La automatización es una opción para casi todas las tareas que realizamos a lo largo del día: recordatorios de citas, grabar un programa de televisión e incluso el bebedero de tu mascota. Pero, ¿qué hay de la forma en que tu organización recauda ingresos? ¿Dispones de un sistema de facturación empresarial automatizado? Quizá te sorprenda saber que muchas organizaciones siguen recurriendo a procesos manuales para sus complejas necesidades de facturación. Si tu organización es una de ellas:
- ¿Estás cansado del estrés que supone gestionar manualmente tareas repetitivas de facturación?
- ¿El trabajo que hay que realizar te resta tiempo para dedicarlo a actividades que podrían aumentar tu rentabilidad?
- ¿Los errores son cada vez más frecuentes y están empezando a afectar a tus resultados?
- ¿Se necesitan días (o incluso semanas) de investigación para identificar los pagos pendientes?
- ¿Utilizas hojas de cálculo para cerrar las cuentas a final de mes?
- ¿Están empezando a darse de baja los clientes de larga duración?
- ¿Te lleva demasiado tiempo y tienes que elaborar un sinfín de informes para evaluar la salud financiera de tu empresa?
Si has respondido «sí» a tan solo una de estas preguntas, puede que haya llegado el momento de automatizar el sistema y los procesos de facturación de tu empresa. Si no estás del todo seguro de si tu empresa está preparada para la automatización de la facturación, aquí tienes una pregunta más: ¿te gustaría mejorar tu rentabilidad? Suponemos que… la respuesta a esta pregunta es: ¡SÍ!
Por qué es importante la excelencia en la facturación
Probablemente ofrezcas los mejores productos, unos servicios excelentes y una atención al cliente proactiva a un precio competitivo. Pero si tus procesos de facturación tradicionales dan lugar a retrasos en las facturas, errores de facturación y problemas de comunicación, es posible que estés poniendo en riesgo tu negocio.
Sin duda, la facturación no solo es la forma de comunicación más frecuente que mantienes con tus clientes, sino que podría decirse que es la más importante. Si no se gestiona correctamente, la pérdida de clientes es una posibilidad muy real. De hecho, en EE. UU., el 17 % de los clientes se marchan tras una sola mala experiencia. Este porcentaje aumenta hasta un asombroso 59 % cuando el cliente ha tenido varias malas experiencias. Y eso es solo la pérdida voluntaria de clientes.
Cuando se trata de la pérdida involuntaria de clientes, la facturación suele ser la causa. Por ejemplo, se ha estimado que, cada mes, las tarjetas de crédito de aproximadamente el 12 % de los clientes no se aceptan. Si a esto le sumamos los datos de facturación incorrectos y el hecho de que más del 75 % de los clientes no responden a las notificaciones habituales de reclamación de impagos, la pérdida de clientes puede tener graves consecuencias para tu empresa.
Ventajas de automatizar el sistema de facturación de tu empresa
Probablemente ya hayas automatizado muchos de tus procesos repetitivos, como las ventas, la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), la incorporación de empleados, el seguimiento del inventario, la logística y las entregas, y estés disfrutando de las ventajas que ofrece la automatización. ¿Y qué hay de la facturación?
Si aún no has automatizado el sistema de facturación de tu empresa, no eres el único. A menudo se pasa por alto o se le da menor prioridad, por lo que el departamento financiero suele quedarse rezagado en lo que respecta a la automatización. Dicho esto, la situación está cambiando y la automatización de la facturación empresarial se está convirtiendo ahora en una prioridad, y con razón.
La gestión manual de los procesos repetitivos de facturación, pagos, abonos y devoluciones, saldos pendientes, cobros y reconocimiento de ingresos es extremadamente ineficaz, propensa a errores y puede provocar atascos en el flujo de caja. La automatización de la facturación empresarial mejora la eficiencia, reduce y, a menudo, elimina los errores, agiliza el reconocimiento de ingresos y mejora la experiencia del cliente… y eso es solo la punta del iceberg. Con un sistema automatizado de facturación empresarial, podrás:
1) Mejorar la productividad:
La eliminación del trabajo manual innecesario permite a tu equipo financiero disponer de tiempo para identificar y resolver otros procesos financieros críticos que necesitan mejoras.
2) Minimizar o eliminar los errores:
El riesgo de error humano al gestionar manualmente las funciones de facturación queda prácticamente eliminado.
3) Simplificar los cobros:
Cuando el seguimiento de los impagos se realiza de forma automática y las notificaciones de impago se envían de forma automática, puedes agilizar el proceso de comunicación y cobrar el dinero más rápido.
4) Acelerar el reconocimiento de ingresos:
Las complejas fórmulas que se utilizan en los procesos manuales de reconocimiento de ingresos dificultan el seguimiento preciso de los ingresos devengados y los ingresos diferidos.
5) Mejorar la transparencia:
Los sistemas automatizados de facturación empresarial te ayudan a integrar fácilmente los sistemas clave de front-office y back-office. Esto incluye soluciones financieras, de contabilidad general, fiscales, pasarelas de pago, CRM, gestión de recursos empresariales (ERP), gestión de procesos de negocio (BPM), automatización robótica de procesos (RPA), etc., para disponer de una única fuente de información fiable.
6) Obtener una mejor visión del rendimiento operativo
Mejora la visibilidad del rendimiento operativo gracias a informes, análisis y paneles personalizables. La automatización te permitirá comprender mejor los ingresos recurrentes mensuales (MRR), los ingresos recurrentes anuales (ARR), el valor del ciclo de vida del cliente (CLV), la tasa de abandono, las variaciones de un mes a otro, el crecimiento o descenso de los ingresos y mucho más.
7) Mejorar la seguridad y el cumplimiento normativo:
Mantenga la protección y la confidencialidad de los datos de los clientes, al tiempo que cumple con las normas de cumplimiento normativo y seguridad (ASC 606, NIIF 15, SOC 1/SOC 2, PCI, protocolo DKIM, cifrado FIPS 140-2, etc.) mediante un entorno de control de nivel empresarial.
8) Ofrecer mejores experiencias al cliente:
El envío de facturas puntuales y precisas no solo mejorará las relaciones con los clientes, sino que los datos obtenidos gracias a un sistema automatizado de facturación empresarial proporcionarán la información necesaria para analizar situaciones y tomar medidas de forma proactiva.
En esencia, un sistema automatizado de facturación empresarial elimina los cuellos de botella, lo que te permite mantener la liquidez y la fidelidad de los clientes. Pero, con la gran variedad de opciones disponibles en el mercado, ¿cómo saber cuál es la más adecuada para tu empresa? Hay siete preguntas que debes plantearte y seis aspectos de los sistemas automatizados de facturación empresarial que debes tener en cuenta.
No dejes que la facturación se interponga en tu éxito
Existen numerosas opciones a la hora de adquirir un sistema de facturación empresarial. La clave para conseguir y mantener una ventaja competitiva reside en seleccionar un sistema de facturación empresarial automatizado que se adapte tanto a tus necesidades actuales como a tus requisitos futuros.
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