahnwesen: Nachverfolgung überfälliger Forderungen
- Buchung der Umsatzrealisierung: Erfassung der erwirtschafteten Umsätze im Hauptbuch
Wenn Sie den Prozess vom Rechnungsausweis bis zum Zahlungseingang automatisieren, gibt es in jeder Phase einen manuellen Fehlerpunkt. Die Rechnungserstellung, die eine Überprüfung durch einen Analysten erfordert. Die Zustellung, die von einem geplanten Batch-Lauf abhängt. Das Einziehen von Zahlungen ohne automatische Wiederholungsversuche. Die manuelle Zuordnung von Zahlungseingängen. Das Inkasso, bei dem nach eigenem Ermessen entschieden wird, welche Kunden angerufen werden sollen. Die manuelle Verbuchung der Umsatzrealisierung zum Periodenabschluss. Die Automatisierung einer Phase bei gleichzeitiger Beibehaltung manueller Abläufe in anderen Phasen verlagert den Engpass lediglich – sie beseitigt ihn nicht.
So automatisieren Sie den Prozess „Invoice-to-Cash“ in jeder Phase
Schritt 1: Rechnungserstellung
Die Automatisierung der Rechnungserstellung bedeutet, dass die Abrechnungsplattform ohne menschliches Eingreifen eine korrekte Rechnung erstellt, sobald ein Abrechnungszeitraum endet oder ein Abrechnungsauslöser aktiviert wird. Voraussetzungen hierfür sind: einheitliche Vertragsdaten aus dem CRM, genaue Nutzungsdaten aus der Produktinfrastruktur und validierte Preisregeln in der Abrechnungsplattform.
Der häufigste Fehler in dieser Phase ist kein Plattformfehler, sondern ein Datenfehler. Eine Rechnung, die mit einem falschen Tarif erstellt wird, lässt sich in der Regel auf eine Vertragsbedingung zurückführen, die nicht aus Salesforce synchronisiert wurde, auf ein Nutzungsereignis, das fehlerhaft übermittelt wurde, oder auf eine Preisregel, die nach einer Vertragsänderung nicht aktualisiert wurde. Beheben Sie die Datenflüsse, bevor Sie sich auf die Automatisierung verlassen.
Bei nutzungsabhängigen Verträgen erfordert die Rechnungserstellung eine Vermittlungsschicht, die Ereignisse aus den Produktionssystemen erfasst, diese dedupliziert und validiert, bevor die bereinigten Datensätze an die Abrechnungs-Engine weitergeleitet werden. Ohne diese Vermittlungsschicht führen Fehler in den Ereignisdaten zu Fehlern auf der Rechnung.
Schritt 2: Rechnungsversand
Bei der automatisierten Rechnungsversendung wird die Rechnung unmittelbar nach ihrer Erstellung über den vom Kunden bevorzugten Kanal an diesen gesendet. Dieser Kanal kann E-Mail, ein Kundenportal, EDI oder ein strukturiertes elektronisches Format sein, das vom Buchhaltungssystem des Kunden gefordert wird. Unternehmenskunden verlangen zunehmend bestimmte Rechnungsformate als Zahlungsvoraussetzung – PDF-Rechnungen, die die Anforderungen ihres Buchhaltungssystems nicht erfüllen, verbleiben unbearbeitet in einer Warteschlange.
Die Lieferautomatisierung übernimmt auch die logistischen Aufgaben, die bei manuellen Prozessen häufig übersehen werden: das Anhängen von Begleitdokumenten, die Anpassung an die jeweilige Sprache und Währung der Kundenregion sowie die Erfassung der Lieferbestätigung. Eine Rechnung, die zwar versendet, aber nicht empfangen wurde, bedeutet, dass die Zahlung nicht rechtzeitig eingeht.
Phase 3: Zahlungsabwicklung
Die Automatisierung des Zahlungseinzugs umfasst zwei Aspekte: Kunden reibungslose Zahlungsmöglichkeiten anzubieten und zu regeln, was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt.
Die Zahlungsoptionen sind unkompliziert: gehostete Zahlungsseiten mit PCI-Level-1-Konformität, Unterstützung für ACH, Überweisungen, Kreditkarten, Lastschriftverfahren und digitale Geldbörsen sowie die Abwicklung in mehreren Währungen. Kunden, die sofort und einfach bezahlen können, zahlen schneller als Kunden, die einen Scheck einreichen oder eine Kreditkartennummer telefonisch durchgeben müssen.
