„Quote-to-Cash“ (QTC) – ein Begriff, der die umsatzgenerierenden Prozesse des Vertriebszyklus beschreibt – ist für viele Unternehmen oft ein Bereich, dessen Optimierung ihnen Schwierigkeiten bereitet. Diese Prozesse betreffen nahezu alle Funktionen innerhalb Ihres Unternehmens, darunter Vertrieb, Kundenbetreuung, Auftragsabwicklung, Finanzwesen, Rechtsabteilung und Kundenservice. Geht man noch eine Ebene tiefer, umfasst der End-to-End-Prozess das Geschäft oder die Verkaufschance, die Preisgestaltung, die Erstellung des Angebots, die Auftragsabwicklung, die Rechnungsstellung an den Kunden, den Zahlungseingang und die Umsatzrealisierung. Bei so vielen Berührungspunkten (dem Interessenten, internen Ressourcen und Systemen) ist dieser funktionsübergreifende, vielschichtige Prozess anfällig für Verzögerungen, Fehler, Missverständnisse und nicht erfüllte Kundenerwartungen.
Ist der „Quote-to-Cash“-Prozess ein Schwachpunkt in Ihrem Unternehmen?
Obwohl es sich um einen der für den Geschäftsbetrieb von Unternehmen entscheidenden Prozesse handelt, erfolgt der „Quote-to-Cash“-Prozess oft noch manuell und unter Einbeziehung veralteter Systeme. Dies macht Sie anfällig für Schwachstellen innerhalb der Prozesse. Schwachstellen, die im besten Fall durch den Einsatz zusätzlicher Ressourcen oder sogar durch finanzielle Aufwendungen behoben werden können, im schlimmsten Fall jedoch zum Verlust eines Kunden und zu Einbußen bei Ihrer Rentabilität führen.
Nimmt sich Ihr Unternehmen Zeit, um den „Quote-to-Cash“-Prozess zu besprechen, oder führt es regelmäßige Nachbesprechungen durch? Falls die Antwort „Nein“ lautet, sind Sie damit nicht allein. Vielleicht fragen Sie sich sogar: „Wozu brauche ich überhaupt einen formellen QTC-Prozess?“
Wenn der Prozess unverändert bleibt, wie können Sie dann Problembereiche identifizieren und den Prozess so optimieren, dass Ihre Verkaufschancen schnell und reibungslos von der Verkaufschance bis zur Umsatzrealisierung gelangen? Schauen wir uns einmal an, wie Sie einige der Schwachstellen im Prozess erkennen können und wie Ihr QTC-Prozess mit maximaler Effizienz ablaufen kann.
Die Problembereiche identifizieren
Schauen wir uns zunächst einmal einige übergeordnete Fragen an, die Sie sich selbst und den an dem Prozess beteiligten Teams stellen sollten.
- Sind Sie in der Lage, neue Angebote und Preismodelle schnell und einfach auf den Markt zu bringen?
- Haben Ihre Teams Schwierigkeiten, wettbewerbsfähige Angebote zu erstellen, und kommt es dabei häufig zu Fehlern in den Angeboten und Verzögerungen beim Einkauf?
- Welche Arten von Fehlern treten bei der Auftragsabwicklung auf?
- Sind Rechnungen stets korrekt und werden sie pünktlich versandt?
- Kommt es bei Ihnen zu Zahlungsverzögerungen, und dauert es eine gewisse Zeit, bis diese behoben sind?
- Ist Ihr Prozess zur Umsatzrealisierung fehlerfrei und steht er im Einklang mit ASC 606 und anderen Vorschriften?
- Haben sich Kunden wegen Ihres QTC-Prozesses beschwert oder sind sie sogar abgewandert?
Mit den Antworten auf diese Fragen verfügen Sie nun über eine Ausgangsbasis, um festzustellen, an welchen Stellen im Prozess Probleme auftreten. Nehmen wir beispielsweise an, Sie leiten ein Produktionsunternehmen und Ihre durchschnittliche Zahlungsfrist beträgt 45 Tage statt der üblichen 30 Tage oder weniger. Bei näherer Untersuchung stellen Sie fest, dass viele Prozesse manuell abgewickelt werden, was letztendlich zu Fehlern und Verzögerungen führt. Um den Prozess zu optimieren und Engpässe zu vermeiden, sollten Sie ein vollautomatisches Abrechnungssystemin Betracht ziehen, das alle Ihre wichtigen Abrechnungsvorgänge schnell und mühelos verwaltet.
