Aunque no es un término nuevo, la facturación por suscripción es un método de cobro que permite a los comerciantes facturar a los clientes de forma automática, según un calendario fijo, por un producto o servicio específico. Los orígenes de este método de pago se remontan al siglo XVII, cuando los editores de libros y revistas ingleses fueron pioneros en la facturación por suscripción al recaudar «patrocinios» de los lectores. Si avanzamos rápidamente hasta el siglo XX, asistimos a un auge de los servicios de facturación por suscripción cuando las empresas comenzaron a ofrecer periódicos, libros del mes e incluso leche mediante suscripción. A medida que avanzamos en el siglo XXI, las suscripciones se han convertido en una forma de vida: pensemos en productos de consumo y venta al por menor, entretenimiento digital, mantenimiento y reparación, ofertas «como servicio», transporte y viajes, etc. Hoy en día, prácticamente cualquier cosa se puede adquirir mediante suscripción. La generalización de las suscripciones puede atribuirse, en gran parte, a la automatización que proporciona el moderno software de facturación de suscripciones.
Descripción de la facturación de suscripciones
¿Qué es un software de facturación por suscripción? Este software, estrechamente integrado con la gestión de suscripciones, permite el cobro automático de pagos a intervalos fijos, lo que facilita la facturación recurrente y proporciona a las empresas un flujo de ingresos constante. Aunque algunas empresas comienzan con un software básico de facturación recurrente, muchas acaban superando las capacidades de esas herramientas a medida que sus necesidades de facturación se vuelven más complejas. Una solución sólida de software de facturación recurrente gestiona todo el ciclo de vida del cliente, desde la captación de suscriptores y la oferta de pruebas gratuitas hasta la gestión de las mejoras y rebajas de los planes de suscripción, pasando por los créditos, los reembolsos y las actividades de facturación continuas.
Con los modelos de suscripción, las empresas disponen de la flexibilidad necesaria para aplicar las tarifas que consideren oportunas con el fin de mantener un flujo de caja constante y satisfacer las necesidades de los clientes. En función del sector y del tipo de servicios o productos que se ofrezcan, las empresas basadas en suscripciones pueden facturar anualmente, trimestralmente o mensualmente. Además, la mayor parte de la facturación por suscripción se realiza mediante pagos automáticos en línea, y los sistemas de facturación por suscripción automatizan el procesamiento de los pagos a intervalos recurrentes programados.
Comprender los pasos del proceso de facturación de suscripciones
El flujo de trabajo de facturación de suscripciones sigue una serie de procesos, en los que, por lo general, se llevan a cabo los siguientes pasos:
- Registro de clientes: El proceso de facturación de la suscripción comienza con el registro del cliente y suele implicar la selección del plan de suscripción, el suministro de la información de pago y la aceptación de los términos y condiciones de la empresa.
- Plazo de facturación: Una vez completado el proceso de registro del cliente, se activan las funciones de facturación, que determinarán la periodicidad de la facturación —mensual, trimestral o anual— y el importe a cobrar.
- Facturación: En la fecha predeterminada, el sistema de facturación generará una factura que incluirá los detalles sobre los productos o servicios adquiridos, la cuota de suscripción, los créditos o reembolsos, los impuestos o tasas aplicables y la fecha de vencimiento del pago.
- Procesamiento del pago: El sistema de facturación procesa el pago utilizando el método de pago elegido por el suscriptor, por ejemplo, tarjeta de crédito o débito, PayPal, domiciliación bancaria, etc.
- Renovación de la suscripción: Para garantizar un acceso ininterrumpido al servicio o al producto, muchas empresas que operan mediante suscripción renuevan automáticamente la suscripción del cliente al final de cada periodo de facturación, a menos que el suscriptor la cancele o la suspenda.
- Modificaciones de la suscripción: Durante todo el periodo de suscripción, los suscriptores pueden realizar cambios en sus suscripciones, como pasar a un plan superior o inferior, añadir o eliminar características o funcionalidades, cambiar la forma de pago, etc.