Gerade bei der Fehlerbehandlung gehen bei den meisten manuellen Prozessen finanzielle Chancen verloren. Eine Zahlung, die beim ersten Versuch fehlschlägt, wird oft bei einem erneuten Versuch 24 bis 48 Stunden später erfolgreich abgewickelt. Ohne eine automatisierte Wiederholungslogik landen fehlgeschlagene Zahlungen in einer manuellen Warteschlange, wo ein erheblicher Prozentsatz davon nie weiterverfolgt wird. Bei 500 Rechnungen pro Monat und einer anfänglichen Fehlerquote von 3 % sind das 15 Zahlungen pro Monat, die manuelle Maßnahmen erfordern – bei 500 noch überschaubar, bei 5.000 jedoch nicht mehr.
Erfahren Sie mehr über die Zahlungsabwicklungsfunktionen von BillingPlatform und sehen Sie, wie automatisierte Wiederholungsversuche und der Zahlungseinzug über mehrere Kanäle in der Praxis funktionieren.
Schritt 4: Verrechnung der Zahlungseingänge
Die Zahlungseingangsabgleichung ist der Schritt, der die Genauigkeit des Fälligkeitsberichts für Forderungen gewährleistet. Wenn eine Zahlung eingeht, muss sie der richtigen offenen Rechnung zugeordnet und der Forderungssaldo aktualisiert werden. Wird dieser Schritt manuell durchgeführt, bleiben bereits eingegangene Zahlungen im Fälligkeitsbericht weiterhin als offen gekennzeichnet, was zu unnötigen Nachfassaktionen bei bereits beglichenen Rechnungen führt.
Die automatisierte Zahlungseingangsabgleichung nutzt eine Abgleichlogik, die auf dem Zahlungsbetrag, der Überweisungsreferenz und der Zahlungshistorie des Kunden basiert. Sie übernimmt die Fälle, bei denen ein manueller Abgleich zeitaufwendig wäre: eine Zahlung, die sich auf mehrere Rechnungen bezieht, eine Zahlung, die mit keiner Rechnungsnummer exakt übereinstimmt, und eine Teilzahlung, die zunächst auf den ältesten offenen Saldo angerechnet werden muss.
Die Genauigkeitsrate bei der automatisierten Zahlungszuordnung liegt bei den meisten Implementierungen bei über 90 %. Ausnahmen werden in eine Überprüfungswarteschlange statt in einen allgemeinen Posteingang weitergeleitet, sodass die 10 %, die nicht automatisch zugeordnet werden können, effizient bearbeitet werden und nicht in E-Mails untergehen.
Phase 5: Forderungsmanagement und Mahnwesen
Durch die Automatisierung des Mahnwesens wird das Inkasso von einer auf Ermessensentscheidungen basierenden Tätigkeit zu einem systematischen Vorgang. Jede überfällige Forderung wird gemäß dem von Ihnen festgelegten Zeitplan weiterverfolgt, ohne dass ein Sachbearbeiter jeden Morgen entscheiden muss, bei welchen Forderungen ein Anruf erforderlich ist.
Eine gut konfigurierte Mahnstrategie legt fest: Wie viele Tage nach Fälligkeit die erste Mahnung versendet wird, über welchen Kanal dies geschieht (E-Mail, SMS, Benachrichtigung im Portal), wie der Eskalationspfad aussieht, wenn die erste Mahnung ignoriert wird, wann das Konto in eine Inkassowarteschlange verschoben wird und wann es an ein externes Inkassounternehmen weitergeleitet wird. Die Strategie sollte nach Kundengruppen segmentiert sein – ein Unternehmenskonto mit einem Jahresvertrag über 500.000 $ wird anders behandelt als ein Self-Service-Konto mit einem Abonnement von 200 $ pro Monat.
Erfahren Sie mehr über die Funktionen von BillingPlatform zur Automatisierung des Debitorenmanagements sowie über Inkasso und Mahnwesen, um zu sehen, wie dies auf Unternehmensebene funktioniert.
Schritt 6: Buchung der Umsatzrealisierung
Die Umsatzrealisierung ist der Schritt, den die meisten Projekte zur Automatisierung des „Invoice-to-Cash“-Prozesses aufschieben. Die Begründung dafür ist nachvollziehbar: Zuerst sollen die Rechnungsstellung und das Inkasso funktionieren, dann kann man sich um die Umsatzrealisierung kümmern. Das Problem ist jedoch, dass jede Rechnung, die ohne einen entsprechenden Eintrag zur Umsatzrealisierung abgeschlossen wird, eine Abstimmungslücke verursacht, die sich im Laufe der Zeit immer weiter vergrößert.
