La facturación no consiste únicamente en enviar facturas cada mes o cada año. Por supuesto, enviar facturas y recibir pagos es el motor de tu empresa de software como servicio (SaaS). Es lo que mantiene a tu empresa en números negros. Los servicios de facturación automatizada no solo simplifican el proceso de pago, sino que también aportan ventajas adicionales cuando se utilizan como herramienta de comunicación. Al ser una de las comunicaciones más frecuentes que mantienes con tus clientes, ¿por qué no aprovecharla para mejorar su experiencia?
Si eres como la mayoría de las empresas de SaaS, tus facturas constan de 11 o 12 elementos:
- La palabra «FACTURA»
- Número de factura
- Nombre y dirección del vendedor
- Nombre y dirección del comprador
- Fecha de compra de los productos o de prestación de los servicios (fechas periódicas)
- Fecha de la factura
- Partidas que detallan cada producto o servicio adquirido (compras recurrentes)
- Tipo impositivo
- Importe total a pagar (cuotas periódicas)
- Condiciones de pago
- Número de orden de compra (si lo ha facilitado el comprador)
- Instrucciones para el pago de la factura
Al revisar la lista, ¿falta algo? ¿Qué tal algo que capte el interés del cliente y ayude a fidelizarlo?
Las empresas de SaaS que obtienen altos índices de satisfacción del cliente (CSAT) sitúan a sus clientes en el centro de todo lo que hacen, incluida la facturación. Un decimotercer componente de la factura —la personalización— puede ayudar a convertir a los clientes mediocres en defensores de la marca. ¿Qué significa esto y cómo pueden las empresas de SaaS que ya se enfrentan a procesos de facturación complejos utilizar este medio para mejorar las relaciones con los clientes?
Cómo los servicios de facturación automatizada aportan un valor añadido al cliente
La personalización puede ser tan sencilla o detallada como desees o necesites. Por ejemplo, si un cliente ha adquirido productos, servicios o funcionalidades adicionales, un «gracias» sincero demostrará tu agradecimiento. Quizás estés a punto de lanzar un nuevo producto que ofrezca mayor flexibilidad a los clientes que hayan adquirido la oferta básica. Una invitación a tu próximo seminario web no solo puede garantizar que «no quede ni un solo asiento libre», sino que también puede traducirse en ventas adicionales. Quizá te interese enviar descuentos y promociones personalizados a tus clientes de mayor valor. Otra opción es reducir la tasa de abandono de los clientes con ofertas freemium a corto plazo.
Las formas de mejorar la fidelidad de los clientes a través de las facturas son prácticamente ilimitadas. Sin embargo, si tu equipo de finanzas ya tiene dificultades para emitir facturas precisas a tiempo, quizá estés pensando: «Nos encantaría incluir contenido personalizado, pero no tenemos ni el tiempo ni los recursos para hacerlo». Ahí es donde los servicios de facturación automatizada pueden ayudarte.
Veamos cómo la automatización de los servicios de facturación no solo simplifica el proceso de pago, sino que también abre la puerta a una mayor implicación de los clientes y a una mayor rentabilidad.
Elimina los obstáculos con los servicios de facturación automatizada
La facturación no solo afecta a la emisión de facturas y a la tarificación, sino también a la comunicación general con tus clientes. Empieza por preguntarte:
- ¿Tus procesos de facturación no son tan eficientes como deberían?
- ¿Tu equipo financiero recurre a sistemas dispares o a procesos manuales para elaborar informes sobre los ingresos y garantizar el cumplimiento normativo?
- ¿La pérdida de ingresos está mermando tu rentabilidad?
- ¿Estás observando un aumento en la pérdida de clientes?
Si has respondido «sí» a alguna de estas preguntas, echa un vistazo a nuestro ¿Qué es un sistema de facturación automatizado? para obtener más detalles sobre los cinco principales retos a los que se enfrentan las empresas de SaaS cuando la facturación no está automatizada y cómo puedes convertir estos retos en oportunidades.
Las ventajas de los servicios de facturación automatizada son numerosas
¿Qué son los servicios de facturación automatizada y cuáles son sus ventajas? En pocas palabras, los servicios de facturación automatizada te permiten automatizar los procesos rutinarios. Entre estas funciones se incluyen la tarificación, la facturación, la gestión fiscal, los pagos, los cobros, los recordatorios de pago, el reconocimiento de ingresos y las interacciones con los clientes.
