Die meisten Unternehmen entscheiden sich nicht bewusst dafür, die manuelle Rechnungsstellung beizubehalten. Sie beschließen einfach nie, sie zu ersetzen. Der Prozess, der bei 200 Kunden noch funktionierte, wird auf 500 und dann auf 1.000 Kunden ausgeweitet, wobei immer mehr Analysten und Tabellenkalkulationen die Lücken füllen. Irgendwann übersteigen die Kosten dieser Ausweitung – in Form von Fehlern, Umsatzverlusten, Abschlusszeiten und Arbeitsstunden der Mitarbeiter – die Kosten der Automatisierung. Die Frage ist, wo dieser Punkt liegt und wie man ihn erkennt.
Dieser Leitfaden erläutert, wie manuelle und automatisierte Abrechnung in der Praxis konkret aussehen, wo sich die Unterschiede in den Finanzergebnissen zeigen und wie Sie beurteilen können, welcher Ansatz zu Ihrer aktuellen Unternehmensgröße und Ihrer Entwicklungsdynamik passt.
Einen umfassenden Überblick darüber, was die Automatisierung der Unternehmensabrechnung umfasst, finden Sie im Leitfaden „Enterprise Billing Automation: The Definitive Guide“.
So sieht die manuelle Rechnungsstellung in großem Maßstab aus
Manuelle Abrechnung bedeutet nicht, dass Rechnungen auf Papier ausgestellt werden. In den meisten Großunternehmen bedeutet manuelle Rechnungsstellung eine Kombination aus Softwaretools, die durch menschliches Urteilsvermögen und geplante Prozesse miteinander verknüpft sind. Ein Rechnungsstellungsanalyst erstellt einen Bericht aus Salesforce, gleicht diesen mit den Nutzungsdaten aus der Technik ab, erstellt Rechnungen in einem Abrechnungstool oder ERP-System, prüft manuell auf Unstimmigkeiten und löst den Versand aus. Dieser Prozess kann bei 200 Rechnungen einen Tag in Anspruch nehmen. Bei 2.000 Rechnungen dauert es eine Woche, erfordert zwei Analysten und birgt bei jedem Schritt ein höheres Fehlerrisiko.
Die versteckten Kosten der manuellen Rechnungsstellung liegen nicht in der Zeit, die benötigt wird, wenn alles reibungslos läuft. Sie liegen vielmehr in der Zeit, die benötigt wird, wenn etwas schiefgeht. Ein doppelter Kundeneintrag im CRM führt zur Erstellung von zwei Rechnungen. Eine Nutzungsdatei trifft verspätet ein und wird beim Abrechnungslauf nicht berücksichtigt. Eine Preisänderung wird auf die falsche Vertragsversion angewendet. Jedes dieser Probleme erfordert Stunden, um es zu erkennen und zu beheben – und das auch nur, wenn es überhaupt bemerkt wird.
Bei einem ARR von 5 Mio. US-Dollar mit einem kleinen, stabilen Kundenstamm und einer einfachen Preisgestaltung ist die manuelle Rechnungsstellung noch zu bewältigen. Bei einem ARR von 25 Mio. US-Dollar mit nutzungsabhängiger Preisgestaltung, mehreren Regionen und Kunden mit individuellen Vertragsbedingungen ist dies jedoch nicht mehr der Fall. Die Rechnung geht einfach nicht auf. Eine Fehlerquote von 1 % bei 3.000 Rechnungen entspricht 30 Abrechnungsfehlern pro Monat. Ein Abrechnungsteam aus drei Analysten, die jeweils vier Stunden mit Korrekturen verbringen, bedeutet 12 Stunden Arbeitszeit pro Monat für Probleme, die gar nicht erst auftreten sollten.
So sieht die automatisierte Rechnungsstellung in großem Maßstab aus
Automatisierte Rechnungsstellung bedeutet nicht, dass kein Mensch mehr involviert ist. Es bedeutet vielmehr, dass die menschliche Beteiligung auf Entscheidungen und Ausnahmen beschränkt ist, nicht aber auf die Ausführung. Die Plattform wickelt den Rechnungszyklus ab, zieht Zahlungen ein, verfolgt überfällige Forderungen und verbucht die Umsatzrealisierung. Die Finanzabteilung überprüft die Dashboards, bearbeitet Streitfälle und trifft Preisentscheidungen. Das Team verlagert seinen Schwerpunkt von der Bearbeitung hin zur Überwachung.
