Sie haben gerade das größte Geschäft in der Geschichte Ihres Unternehmens abgeschlossen – eines, das die Konkurrenz in den Schatten gestellt und es Ihnen ermöglicht hat, Ihre Umsatzziele zu übertreffen. Die harte Arbeit ist also getan, oder? Nicht ganz … Der Geschäftsabschluss ist nur ein Schritt auf dem Weg zur Erfassung und Verbuchung des Umsatzes. Der „Quote-to-Cash“-Prozess (QTC oder Q2C) betrifft nahezu alle Bereiche Ihres Unternehmens – Vertrieb, Rechtsabteilung, Auftragsabwicklung, Finanzwesen und mehr –, die in vielen Organisationen als isolierte Einheiten agieren.
Als kundenorientierter Prozess muss der gesamte „Quote-to-Cash“-Prozess schnell und fehlerfrei ablaufen. Die manuelle Abwicklung dieser Prozesse oder der Einsatz unterschiedlicher Systeme führt jedoch häufig zu Verzögerungen, Fehlern, Umsatzverlusten und unzufriedenen Kunden. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, optimieren viele Unternehmen ihre QTC-Prozesse durch Automatisierung.
Was ist „Quote-to-Cash“?
Der „Quote-to-Cash“-Prozess umfasst Vertrieb und Zahlungsabwicklung und deckt alle Funktionen von der Angebotserstellung bis zur Umsatzrealisierung ab. Obwohl dieser Prozess für die nachhaltige Rentabilität Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist, bleibt er oft unverändert – was für viele Unternehmen bedeutet, dass Schwachstellen in einem oder mehreren Prozessschritten ungelöst bleiben.
QTC ist der Begriff, der verwendet wird, um die durchgängigen Geschäftsprozesse innerhalb des Vertriebszyklus zu beschreiben. Zu den Kernschritten des QTC gehören in der Regel alle Vorgänge von der Konfiguration des Produkts oder der Dienstleistung bis hin zur Erfassung, Zuordnung und Verbuchung der Umsätze. Sobald die Umsätze jedoch erfasst sind, gibt es noch einige weitere Schritte, die in Ihren QTC-Zyklus integriert werden sollten.
Der „Quote-to-Cash“-Prozess in 11 Schritten erklärt
1) Angebotskonfiguration
Der „Quote-to-Cash“-Prozess beginnt mit dem Konfigurationsschritt. Bei diesem ersten Schritt ermittelt der Vertriebsmitarbeiter anhand aller verfügbaren Informationen die Konfiguration der vom Kunden angeforderten Produkte oder Dienstleistungen. Es ist unerlässlich, dass dieser Schritt so schnell und präzise wie möglich durchgeführt wird. Wenn Vertriebsmitarbeiter Tabellenkalkulationen oder andere manuelle Hilfsmittel verwenden, ist das Risiko von Verzögerungen und/oder Fehlern bei der Konfiguration hoch, was sich auf die nachfolgenden „Quote-to-Cash“-Prozesse, den Umsatz und die Kundenzufriedenheit auswirkt.
2) Preisgestaltung
Dieser Prozess ist oft mit zahlreichen Komplexitäten verbunden, was eine genaue Preisgestaltung für das Produkt oder die Dienstleistung sehr zeitaufwendig macht. Während eine einfache Preisstruktur diesen Schritt unkompliziert macht, umfasst die Preisgestaltung häufig mehrere Ebenen wie Werbeaktionen, Rabatte, Bundles oder Zusatzoptionen, was den Prozess verlangsamt und die Gefahr von Preisfehlern sowie die Möglichkeit für einen Wettbewerber eröffnet, den Auftrag zu gewinnen.
3) Angebotserstellung
Da das Angebot einen der ersten Eindrücke beim Kunden hinterlässt, muss es fehlerfrei sein und dem Interessenten umgehend vorgelegt werden. Leider kommt es genau bei diesem Schritt bei vielen Unternehmen zu einer Unterbrechung des Arbeitsablaufs.
Die Erstellung eines Angebots erfordert Informationen von zahlreichen internen Beteiligten und ist häufig mit Verzögerungen verbunden. Angebote, die nicht rechtzeitig zugestellt werden oder Fehler enthalten, führen oft dazu, dass der potenzielle Kunde zur Konkurrenz wechselt. Dies kann nicht nur zum Verlust des Geschäfts führen, sondern auch die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke beeinträchtigen.
