Bewährte Verfahren für die Einführung der verbrauchsabhängigen Abrechnung

Die Entscheidung für eine nutzungsabhängige Abrechnung ist der einfache Teil. Die meisten Unternehmen, die dabei auf Probleme stoßen, scheitern nicht, weil sie sich für das falsche Preismodell entschieden haben. Sie scheitern, weil sie den Aufwand für die Umsetzung unterschätzt haben – und diese Lücke erst erkannt haben, als die Kunden bereits damit arbeiteten.

Dieser Leitfaden zu bewährten Verfahren für die Umsetzung der nutzungsabhängigen Abrechnung (UBB) erläutert, was erfolgreiche Implementierungen von solchen unterscheidet, die nach sechs Monaten eine mühsame Neugestaltung erfordern. Er geht davon aus, dass Sie sich bereits für die nutzungsabhängige Abrechnung entschieden haben und nun darauf bedacht sind, diese korrekt umzusetzen.

Legen Sie zunächst Ihre Abrechnungskennzahl fest, bevor Sie irgendetwas anderes tun

Jedes Implementierungsproblem lässt sich auf eine von zwei Ursachen zurückführen: eine falsche Abrechnungskennzahl oder fehlerhafte Daten. Die Kennzahl steht an erster Stelle.

Eine gute Abrechnungskennzahl erfüllt drei Kriterien. Erstens skaliert sie mit dem Nutzen, den der Kunde erhält. Wenn er mehr Nutzen erhält, steigt der Wert. Zweitens ist sie auf Ereignisebene messbar, was bedeutet, dass man sie genau in dem Moment erfassen kann, in dem sie auftritt. Und drittens ist sie für den Kunden nachvollziehbar und vorhersehbar, sodass er bei Erhalt der Rechnung nicht überrascht ist.

Der Fehler, den die meisten Teams machen, besteht darin, eine Kennzahl zu wählen, die sich leicht messen lässt, anstatt eine, die den tatsächlichen Wert widerspiegelt. Seitenaufrufe, Serveranfragen und das Rohdatenvolumen lassen sich zwar leicht erfassen, aber wenn der Kunde diese Zahlen nicht mit dem Wert in Verbindung bringen kann, den er dadurch erhält, werden Sie mehr Zeit damit verbringen, Rechnungen zu erklären, als Ihre Kundenbeziehungen auszubauen.

Token-Anzahlen, API-Aufrufe, aktive Lizenzen, verarbeitete Transaktionen, gespeicherte Gigabyte und genutzte Minuten sind im richtigen Kontext alle sinnvoll. Der Test besteht darin, ob ein Kunde seine Nutzungszahlen betrachtet und sofort versteht, warum seine Rechnung so hoch ist, wie sie ist. Ist dies nicht der Fall, muss zunächst an der Kennzahl gearbeitet werden, bevor andere Maßnahmen ergriffen werden.

Sobald Sie sich für die richtige Kennzahl entschieden haben, legen Sie diese fest, bevor die Entwickler die entsprechenden Messinstrumente dafür erstellen. Eine Änderung der Abrechnungskennzahl nach Vertragsunterzeichnung ist eine der störendsten Maßnahmen, die Sie an einem Abrechnungssystem vornehmen können. Denn dies erfordert eine Neubewertung historischer Daten, die Aktualisierung von Kundenvereinbarungen und die Neugestaltung der Berichterstattung. Legen Sie die Kennzahl also von Anfang an richtig fest.

Siehe auch: Was ist nutzungsabhängige Abrechnung? | Umfassender Leitfaden zur UBB-Software

Lösen Sie das Datenproblem, bevor Sie ein Preismodell entwickeln

Das häufigste Muster für Fehlschläge bei der Implementierung sieht oft so aus: Das Team legt die Preisgestaltung fest, erstellt einen Produktkatalog, konfiguriert Abrechnungsregeln und stellt dann fest, dass die aus dem Produkt stammenden Nutzungsdaten zu unübersichtlich sind, um eine zuverlässige Abrechnung zu ermöglichen. Ereignisse gehen in falscher Reihenfolge ein. Es treten Duplikate auf. Felder fehlen. Das Abrechnungssystem kann die empfangenen Daten nicht verarbeiten.

