¿Tu organización concede crédito a los clientes? ¿Los miembros de tu equipo de cuentas por cobrar se ven desbordados a la hora de determinar qué clientes tienen deudas pendientes de cobro? Un informe de antigüedad de cuentas por cobrar (AR) simplifica el proceso y agiliza el cobro del dinero que se te debe.
Un momento, ¿qué es el análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar? El análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar es un informe periódico que clasifica las cuentas por cobrar de una empresa en función del tiempo que lleva pendiente el pago de una factura. Dicho de otro modo, el análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar es una técnica de gestión de tesorería que utilizan los contables para evaluar las cuentas por cobrar de una empresa e identificar posibles irregularidades.
Se utiliza para evaluar y determinar la solidez financiera y la fiabilidad de los clientes de una empresa, al ofrecer una visión general de la regularidad y la rapidez de los pagos recibidos. Por ejemplo, si el cobro de las cuentas por cobrar de una empresa se está produciendo más lentamente de lo habitual, esto puede ser una señal de alerta de que el negocio podría estar atravesando una fase de recesión o de que la empresa está asumiendo un mayor riesgo crediticio en su proceso de ventas.
Cómo funciona el análisis de antigüedad de la cartera de clientes
El análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar tiene en cuenta el periodo de tiempo que transcurre desde que se realizan las ventas hasta que las cuentas por cobrar se registran en el balance. Según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP), existen dos tipos generales de análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar:
- Cuentas por cobrar con un plazo de hasta 6 meses.
- Cuentas por cobrar con más de 6 meses de antigüedad.
Normalmente desglosado en intervalos de 30 días, un informe de antigüedad de la cartera de clientes tiene en cuenta:
- Información del cliente: el nombre del cliente o de la empresa, los datos de contacto, la información de la cuenta, etc.
- Datos de la factura: el número de factura, la fecha de emisión, el importe total a pagar, etc.
- Categoría de antigüedad: Normalmente se divide en 0-30 días, 31-60 días, 61-90 días y más de 90 días; estas categorías reflejan el tiempo que lleva pendiente el pago de una factura.
- Importes pendientes de cobro: Incluye el importe pendiente de cobro en cada categoría de antigüedad por cliente, el importe total pendiente de cobro en todas las categorías de antigüedad por cliente y el total general de todas las cuentas por cobrar pendientes.
- Notas de crédito: Se incluyen cuando se han emitido notas de crédito, y ofrecen detalles sobre los créditos de factura no utilizados.
- Comentarios: Estas notas detallan aspectos concretos de las gestiones de cobro, los acuerdos de pago y otra información relevante.
Un informe de antigüedad de la cartera de clientes se utiliza para mostrar las facturas pendientes de los clientes y el número de días que llevan pendientes de pago. Permite a las empresas realizar un seguimiento de las facturas de los clientes, de las fechas de vencimiento de los pagos y de los pagos que han superado dichas fechas, y les ayuda a determinar si están asumiendo más riesgos crediticios de los que pueden asumir financieramente.
Método de antigüedad de las cuentas por cobrar
A modo de ilustración, he aquí un ejemplo de cuentas por cobrar con antigüedad.
Actual | De 1 a 30 días | 31-60 días | 61-90 días | Más de 90 días | |
Empresa A | $1,000 | $1,500 | |||
Empresa B | $3,000 | $1,000 | |||
Empresa C | $0 | $1,500 | $2,000 | ||
Compañía D | $1,500 | $4,000 | |||
Totales | $5,500 | $1,500 | $1,000 | $5,500 | $2,000 |
Si partimos de la base de que la política de crédito de la empresa es de 60 días, tanto la empresa A como la empresa B se encuentran dentro de los plazos establecidos en dicha política. Sin embargo, tanto la empresa C como la empresa D tienen saldos que superan los límites de la política de crédito de la empresa. Supongamos además que los saldos pendientes de pago que superan los 90 días se remiten a una agencia de cobros.
