Desde la publicación de la Codificación de Normas Contables (ASC) 606 y la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 15, el reconocimiento de ingresos ha sido un tema candente. En esencia, el reconocimiento de ingresos identifica las condiciones específicas en las que se pueden reconocer los ingresos y cómo debe contabilizarlos una empresa. A primera vista, el reconocimiento de ingresos parece bastante sencillo. Se proporciona un producto o servicio, se recibe el pago y se reconocen los ingresos, ¿verdad? No exactamente… Según el principio de reconocimiento de ingresos, estos solo pueden reconocerse una vez que se han devengado. Aquí es donde las cosas se complican y entra en juego la automatización del reconocimiento de ingresos.
¿Cuándo se pueden reconocer los ingresos?
Las complejidades que rodean al reconocimiento de ingresos dependen en gran medida de tu modelo de negocio, del método de reconocimiento de ingresos y del método contable (contabilidad de caja o de devengo) utilizado, cada uno de los cuales presenta ventajas e inconvenientes. Además, la elección de los métodos de reconocimiento de ingresos varía en función de numerosos factores, entre los que se incluyen el sector, el tamaño de la empresa, la certeza del pago, etc.
Aunque existen muchos métodos de reconocimiento de ingresos, vamos a analizar los cinco más habituales.
Base de ventas:
Esta práctica, muy habitual en el sector minorista, consiste en contabilizar los ingresos en el momento de la venta, independientemente de si el cliente paga en efectivo o con tarjeta de crédito.
Porcentaje de finalización:
Se suele utilizar cuando existen contratos a largo plazo, como los que se firman con empresas de construcción e ingeniería. Se contabiliza un porcentaje de los ingresos totales al alcanzar los hitos contractuales.
Método de pago a plazos:
Se utiliza para compras de gran cuantía, como vehículos, inmuebles, electrodomésticos, etc., y los ingresos se contabilizan a medida que se recibe cada pago.
Método de contrato completado:
Este método, utilizado con frecuencia por las empresas constructoras más pequeñas, establece que los ingresos solo pueden contabilizarse (incluso cuando se ha recibido el efectivo) una vez que se hayan cumplido todas las obligaciones de ejecución previstas en el contrato y el cliente las haya aceptado.
Método de recuperación de costes:
Es el método de reconocimiento de ingresos más conservador y suele utilizarse cuando existe incertidumbre respecto al cobro del importe al cliente. Los ingresos solo se reconocen una vez que se han recuperado todos los costes asociados a la venta de productos o servicios.
Los métodos manuales ralentizan tu negocio
¿Cómo saber qué método de reconocimiento de ingresos es el más adecuado para tu empresa? Aunque cada uno tiene sus ventajas y desventajas, algunos se adaptan mejor que otros a determinados sectores, modelos de negocio, obligaciones de cumplimiento y métodos de entrega.
El uso de un método inadecuado no solo puede tener repercusiones en el cumplimiento normativo, sino que también puede dar lugar a cifras infladas o reducidas de ingresos, gastos y beneficios. Cuando esas cifras no reflejan fielmente la realidad, pueden afectar a las decisiones de la dirección, a la obligación tributaria y a la confianza de los inversores.
A modo de ejemplo, supongamos que tienes una empresa de SaaS basada en suscripciones que cobra 30 dólares al mes por usuario por el plan básico, y que los clientes pagan anualmente. Supongamos también que uno de tus clientes ha contratado el plan básico para 100 usuarios y paga 3.000 dólares al inicio de cada año natural. El reconocimiento de ingresos por suscripción sería de 250 dólares al mes. Sin embargo, esto no se aplicaría si, durante el año natural, el cliente:
- Aumenta o reduce el número de usuarios
- Cancela la suscripción antes de la fecha de finalización del contrato
- Actualizan o bajan de categoría su plan
- Solicita servicios que conllevan un coste adicional
- Pagos atrasados
Cualquiera de las situaciones anteriores puede dar lugar a complicaciones y errores contables que pueden afectar significativamente a tus registros. La gestión manual del reconocimiento de ingresos requiere mucho tiempo y es propensa a errores. La automatización del reconocimiento de ingresos simplifica el proceso, elimina los errores, ayuda a garantizar el cumplimiento normativo y libera recursos para dedicarlos a otras actividades de mayor valor.