Vor der Preiskonfiguration müssen die Daten bereinigt werden. Das bedeutet, dass eine Vermittlungsschicht aufgebaut oder ausgewählt werden muss – also das System, das für die Erfassung von Nutzungsereignissen, deren Validierung, Deduplizierung, die Anwendung von Geschäftsregeln und die Umwandlung in ein Format zuständig ist, das von der Abrechnungsplattform ausgewertet werden kann.

In der Vermittlung liegt der Großteil der operativen Komplexität bei der nutzungsabhängigen Abrechnung. Sie ist zudem die Komponente, die am häufigsten unterschätzt wird, da sie unsichtbar bleibt, bis es zu Störungen kommt. Wenn es zu Störungen kommt, äußern sich die Symptome in Form von Abrechnungsfehlern, Umsatzverlusten und Kundenstreitigkeiten, deren nachträgliche Behebung jeweils mit hohen Kosten verbunden ist.

Bevor Sie auch nur eine einzige Preisregel konfigurieren, beantworten Sie bitte folgende Fragen zu Ihren Daten:

• Woher stammen die Nutzungsdaten und in welchem Format liegen sie vor?
• Wie gehen Sie mit Ereignissen um, die verspätet oder in falscher Reihenfolge eintreffen?
• Wie erkennt und entfernt man Duplikate?
• Wie ordnen Sie Vorgänge dem richtigen Kunden und dem richtigen Abrechnungszeitraum zu?
• Was passiert, wenn Daten fehlen oder fehlerhaft sind?

Wenn Sie keine klaren Antworten haben, muss an der Vermittlungsschicht noch weiter gearbeitet werden, bevor alles, was nachgelagert ist, zuverlässig funktionieren kann.

Siehe auch: BillingPlatform Mediation Engine | 6 Möglichkeiten, Marktchancen mit verbrauchsabhängiger Abrechnung zu nutzen

Rüsten Sie Ihr Produkt mit der richtigen Detailebene aus

Die Messtechnik stellt die Verbindung zwischen dem Produktverhalten und den Abrechnungsdaten her. Jedes abrechnungsrelevante Ereignis muss am Ort des Verbrauchs so detailliert erfasst werden, dass es bewertet, zugeordnet und geprüft werden kann.

Jeder Ereigniseintrag muss mindestens eine Kunden- oder Konto-ID, einen Zeitstempel, den Metriktyp und die Menge enthalten. In der Praxis werden Sie jedoch weitere Details benötigen, wie beispielsweise die Produktlinie, die Funktion, die Benutzer-ID, die Region sowie alle anderen Dimensionen, die sich auf die Preisgestaltung auswirken könnten oder für die nachgelagerte Berichterstellung benötigt werden.

Ein häufiger Fehler in diesem Zusammenhang ist eine unzureichende Instrumentierung. Teams erfassen nur die Daten, die sie derzeit für die Abrechnung benötigen, ohne zu berücksichtigen, was sie benötigen werden, wenn sich die Preisgestaltung weiterentwickelt. Die Einführung einer neuen Preisdimension – wie beispielsweise die Unterscheidung zwischen Standard- und Premium-API-Aufrufen – setzt voraus, dass diese Unterscheidung bereits in den Ereignisdaten vorhanden ist. Ist dies nicht der Fall, lässt sich die Preisänderung nicht umsetzen, ohne die Instrumentierung neu aufzubauen.

Ein Instrument, das Aufschluss darüber gibt, wie sich Ihr Preismodell in zwei Jahren voraussichtlich entwickeln wird – und nicht nur, wie es heute aussieht. Speicherplatz ist günstig. Die nachträgliche Integration von Überwachungsfunktionen in ein Produktionssystem mit laufenden Kundenverträgen ist es hingegen nicht.

Testen Sie jedes Szenario, bevor Sie den Betrieb aufnehmen

Abrechnungsfehler summieren sich. Eine falsch konfigurierte Tier-Grenze oder eine fehlerhafte Berechnung von Mehrverbrauch, die am ersten Tag unentdeckt bleibt, führt in jedem Abrechnungszeitraum zu falschen Rechnungen für jeden Kunden – bis jemand den Fehler entdeckt. Bis ein Fehlermuster erkannt und untersucht wird, ist der Schaden für den Umsatz, das Kundenvertrauen und Ihren Prüfpfad bereits entstanden.

