Der ROI der Rechnungsstellungsautomatisierung lässt sich leicht nachweisen, sobald man weiß, worauf man achten muss. Die Zahlen sprechen für sich: eine Verkürzung der Forderungslaufzeit (DSO) um bis zu 20 %, eine Rückgewinnung von Umsatzverlusten in Höhe von 20–50 % und eine Vereinfachung der Rechnungsstellung um 30 %. Für ein Unternehmen mit einem ARR von 50 Mio. US-Dollar können allein diese drei Verbesserungen über 2 Mio. US-Dollar an Betriebskapital und zuvor nicht in Rechnung gestellten Umsätzen zurückgewinnen.
Die größere Herausforderung besteht darin, intern Argumente zu sammeln, die Auswirkungen so zu quantifizieren, dass sie von der Finanzleitung und dem Vorstand anerkannt werden, Einwände zu antizipieren und deutlich zu machen, dass der Status quo ebenfalls mit Kosten verbunden ist. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie dabei vorgehen können.
Einen umfassenderen Überblick darüber, was die Automatisierung der Unternehmensabrechnung umfasst, finden Sie im Leitfaden „Enterprise Billing Automation: The Definitive Guide“.
Warum die Ermittlung des ROI bei der Rechnungsautomatisierung schwieriger ist, als sie sein sollte
Die meisten Finanzvorstände wissen, dass die Abrechnungsprozesse ineffizient sind. Was ihnen jedoch oft fehlt, ist eine genaue bezifferung dieser Ineffizienz in Dollar. Die Kosten für die manuelle Rechnungsstellung tauchen an verschiedenen Stellen auf: Personal für die Analyse, Überstunden am Monatsende, Zeitaufwand für die Vorbereitung von Wirtschaftsprüfungen, Abschreibungen aufgrund von Abrechnungsfehlern und Kundenabwanderung aufgrund von Rechnungsstreitigkeiten. Bei keinem dieser Posten steht im Budget „Abrechnungsproblem“.
Genau diese Verbreitung ist der Grund, warum der ROI-Ansatz einen Aufbau von unten nach oben erfordert. Die Vorteile der Rechnungsautomatisierung lassen sich in vier Kategorien einteilen, für die jeweils unterschiedliche Berechnungsmethoden gelten.
Die vier ROI-Kategorien
1. Verkürzung der Zahlungsfristen und Freisetzung von Betriebskapital
Die Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) gibt an, wie lange es dauert, bis eine Zahlung nach Rechnungsstellung eingeht. Jeder Tag, an dem die DSO über Ihrem Zielwert liegt, bedeutet, dass Geld in Forderungen statt auf dem Bankkonto liegt. Die Rechnungsautomatisierung reduziert die DSO durch zwei Mechanismen: schnellere Rechnungsversendung (automatisierte Rechnungen werden noch am selben Tag versendet, an dem der Abrechnungszeitraum endet, und nicht erst drei Tage später, wenn jemand den Vorgang manuell ausführt) und automatisiertes Mahnwesen (systematische Nachverfolgung jedes überfälligen Betrags nach Zeitplan, ohne dass ein Teammitglied entscheiden muss, welche Konten Vorrang haben).
Kunden von BillingPlatform verzeichnen eine Verkürzung der Forderungslaufzeit (DSO) um bis zu 20 %. So sieht das bei verschiedenen ARR-Niveaus aus:
ARR | DSO-Ausgangswert | DSO nach einer Reduzierung um 20 % | Freigesetztes Betriebskapital |
$10M | 45 Tage | 36 Tage | ~247.000 $ |
$25M | 45 Tage | 36 Tage | ~616.000 Dollar |
$50M | 45 Tage | 36 Tage | ~1,23 Mio. $ |
$100M | 45 Tage | 36 Tage | ~2,47 Mio. $ |
Freigesetztes Betriebskapital = (ARR / 365) × Anzahl der Tage, um die sich die DSO verkürzt hat. Hierbei handelt es sich um konservative Schätzungen, die von einer Verbesserung um 20 % ausgehen; je nach Zustand des aktuellen Inkassoprozesses erzielen manche Unternehmen sogar noch höhere Werte.
