A primera vista, la facturación es un concepto fácil de entender; sin embargo, existen numerosas aplicaciones independientes que funcionan al unísono para crear la arquitectura del sistema de facturación. Cada uno de estos componentes aporta la funcionalidad necesaria para crear una arquitectura de sistema de facturación que te permita ir más allá de las funciones básicas de facturación y hacer frente a las complejidades de los requisitos actuales en materia de facturación.
Los requisitos de facturación pueden variar según el sector y de una empresa a otra. Sin embargo, hay ciertos componentes de facturación, como el motor de facturación, el motor de tarificación y el procesamiento de pagos, que son fundamentales en cualquier sistema de facturación.
Análisis detallado de la arquitectura del sistema de facturación
Analicemos la arquitectura típica de un sistema de facturación desde la perspectiva del sector de las telecomunicaciones, un sector que presenta unos requisitos de facturación de los más complejos, si no los más complejos. Cada uno de los sistemas que componen la arquitectura de facturación cumple una función específica, tal y como se describe a continuación.
CRM/OMOF
Las aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de gestión y tramitación de pedidos (OMOF) se conectan con el sistema de facturación, y este, a su vez, se conecta con el sistema de provisión. Como alternativa, CRM/OMOF pueden conectarse directamente con el sistema de provisión.
Sistema de aprovisionamiento
Se define, en términos generales, a nivel de servidor de red, de aplicación y de usuario, y consiste en el proceso de preparar, asignar y activar los componentes de la infraestructura informática —como servidores, sistemas de almacenamiento y redes— para satisfacer las necesidades de los usuarios.
Sistema de inventario de red
El inventario de red es una lista de dispositivos, como ordenadores, routers, servidores e impresoras, que están conectados a la red. Representa los procesos automatizados que asignan recursos, determinan los cambios de configuración y activan los dispositivos.
Motor de facturación
Este componente genera facturas a partir de los cargos calculados por el motor de ingresos. Además, gestiona los ciclos de facturación, las fechas de vencimiento de los pagos y los recordatorios de pago.
Motor de valoración
La función «Rating» permite crear escenarios de precios que se ajusten mejor al valor de tus productos o servicios. Además, calcula el precio basándose en una combinación de factores, que luego utiliza el departamento de facturación para generar las facturas de los clientes.
Proceso de descuento
En términos muy sencillos, se trata de un tipo de cargo del catálogo de productos mediante el cual las empresas ofrecen reducciones de precio en diferentes tipos de cargos, como las suscripciones, el consumo, los pagos únicos, etc. Los descuentos pueden basarse en una cantidad fija, un porcentaje, paquetes, volumen, promociones, grupos y mucho más.
Control de crédito
Básicamente, se trata de una práctica destinada a garantizar que los pagos se realicen de acuerdo con las condiciones de pago establecidas en la factura. El control de crédito se puede clasificar en dos tipos: basado en el consumo no facturado y basado en el consumo facturado. El consumo no facturado se define en función del consumo del cliente y de los cargos totales en comparación con el límite de crédito predeterminado. El consumo facturado tiene lugar una vez generada la factura y está relacionado con el proceso de cobro de los ingresos.
Generación de informes
Esto incluye la extracción de datos de bases de datos, así como su organización y exportación para la elaboración de informes y paneles de control.
Gestión de pagos
Por lo general, implica la autorización, la autenticación y la liquidación de pagos, y abarca la gestión de las transacciones financieras entre un cliente y la organización.
Sistema de mediación
Este motor de software permite recopilar datos de uso sin procesar procedentes de múltiples fuentes y normalizarlos para su uso por parte de los sistemas posteriores.
Almacén de datos
Se utiliza para la elaboración de informes, la inteligencia empresarial y el análisis de datos, y constituye el repositorio central de los datos recopilados de distintos sistemas.
Planificación de recursos empresariales
Este componente permite automatizar los procesos propios de muchas de las funciones de la organización, como finanzas, recursos humanos, fabricación, cadena de suministro, servicios, compras, etc., lo que permite a las empresas gestionar de forma fluida los procesos departamentales.
Pasarela de pago
Un sistema de terceros que permite a las empresas aceptar de forma segura pagos electrónicos, como tarjetas de crédito o débito, monederos digitales y otros métodos de pago.
Conmutadores de red
Equipo que conecta dos o más dispositivos informáticos para crear una red de comunicaciones con el fin de compartir recursos informáticos a través de la red.
La Fundación para la Flexibilidad
Ahora que ya hemos visto la arquitectura de un sistema de facturación, veamos las ocho aplicaciones que aportan flexibilidad al sistema de facturación.
- Gestión de clientes: Se encarga de las comunicaciones entrantes y salientes con los clientes y gestiona el ciclo de vida de las relaciones con ellos.
- Gestión de pedidos: Ofrece la funcionalidad necesaria para registrar los pedidos de productos o servicios, gestionar el ciclo de vida de la entrada de pedidos y supervisar el ciclo de vida de la tramitación de los mismos.
