Siguiendo su trayectoria ascendente, el valor de mercado global de la economía de suscripción alcanzó los 292 000 millones de dólares en 2022, frente a los 224 000 millones de dólares de 2021. ¿Qué depara el año 2023 para las empresas basadas en suscripciones? Según las encuestas a los consumidores, la competitividad del sector alcanzará su máximo histórico en 2023. Ante una competencia cada vez más feroz, ¿cómo pueden las empresas de suscripción superar a la competencia y seguir siendo relevantes para sus suscriptores? Y lo que es aún más importante, ¿qué funciones deberían esperar los usuarios de un software de gestión de suscripciones?
En un panorama que se transforma rápidamente y es cada vez más competitivo, los modelos tradicionales de fijación de precios y facturación suponen un riesgo significativo para el crecimiento. Además, la dinámica cambiante del sector exige que las empresas basadas en suscripciones se adapten con rapidez, ya sea en lo que respecta a productos y servicios, paquetes y ofertas, promociones especiales, estructuras de precios, etc. La capacidad de responder de forma eficiente y rentable a las demandas del mercado depende de contar con una solución sólida que incorpore funciones de software de gestión de suscripciones centradas en el cliente.
¿Qué es una plataforma de gestión de suscripciones?
El software de gestión de suscripciones está diseñado para gestionar la facturación periódica y garantizar que se cobre el importe correcto a la empresa (o persona) adecuada el número adecuado de veces al año (mensualmente, trimestralmente, anualmente o según prefiera el cliente). Este tipo de software automatiza tareas repetitivas, como la generación de facturas para los planes de suscripción ofrecidos y la frecuencia de facturación seleccionada por el suscriptor. También gestiona las ofertas de suscripción tradicionales, así como paquetes, ofertas combinadas, descuentos, promociones, etc., para garantizar la precisión de la facturación.
Aunque esto describe la funcionalidad básica del software de gestión de suscripciones, algunos proveedores de este tipo de software ofrecen herramientas y funciones avanzadas que mejoran el funcionamiento de todas tus operaciones de ingresos. Esto brinda la oportunidad de reducir el trabajo manual, evitar pérdidas de ingresos, maximizar el potencial de ingresos y ofrecer una experiencia excepcional al cliente.
Características y funcionalidades imprescindibles del software de gestión de suscripciones
Las características del software de gestión de suscripciones varían mucho de un proveedor a otro, por lo que es fundamental conocer y comprender qué opciones hay disponibles y qué funcionalidades necesita tu empresa para optimizar sus operaciones. Desde las características esenciales hasta las funcionalidades innovadoras, analizaremos las seis características que deberías tener en cuenta.
1) Automatización de la facturación
Aunque las funciones del software de gestión de suscripciones, como la automatización, puedan parecer algo obvio, es necesario poder automatizar algo más que el simple proceso de facturación. La plataforma de software de gestión de suscripciones adecuada debe incluir un motor de flujos de trabajo para la automatización de la facturación, ofrecer la posibilidad de enviar notificaciones automáticamente a los clientes y generar documentos de forma automática. Veamos cada uno de estos aspectos con un poco más de detalle.
- Motor de flujos de trabajo para la automatización de la facturación – El motor de flujos de trabajo debe integrarse plenamente en todos los aspectos de la aplicación para que puedas configurar y coordinar fácilmente flujos de trabajo de automatización de la facturación que impliquen varios pasos. Esto permite a tus equipos financieros ejecutar procesos de facturación a gran escala, maximizar la productividad y minimizar el trabajo manual.
- Notificaciones a los clientes – Cuando se producen incidentes críticos, es necesario poder enviar alertas y notificaciones de forma rápida y sencilla. Una solución sofisticada de software de gestión de suscripciones te permite enviar a los clientes notificaciones automáticas sobre pagos pendientes, intentos de cobro o nuevos intentos, cuando las tarjetas de crédito o débito han caducado o han sido rechazadas, avisos de caducidad de la suscripción, notificaciones de próxima caducidad de tarjetas de crédito o débito, y cuando un cliente se acerca a los límites contractuales predefinidos. El software debe permitir que las alertas se muestren en la pantalla de inicio o se envíen por correo electrónico al suscriptor. Esto les brinda la oportunidad de tomar medidas de inmediato.