- Pagos fallidos: Cuando falla un pago en línea, los sistemas de facturación de suscripciones recurren a mecanismos de reclamación para iniciar automáticamente el proceso de recuperación del pago. Se notifica al suscriptor el pago fallido y se vuelve a intentar el cargo para recuperar el importe adeudado.
- Cancelaciones:Dadoque los suscriptores pueden cancelar su suscripción en cualquier momento, es importante que este proceso permita darse de baja fácilmente.
Profundicemos un poco más en la facturación por suscripción y veamos los distintos modelos de facturación por suscripción.
Modelos de facturación por suscripción
Hay muchos modelos de facturación entre los que elegir, así que ten en cuenta tu sector y tus ofertas. A continuación te presentamos los modelos de facturación por suscripción más habituales.
Freemium
A diferencia de una prueba gratuita, que permite al cliente utilizar un producto o servicio sin coste alguno durante un tiempo limitado, el modelo «freemium» ofrece a los suscriptores características y funcionalidades básicas sin coste alguno. Cuando se necesitan características o funcionalidades adicionales o avanzadas, el suscriptor pasa a un plan de suscripción de pago.
Tarifas planas
Este es el modelo más sencillo de implementar y comprender. Se cobra a los clientes un precio fijo que no varía en función del volumen, el tiempo de uso ni ningún otro factor.
Tarificación basada en el consumo
También conocido como facturación por consumo, facturación en función del uso y tarificación de pago por uso, este modelo de facturación cobra a los clientes una cantidad fija en función de su uso del producto o servicio. Cuando el uso supera la cantidad especificada, el cliente debe abonar cargos adicionales.
Precios por niveles
Por lo general, se ofrecen paquetes de 2 a 3 niveles, cada uno con productos, servicios, características y funcionalidades predeterminadas que se adaptan a las diferentes necesidades y presupuestos de los usuarios. A medida que aumentan los requisitos de los clientes o cambian sus necesidades, estos pasan al siguiente nivel.
Precios basados en el volumen
También conocida como «descuento por volumen», esta estrategia de fijación de precios ofrece reducciones de precio a medida que aumenta el consumo. A medida que aumenta la cantidad, el precio por unidad disminuye.
Precios híbridos
Este modelo de precios combina diversos elementos de distintos modelos de facturación por suscripción, como la tarifa plana tradicional, la suscripción recurrente y la facturación basada en el uso, con el fin de ofrecer a los clientes una mayor flexibilidad.
Precios dinámicos
El modelo de fijación de precios dinámicase compone de la fijación de precios basada en fórmulas, la fijación de precios basada en el tiempo, la fijación de precios basada en la demanda y la fijación de precios basada en eventos.
- La fijación de precios basada en fórmulas calcula el precio de un producto o servicio a partir de una fórmula que tiene en cuenta múltiples condiciones y atributos.
- La tarificación basada en el tiempo utiliza las fechas y/o la hora del día en que se utilizaron los productos o servicios para determinar la tarifa que se debe cobrar.
- La fijación de precios en función de la demanda, también conocida como «precios dinámicos», permite que el precio varíe en función de la demanda de los clientes respecto al producto o servicio.
- La función «basada en eventos» permite a las empresas enviar facturas automáticamente en respuesta a eventos específicos que se definen en función del uso o de otros cambios relacionados con la cuenta o el producto.
Los modelos de precios de suscripción no se limitan a lo anterior. Sigue leyendo para conocer algunas variantes de los modelos de precios tradicionales.
De «freemium» a suscripción
Este modelo de software de facturación por suscripción ofrece acceso gratuito a un conjunto limitado de funciones. En la mayoría de los casos, los clientes pueden utilizar estas funciones de forma indefinida y sin coste alguno. Si desean ampliar su plan para acceder a más funciones, prestaciones, etc., pueden hacerlo en cualquier momento.
Muchas empresas B2B ofrecen pruebas gratuitas para determinados planes, lo que brinda a los clientes potenciales la oportunidad de probar sus productos o servicios durante un tiempo limitado. También es habitual que las empresas ofrezcan planes de nivel empresarial sin precios predefinidos. Empresas como Dropbox piden a los posibles usuarios intensivos que se pongan en contacto con ellas para analizar sus necesidades de uso y determinar así mejor el precio de la suscripción.