Holen Sie das Beste aus Ihren „Quote-to-Cash“-Prozessen heraus
Nachdem Sie nun einen besseren Überblick darüber haben, wo es zu Ausfällen kommt und was die möglichen Ursachen dafür sind, wollen wir uns einen allgemeinen Überblick über einige der Vorteile verschaffen, die Sie durch die Optimierung Ihres QTC erzielen können.
An erster Stelle steht die Automatisierung. Die Automatisierung und die nahtlose Integration in Ihre CRM- und ERP-Systeme bilden die Grundlage für einen reibungslosen „Quote-to-Cash“-Prozess. Zu den ersten Schritten in diesem Prozess gehören die Konfiguration der Produkte und Dienstleistungen, die Festlegung der Preise sowie die Anwendung von Sonderaktionen, Rabatten und Gutscheinen. Mit einem automatisierten System können Sie schnell die bestmögliche Lösung konfigurieren und eine wettbewerbsfähige Preisstrategie festlegen, ohne dabei Ihre Gewinnmargen zu schmälern. Wenn diese Informationen korrekt sind, können Sie in kürzerer Zeit ein fehlerfreies Angebot erstellen. Stellen Sie sich vor, welche Vorteile es hat, ein Angebot in nur wenigen Minuten statt in Stunden zu erstellen! Dies ist ein entscheidender Schritt im Prozess, denn das Angebot muss nicht nur fehlerfrei, sondern auch personalisiert sein und dem Kunden schnell zugestellt werden. Indem Sie diesen Teil des „Quote-to-Cash“-Prozesses optimieren, können Sie einen positiven Eindruck beim Interessenten hinterlassen und Aufträge schneller gewinnen.
Sobald der Vertrag unterzeichnet ist, müssen die Auftragsabwicklung und -ausführung schnell und präzise erfolgen. Wenn Sie mit falsch erfassten oder unvollständigen Bestellungen zu kämpfen haben oder verlorene bzw. verlegte Bestellungen bearbeiten müssen, kommt es zu Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung, die sich negativ auf das Kundenerlebnis auswirken. Um sicherzustellen, dass die richtigen Produkte und Dienstleistungen pünktlich geliefert werden, muss dieser Backend-Prozess vollständig optimiert werden. Das bedeutet, dass Sie einen 360-Grad-Überblick über Bestellungen und die Auftragsabwicklung benötigen. Dies verbessert das Kundenerlebnis und fördert Wiederholungskäufe – was wiederum Ihren Gewinn steigert.
Den Auftrag zu gewinnen und die Lieferung pünktlich auszuführen, nützt Ihnen wenig, wenn Ihre Abrechnungs-, Zahlungs- und Forderungsprozesse Lücken aufweisen. Dieser Schritt ist oft durch fragmentierte Prozesse, manuelle Eingriffe und eingeschränkte Transparenz gekennzeichnet. All dies kann zu Umsatzverlusten führen. Um Ihre hart erarbeiteten Einnahmen so schnell wie möglich zu realisieren, müssen Sie sicherstellen, dass Rechnungen korrekt und pünktlich versendet werden und Zahlungen schnell nachverfolgt und eingefordert werden. Dazu benötigen Sie ein System, das Rechnungsstellung, Genehmigungen, Mahnwesen, Benachrichtigungen, Debitorenbuchhaltung und vieles mehr automatisiert.
Optimieren Sie Ihre QTC-Prozesse
Ein automatisiertes „Quote-to-Cash“-System gibt Ihnen die nötige Kontrolle, um QTC-Prozesse präzise abzuwickeln. Da die meisten Fehler auf menschliches Versagen zurückzuführen sind, trägt die Automatisierung des Prozesses dazu bei, das Risiko von Fehlern zu verringern, die sich negativ auf Ihre Kunden und Ihre Einnahmequellen auswirken könnten.
Um die Vorteile voll auszuschöpfen und Ihre geschäftlichen Anforderungen zu 100 % zu erfüllen, benötigen Sie eine Komplettlösung. Eine Lösung, die die Bereiche Vermittlung, Preisgestaltung, Rechnungsstellung, Inkasso, Berichterstellung, Analytik, Umsatzrealisierung und Debitoren-Nebenbuch abdeckt. Bei BillingPlatform bieten wir Ihnen die Kernfunktionen, die die „Quote-to-Cash“-Prozesse bei jeder Preisstrategie automatisieren, sodass Sie sich ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.