Die Automatisierung der Umsatzrealisierung erstellt bei der Vertragserstellung für jeden Vertrag einen Umsatzplan, aktualisiert diesen bei Vertragsänderungen und bucht automatisch Journalbuchungen im Hauptbuch, sobald die Leistungsverpflichtungen erfüllt sind. Für SaaS-Unternehmen mit nutzungsabhängigen Komponenten bedeutet dies, dass Umsätze bei der Bewertung der Ereignisse erfasst werden und nicht erst am Periodenende, wenn ein Finanzanalyst eine Abstimmungs-Tabelle erstellt.
Bei einer korrekten Architektur ist die Umsatzrealisierung in den Abrechnungsworkflow integriert und wird nicht von einem separaten Modul übernommen. Jede Diskrepanz zwischen Abrechnung und Umsatzrealisierung stellt ein Abstimmungsrisiko dar.
Wo die Automatisierung des Rechnungs-zu-Zahlung-Prozesses am häufigsten scheitert
Die meisten Fehler bei der Automatisierung des „Invoice-to-Cash“-Prozesses lassen sich auf eines von vier Problemen zurückführen:
- Datenqualität im Vorfeld. Vertragsbedingungen, die nicht aus dem CRM synchronisiert wurden, Nutzungsereignisse, bei denen Felder fehlten, oder doppelte Datensätze, die zur Erstellung von zwei Rechnungen für denselben Kunden führten. Die Datenqualität sollte vor dem Go-Live und nicht erst danach sichergestellt werden.
- Integrationslücken zwischen den einzelnen Phasen. Die Rechnungserstellung erfolgt automatisiert, doch die Zustellung muss weiterhin manuell angestoßen werden. Zahlungen werden eingezogen, doch die Zuordnung der Zahlungseingänge ist nicht mit dem Debitorensystem verknüpft. Jede dieser Lücken ist eine Stelle, an der der Kreislauf unbemerkt unterbrochen wird. Im Leitfaden zur Integration der Unternehmensabrechnung erfahren Sie, wie Sie diese Lücken schließen können.
- Mahnverfahren, die nicht auf den Kundenstamm abgestimmt sind. Eine einzige, für alle Kunden einheitlich angewandte Mahnsequenz ist weder im Hinblick auf die Kundenbindung noch auf die Effizienz der Inkassomaßnahmen optimal. Segmentieren Sie die Kunden zumindest nach Vertragswert und Zahlungshistorie.
- Die RevRec-Abrechnung wird bis nach dem Go-Live verschoben. Unternehmen, die die Phasen 1 bis 5 automatisieren, Phase 6 jedoch manuell abwickeln, erhalten zwar einen präzisen Debitorenprozess, müssen aber die RevRec-Abrechnung manuell vornehmen. Beide Prozesse müssen vom ersten Tag an miteinander verknüpft sein.
Den gesamten Automatisierungszyklus von der Rechnung bis zum Zahlungseingang in Gang bringen
Das Ziel der Automatisierung des Rechnungs-zu-Zahlung-Prozesses ist ein Ablauf, bei dem der Vertragsabschluss im CRM die Rechnungsstellung auslöst, Nutzungsereignisse über die Vermittlung in abgerechnete Rechnungen umgewandelt werden, Rechnungen automatisch versendet und bezahlt werden, Zahlungseingänge verbucht werden und die Forderungen in Echtzeit auf dem neuesten Stand sind sowie Umsätze bei Erfüllung der Leistungsverpflichtungen erfasst werden – und das alles, ohne dass ein Finanzanalyst eine Routinetransaktion manuell bearbeiten muss.
Die meisten Unternehmen gehen dabei schrittweise vor. Zunächst Rechnungsstellung und Zahlungseinzug. Als Nächstes die Zuordnung von Zahlungseingängen und das Mahnwesen. Zuletzt die Umsatzrealisierung – aber noch bevor der erste Wirtschaftsprüfer fragt, wie Umsätze bei hybriden Verträgen erfasst werden.
Hinweise zur Reihenfolge der Implementierung und zur Datenaufbereitung finden Sie unter „Best Practices für die Automatisierung der Unternehmensabrechnung“. Informationen zur wirtschaftlichen Machbarkeit finden Sie unter „ROI der Abrechnungsautomatisierung: Argumente für den CFO“.
BillingPlatform automatisiert den gesamten Rechnungs-zu-Zahlung-Zyklus auf einer einzigen Plattform – von der Rechnungserstellung bis zur Verbuchung der Umsatzrealisierung. Um zu erfahren, wie das System Ihr spezifisches Abrechnungsmodell abbildet, fordern Sie eine Demo an.