Promoción limitada para suscriptores
Muchas empresas permiten a los usuarios probar sus servicios durante un tiempo limitado y sin coste alguno, antes de que se conviertan automáticamente en una suscripción de pago. Este enfoque de «promoción a suscripción» es similar a la estrategia «freemium», ya que ofrece a las empresas una forma de demostrar su valor a los clientes antes de que estos se suscriban a un servicio de pago.
Suscripciones con exceso de consumo
La variación por exceso de consumo del modelo de facturación por suscripción implica que las empresas cobran una cuota básica fija por el acceso a una serie limitada de funciones. Los clientes deben abonar cargos adicionales por utilizar más de lo que cubre dicha cuota básica.
Los modelos de exceso de consumo resultan valiosos para aquellas empresas cuyos modelos de negocio, de otro modo, favorecerían a los usuarios ocasionales. El modelo de exceso de consumo les permite obtener ingresos adicionales de los usuarios intensivos, cuya atención supone un mayor coste.
Este modelo, que no suele ser una función estándar del software tradicional de facturación por suscripción, requiere que el motor de facturación cuente con capacidades avanzadas para calcular el volumen de consumo que supera la cantidad establecida.
Ventajas del software de facturación por suscripción
Tanto para las empresas como para los clientes, el software de facturación por suscripción ofrece numerosas ventajas, entre las que se incluyen la simplicidad y la previsibilidad que supone conocer los importes a cobrar y el coste total que el cliente pagará en cada periodo de facturación. Desde el punto de vista de la empresa, esta obtiene un flujo de ingresos previsible y constante, un mayor cobro de las cuentas y una mayor retención de clientes, menores costes de captación de clientes, mejores oportunidades de ventas adicionales y cruzadas, así como simplicidad en la facturación y en el modelo de negocio.
Desde el punto de vista del cliente —ya sea una empresa o un consumidor—, este se beneficia de unos gastos predecibles, de una buena relación calidad-precio —puesto que los pagos automáticos reducen las penalizaciones por impago—, del acceso a ofertas de alta calidad a un precio asequible y de la comodidad que supone el pago automático.
Estas ventajas, junto con otras, son las principales razones por las que los modelos de facturación por suscripción siguen prosperando. Hoy en día, empresas de todos los sectores y mercados están adoptando modelos de negocio basados en la suscripción para atraer clientes y fidelizarlos a largo plazo. ¿Significa esto que todas las organizaciones pueden implementar con éxito un software de facturación por suscripción?
Facturación de suscripciones: requisitos clave
Existen varios requisitos y capacidades clave que las organizaciones deben cumplir para implementar con éxito la facturación por suscripción. Cuando no se cumplen estos requisitos, las empresas se ven incapaces de sacar el máximo partido a este modelo de negocio sin que ello suponga una mayor complejidad en sus operaciones de facturación. La facturación por suscripción puede ser la opción adecuada para ti si eres capaz de:
1) Ofrecer opciones de funciones
Dada la competitividad cada vez mayor a la que se enfrentan las empresas basadas en suscripciones, es necesario ofrecer una variedad de prestaciones para seguir siendo competitivo. Lo ideal es ofrecer opciones en cuanto a los productos y servicios incluidos en los distintos planes de suscripción. Además, cuando un cliente elige un plan de suscripción, su software de facturación de suscripciones debe conceder o denegar automáticamente el acceso a las funciones en función del plan elegido.
2) Cobro periódico
Una vez seleccionado el plan de suscripción, es necesario gestionar los cobros recurrentes. Tu software de facturación de suscripciones debe permitir facturar a los clientes según el calendario de facturación acordado. Además, la solución de software de facturación de suscripciones debe contar con un acceso seguro a plataformas de procesamiento de pagos que acepten una amplia gama de métodos de pago digitales, como tarjetas de crédito y transferencias bancarias.
3) Tratar a los clientes de forma personalizada
Para ofrecer a los clientes las experiencias que esperan, es necesario poder gestionar a los suscriptores de forma personalizada, basándose en sus preferencias y en su historial con tus productos y servicios. El software de facturación de suscripciones debe poder almacenar información sobre tus clientes, incluyendo los productos y servicios a los que están suscritos, el precio, las formas de pago, el ciclo de facturación, los complementos y mucho más.