Das charakteristische Merkmal einer automatisierten Abrechnung in großem Maßstab ist, dass ein Anstieg des Volumens keinen Personalaufbau erfordert. Ein Unternehmen, dessen Kundenzahl dank automatisierter Abrechnung von 1.000 auf 5.000 steigt, benötigt nicht das Fünffache an Abrechnungspersonal. Die Plattform bewältigt das Volumen. Die Größe des Abrechnungsteams bleibt in etwa konstant; es verwaltet nun eine größere Ausnahmeliste statt einer größeren Rechnungsliste.
Die automatisierte Abrechnung verändert auch das Fehlerprofil. Bei der manuellen Abrechnung entstehen Fehler durch menschliches Eingreifen – eine falsch hochgeladene Datei, ein falsch zugeordnetes Feld, eine Berechnung in einer Tabellenkalkulation mit einer veralteten Formel. Bei der automatisierten Abrechnung entstehen Fehler durch die Systemkonfiguration – eine Preisregel, die eine bestimmte Vertragsstruktur nicht berücksichtigt, eine Vermittlungseinstellung, die Ereignisse aus einer bestimmten Datenquelle auslässt. Konfigurationsfehler treten seltener auf als menschliche Fehler und lassen sich, sobald sie entdeckt werden, systematisch leichter beheben.
Manuelle vs. automatisierte Rechnungsstellung: Ein direkter Vergleich
In der folgenden Tabelle werden die manuelle und die automatisierte Rechnungsstellung anhand der Aspekte verglichen, die für die Finanzführungsebene am wichtigsten sind:
Dimension | Manuelle Rechnungsstellung | Automatisierte Rechnungsstellung |
Richtigkeit der Rechnungen | 97–99 % bei geringem Volumen; nimmt mit zunehmendem Umfang ab | Über 99 % bei validierter Mediation und Bewertung |
Rechnungslaufzeit (DSO) | 1–5 Tage nach Abschluss der Periode | Am selben Tag oder in Echtzeit |
DSO | Abhängig von der Häufigkeit der Nachverfolgung durch die Analysten | Bis zu 20 % Einsparung durch systematisches Mahnwesen |
Umsatzverluste | 1–3 % der ARR aufgrund versäumter Ereignisse und Fehler | 20–50 % Leckageausbeute |
Personalbestand entsprechend der Größe | Linear: Die Zahl der Mitarbeiter in der Rechnungsstellung wächst mit der Kundenzahl | Sublinear: Das Volumen wächst, ohne dass die Mitarbeiterzahl proportional zunimmt |
Preisänderungen | 1–4 Wochen als Ingenieur oder Analyst | Finanzierungskonfiguration noch am selben Tag |
Prüfpfad | Zum Zeitpunkt der Prüfung anhand der Systemprotokolle rekonstruiert | Unveränderlicher Datensatz mit Zeitstempel für jedes Ereignis |
Periodenabschluss | Manueller Abgleich der RevRec-Daten zum Monatsende | Einnahmepläne in Echtzeit, Abschlussarbeiten mit nahezu null Aufwand |
Risiko einer unerwartet hohen Rechnung | Keine proaktive Transparenz der Nutzung für Kunden | Schwellenwertwarnungen und Transparenz im Portal verhindern Überraschungen |
Mehrere Währungen | Manuelle Anwendung von FX; hohes Fehlerrisiko | Echtzeit-Wechselkurse werden automatisch angewendet |
Wo sich die Unterschiede in den Finanzergebnissen zeigen
Durchschnittliche Zahlungslaufzeit
Teams, die die Rechnungsstellung manuell durchführen, bearbeiten überfällige Forderungen nach eigenem Ermessen – welche Forderungen Priorität erhalten, wann Mahnungen versendet werden und in welcher Anzahl. Bei der automatisierten Rechnungsstellung werden alle Forderungen gemäß dem von Ihnen festgelegten Zeitplan bearbeitet, ohne dass jemand entscheiden muss, ob eine Forderung priorisiert werden soll. Der Unterschied liegt in der systematischen gegenüber der selektiven Abdeckung. Bei 200 Kunden funktioniert die selektive Abdeckung gut. Bei 2.000 Kunden fallen jedoch Forderungen durch das Raster.