2. Rückgewinnung entgangener Einnahmen
Umsatzverluste sind Gelder, die Ihr Unternehmen zwar erwirtschaftet, aber nie in Rechnung gestellt hat. Dies geschieht, wenn Nutzungsereignisse verloren gehen, bevor sie die Abrechnungsstelle erreichen, wenn Vertragsänderungen fälschlicherweise ausgelöst werden, wenn einmalige Gebühren nicht verbucht werden oder wenn Vermittlungsfehler die Ereignisdaten so verändern, dass sich die abrechnungsfähige Menge verringert. Die Ereignisse haben stattgefunden. Der Kunde hat die Dienstleistung in Anspruch genommen. Die Rechnung wurde lediglich nie versendet.
Unternehmen, die manuelle oder nur teilweise automatisierte Abrechnungsprozesse nutzen, verlieren in der Regel 1–3 % ihres ARR durch Einnahmeausfälle. Bei einem ARR von 10 Mio. US-Dollar sind das bis zu 300.000 US-Dollar pro Jahr. Die meisten Finanzteams kennen die genaue Zahl nicht, da diese Einnahmeausfälle per Definition unsichtbar sind – man kann nicht ohne Weiteres erkennen, was nie in Rechnung gestellt wurde.
Die Abrechnungsautomatisierung mit einer geeigneten Vermittlungsschicht erfasst Ereignisse, bevor sie durch das Raster fallen. Kunden von BillingPlatform können 20–50 % ihrer bestehenden Einnahmeausfälle wieder hereinholen, was bei einer konservativ geschätzten Grundausfallquote von 1 % wie folgt aussieht:
ARR | Geschätzte Leckage bei 1 % | 20 % Erholung | 50 % Rückgewinnung |
$10M | $100K | $20K | $50K |
$25M | $250K | $50K | $125K |
$50M | $500K | $100K | $250K |
$100M | $1M | $200K | $500K |
Wenn Ihre Leckagerate eher bei 2–3 % liegt – was in Unternehmen mit hohem Nutzungsvolumen, komplexen Preismodellen oder manueller Abrechnung häufig der Fall ist –, multiplizieren Sie diese Rückgewinnungszahlen entsprechend.
3. Kostensenkung im Rechnungswesen
Die manuelle Rechnungsstellung erfordert Personal. Jemand muss den Rechnungsstellungsprozess abwickeln, die Daten zwischen dem CRM-System und dem Abrechnungssystem abgleichen, Ausnahmen bearbeiten, Streitfälle klären und Unterlagen für die Wirtschaftsprüfung vorbereiten. Mit steigender Kundenzahl und zunehmender Komplexität der Preisgestaltung wächst auch der Personalbedarf.
Die Automatisierung macht die Funktion der Rechnungsstellung nicht überflüssig, sondern verändert die Aufgaben dieses Teams. Die volumenintensiven, wiederkehrenden Aufgaben – wie das Verarbeiten von Rechnungsstapeln, das Nachverfolgen überfälliger Forderungen und das Abgleichen von Zahlungen mit Rechnungen – werden auf die Plattform verlagert. Das Team kümmert sich stattdessen um Ausnahmen, Streitfälle und Analysen. Die meisten Unternehmen verzeichnen nach der Konsolidierung auf der Plattform eine Verringerung der Komplexität der Rechnungsstellung um 30 %, was in der Regel entweder zu einem geringeren Personalbedarf bei wachsendem Geschäft oder zur Umverteilung bestehender Kapazitäten auf wertschöpfendere Aufgaben führt.
