Lors d'un récent webinaire, Chris Mackley, directeur financier chez SBM Management Services, a décrit un défi auquel sont confrontées de nombreuses entreprises : la facturation non standard. Plus précisément, M. Mackley a défini deux facteurs clés à l'origine de la facturation non standard de l'entreprise : la complexité de la main-d'œuvre et les services ponctuels.
La facturation non standard est devenue la nouvelle norme pour de nombreuses entreprises. SBM Management Services illustre parfaitement cette évolution des stratégies de facturation. SBM fournit des services de gardiennage et d'autres services généraux à un large éventail de clients dans plus de 500 sites à travers les États-Unis. En tant que directeur financier de l'entreprise, Mackley serait le premier à vous dire que SBM offre des services simples, mais que la facturation de l'entreprise était tout sauf simple.
Ce qui suit décrit les deux principaux facteurs qui ont poussé SBM à adopter une facturation non standard, ainsi que la solution agile mise en place par Mackley pour simplifier et automatiser les processus de facturation.
La complexité du travail crée des besoins uniques en matière de tarification
En tant que prestataire de services de gardiennage, le principal actif facturable de SBM est la main-d'œuvre. Cependant, de nombreux facteurs influencent la manière dont l'entreprise facture la main-d'œuvre à ses clients. Chaque site a des besoins différents que Mackley et son équipe doivent prendre en compte. Il s'agit notamment des cotisations syndicales, des réglementations nationales, de la taille de l'espace à entretenir et des ratios de gestion pour le client.
« Nous devons fixer des prix différents pour chaque site sur lequel nous travaillons », a déclaré Mackley à propos de SBM Management Services. « Nos responsables du développement commercial vous diront qu'il n'existe pas d'approche unique pour fixer nos prix, en raison de toutes les variables qui entrent en jeu dans notre activité. »
Bien que SBM dispose de contrats de base pour ses clients, chaque facteur lié à la main-d'œuvre complique la tarification pendant les cycles de facturation. Cette complexité variable oblige à fixer les prix individuellement pour chaque site, ce qui empêche de définir une approche cohérente.
Services ponctuels
Les services de SBM sont fournis sur le site du client. Les services logiciels nécessaires à un entrepôt ou à un espace de bureau peuvent varier d'un mois à l'autre.
« Comme nous sommes sur place, les clients nous demandent sans cesse d'effectuer des travaux supplémentaires », explique Mackley, « et nous ne refusons jamais. Chaque mois, ces travaux représentent une part importante de notre chiffre d'affaires. »
Ces demandes ponctuelles sont des services aléatoires, fournis en temps réel, qui sont généralement facturés individuellement. Le responsable SBM sur site connaît bien le contrat du client, mais doit fournir immédiatement un devis pour ces services supplémentaires. Il doit ensuite communiquer le prix indiqué au service commercial afin que la facturation soit effectuée correctement.
Facturation précise dans des situations complexes
La complexité et les demandes ponctuelles entraînent une facturation non standard et imposent une charge de travail considérable aux responsables de site de SBM. En plus de fournir des services de gardiennage sur site, les responsables devaient gérer un processus de facturation manuel et fastidieux qui ne pouvait pas être centralisé. Afin d'alléger la charge de travail des responsables de site et de réduire les erreurs, SBM s'est tourné vers BillingPlatform pour améliorer ses processus et limiter la dépendance de l'entreprise vis-à-vis des responsables de site.
Grâce à la mise en œuvre de la solution agile de BillingPlatform, Mackley et son équipe ont immédiatement constaté des résultats. Cette stratégie améliorée a permis à l'entreprise :
- Saisissez les conditions contractuelles et automatisez la facturation « de base » plus efficacement.
- Fournir une interface intuitive permettant aux gestionnaires du site d'enregistrer les services ponctuels et les tarifs associés.
- Gérer les bons de commande afin de garantir la disponibilité des fonds pour chaque service facturé.
« BillingPlatform nous a permis de simplifier considérablement un processus extrêmement complexe », explique Mackley. « Alors qu'auparavant, les responsables de site étaient chargés de tout au niveau du site, ils ne sont désormais responsables que de la communication avec le service financier et de la saisie des données lorsqu'ils fournissent ces services ad hoc. »
Chez SBM, la facturation à la demande était autrefois la règle, mais elle devient aujourd'hui l'exception. Mackley a utilisé BillingPlatform pour automatiser un processus manuel, afin que les responsables de site puissent se concentrer sur la fourniture des services recherchés par les clients.
Si vous vous reconnaissez dans les défis décrits dans cet article, découvrez comment BillingPlatform peut transformer votre stratégie de facturation en nous contactant dès aujourd'hui.