Kunden von BillingPlatform verzeichnen nach der Einführung der automatisierten Forderungsverwaltung eine Verkürzung der Forderungslaufzeit (DSO) um bis zu 20 %. Bei einem ARR von 50 Mio. US-Dollar und einer Basisdauer der Forderungslaufzeit von 45 Tagen werden durch eine Verkürzung um 20 % rund 1,2 Mio. US-Dollar an Betriebskapital freigesetzt. Eine vollständige Aufschlüsselung nach ARR-Stufen finden Sie im Artikel „Billing Automation ROI: The CFO Case “.
Umsatzverluste
Bei manuellen Abrechnungsprozessen entgehen Einnahmen auf vorhersehbare Weise. Nutzungsdaten gehen verspätet ein und werden bei der Abrechnung nicht berücksichtigt. Eine Vertragsänderung löst eine Gutschrift aus, die nie durch die korrigierte Rechnung verrechnet wird. Eine einmalige Gebühr wird im CRM genehmigt, erscheint aber nie auf der Rechnung. Keiner dieser Posten taucht als Einzelposten im Hauptbuch auf. Sie zeigen sich als Differenz zwischen dem, was vertraglich vereinbart wurde, und dem, was in Rechnung gestellt wurde – eine Differenz, die die meisten Unternehmen nie genau erfassen.
Die automatisierte Abrechnung mit einer Vermittlungsschicht erfasst Ereignisse direkt an der Quelle, überprüft die Vollständigkeit und entfernt Duplikate, bevor die Abrechnung erfolgt. Umsätze, die zuvor durch die Maschen fielen, werden nun in Rechnung gestellt. Kunden von BillingPlatform gewinnen nach der Automatisierung 20–50 % ihrer bisherigen Umsatzverluste zurück.
Revision und Compliance
Die Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 erfordert die Zuordnung von Umsätzen zu Leistungsverpflichtungen in der Periode, in der diese erfüllt werden. In einer Umgebung mit manueller Rechnungsstellung erfolgt diese Zuordnung durch einen Abgleichsprozess zum Periodenabschluss – dabei vergleicht eine Person die ausgestellten Rechnungen mit den Beträgen, die hätten erfasst werden müssen, nimmt entsprechende Buchungsanpassungen vor und dokumentiert die Vorgehensweise. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, und die Dokumentation dient als Prüfpfad.
Die automatisierte Rechnungsstellung mit integrierter Umsatzrealisierung erstellt den Prüfpfad in Echtzeit. Jeder Rechnungsvorgang generiert einen entsprechenden RevRec-Eintrag. Die Buchungen erfolgen automatisch. Der Monatsabschluss, der zuvor zwei Tage Abstimmungsarbeit erforderte, ist nun in wenigen Stunden erledigt. Für Unternehmen, die sich auf eine externe Prüfung oder die Einhaltung der SOX-Vorschriften vorbereiten, ist dieser Unterschied nicht nebensächlich – er ist der Unterschied zwischen einem reibungslosen Abschluss und einer hektischen Situation.
Flexibilität bei der Preisgestaltung
Wenn die Preisgestaltung eng mit einem manuellen Abrechnungsprozess verknüpft ist, erfordert eine Änderung eine Neugestaltung des Prozesses. Eine neue Preisstufe bedeutet eine neue Spalte in der Tabelle und einen neuen Schritt im Arbeitsablauf der Analysten. Eine neue Rabattstruktur bedeutet aktualisierte Formeln und aktualisierte Dokumentation. Wenn die Preisgestaltung in einer Abrechnungsplattform konfiguriert ist, ist eine neue Preisstufe lediglich eine Änderung der Tarifliste. Eine neue Rabattstruktur ist eine Aktualisierung der Konfiguration. Die Finanzabteilung nimmt die Änderung vor, ohne ein Ticket bei der Technikabteilung zu eröffnen.