End-to-End-Tests sollten mindestens folgende Bereiche abdecken:

• Jede Variante eines Preismodells in Ihrem Katalog, mit echten Ereignisdaten
• Randfälle: Nutzung genau an einer Stufengrenze, Zeiträume ohne Nutzung, Nutzung, die die höchste Stufe überschreitet
• Änderungen während der Laufzeit: Tarifwechsel, Vertragsänderungen, Preisänderungen, die während eines Abrechnungszeitraums in Kraft treten
• Szenarien mit mehreren Währungen bei internationaler Rechnungsstellung
• Die vollständige Rechnungsausgabe – nicht nur der berechnete Betrag, sondern auch die Einzelposten, die Formatierung und die zugehörigen Details

Das Ziel besteht darin, Bewertungsfehler in einer Testumgebung zu erkennen, in der ihre Behebung kostengünstig ist, und nicht in der Produktionsumgebung, wo ihre Behebung die Ausstellung von Gutschriften und die erneute Erläuterung von Rechnungen gegenüber den Kunden erfordert.

Schaffen Sie bereits vor dem Start der UBB-Implementierung Transparenz für die Kunden – nicht erst danach

Eine unerwartet hohe Rechnung ist einer der häufigsten Gründe für die Abwanderung bei nutzungsabhängigen Produkten. Ein Kunde, der ohne Vorwarnung eine Rechnung erhält, deren Betrag deutlich über seinen Erwartungen liegt, verliert das Vertrauen in das Abrechnungsmodell – unabhängig davon, ob die Rechnung korrekt ist. Dieses Vertrauen wiederherzustellen ist schwieriger, als das Problem von vornherein zu vermeiden.

Die Lösung ist ganz einfach: Geben Sie Ihren Kunden noch vor Erhalt der Rechnung einen Echtzeit-Überblick über ihren Verbrauch. Ein Kundenportal mit Angaben zum aktuellen Verbrauch, einem voraussichtlichen Rechnungsbetrag und Warnmeldungen, die ausgelöst werden, bevor ein Limit erreicht ist, verhindert die meisten Fälle von unerwartet hohen Rechnungen, bevor sie überhaupt auftreten.

Dies ist nicht nur eine Investition in das Kundenerlebnis. Es ist eine Investition in die Kundenbindung mit messbarer Rendite. Die Kunden, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Kündigung aufgrund unerwarteter Rechnungsbeträge am höchsten ist, sind oft Kunden mit hohem Nutzungsvolumen – genau jene Konten, die das größte Umsatzwachstumspotenzial bieten.

Richten Sie das Kundenportal ein und konfigurieren Sie Schwellenwertwarnungen, bevor die erste Rechnung im Live-Betrieb versendet wird. Es ist wesentlich schwieriger, dies nachträglich zu ändern, wenn Kunden bereits negative Erfahrungen gemacht haben.

Siehe auch: BillingPlatform-Kundenportal

Ertragsrealisierung vor der ersten Rechnung verknüpfen

Für nutzungsabhängige Umsätze gemäß ASC 606 ist ein reibungsloser, automatisierter Datenfluss vom Abrechnungssystem zu Ihrer Umsatzrealisierungs-Engine und von dort zum Hauptbuch erforderlich. Diese Verbindung muss bereits vor der ersten Live-Rechnung bestehen, nicht erst danach.

Die manuelle Abstimmung zwischen Abrechnung und Umsatzrealisierung ist eine der häufigsten Ursachen für Prüfungsrisiken in nutzungsbasierten Unternehmen. Wenn die beiden Systeme nicht miteinander verbunden sind, erfordert der Monatsabschluss manuelle Eingriffe, es häufen sich Fehler an und der Prüfpfad lässt sich nur schwer rechtfertigen. Bei großem Umfang wird dieses Problem zu einem wesentlichen Problem.

Der richtige Zeitpunkt für den Aufbau und die Validierung der Verbindung zwischen Rechnungsstellung und Umsatzrealisierung ist während der Implementierungstests, wobei dieselben Testszenarien verwendet werden sollten, mit denen Sie auch die Genauigkeit der Tarifberechnung überprüfen. Wenn die durch Ihre Testrechnungen generierten Umsatzpläne nicht einwandfrei mit Ihrem System zur Umsatzrealisierung abstimmen, muss die Integration vor der Inbetriebnahme noch überarbeitet werden.