Ein Abrechnungsteam aus vier Analysten mit einem Gesamtgehalt von jeweils 80.000 US-Dollar verursacht jährliche Kosten in Höhe von 320.000 US-Dollar. Wenn durch Automatisierung 30 % ihrer derzeitigen Arbeitslast übernommen werden, entspricht dies in etwa einer Vollzeitstelle (FTE) mit einem Jahresgehalt von 80.000 US-Dollar, die bei wachsendem Geschäft nicht zusätzlich eingestellt werden muss. Über einen Zeitraum von drei Jahren beläuft sich die Einsparung bei einem Wachstum, das andernfalls zwei zusätzliche Einstellungen erfordern würde, auf 480.000 $.
4. Schnellere Markteinführung bei Preisänderungen
Jedes Mal, wenn ein Finanz- oder Produktteam ein Preismodell ändern, eine Preistabelle anpassen oder ein neues Angebot auf den Markt bringen muss und diese Änderung einen Entwicklungssprint erfordert, beschränken sich die Kosten nicht nur auf die Entwicklungszeit. Es sind die Einnahmen von Kunden, die nach dem neuen Preismodell abgerechnet worden wären, wenn es pünktlich eingeführt worden wäre. Es sind die Geschäfte, die verloren gingen, weil eine Preisoption nicht verfügbar war. Es ist die Reaktion auf den Wettbewerb, die drei Monate zu spät kam.
Kunden von BillingPlatform führen neue Preismodelle in weniger als 30 Tagen ein. Unternehmen, die veraltete Abrechnungssysteme oder selbst entwickelte Lösungen nutzen, benötigen dafür in der Regel 3 bis 6 Monate. Bei zwei bis vier Preisänderungen pro Jahr ist der kumulative Effekt auf die Umsatzsteigerung erheblich und schwer genau zu beziffern, aber er ist real – und es handelt sich um eine Zahl, die die Finanzführung versteht.
Aufbau des vollständigen ROI-Modells
Ein umfassendes ROI-Modell für die Rechnungsautomatisierung vereint alle vier Kategorien, zieht die Plattformkosten ab und erstreckt sich über einen Zeitraum von drei Jahren. Hier ist ein Rahmenmodell für ein Unternehmen mit einem ARR von 25 Mio. US-Dollar als Ausgangsbasis:
ROI-Kategorie | Jahr 1 | 2. Jahr | 3. Klasse |
Reduzierung der DSO (20 % bei einem Ausgangswert von 45 Tagen) | 616.000 Dollar an Betriebskapital freigesetzt | Anhaltend | Anhaltend |
Wiedergewinnung entgangener Einnahmen (1 % Basis, 30 % Wiedergewinnung) | $75K | $75K | $75K |
Einsparung bei den Kosten für die Rechnungsstellung (1 vermiedene Vollzeitstelle) | $80K | $80K | $80K |
Schnellere Markteinführung der Preisgestaltung (geschätzt) | 150.000–500.000 Dollar | 150.000–500.000 Dollar | 150.000–500.000 Dollar |
Gesamt (konservativ) | 921.000 $+ | 305.000 $+ | 305.000 $+ |
Das erste Jahr ist besonders stark gewichtet, da es die einmalige Freisetzung von Betriebskapital durch die Verkürzung der Forderungslaufzeit (DSO) beinhaltet. Die Jahre 2 und 3 spiegeln die laufenden jährlichen Vorteile wider. Der Vorteil hinsichtlich der Markteinführungszeit ist am schwierigsten zu quantifizieren und wird als Spanne dargestellt; konservative Finanzteams können ihn außer Acht lassen oder den unteren Wert der Spanne zugrunde legen.
Die Plattformkosten variieren je nach Anbieter, Vertragsstruktur und Transaktionsvolumen. Fordern Sie ein detailliertes Kostenangebot an und vergleichen Sie es anhand dieser vier Nutzenkategorien. Für die meisten Unternehmen mit einem ARR von 25 Mio. US-Dollar und mehr liegt die Amortisationszeit unter 12 Monaten.
Der Fall „Audit und Compliance“
Die oben dargestellte wirtschaftliche Analyse konzentriert sich auf die direkten wirtschaftlichen Auswirkungen. Es gibt eine separate Analyse zur Prüfungsbereitschaft und zur Einhaltung von Vorschriften, die für börsennotierte Unternehmen, Unternehmen, die sich auf eine Prüfung vorbereiten, sowie Unternehmen in Branchen mit behördlicher Aufsicht von Bedeutung ist.