- Generación de documentos – Tanto si desea generar documentos de bienvenida para nuevas cuentas, incluir documentos justificativos al enviar facturas en formato PDF, generar y enviar notas de crédito, como enviar documentos a los clientes a partir de objetos personalizados creados en la plataforma, el software de gestión de suscripciones debe ofrecer la capacidad de generar y rellenar dinámicamente archivos PDF, XLS o documentos de Word con datos de la aplicación, permitir el uso de plantillas y entregar automáticamente el documento. Además, deberías poder supervisar los procesos de generación de documentos que se están ejecutando en el sistema de gestión de suscripciones para obtener una visión en tiempo real de los procesos en curso, el estado de ejecución y el trabajo pendiente.
2) Catálogo de productos
Si tu negocio basado en suscripciones es como el de la mayoría de tus competidores, estás ofreciendo muchas cosas. Múltiples productos y servicios, así como líneas de productos, y la gestión de diversos modelos de precios —tarifa plana, precios por niveles, precios por puesto, usuario o unidad, precios por uso o medidos, precios por función, precios dinámicos, precios híbridos, freemium y pruebas gratuitas—, además de gestionar cobros recurrentes y no recurrentes, diversas frecuencias de facturación y, posiblemente, diferentes divisas. Estas complejidades requieren un único catálogo de productos que te permita definir fácilmente los precios, las promociones y las reglas de descuento. De esta forma, podrás lanzar al mercado nuevos productos y servicios más rápido que la competencia.
En lo que respecta a las funcionalidades del software de gestión de suscripciones, un catálogo de productos ágil permite implementar y gestionar los precios de productos físicos o digitales, servicios, uso medido u ofertas de ingresos recurrentes, así como aplicar dependencias. Los umbrales controlan cómo y qué se vende, mientras que el catálogo también ofrece la flexibilidad necesaria para implementar rápidamente y gestionar con facilidad modelos de precios innovadores para cualquier producto o servicio. También deberías poder generar nuevas fuentes de ingresos a partir de cualquier combinación de cobros únicos, suscripciones, consumo, modelos híbridos, etc. ¡Es difícil hacerse a la idea del aumento de eficiencia que supone disponer de todas estas funciones en una única plataforma!
3) Cumplimiento normativo y seguridad
En el mercado actual, el cumplimiento normativo y la seguridad de los datos son requisitos imprescindibles. La plataforma de software de gestión de suscripciones debe ofrecer la capacidad de adaptar las prácticas de facturación en todas las unidades de negocio, tanto nacionales como internacionales, de acuerdo con las normas vigentes. Esto garantiza que el reconocimiento de ingresos de su negocio de suscripciones se ajuste a la norma ASC 606 y a la NIIF 15; ayuda a mantener los controles internos sobre la información financiera y la privacidad de los datos de los clientes mediante el cumplimiento de las normas SOC 1 y 2; y protege la información de pago y los datos personales de los clientes mediante el cumplimiento de las normas PCI y el RGPD. Además, el sistema debe ofrecer seguridad de nivel empresarial que supervise continuamente la actividad maliciosa y los comportamientos no autorizados, controle el tráfico en busca de actividades anómalas, proporcione autenticación multifactorial e incluya un proceso de revisión del código fuente para ayudar a identificar, priorizar y resolver problemas. Por último, asegúrese de que el sistema cumpla con la norma de seguridad PCE para el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito y ofrezca el protocolo DKIM para el envío de correos electrónicos desde el sistema de gestión de suscripciones.
4) Integración perfecta
Crear una única fuente de información fiable y un ecosistema financiero integral requiere una integración perfecta de la plataforma de gestión de suscripciones con las pilas tecnológicas existentes. Un enfoque sencillo para la integración consiste en utilizar interfaces de programación de aplicaciones (API). Este enfoque te permite crear un ecosistema totalmente integrado de aplicaciones empresariales críticas con capacidades ilimitadas de integración de facturación, configuración bidireccional y sincronización de datos. Otra opción de integración —los conectores empresariales— permite integrarse con múltiples sistemas externos mediante conectores precargados y preconfigurados, lo que permite sincronizar datos entre sistemas: facturación, gestión de relaciones con los clientes (CRM), contabilidad general, soluciones fiscales, planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de procesos de negocio (BPM), etc. Todo ello sin necesidad de desarrollo interno.