4) Verhandlungen/Vertragsabschlüsse
Sobald der potenzielle Kunde dem Angebot zustimmt, wird ein Vertrag oder ein formelles Angebot erstellt. Dieser Schritt kann so einfach sein, dass der Kunde den Vertrag sofort akzeptiert, oder es können alternativ Verhandlungen stattfinden. Auch wenn Sie Verhandlungen nicht vollständig vermeiden können, lassen sich deren Anzahl und Dauer reduzieren, indem Sie sicherstellen, dass der Vertrag fehlerfrei ist und umgehend bereitgestellt wird.
5) Auftragsabwicklung und -verwaltung
Sobald der Vertrag unterzeichnet und die Bestellung aufgegeben wurde, werden verschiedene Abteilungen benachrichtigt, wodurch der Abwicklungsprozess in Gang gesetzt wird. Dieser Schritt umfasst Prozesse, die von der Auftragsfreigabe über die Weiterleitung des Auftrags zur Bearbeitung und Abwicklung bis hin zur Benachrichtigung der Versandabteilung reichen. Wenn Sie jedoch ein Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) betreiben, haben Sie keine Produkte zu versenden, sondern müssen dem Kunden den Zugriff auf die erworbene Software gewähren.
Dieser Schritt löst dann eine Benachrichtigung an die Finanzabteilung aus, in der mitgeteilt wird, dass eine Rechnung erstellt werden kann. Angesichts der zahlreichen Benachrichtigungen, die zwischen den Abteilungen ausgetauscht werden müssen, ist eine Automatisierung unerlässlich, um sicherzustellen, dass die Benachrichtigungen schnell und präzise erfolgen und der nächste Schritt im Prozess ohne Verzögerung eingeleitet werden kann.
6) Abrechnung und Rechnungsstellung
Der Vorgang liegt nun in den Händen Ihres Debitoren-Teams, das die endgültigen Kosten berechnet und eine Rechnung erstellt. Um Zahlungsverzögerungen zu minimieren, muss die Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten, wie beispielsweise die Bestellnummer, eine Aufschlüsselung der gekauften Produkte und Dienstleistungen, Gebühren, Steuern, Zahlungsbedingungen, Rabatte, Sonderangebote usw. Außerdem ist es wichtig, dass die Rechnung fehlerfrei ist und so schnell wie möglich an den Kunden versendet wird.
7) Zahlung
In einer idealen Welt würden Zahlungen spätestens am Fälligkeitstag eingehen. Was passiert jedoch, wenn Zahlungen verspätet eingehen oder eine Gutschrift oder Rückerstattung erforderlich ist? Bei Zahlungsverzögerungen müssen Sie sich umgehend mit dem Kunden in Verbindung setzen, um eine für beide Seiten akzeptable Lösung zu finden. Gutschriften und Rückerstattungen gehören zu den arbeitsintensivsten Aufgaben im Abrechnungszyklus und müssen schnell und effizient abgewickelt werden.
Um den Zahlungsvorgang zu vereinfachen und die Forderungslaufzeit (DSO) zu verkürzen, sollten Sie unbedingt verschiedene Zahlungsmethoden unterstützen, wie beispielsweise Debit-/Kreditkarten, Schecks, PayPal, Lastschriftverfahren, Lockbox und gehostete Zahlungsseiten.
Wenn Zahlungen ausstehen, müssen Sie ausstehende Forderungen zügig bearbeiten, indem Sie Mahnungen individuell anpassen und zeitlich planen, um Kunden über überfällige Beträge auf dem Laufenden zu halten. Dies lässt sich am besten durch die Einrichtung von Mahnmaßnahmen erreichen, die auf der Grundlage vordefinierter Schwellenwerte automatisch ausgelöst werden können.
8) Umsatzrealisierung
Eine korrekte Umsatzrealisierung ist für die Integrität der Finanzberichterstattung von entscheidender Bedeutung. Bei wiederkehrenden Zahlungen gewinnt dieser Schritt noch mehr an Bedeutung, da Gewinne und Verluste präzise dokumentiert werden müssen. Um die Anforderungen von ASC 606 und IFRS 15 sowie anderer Vorschriften einzuhalten, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass die erzielten Umsätze erst dann erfasst werden, wenn sie realisiert und verdient sind. Durch die korrekte Erfassung von Zahlungen lassen sich Finanzprognosen und Umsatzprognosen einfacher erstellen und sind genauer.