Ventajas de la automatización del reconocimiento de ingresos
La clave para simplificar la gestión de ingresos, registrar cifras correctas y garantizar el cumplimiento de la normativa es la automatización. Básicamente, la automatización del reconocimiento de ingresos elimina el factor humano de esta tarea que requiere mucho trabajo, lo que reduce la posibilidad de que se produzcan errores. ¡Pero sus beneficios no terminan ahí! A continuación, te presentamos algunas de las ventajas adicionales de implementar la automatización del reconocimiento de ingresos.
- Datos coherentes y agregados: La automatización recopila y agrupa datos dispares procedentes de múltiples fuentes, lo que facilita considerablemente la gestión de los contratos de ingresos.
- Costes asociados a los contratos: Los contratos deben tener en cuenta todos los costes relacionados con los ingresos, como el coste de los productos vendidos, las comisiones, las provisiones, los descuentos, etc., lo cual resulta extremadamente difícil de hacer de forma manual. La automatización elimina el riesgo financiero asociado a los costes de los contratos.
- Modificaciones en los contratos: No es algo infrecuente: los contratos se modifican con frecuencia debido a diversas circunstancias. La automatización garantiza la correcta aplicación de los cambios, lo que mejora la eficiencia y la precisión.
- Reconocimiento de ingresos basado en eventos: Es fundamental poder realizar un seguimiento preciso de los factores desencadenantes del reconocimiento de ingresos, tales como la entrega, la aceptación, el momento, el consumo, etc. Al realizar un seguimiento automático del momento en que se producen estos factores, es posible reconocer los ingresos tan pronto como se cumpla el requisito desencadenante.
¿Quieres saber más? Echa un vistazo a esta guía sobre la automatización del reconocimiento de ingresos para descubrir por qué es importante automatizar el reconocimiento de ingresos, cómo ayuda a garantizar que tu empresa cumpla con la norma ASC 606 o la NIIF 15, y cuáles son las ventajas de una solución combinada de facturación y reconocimiento de ingresos.
La automatización del reconocimiento de ingresos en la práctica
La automatización del reconocimiento de ingresos no es exclusiva de las empresas que operan mediante suscripción. ¿Eres un franquiciador que está ampliando su cuota de mercado o su alcance geográfico mediante la concesión de franquicias de tus productos, servicios y marca? La automatización del reconocimiento de ingresos permitió a un franquiciador no solo superar sus retos, sino también obtener beneficios adicionales imprevistos.
A medida que su negocio crecía a nivel mundial, Self Esteem Brands necesitaba una forma de reducir los errores, agilizar la facturación a sus franquiciados y sacar partido económico de las relaciones con su creciente base de propietarios de franquicias. Para ello, necesitaban una solución que pudiera automatizar la facturación de las cuotas de franquicia, las cuotas tecnológicas y las cuotas publicitarias; activar el reconocimiento de ingresos basado en eventos mediante la recopilación de datos de sistemas dispares; y adaptarse de manera eficiente para gestionar numerosos requisitos fiscales e idiomas.
Al analizar sus opciones, una empresa destacó por encima del resto: BillingPlatform. Hoy en día, Self Esteem Brands está cosechando los beneficios de la automatización de la sincronización de datos con su sistema de gestión de franquicias. Ahora facilitan la facturación mediante el reconocimiento de ingresos; han mejorado su auditabilidad y el cumplimiento normativo gracias a una automatización integral que respalda las complejas auditorías de reconocimiento de ingresos; y han mejorado sus relaciones con los franquiciados al ofrecerles experiencias excepcionales.
Di adiós al trabajo manual
Creemos que sería muy difícil encontrar muchas empresas que puedan afirmar con toda sinceridad que la automatización del reconocimiento de ingresos no les reportaría beneficios. Cuando se trata de mitigar el riesgo de incumplimiento normativo, mantener un registro de auditoría preciso y simplificar las complejidades asociadas al reconocimiento de ingresos, no se puede dejar nada al azar. ¿Estás preparado para reducir el riesgo, superar a tus competidores y obtener una ventaja competitiva? Si es así, el camino a seguir pasa por la automatización del reconocimiento de ingresos, y nuestro equipo de expertos está listo para ayudarte.