Die Umsatzrealisierung gemäß ASC 606 erfordert die Zuordnung von Umsätzen zu Leistungsverpflichtungen in der Periode, in der diese erfüllt werden. Bei nutzungsabhängigen und hybriden Verträgen hängt diese Berechnung von genauen, mit einem Zeitstempel versehenen Abrechnungsdaten ab, die automatisch an die RevRec-Engine übermittelt werden. Wenn Abrechnung und Umsatzrealisierung in getrennten Systemen erfolgen und dazwischen ein manueller Abstimmungsschritt erforderlich ist, stellt diese Abstimmung ein Prüfungsrisiko dar. Jede Abweichung zwischen dem in Rechnung gestellten Betrag und dem realisierten Umsatz muss erläutert und dokumentiert werden.
Die Automatisierung der Rechnungsstellung mit integrierter Umsatzrealisierung macht diesen Abstimmungsschritt überflüssig. Jedes Rechnungsereignis generiert automatisch einen entsprechenden RevRec-Eintrag. Der Prüfpfad ist unveränderlich. Der Monatsabschluss, der zuvor zwei Tage Abstimmungsarbeit erforderte, erfolgt nun in Echtzeit.
Für Unternehmen, die sich auf dem Weg zur SOX-Konformität oder zu einer externen Prüfung befinden, ist dies kein „Nice-to-have“. Die Kosten, die durch einen Prüfungsbefund im Bereich der Rechnungsstellung entstehen – Risiko einer Korrektur der Jahresabschlüsse, Zeitaufwand des Wirtschaftsprüfers, Abhilfemaßnahmen – übersteigen die Kosten der Plattform bei weitem.
Häufige Einwände und wie man darauf eingeht
„Wir können uns das Implementierungsrisiko derzeit nicht leisten.“
Das Implementierungsrisiko bei der Automatisierung der Rechnungsstellung ist zwar real, aber begrenzt und mit der richtigen Plattform und dem richtigen Ansatz beherrschbar. Das Risiko, bei manuellen Prozessen zu bleiben, ist unbegrenzt; es wächst mit jedem neuen Kunden, jedem neuen Preismodell und jeder zusätzlichen Region. Eine schrittweise Implementierung, die mit den umsatzstärksten und sich am häufigsten wiederholenden Abrechnungsprozessen beginnt, reduziert das Go-Live-Risiko und liefert gleichzeitig innerhalb von 90 Tagen messbare Ergebnisse.
„Unsere Abrechnungsprozesse sind für eine Standardplattform zu komplex.“
Dieser Einwand bedeutet in der Regel, dass das Team versucht hat, ein komplexes Preismodell in eine Plattform zu integrieren, die dafür nicht ausgelegt ist. Die richtige Frage bei der Bewertung lautet nicht: „Kann diese Plattform unsere derzeitige Komplexität bewältigen?“, sondern: „Kann sie die Komplexität bewältigen, die wir in zwei Jahren haben werden?“ Plattformen, die eine individuelle Entwicklung für formelbasierte Preisgestaltung, Hierarchien mit mehreren Einheiten oder hybride Verträge aus Abonnement und nutzungsabhängiger Abrechnung erfordern, werden auf der nächsten Skalierungsstufe dasselbe Problem verursachen.
„Wir haben bereits ein Abrechnungssystem.“
Die meisten Unternehmen, die mit Problemen bei der manuellen Rechnungsstellung zu kämpfen haben, verfügen über ein Abrechnungssystem. Sie nutzen Salesforce, NetSuite oder eine selbst entwickelte Lösung, die ursprünglich für den ursprünglichen Anwendungsfall ausgelegt war. Die Frage ist, ob dieses System den aktuellen Preisgestaltungsmodellen, Transaktionsvolumina und globalen Anforderungen des Unternehmens gewachsen ist – und wie hoch die Kosten für die manuellen Umgehungslösungen sind, die notwendig werden, weil das System diesen Anforderungen nicht gerecht wird. Die Quantifizierung dieser Kosten für Umgehungslösungen ist in der Regel der schnellste Weg, um die Notwendigkeit einer Erneuerung zu begründen.