Die Auswirkungen auf das Geschäft verstärken sich mit der Zeit. Ein Unternehmen, das Preisänderungen innerhalb von Tagen statt Monaten umsetzt, kann auf den Wettbewerbsdruck reagieren, neue Angebote testen und sich an die Anforderungen seiner Unternehmenskunden anpassen. Die Abrechnungsinfrastruktur stellt dabei kein Hindernis dar.
Anzeichen dafür, dass Ihr manueller Abrechnungsprozess an seine Grenzen stößt
Manuelle Abrechnungsprozesse scheitern selten auf einen Schlag. Sie verschlechtern sich schrittweise. Dies sind die Anzeichen dafür, dass ein Abrechnungsprozess an seine Grenzen gestoßen ist:
- Die Bearbeitungszeit für den Abrechnungszyklus nimmt langsam zu. Wenn die Rechnungserstellung jedes Quartal länger dauert, obwohl die Teamgröße nicht gewachsen ist, übersteigt das Arbeitsvolumen die Kapazitäten.
- Die Fehlerbehebung ist zur Hauptaufgabe geworden. Wenn Rechnungsanalysten mehr Zeit damit verbringen, Fehler zu beheben, als den Rechnungsstellungsprozess abzuwickeln, verursacht der Prozess mehr Arbeit, als er einspart.
- Preisänderungen erfordern ein Projekt. Wenn die Einführung einer neuen Preisstufe mehr als zwei Wochen dauert, schränkt die Abrechnungsinfrastruktur das Geschäft ein.
- Die Abstimmung der Umsatzrealisierung dauert Tage. Wenn der Periodenabschluss einen erheblichen manuellen Abstimmungsaufwand zwischen der Rechnungsstellung und der Umsatzrealisierung erfordert, sind die beiden Systeme nicht synchron.
- Sie können die Frage „Was haben wir bei der Abrechnung übersehen?“ nicht beantworten. Wenn es keine zuverlässige Möglichkeit gibt, nicht oder zu gering in Rechnung gestellte Umsätze zu ermitteln, entstehen Einnahmeverluste, deren Umfang Ihnen nicht bekannt ist.
- Kundenstreitigkeiten nehmen zu. Eine steigende Zahl von Rechnungsstreitigkeiten ist in der Regel ein Anzeichen für Abrechnungsfehler und nicht für böswilliges Verhalten seitens der Kunden.
Ein einzelner dieser Fälle lässt sich vielleicht noch bewältigen. Treten jedoch drei oder mehr gleichzeitig auf, deutet dies auf ein strukturelles Problem hin, das sich nicht durch zusätzliches Personal beheben lässt.
Wann sich eine manuelle Abrechnung noch lohnt
Manuelle Abrechnung ist nicht immer die falsche Lösung. Für Unternehmen in einer sehr frühen Entwicklungsphase mit einem kleinen, stabilen Kundenstamm und einer einfachen Preisgestaltung übersteigen die Kosten für die Einführung und Wartung einer Plattform zur Abrechnungsautomatisierung den Nutzen. Ein Unternehmen mit 50 Kunden, die Jahrespauschalverträge abgeschlossen haben, benötigt für den Abrechnungsprozess einen Tag im Monat. Durch die Automatisierung lässt sich ein halber Tag einsparen. Der Ertrag rechtfertigt die Investition nicht.
Die Schwelle variiert je nach Unternehmen, aber als grobe Richtlinie gilt: Wenn Sie weniger als 200 Kunden mit einer einfachen, einheitlichen Preisgestaltung und ohne nutzungsabhängige Komponente haben, reicht eine manuelle Rechnungsstellung wahrscheinlich aus. Trifft einer der folgenden Punkte zu, sprechen immer mehr Argumente für eine Automatisierung:
- Nutzungsabhängige oder hybride Preisgestaltung mit einer verbrauchsabhängigen Komponente
- Mehr als 200 aktive Kunden
- Kunden mit mehr als einer Währung
- Es wird mehr als ein Preismodell gleichzeitig verwendet
- Ein Abrechnungszyklus, der länger als zwei Tage dauert
- Mehr als eine Person ist an der Abwicklung des Rechnungsvorgangs beteiligt
Die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ändern sich noch weiter, wenn man das Wachstum berücksichtigt. Ein Unternehmen, das heute 300 Kunden hat und im Vergleich zum Vorjahr um 50 % wächst, wird in 12 Monaten 450 Kunden haben. Der Abrechnungsprozess, der heute funktioniert, muss auch dann noch funktionieren, ohne dass dafür entsprechend mehr Personal eingestellt werden muss.