Teniendo en cuenta la situación descrita anteriormente, la empresa puede:
- Se prevén pagos por un total de 7.000 dólares (5.500 + 1.500 dólares)
- Enviar notificaciones de pago al cliente B (1.000 dólares)
- Hacer un seguimiento de las notificaciones de pago al cliente C (1.500 dólares) y al cliente D (4.000 dólares)
- Iniciar los trámites de cobro para el cliente C (2.000 dólares)
Si bien la información que figura en el informe de cuentas por cobrar proporciona los datos necesarios para que las empresas determinen qué clientes pagan a tiempo, prevean el flujo de caja y identifiquen las cuentas vencidas, la fiabilidad de dicho contenido depende exclusivamente de la fiabilidad de los datos que resume.
Los días de antigüedad de las cuentas por cobrar, a veces denominados «tiempo medio de cobro», se calculan de la siguiente manera: días de antigüedad de las cuentas por cobrar = (cuentas por cobrar medias × 360 días) / ventas a crédito. Esta fórmula de antigüedad de las cuentas por cobrar indica el número medio de días que tardan los clientes en pagar sus facturas. Al saber cómo calcular los días de antigüedad de las cuentas por cobrar y realizar un seguimiento de este indicador a lo largo del tiempo, podrás establecer una guía útil para determinar cuándo es necesario ajustar las condiciones de pago o las prácticas de cobro.
10 pasos para crear y analizar informes de antigüedad de la cartera de clientes
Los informes de antigüedad de la cartera de clientes pueden elaborarse de diversas formas, por ejemplo, utilizando hojas de cálculo o programas de facturación; sin embargo, hay que recopilar cierta información y seguir una serie de pasos.
Empecemos por lo que se necesita para elaborar un informe de antigüedad de la cartera de clientes. Para preparar un informe de antigüedad de la cartera de clientes, necesitarás tres datos: 1) los nombres de los clientes; 2) los saldos pendientes de cada cuenta; 3) los cuadros de antigüedad.
A continuación te presentamos 10 pasos para elaborar un informe de antigüedad de la cartera de clientes.
- Recopila todos los datos relativos a las cuentas por cobrar de tus sistemas contables
- Organiza los datos por nombre del cliente y fecha de factura
- Crea categorías de antigüedad, normalmente de 0 a 30 días, de 31 a 60 días, de 61 a 90 días y más de 90 días.
- Calcula el importe total adeudado para cada categoría
- Suma el total de las cuentas por cobrar para obtener una visión global
- Analiza el informe de antigüedad para identificar las cuentas vencidas
- Utiliza la información para establecer prioridades en las tareas de recaudación
- Actualiza periódicamente el informe de antigüedad para hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo
- Configurar recordatorios para el seguimiento de las cuentas vencidas
- Revisar y ajustar las políticas de crédito en función de las tendencias de antigüedad de la deuda
Aunque lo anterior ofrece los conceptos básicos, el paso 6 —el análisis del informe de antigüedad de las cuentas por cobrar— requiere un poco más de detalle.
Análisis de las cuentas por cobrar vencidas
Revisa los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar de forma periódica, por ejemplo, semanal o mensualmente. De este modo, podrás determinar y evaluar:
Cuentas morosas: Al identificar qué clientes se han retrasado en sus pagos y cuánto tiempo llevan vencidas sus facturas, podrás centrarte en las cuentas que requieren atención inmediata.
Deuda incobrable: Cuanto más tiempo permanece pendiente el pago de una factura, menos probable es que se abone. De hecho, una regla general establece que es poco probable que se cobren las cuentas con más de seis meses de antigüedad, salvo mediante un procedimiento de cobro o una sentencia judicial.
Enviar notificaciones de pago: Ponte en contacto con los clientes con cuentas vencidas y aborda los problemas que puedan estar provocando la morosidad.