„Das ist ein IT-Projekt, keine finanzielle Priorität.“
Die Automatisierung der Rechnungsstellung ist ein finanzielles Ergebnis, das durch einen technologischen Wandel erzielt wird. DSO, Umsatzverluste, Abschlusszeit und Prüfungsrisiko sind Finanzkennzahlen. Die Technologie ist das Mittel zum Zweck; das Thema gehört in eine Finanzdiskussion. CFOs, die die Investition als Technologieprojekt darstellen, verlieren die Budgetverhandlung. CFOs, die sie als Initiative zur Optimierung des Betriebskapitals und zur Sicherung der Umsatzintegrität darstellen, gewinnen sie.
Was sollte in der Präsentation vor dem Vorstand zum ROI der Rechnungsautomatisierung enthalten sein?
Wenn Sie dem Vorstand ein Investitionsvorhaben zur Automatisierung der Rechnungsstellung vorstellen, sollte die Präsentation fünf Punkte abdecken:
- Kosten des aktuellen Zustands. Quantifizieren Sie die Kosten des Status quo: DSO im Vergleich zum Branchen-Benchmark, geschätzte Verlustquote, Personalbestand im Abrechnungsbereich, Zeitaufwand der Techniker für Änderungen in der Abrechnung sowie Bearbeitungszeit für die abrechnungsbezogene RevRec-Abstimmung.
- Dreijahres-ROI-Modell. Verwenden Sie das oben dargestellte Vier-Kategorien-Modell. Gehen Sie konservativ vor. Vorstände reagieren positiver auf eine bescheidene Zahl, die sich bewährt, als auf eine ehrgeizige Zahl, die einer Erklärung bedarf.
- Umsetzungsansatz. Nachweisen, dass das Risiko unter Kontrolle ist. Eine schrittweise Einführung, beginnend mit den Prozessen mit dem höchsten Durchsatz, mit einem klaren Zeitplan für die Inbetriebnahme und festgelegten Erfolgskennzahlen nach 30, 60 und 90 Tagen.
- Bestätigung durch Analysten. Die Berichterstattung unabhängiger Analysten (Gartner, Forrester, MGI) signalisiert dem Vorstand, dass die Plattformkategorie etabliert ist und der Anbieter anhand standardisierter Kriterien bewertet wurde. Dies verringert das wahrgenommene Risiko.
- Referenzkunden. Zwei oder drei Kundenreferenzen mit vergleichbarem Umfang und vergleichbarer Komplexität haben mehr Gewicht als jedes ROI-Modell. Bitten Sie Ihren Anbieter um Referenzen aus Ihrer Branche.
Nächste Schritte
Die ROI-Argumente für die Automatisierung der Rechnungsstellung sind am überzeugendsten, wenn sie auf Ihre konkreten Zahlen zugeschnitten sind. Ein Unternehmen mit einem ARR von 10 Mio. US-Dollar und eines mit einem ARR von 100 Mio. US-Dollar lösen unterschiedliche Probleme in unterschiedlichem Umfang, und der Business Case sollte dies widerspiegeln.
Einen umfassenden Überblick darüber, was die Automatisierung der Unternehmensabrechnung umfasst und welche Funktionen eine vollständige Plattform bieten sollte, finden Sie im Leitfaden „Enterprise Billing Automation: The Definitive Guide“. Hinweise zur Umsetzung finden Sie unter „Best Practices für die Automatisierung der Unternehmensabrechnung“.
BillingPlatform ist eine Plattform zur Automatisierung der Rechnungsstellung für Unternehmen, die von Gartner, Forrester und MGI Research als „Leader“ eingestuft wurde. Um zu erfahren, wie die Plattform Ihr spezifisches Abrechnungsmodell unterstützt, fordern Sie eine Demo an.