5) Informes y análisis
Al supervisar métricas clave como los ingresos recurrentes mensuales (MRR), los ingresos recurrentes anuales (ARR), las tasas de abandono, el coste de adquisición de clientes (CAC), el valor del ciclo de vida del cliente (CLV) y las tasas de renovación, la solución de software de gestión de suscripciones puede proporcionar una gran cantidad de información. Con acceso a datos detallados, los equipos financieros pueden evaluar el estado de tu negocio de suscripciones desde múltiples perspectivas, como el producto, las ventas, el marketing, las finanzas y la retención de clientes. Hay tres funciones que debe esperar encontrar en un software de gestión de suscripciones: informes que le permitan manipular datos fácilmente, aplicar filtros, crear tablas dinámicas y automatizar cálculos complejos; paneles de control para crear vistas potentes y personalizables basadas en roles, con información en tiempo real, diagramas y gráficos que ofrezcan información relevante de un solo vistazo; y análisis avanzados que permitan realizar análisis sobre cualquier elemento de datos de la solución para obtener información que optimice el rendimiento de la facturación e impulse el éxito del negocio.
6) Formas de pago
Es posible que ya ofrezcas una variedad de métodos de pago electrónicos y manuales, como tarjetas de débito/crédito, PayPal, domiciliación bancaria y caja de seguridad, disponibles a través de páginas de pago alojadas, el portal de clientes del software de gestión de suscripciones o mediante transacciones asistidas por un agente. ¿Qué hay de otras opciones de pago o de añadir nuevos socios de pago? Con un marco de integración común basado en API, podrás incorporar proveedores de pasarelas de pago de forma rápida y sencilla. Además, la solución de software de gestión de suscripciones debería supervisar todo el proceso de pago, desde la iniciación y la tokenización del pago, pasando por el procesamiento y la liquidación, hasta las notificaciones de devoluciones.
Aunque las características y funcionalidades del software de gestión de suscripciones descritas anteriormente son algunas de las más recomendables para hacer crecer tu negocio basado en suscripciones, las características y funcionalidades adicionales que tu empresa pueda necesitar dependen de muchos factores. Entre ellos se incluyen el tamaño de tu empresa, si acabas de empezar o si ya eres una empresa consolidada en el sector de las suscripciones, tus objetivos de crecimiento, etc.
Lleva tu negocio de gestión de suscripciones al siguiente nivel
Como motor del núcleo financiero de tu empresa, las funciones del software de gestión de suscripciones ofrecen la funcionalidad necesaria para gestionar todos los procesos financieros de forma rápida y eficiente. Independientemente de las estrategias de facturación que hayas establecido para el próximo año, mejorar la productividad y automatizar las tareas te ayudará a convertir los planes estratégicos en objetivos alcanzables.
La solución de facturación basada en la nube de BillingPlatform te ofrece todo lo que necesitas para reducir el trabajo manual y los errores, maximizar el potencial de ingresos y ofrecer a los suscriptores la experiencia que esperan. Si estás listo para hacer todo esto y mucho más:
- Automatizar los cobros, los recordatorios de pago, las aprobaciones, la facturación, las notificaciones, etc.
- Enviar facturas según los ciclos y la configuración orientados al cliente
- Automatizar la gestión de cuentas por cobrar
- Realizar un seguimiento de los pagos atrasados y avisar a los clientes cuando se produzcan retrasos en el pago
- Implementar una lógica de reintentos automáticos para tarjetas de crédito o débito caducadas
- Configurar notificaciones automáticas cuando se rechacen tarjetas
- Genera informes financieros precisos mediante flujos de trabajo basados en reglas o personalizados
Es hora de ponerse en contacto con el equipo de BillingPlatform. Con nosotros, obtendrás una solución de software de gestión de suscripciones diseñada no solo para satisfacer las necesidades actuales, sino que también cuenta con la agilidad necesaria para adaptarse a la evolución constante de los modelos de negocio basados en suscripciones. ¿Estás listo para optimizar tu estrategia de facturación para 2023, aumentar el potencial de ingresos y ofrecer el tipo de experiencias que fomentan la fidelidad de los clientes? Estamos listos para ayudarte.