Der Übergang von der manuellen zur automatisierten Rechnungsstellung: Was Sie erwartet
Der Übergang von der manuellen zur automatisierten Abrechnung ist kein einfacher Wechsel, sondern eine Umstellung. Die Umsetzung nimmt Zeit in Anspruch, und während der Übergangsphase müssen beide Prozesse parallel laufen, bis das Vertrauen in das automatisierte System gefestigt ist. Die meisten Unternehmen schließen die Kernimplementierung bei Standardabrechnungsmodellen innerhalb von 60 bis 90 Tagen ab; bei komplexen Verträgen mit mehreren Vertragspartnern oder formelbasierten Verträgen dauert es länger.
Das häufigste Risiko bei der Umstellung ist die Datenqualität. Manuelle Abrechnungsprozesse führen zu technischer Verschuldung: doppelte Kundendatensätze, Verträge mit fehlenden Bedingungen, offene Forderungen, die nie abgeglichen wurden. Diese Verschuldung wird sichtbar, wenn Sie versuchen, die Daten in eine Abrechnungsplattform zu importieren, die Datenintegrität gewährleistet. Planen Sie vor dem Go-Live eine Phase zur Datenbereinigung ein.
Das zweithäufigste Risiko ist der sogenannte „Scope Creep“. Unternehmen, die ein Projekt zur Automatisierung der Rechnungsstellung starten, versuchen oft, alles auf einmal zu automatisieren. Der bessere Ansatz besteht darin, zunächst die Prozesse mit dem höchsten Volumen und der geringsten Komplexität zu automatisieren, Ergebnisse zu demonstrieren und dann schrittweise zu erweitern. Eine detaillierte Reihenfolge der Umsetzung finden Sie unter „Best Practices für die Automatisierung der Rechnungsstellung in Unternehmen “.
Die Entscheidung zwischen manueller und automatisierter Rechnungsstellung
Bei der Entscheidung zwischen manueller und automatisierter Abrechnung geht es nicht wirklich um die Abrechnung selbst. Es geht vielmehr darum, ob Ihre derzeitige Umsatzinfrastruktur das von Ihnen aufgebaute Geschäft unterstützen kann. Die manuelle Abrechnung skaliert mit der Mitarbeiterzahl. Die automatisierte Abrechnung skaliert mit der Konfiguration. In jedem wachsenden Unternehmen kommt irgendwann der Punkt, an dem das Mitarbeiterzahlmodell nicht mehr funktioniert.
Der richtige Zeitpunkt für die Umstellung ist, bevor der manuelle Prozess zusammenbricht – nicht danach. Ein Abrechnungsfehler, von dem 50 Kunden betroffen sind, ist ein Problem. Ein Abrechnungsfehler, von dem 500 Kunden betroffen sind, weil der Prozess bereits an seine Grenzen gestoßen war, ist eine Krise.
Die finanziellen Argumente für die Umstellung finden Sie unter „ROI der Rechnungsautomatisierung: Argumente für den CFO“. Einen umfassenden Überblick darüber, was eine vollständige Plattform zur Rechnungsautomatisierung beinhalten sollte, finden Sie unter „Rechnungsautomatisierung im Unternehmen: Der definitive Leitfaden“.
BillingPlatform ist eine Plattform zur Automatisierung der Rechnungsstellung für Unternehmen, die von Gartner, Forrester und MGI Research als „Leader“ eingestuft wurde. Um zu erfahren, wie BillingPlatform Ihr spezifisches Abrechnungsmodell umsetzt, fordern Sie eine Demo an.
