El proceso de las cuentas por cobrar, que consta de una serie de pasos, se refiere al dinero que se debe a una empresa por la compra y entrega de bienes o servicios. En principio, el proceso puede parecer sencillo, pero en realidad está plagado de complicaciones y desafíos.
Las cuentas por cobrar constituyen el vínculo fundamental entre la realización de la venta y la recepción del pago. Piense en ello como si fuera un pagador a su empresa. Por ejemplo, la electricidad que consume su empresa se factura al final del periodo de servicio. Aunque ya haya consumido la electricidad, el pago se realiza a mes vencido.
Este blog explora el proceso de cuentas por cobrar y sus pasos, los indicadores clave de rendimiento (KPI) de cuentas por cobrar, el reto de las cuentas por cobrar y los beneficios de la automatización de las cuentas por cobrar.
Explicación del proceso de cuentas por cobrar
Aunque los ingresos anticipados son un activo en el balance, convertirlos en efectivo lo antes posible es fundamental para mantener un flujo de caja positivo. A grandes rasgos, este proceso se lleva a cabo mediante la facturación y los cobros, e incluye el envío de la factura, la gestión de los cobros, el procesamiento de los pagos, la correspondencia de los pagos con las facturas y la contabilización de los pagos. Profundicemos en los detalles examinando los ocho pasos del proceso de cuentas por cobrar.
Paso 1: Recibir el pedido
Una orden de compra (OC) se envía como expresión de la intención del cliente de comprar sus bienes o servicios. Una vez aprobada la orden de compra, se crea una orden de venta en la que se detallan los bienes o servicios que se van a vender al cliente, la cantidad y el precio de los artículos, y otras condiciones de la venta como descuentos, la fecha y el lugar de entrega, etc.
Paso 2: Aprobar el crédito
Un paso fundamental para reducir la exposición a la morosidad es evaluar la solvencia del cliente. Este proceso puede variar en función de si se trata de un cliente existente o nuevo, pero el resultado final será la aprobación o denegación del crédito, o el establecimiento de condiciones de pago alternativas.
Paso 3: Enviar facturas
La factura, que sirve como registro definitivo de la compra, detalla el importe y la fecha de vencimiento del pago, así como otras consideraciones como las tasas por demora y los descuentos. Las facturas suelen enviarse al cliente por correo electrónico, intercambio electrónico de datos (EDI) o correo ordinario.
Paso 4: Gestión de cobros
Sin duda, una de las actividades más temidas de AR, los cobros deben gestionarse con rapidez y cuidado. Por ejemplo, si el pago ha vencido, es prudente comprobar primero internamente que la factura no contenga errores, que se haya enviado al cliente y que todos los descuentos detallados en el pedido de venta estén reflejados en la factura. Si la revisión interna de la factura es correcta, se inicia el proceso de cobro. Estas son algunas de las directrices del proceso de cobro más utilizadas.
- <7 days past due: Contact the customer with a gentle reminder that payment is due.
- 8 - 14 días de retraso: Inicie el segundo contacto con el cliente.
- 15 - 30 días de retraso: Se envía una carta de reclamación al cliente indicando que el pago lleva 30 días de retraso: En esta fase, también pueden aplicarse comisiones de demora en función de sus políticas internas.
- 31 - 45 días de retraso: Se establece un cuarto contacto con el cliente y se le envía una última carta.
- 46 - 60 días de retraso: Las actividades de divulgación continúan con una frecuencia predeterminada, por ejemplo semanal.
- 61 - 90 días de mora: Si el importe adeudado es significativo, se recurre a la alta dirección, a un asesor jurídico o a una agencia de cobros.
Paso 5: Abordar las disputas
Aunque algunos de los motivos de impago se han mencionado en el paso 4, existen otros, como los errores humanos en el proceso de pago, los problemas con los bienes o servicios prestados, las discrepancias entre la propuesta y la factura, y los problemas de comunicación. En caso de litigio, el cliente puede pagar la parte de la factura que no está en litigio. Esto se denomina pago aplazado y añade otro nivel de complejidad a su equipo de cuentas por cobrar.
Paso 6: Cancelar la deuda incobrable
Una vez agotados todos los esfuerzos, puede determinarse que el pago es incobrable. La decisión de si una deuda es incobrable varía en función del sector, así como de las políticas financieras internas de la empresa.
Paso 7: Procesar los pagos
Para garantizar unos registros financieros precisos, es esencial un procesamiento de pagos eficaz. Aunque hay una gran variedad de métodos de pago entre los que elegir, algunos de los más populares son:
- ACH o EFT
- Transferencia bancaria
- Tarjeta de débito, crédito o virtual
- Comprobaciones
Para ofrecer una variedad de pagos, las empresas necesitan disponer de las herramientas adecuadas. Por ejemplo, para aceptar pagos en línea, la empresa necesita una pasarela de pagos y al menos una cuenta de comerciante, así como una plataforma que admita el comercio electrónico o los pagos de autoservicio. Para aceptar pagos con cheques, la empresa necesita cajas de seguridad (donde un banco recibe y procesa los cheques).
Una vez efectuado el pago, se contabiliza en la factura o facturas correspondientes. La transacción se registra en el libro de deudores como un abono y se deduce de los créditos pendientes de pago.
Paso 8: Gestión de informes
Durante el proceso de cierre del mes, el equipo financiero revisa todas las transacciones registradas y transfiere el saldo de cierre de todas las cuentas del libro mayor a un informe (balance de comprobación). Este paso proporciona la información necesaria para crear los estados financieros.
Revisar el estado de sus cuentas por cobrar de forma continua le permite evaluar la eficacia del proceso de cuentas por cobrar, ayudando al equipo financiero a alcanzar los indicadores clave de rendimiento (KPI) predeterminados, como los días de ventas pendientes (DSO), el índice de eficacia colectiva y la productividad del personal.