Siehe auch: Umsatzrealisierung bei UBB-Verträgen | Umsatzrealisierung bei BillingPlatform

Rechnen Sie damit, Ihre UBB-Implementierung zu überarbeiten, und bereiten Sie sich darauf vor

Die meisten Unternehmen passen ihr Preismodell im ersten Jahr nach der Einführung der nutzungsabhängigen Abrechnung mindestens einmal an. Es kommen neue Preisstufen hinzu, Mengenrabatte werden eingeführt, Unternehmenskunden handeln individuelle Konditionen aus, und die ursprüngliche Messgröße wird verfeinert, sobald Sie erfahren, wie die Kunden das Produkt tatsächlich nutzen.

Das ist jedoch ganz normal. Preisiterationen sind ein Merkmal nutzungsbasierter Modelle und kein Fehler. Die Frage ist, ob Ihre Abrechnungsinfrastruktur diese Iterationen unterstützen kann, ohne dass jedes Mal ein technisches Projekt erforderlich ist.

Die Teams, die dies gut handhaben, legen die Preisgestaltung in die Hände der Finanz- und Produktabteilungen und nicht in die der Technik oder Entwicklung. Sie können innerhalb von Stunden statt Wochen eine neue Preisstufe einführen, einen Tarif anpassen oder einen Rabatt hinzufügen. Die Teams, die damit Schwierigkeiten haben, behandeln jede Preisänderung wie ein Entwicklungsticket und geraten dadurch hinter den Markt zurück.

Bei der Bewertung einer Abrechnungsinfrastruktur oder der Bestandsaufnahme Ihrer bestehenden Lösung ist die Möglichkeit, Preise ohne Programmieraufwand anzupassen, eine der wichtigsten betrieblichen Anforderungen. Davon hängt ab, wie schnell Sie auf die Signale des Marktes reagieren können.

Mach es richtig, bevor du expandierst

Die operative Komplexität der verbrauchsabhängigen Abrechnung nimmt mit steigendem Volumen zu. Abrechnungsfehler, die bei 1.000 Kunden noch überschaubar sind, werden bei 10.000 Kunden zu kritischen Vorfällen. Eine Vermittlungsschicht, die das aktuelle Ereignisvolumen problemlos bewältigt, kann bei einer Verfünffachung des Volumens zu einem Engpass werden. Kundensupportprozesse, die funktionieren, wenn nur wenige Kunden Fragen zur Abrechnung haben, brechen zusammen, wenn täglich Abrechnungsstreitigkeiten eingehen.

Die richtige Zeit für die korrekte Umsetzung einer nutzungsbasierten Abrechnung ist, bevor das System unter Last steht. Nachträgliche Korrekturen an der Vermittlungsarchitektur, der Instrumentierung und der Abrechnungskonfiguration sind deutlich kostspieliger und mit größeren Störungen verbunden als eine von Anfang an korrekte Umsetzung – sowohl hinsichtlich der technischen Kosten als auch hinsichtlich des Kundenvertrauens, das durch anhaltende Fehler beeinträchtigt wird.

Über BillingPlatform
BillingPlatform wurde entwickelt, um die in diesem Leitfaden beschriebenen betrieblichen Anforderungen zu erfüllen. Die Lösung umfasst eine native Vermittlungs-Engine, konfigurierbare Tarifierung, integrierte Umsatzrealisierung, elektronische Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und ein Kundenportal – alles auf einer einzigen Plattform, ohne dass für jede Komponente separate Systeme erforderlich sind.

Eine umfassende Anleitung zur nutzungsabhängigen Abrechnung – einschließlich Definitionen der Preismodelle, Plattformanforderungen und Hinweisen zur Auswahl einer Lösung – finden Sie im Leitfaden „Usage-Based Billing: The Definitive Enterprise Guide“.

Um zu erfahren, wie BillingPlatform die Implementierung im Unternehmensmaßstab handhabt, besuchen Sie die Seite zur nutzungsbasierten Abrechnungslösung oder fordern Sie eine Demo an.