9) Verlängerung
In dieser Phase kann der Kunde den Vertrag verlängern oder Produkte bzw. Dienstleistungen erneut erwerben. Dies ist auch der Zeitraum, in dem das Unternehmen die Möglichkeit hat, den Customer Lifetime Value (CLV) durch Upselling- oder Cross-Selling-Maßnahmen zu maximieren.
10) Analyse
An dieser Stelle muss das Unternehmen die für den QTC-Prozess relevanten Daten analysieren und darüber Bericht erstatten.
11) Prozessverbesserung
Auf der Grundlage der im vorherigen Schritt analysierten Daten liefern diese Erkenntnisse die Informationen, die zur Verbesserung des „Quote-to-Cash“-Prozesses erforderlich sind.
Angesichts der Vielzahl an Berührungspunkten (potenzielle Kunden, interne Ressourcen und unterschiedliche Systeme) ist dieser funktionsübergreifende, vielschichtige Prozess anfällig für Zahlungsverzögerungen, Fehler, Missverständnisse, verpasste Chancen und schlechte Kundenerfahrungen.
Lassen Sie uns etwas genauer auf einige der am häufigsten auftretenden Herausforderungen im Zusammenhang mit QTC eingehen.
Häufige Herausforderungen im Zusammenhang mit dem „Quote-to-Cash“-Prozess
Auch wenn die oben genannten 11 QTC-Schritte auf den ersten Blick einfach erscheinen mögen, ist der „Quote-to-Cash“-Prozess doch sehr komplex. Selbst ein noch so kleiner Fehler oder eine noch so kleine Verzögerung hat Auswirkungen auf nachfolgende Prozesse, die sich negativ auf den Umsatz und die Kundenzufriedenheit auswirken können. Hier sind sechs der häufigsten Herausforderungen, denen Unternehmen im Zusammenhang mit QTC gegenüberstehen.
- Herausforderungen bei der Angebotserstellung: Dieses Problem tritt besonders häufig bei Unternehmen auf, die Tabellenkalkulationen zur Erfassung der Preise ihrer Produkte und Dienstleistungen verwenden. Diese Vorgehensweise führt oft dazu, dass die Preise nicht auf dem neuesten Stand sind, was wiederum zu Fehlern bei der Angebotserstellung führt. Sind die potenziellen Kunden zudem nicht wettbewerbsfähige Angebote unterbreitet werden, führt dies dazu, dass Aufträge an Wettbewerber verloren gehen.
- Herausforderungen bei der Rechnungsstellung: Im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung gibt es zwei wesentliche Herausforderungen. Die erste besteht darin, Rechnungen zu versenden, die voller Fehler sind. Die zweite sind Rechnungen, die verspätet versendet oder ganz vergessen werden. Unabhängig von der Ursache beeinträchtigen beide Fehler den Cashflow und wirken sich negativ auf Ihre Marke aus.
- Zahlungsprobleme: Zahlungsverspätungen können aus verschiedenen Gründen auftreten, von denen einige außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. Bei Rechnungsfehlern und verspätetem Rechnungsversand kann die Automatisierung jedoch dazu beitragen, die Auswirkungen zu mindern.
- Herausforderungen bei der Umsatzrealisierung: Bei manueller Abwicklung ist die Umsatzrealisierung ein mühsamer, zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Fehler, die dabei auftreten, führen nicht nur zu Problemen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern beeinträchtigen auch Ihre Fähigkeit, zukünftige Umsätze genau zu prognostizieren.
- Herausforderungen im Kundenbereich: Als Folge der oben genannten Herausforderungen wirkt sich die Unzufriedenheit der Kunden nicht nur negativ auf die Kunden selbst aus, sondern kann auch dazu führen, dass potenzielle Kunden Ihr Unternehmen in einem weniger günstigen Licht sehen.
- Herausforderungen bei der Nutzung von Chancen: Ob aufgrund der manuellen Abwicklung des QTC-Zyklus oder aufgrund unzufriedener Kunden – die Möglichkeit zum Upselling und Cross-Selling hängt davon ab, dass die Kundenerwartungen erfüllt werden. Ohne diese umsatzgenerierende Chance setzen Sie das Unternehmen dem Risiko aus, den Kundenlebenszeitwert (CLV) zu verringern und damit die Rentabilität zu schmälern.