Seguimiento del rendimiento de sus cuentas por cobrar
Utilizados para medir el rendimiento con respecto a los objetivos, los KPI financieros repercuten directamente en los resultados de la empresa. El siguiente gráfico, elaborado por AR Pulse Check Survey, muestra los tres principales KPI utilizados para medir el rendimiento de AR: DSO (56 %), productividad del personal (52 %) e índice de eficacia colectiva (42 %).
Otros KPI utilizados son la reducción de los impagados, la reducción del porcentaje de cuentas pendientes de cobro, la conciliación precisa de la tesorería, la automatización/escalabilidad y la satisfacción del cliente.
Retos comunes de las cuentas por cobrar
Manejar el proceso de cuentas por cobrar manualmente está plagado de desafíos, especialmente a medida que la empresa crece y aumenta el número de facturas creadas. Veamos los principales retos de las cuentas por cobrar desde una perspectiva manual frente a una automatizada.
Función | Manual AR | RA automatizada |
Creación de facturas | Propenso a errores y retrasos de creación y entrega. | Los errores se reducen significativamente y las facturas se crean y envían a tiempo. |
Colecciones | Procesos de cobro ad hoc, que provocan retrasos en las facturas. | Reclamaciones automatizadas y seguimiento de impagados. |
Procesamiento de pagos | Propenso a errores, así como a retrasos en la tramitación y el flujo de caja. Puede dar lugar al incumplimiento de las normas PCI. | Cubre las lagunas del proceso mediante la integración de sistemas y garantiza el cumplimiento de la normativa PCI. |
Mantenimiento de registros financieros | Es tedioso y lento, propenso a errores, carece de capacidad para gestionar transacciones complejas y provoca retrasos en la creación de informes. | Normalmente basada en la nube, la automatización permite llevar registros en tiempo real, mejora la productividad, garantiza la exactitud de los datos y permite realizar transacciones complejas. |
Conciliación de la tesorería | No sólo es ineficaz, sino que también es propenso a errores, produce imprecisiones derivadas de conjeturas y a menudo da lugar a discrepancias entre los libros de la empresa y los registros transaccionales. | Mejora la precisión de los datos para garantizar que los totales coincidan con el balance, el flujo de caja, el capital y las cuentas de resultados, lo que permite tomar mejores decisiones basadas en datos. |
Escalabilidad | Difícil, si no imposible, de ampliar sin aumentar el personal. | Se escala fácilmente con una intervención y un esfuerzo manuales mínimos. |
Tratamiento de errores | Tasas de error más altas y tasas de resolución de errores más bajas. | Detecta automáticamente los errores, lo que reduce la tasa de errores. |
Cumplimiento y seguridad | Aumento de los riesgos de incumplimiento, escasa o nula seguridad de los datos de los clientes. | Proporciona seguridad de nivel empresarial que sigue la norma de seguridad PCI y el protocolo DKIM para el envío de correos electrónicos, garantiza que el reconocimiento de ingresos se ajusta a ASC 606 e IFRS 15, proporciona cifrado a nivel de aplicación para mantener seguros los datos de los clientes y proporciona permisos basados en funciones para garantizar el control de los datos confidenciales de los clientes. |
Informes e información | Informes básicos que suelen generarse manualmente. | Proporciona informes en tiempo real, cuadros de mando personalizables y análisis avanzados para obtener información inteligente. |
Experiencia del cliente | Las interacciones suelen producirse por correo electrónico, lo que aumenta la probabilidad de que la conversación quede enterrada en la bandeja de entrada del cliente. Además, las opciones de autoservicio del cliente son limitadas. | Proporciona acceso de autoservicio ininterrumpido a información en tiempo real, lo que permite a los clientes consultar el uso, descargar extractos, ver pagos anteriores, pagar facturas y gestionar métodos de pago. |
A menos que dirija una pequeña empresa, la gestión manual de las cuentas por cobrar puede deteriorarse rápidamente. Pueden producirse errores humanos, infracciones de la normativa, riesgos para la seguridad e insatisfacción de los clientes, todo lo cual resulta costoso para su empresa. Sin embargo, al automatizar los procesos de cuentas por cobrar, prácticamente se eliminan sus deficiencias.
La pregunta entonces es: ¿debería automatizar el proceso de las cuentas por cobrar? Aparte del cuadro anterior de manualidad frente a automatización, he aquí algunas cuestiones que debería tener en cuenta.
- ¿Tiene un gran volumen de facturas?
- ¿Sus transacciones son cada vez más complejas?
- ¿Aumentan los errores en el tratamiento de los RA?
- ¿Está experimentando un aumento de los gastos de explotación?
- ¿Anula cada vez más deudas incobrables?
- ¿Su equipo financiero no cumple los indicadores clave de rendimiento internos?
- ¿Está aumentando la tasa de rotación de clientes?
Si la respuesta a algunas de estas preguntas es afirmativa, ahora es el momento de ver cómo puede beneficiarse de la automatización de la RA.
Racionalizar y optimizar los procesos de cuentas por cobrar
Al automatizar sus procesos de cuentas por cobrar, obtendrá la capacidad de simplificar y optimizar todos los aspectos del flujo de trabajo. Con la automatización de las cuentas por cobrar minimizará el trabajo manual, reducirá los errores, acelerará el flujo de caja, obtendrá información empresarial en tiempo real y mejorará la experiencia del cliente. Cuando se adopta un enfoque moderno de las cuentas por cobrar, podrá automatizar todo el proceso de cuentas por cobrar, desde la facturación hasta la gestión de ingresos y cobros, al tiempo que permite a sus clientes servirse a sí mismos.
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