- Ventas y marketing: Desde la gestión de campañas y el seguimiento de clientes potenciales, pasando por la prestación de apoyo comercial y la gestión de comisiones, hasta el análisis del rendimiento de los productos; el sistema de facturación automatiza muchas de estas funciones y procesos.
- Tarificación: Dada la variedad de productos y servicios que ofrecen la mayoría de las organizaciones, la tarificación permite crear diferentes planes de tarifas y registrar el consumo.
- Facturación: El módulo de facturación genera facturas, gestiona los pagos, se encarga de la administración de cuentas, mantiene la información fiscal y procesa los datos financieros.
- Compatibilidad con múltiples divisas y idiomas: Ofrece compatibilidad con múltiples divisas y varios idiomas para su uso en diferentes unidades de negocio, además de permitir al usuario definir qué divisas utilizar para la facturación, la tarificación y la elaboración de informes.
- Cumplimiento normativo: Se utiliza para ajustarse a cualquier norma y ofrece la posibilidad de adaptar las prácticas de facturación en todas las unidades de negocio, tanto nacionales como internacionales, de acuerdo con las normas contables vigentes. Además, mantiene controles internos sobre la información financiera y la privacidad de los datos de los clientes, cumpliendo con las normas SOC 1 y 2.
- Seguridad: Protege la confidencialidad de los datos de los clientes y ofrece una supervisión continua para detectar actividades maliciosas y comportamientos no autorizados. Además, supervisa el tráfico en busca de actividades anómalas, ofrece autenticación multifactorial y permite un proceso de revisión del código fuente para ayudar a identificar, priorizar y resolver problemas de seguridad.
Es importante señalar que no todas las soluciones de facturación ofrecen todos y cada uno de estos sistemas y aplicaciones. Sin embargo, solo con los mencionados anteriormente podrás aprovechar toda la flexibilidad que ofrece la arquitectura de tu sistema de facturación.
Ventajas de la flexibilidad de la arquitectura del sistema de facturación
No se puede subestimar el valor de una solución de facturación ágil y automatizada. A continuación te presentamos las ocho principales ventajas que obtendrás con una arquitectura de sistema de facturación diseñada para ofrecer flexibilidad.
- Reducir costes y errores. La automatización de las tareas empresariales elimina las actividades de facturación tediosas, que requieren mucho tiempo y son propensas a errores, como la creación de facturas, la recepción de pagos, el envío de recordatorios de pago, el reconocimiento de ingresos, etc.
- Generar nuevas fuentes de ingresos. Los expertos estiman que el número de dispositivos conectados al Internet de las cosas (IoT) superará los 29 000 millones en 2030. Esto supone casi el doble de los 15 100 millones de dispositivos registrados en 2020. Las organizaciones ofrecerán productos y servicios nuevos e innovadores más rápido que nunca. Sin embargo, la facturación de estas ofertas requiere la capacidad de procesar y normalizar los datos recibidos de sistemas y dispositivos dispares. Un motor de mediación integrado convierte los datos de uso sin procesar recibidos de múltiples fuentes en ingresos.
- Mejorar la rapidez de lanzamiento al mercado. Modificar las soluciones preconfiguradas suele requerir personal de TI cualificado, lo que lleva mucho tiempo y resulta caro. Una solución de facturación flexible permite a las organizaciones lanzar nuevos productos o servicios, o desarrollar nuevos modelos de precios o promociones rápidamente. ¡Puede llevar solo unas horas en lugar de meses!
- Adaptarse a las demandas del mercado. Los clientes quieren modelos de pago personalizados que sean intuitivos y fáciles de usar. Diseñar los sistemas de facturación como auténticas plataformas de software los hace altamente personalizables. De este modo, podrás ofrecer cualquier plan de pago, por muy complejo que sea.
- Convierte la facturación en una función de valor añadido.Las soluciones de facturación PaaS reducen los costes operativos, aumentan la escalabilidad, requieren menos mantenimiento y ofrecen flexibilidad, transformando la propia naturaleza de la facturación. Ahora, un costoso proceso administrativo pasa a formar parte de las operaciones de cara al cliente, lo que reduce los gastos de capital y permite monetizar lo que antes era un gasto operativo.
- Ampliar el ecosistema financiero. La arquitectura flexible del sistema de facturación integra la facturación con sistemas clave de front-office y back-office, como CRM, ERP, contabilidad general, sistemas fiscales, etc. Esto crea un ecosistema financiero fluido que facilita la extracción y la gestión de datos que están siempre sincronizados.
- Mejora la seguridad de los datos. Los sistemas de facturación tradicionales ofrecen medidas de seguridad básicas, pero son más vulnerables a los ciberataques, que pueden tener efectos devastadores. Además, los delitos cibernéticos siguen aumentando en gravedad y frecuencia. Una solución flexible ofrece seguridad de nivel empresarial que se adapta al ritmo de las amenazas en constante evolución.
- Mejora la experiencia del cliente. Los clientes esperan que conozcas quiénes son y cuáles son sus preferencias. Un sistema de facturación flexible proporciona la información necesaria para personalizar las interacciones con los clientes, responder rápidamente a los cambios en sus necesidades y automatizar las comunicaciones.
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