Además de las funciones mencionadas anteriormente, con los servicios de facturación automática te beneficiarás de:
- Recordatorios de pago automatizados: Aunque la mayoría de los clientes realizan los pagos puntualmente, siempre habrá algunos a los que tendrás que reclamarles el pago, lo cual lleva mucho tiempo. Mantén a los clientes informados de los saldos pendientes mediante notificaciones automáticas y tareas de cobro que se activan cuando se alcanzan los umbrales predeterminados.
- Fiscalidad automatizada: Integración con motores fiscales externos para garantizar un cálculo eficiente del impuesto sobre las ventas, el IVA, el GST, etc., con el fin de cumplir con la normativa fiscal local, regional y mundial.
- Ofertas automatizadas: Ya se trate de descuentos, cupones, promociones u ofertas especiales, llevar un control de lo que se ofrece a cada uno de tus clientes o grupos de clientes requiere mucho tiempo y es propenso a errores. Al automatizar este proceso, te asegurarás de que tus clientes reciban las ofertas prometidas, lo que mejora su satisfacción y fidelidad.
- Créditos y reembolsos automatizados: Alivia uno de los procesos que más trabajo supone para tu equipo financiero. La automatización garantiza que las transacciones se asigne correctamente a los saldos de los clientes y a las cuentas del libro mayor, lo que asegura la precisión de los informes y mejora la satisfacción del cliente.
- Inteligencia automatizada: Ya se trate de análisis, informes o paneles de control, tu negocio SaaS depende de información actualizada al minuto para comprender la salud financiera de la empresa. Con una inteligencia de fácil acceso y fácil uso, siempre dispondrás de la información necesaria para tomar decisiones empresariales más fundamentadas.
La facturación es compleja por naturaleza; sin embargo, existen herramientas que pueden automatizar prácticamente todos tus procesos de facturación.
Facturación: simplificar lo complejo
¿Estás listo para simplificar lo complejo mediante la automatización de los procesos de facturación, pero no sabes por dónde empezar? Cada empresa de SaaS tiene procesos diferentes, por lo que necesitas una solución que se adapte a tus necesidades, tanto las actuales como las futuras. Para determinar tus requisitos de facturación y conseguir la plataforma que simplifique las complejidades de la facturación, echa un vistazo a las artículo «7 preguntas para aclarar tus requisitos de facturación automatizada» . Este blog analiza siete criterios que a menudo se pasan por alto a la hora de buscar una solución de facturación automatizada.
Tal y como se afirma en el artículo de Forbes titulado «Tres pasos para superar tu complejo modelo de facturación», la automatización garantiza que, aunque pueda haber una gran variedad de fuentes y procesos, estos se ejecuten exactamente de la misma manera en todo momento, en milisegundos en lugar de días.
A medida que tu empresa crece, los servicios de facturación automatizada te permiten reducir (o incluso eliminar) los errores que podrían repercutir negativamente en tu rentabilidad. Sin embargo, elegir la plataforma de facturación automatizada adecuada puede resultar abrumador. Asegúrate de conocer los seis aspectos fundamentales que debes tener en cuenta a la hora de adquirir una solución de facturación automatizada. Además, debes tener en cuenta la implementación de la solución de facturación. Algunas implementaciones pueden llevar mucho tiempo y ser laboriosas, lo que te situaría en una clara desventaja. Otras, en cambio, pueden ponerse en marcha en tan solo ocho semanas.
Mejora la fidelización y haz crecer tu negocio de ingresos recurrentes
Las facturas que envías son fundamentales para la experiencia del cliente. No dejes que los procesos de facturación manuales y obsoletos o los sistemas inconexos te impidan superar sus expectativas. BillingPlatform ofrece una solución totalmente automatizada basada en la nube que te permite gestionar fácilmente tus sistemas de front-office, middle-office y back-office. Gracias a su perfecta integración con CRM, ERP, BPM, RPA, sistemas financieros, etc., podrás mantener a los clientes en el centro de tus procesos de facturación.
Ofrecer las experiencias que esperan tus clientes es lo que garantiza la rentabilidad de tu empresa. Con BillingPlatform, dispones de un sistema que no solo simplifica los complejos procesos de facturación, sino que también te permite configurar las facturas por zona geográfica, filial, cliente o sector, y diseñarlas para que se adapten al perfil o la ubicación de tus clientes. ¿Estás listo para simplificar el proceso de pago, utilizar las facturas como herramienta de comunicación y establecer el tipo de relaciones con los clientes que generan ventaja competitiva y rentabilidad? ¡Déjanos ayudarte!