Wie stellen Sie sicher, dass Ihre „Quote-to-Cash“-Prozesse effizient, effektiv und fehlerfrei ablaufen? Durch die Automatisierung dieses Prozesses können Sie den QTC-Zyklus optimieren und Herausforderungen in Chancen verwandeln.
Den „Quote-to-Cash“-Zyklus optimieren
Zwar gibt es viele Möglichkeiten, den QTC-Prozess zu verbessern, doch durch die Automatisierung möglichst vieler Prozesse können Sie Arbeitsabläufe optimieren, Fehler reduzieren und die Kundenbindung stärken. Angesichts der Vielzahl an QTC-Lösungen auf dem Markt zeichnen sich die besten dadurch aus, dass sie die Angebotserstellung automatisieren, sich nahtlos in Ihr bestehendes System integrieren lassen und die QTC-Leistung messen.
Mit dem richtigen QTC-System können Sie viele damit verbundene Herausforderungen meistern, darunter:
- Verringert die Zahl der isolierten Systeme: Die Integration in bestehende Systeme trägt dazu bei, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern, den Zeitaufwand für die Durchführung der einzelnen QTC-Schritte zu reduzieren und das Kundenerlebnis zu verbessern.
- Minimiert Fehler bei der Angebotserstellung: Durch die Automatisierung lassen sich Fehler, die durch manuellen Aufwand entstehen, deutlich reduzieren. Allein dies trägt dazu bei, Interessenten in umsatzbringende Kunden zu verwandeln.
- Reduziert Fehler bei Bestellungen und in der Rechnungsstellung: Ähnlich wie bei Fehlern in Angeboten lassen sich auch Fehler bei Bestellungen und in der Rechnungsstellung erheblich reduzieren, wenn die Prozesse vom Angebot bis zum Zahlungseingang automatisiert werden.
- Steigert die Kundenbindung: Die QTC-Automatisierung verkürzt die für den gesamten Prozess benötigte Zeit, gewährleistet eine präzise und zeitnahe Kommunikation und verringert Fehler, die sich negativ auf die Kunden auswirken können.
- Steigert Umsatz und Rentabilität: Durch die Automatisierung des QTC erhalten Vertriebsmitarbeiter die präzisen Informationen, die sie benötigen, um bei bestehenden Kunden proaktiv Upselling und Cross-Selling zu betreiben.
Da die Automatisierung den nächsten Schritt im Prozess auslöst, wird Ihr QTC-Zyklus optimiert und effizienter gestaltet, was Ihre Vertriebsbemühungen unterstützt, die Konversionsraten bei potenziellen Kunden verbessert und letztendlich den Umsatz und die Rentabilität steigert.
Steigern Sie Ihren Umsatz mit QTC Automation
Um profitabel zu bleiben, müssen Sie Angebote in abrechnungsfähige Transaktionen umwandeln, und die manuelle Bearbeitung von Angeboten verschafft Ihnen einen deutlichen Nachteil. Um Ihren Erfolg zu optimieren, benötigen Sie eine Lösung für Angebote, die alle erforderlichen Prozesse integriert – CRM, ERP, Preisgestaltung, Rechnungsstellung, Umsatzrealisierung, Business Intelligence usw.
Die Lösung von BillingPlatform unterstützt den gesamten Revenue-Management-Prozess aus einer einzigen Datenquelle – vom Angebot bis zum Zahlungseingang. Als Teil einer einheitlichen „Quote-to-Cash“-Plattform hilft unser CPQ-Abrechnungssystem Unternehmen dabei, bei der Konfiguration und dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen ein schnelles und nahtloses Erlebnis zu bieten – selbst wenn Anpassungen erforderlich sind.
Unsere branchenführende, cloudbasierte Lösung bietet die umfassende QTC-Automatisierung, die erforderlich ist, um Interessenten in Kunden zu verwandeln, die Rentabilität zu steigern und das Kundenerlebnis zu verbessern – damit Sie sich vom Wettbewerb abheben können. Wenden Sie sich an unser Team, um zu erfahren, wie wir die Automatisierung Ihres „Quote-to-Cash“-Prozesses noch heute vereinfachen können.