4) Ofrecer funciones de autoservicio
Los clientes deben poder iniciar por sí mismos el proceso de facturación de la suscripción a los productos o servicios que elijan. Esto significa que los usuarios potenciales deben poder consultar las características, introducir la información de pago e iniciar una suscripción sin necesidad de interactuar con tu personal ni de solicitar su ayuda. Además, los clientes deben poder gestionar sus cuentas de forma independiente, lo que incluye la posibilidad de ampliar o reducir fácilmente los planes de suscripción y cambiar los métodos de pago.
5) Automatizar los flujos de trabajo de facturación
Para aprovechar al máximo las ventajas de la facturación por suscripción, el software debe ser capaz de automatizar los flujos de trabajo —incluida la facturación, el reconocimiento de ingresos y los avisos de impago — en función de las cuentas individuales de los usuarios. Al sustituir los procesos manuales por flujos de trabajo automatizados, podrás mejorar la precisión de la facturación, aumentar su eficiencia y evitar la pérdida de ingresos.
6) Analizar el rendimiento de la facturación
Es necesario disponer de datos sobre el rendimiento de la facturación de las suscripciones para la inteligencia empresarial. Los equipos financieros deben poder analizar la productividad de la facturación en tiempo real y generar informes que permitan comprender la eficacia de las suscripciones ofrecidas. Gracias a unas sofisticadas funciones de generación de informes, las organizaciones pueden perfeccionar sus modelos y maximizar el valor del ciclo de vida de sus clientes.
¿Tu solución de software de facturación ofrece las funciones mencionadas anteriormente? Si no es así, es posible que tu software de facturación de suscripciones presente algunas carencias.
Cómo evaluar un software de facturación de suscripciones
La evaluación comienza por ajustar la solución a la complejidad de tu facturación. Una empresa de SaaS con tarifa plana tiene necesidades diferentes a las de una empresa que combina uso, servicios o varias entidades. Las herramientas eficaces de facturación de suscripciones deben ser compatibles con la estructura actual y, al mismo tiempo, adaptarse a los cambios futuros, incluida una facturación flexible de las suscripciones a lo largo de todo el recorrido del cliente. Presta especial atención a cómo gestiona el sistema las mejoras, las rebajas de categoría y la facturación a lo largo del ciclo de vida de la suscripción, ya que estos flujos de trabajo suelen poner de manifiesto las limitaciones de la plataforma.
Al analizar las opciones, comprueba estas capacidades fundamentales a gran escala:
- Productos configurables y precios por niveles, complementos, paquetes, promociones y uso
- Facturación flexible que admite el prorrateo en la facturación de suscripciones, los cambios a mitad de ciclo, los importes mínimos y los excedentes
- Sistema de reclamación integrado mediante la facturación automática de suscripciones y la automatización de los pagos de las mismas
- Reconocimiento de ingresos conforme a la norma ASC 606 sobre facturación de suscripciones
Autoservicio para clientes: cambios en los planes, pagos y acceso a facturas
Los equipos empresariales también deben evaluar su preparación para la escalabilidad. Una plataforma moderna de facturación por suscripción debe ser capaz de gestionar grandes volúmenes, múltiples divisas y normativas fiscales, así como ofrecer integraciones fluidas con sistemas ERP, CRM, CPQ y de datos. Los equipos financieros suelen dar prioridad a la gestión de los ingresos por suscripción, a unos controles rigurosos y a unos análisis claros de la facturación por suscripción. En el caso de las organizaciones más grandes, suele ser necesario contar con un sistema empresarial de facturación por suscripción respaldado por una plataforma de automatización de la facturación por suscripción.
Entre las señales de alerta más habituales se encuentran las plantillas rígidas, la gran dependencia de los servicios para las actualizaciones rutinarias, la escasa compatibilidad con modelos híbridos o la visibilidad limitada de los reintentos y los calendarios de ingresos. Un buen software de gestión de suscripciones debería reducir las fricciones operativas, en lugar de trasladarlas a los departamentos de finanzas y operaciones.
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