Negociar planes de pago: especialmente útil para los clientes que actúan de buena fe, la negociación de pagos puede ayudarte a recuperar gradualmente los importes adeudados.
Ajustar las políticas de crédito: cuando empieces a observar patrones de retrasos en los pagos por parte de determinados clientes, puede que sea el momento de ajustar las condiciones de crédito para esos clientes o, como alternativa, pasar a aplicarles condiciones de pago contra entrega (COD).
Previsión de flujo de caja: Ajusta las previsiones de la empresa en función de la cantidad de dinero que, según el informe, deberías recibir.
Dar de baja una deuda incobrable: cuando la deuda ya no se pueda recuperar, puedes dar de baja el importe como gasto por deuda incobrable.
Adoptar medidas proactivas: Uno de los objetivos de toda organización es reducir las facturas impagadas y la morosidad. Para lograrlo, se deben realizar comprobaciones de solvencia más exhaustivas a los nuevos clientes, exigir depósitos o pagos parciales por adelantado, o modificar las condiciones de pago de los clientes.
Ventajas de los informes de antigüedad de la cartera de clientes
Dada la importancia del análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar, el informe de antigüedad de las cuentas por cobrar ofrece numerosas ventajas, tales como:
- Acceso a información relevante, como transacciones de venta, importes pendientes de cobro, etc.
- Mejorar la planificación financiera aprovechando los informes de antigüedad de las cuentas por cobrar para obtener una visión más clara de las entradas de efectivo previstas procedentes de dichas cuentas.
- Mejora de la gestión del flujo de caja para garantizar que la empresa disponga de los fondos necesarios para continuar con sus operaciones e inversiones.
- Tomar medidas proactivas, como llamadas telefónicas o correos electrónicos, para garantizar que los pagos se realicen a tiempo.
- Identificar las cuentas vencidas y tomar medidas de inmediato para reducir la morosidad.
- Dar prioridad a las cuentas con mayor antigüedad para lograr unos procesos de cobro más eficaces y estratégicos.
- Evaluar la solvencia de los clientes para determinar cuáles de ellos no deben beneficiarse de condiciones de crédito o cuáles pueden necesitar un ajuste en dichas condiciones.
- Determinación de la provisión para cuentas dudosas y del importe total que debe darse de baja.
- La capacidad de demostrar el cumplimiento normativo y de cumplir con los requisitos de presentación de informes.
- Ayudar a la dirección a tomar decisiones relacionadas con las ventas.
- Identificar a los clientes que puedan estar atravesando dificultades económicas y colaborar con ellos para encontrar soluciones que beneficien a ambas partes, lo que, en última instancia, mejorará la relación con los clientes y reforzará su fidelidad.
Hay dos aspectos que debes tener en cuenta para asegurarte de que aprovechas todas las ventajas que ofrece este informe. En primer lugar, asegúrate de que los datos utilizados sean precisos y estén actualizados; y, en segundo lugar, sincroniza las facturas con la elaboración del informe de antigüedad de la cartera de clientes. Por ejemplo, si la empresa emite las facturas a final de mes y elabora el informe de antigüedad de la cartera de clientes unos días más tarde, los pagos pendientes aparecerán reflejados en el informe, aunque los pagos de algunas de esas facturas se reciban poco después de que se haya creado el informe.
Aunque los informes sobre la antigüedad de las cuentas por cobrar son fundamentales para que las empresas estén al tanto de los pagos pendientes, hay otros informes que toda empresa necesita.
Optimizar y automatizar el análisis de antigüedad de las cuentas por cobrar
Aunque no se pueden subestimar las ventajas de los informes de antigüedad de la cartera de clientes, existe una posible desventaja. La elaboración manual de estos informes requiere personal cualificado y es propensa a errores. Independientemente de cuál sea tu modelo de facturación, necesitas un sistema que simplifique los procesos de gestión de la cartera de clientes.
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