Mejora del proceso de gestión de la cartera de clientes

¿Formas parte de ese casi 25 % de empresas que tienen dificultades porque sus ingresos están inmovilizados en facturas pendientes de cobro? Si es así, no busques más. Con aproximadamente 3,1 billones de dólares adeudados en cuentas por cobrar a organizaciones estadounidenses, la importancia de la gestión de las cuentas por cobrar y de cómo puedes optimizar tus procesos para mantener el flujo de ingresos es más importante que nunca.

La gestión de cuentas por cobrar, que se compone de políticas y procedimientos, te permite saber cuánto dinero se te debe y cómo gestionar los impagos o los pagos atrasados. Es un componente clave del proceso «del pedido al cobro», la gestión proactiva de las cuentas por cobrar contribuye a garantizar que las facturas se paguen a tiempo, al tiempo que mejora la experiencia del cliente. 

Por qué fracasan los procesos de gestión de cuentas por cobrar

Si la gestión de la cuenta de clientes te permite llevar las riendas a la hora de mantener un flujo de caja positivo y mejorar las interacciones con los clientes, ¿por qué casi una cuarta parte de las empresas se enfrentan a cuentas «vencidas» y a un elevado porcentaje de «cancelaciones»? No hay una respuesta sencilla, ya que existen varias razones por las que las empresas no dan la talla en lo que respecta a la gestión de la cuenta de clientes, entre ellas: 

• Los procesos de gestión de la cartera de clientes son deficientes o no se aplican
• Se concede crédito a clientes de alto riesgo, se aplican descuentos excesivos o se incumplen las condiciones de pago con el fin de conseguir contratos
• Las cuentas vencidas no se gestionan con la debida rapidez
• Las facturas y los recibos contienen errores e inexactitudes
• Imposibilidad de determinar qué cuentas tienen saldos pendientes
• El personal carece de la formación adecuada para tratar con los clientes morosos

Mantener cuentas por cobrar vencidas tiene un coste. Puede afectar negativamente a tus relaciones con los clientes, a la reputación de tu marca, al capital circulante, al flujo de caja y a los resultados finales y, en el peor de los casos, provocar la quiebra.

Sal del círculo vicioso de las facturas impagadas

En esencia, hay cinco actividades que han demostrado maximizar la eficacia de la gestión de cuentas por cobrar, liberar liquidez y mejorar la experiencia del cliente.

1) Aprobación del crédito del cliente

Tu capacidad para cobrar las deudas a tiempo comienza con el proceso de aprobación del crédito. Es importante recordar que, aunque cerrar una venta parezca algo positivo sobre el papel, no todos los clientes son iguales. Conseguir un cliente que paga con retraso o que no paga acabará costándole más a la empresa a largo plazo. 

Para minimizar el riesgo, aplica políticas de crédito que tengan en cuenta una visión global del cliente: su solvencia, los límites de crédito en función de su capacidad crediticia, los casos en los que se superan dichos límites, las condiciones de crédito, los descuentos, las políticas de devolución y el plazo para aprobar o rechazar las solicitudes de crédito. Asegúrate de revisar las políticas de crédito con regularidad.

2) Datos maestros de clientes

Mantén los datos maestros de los clientes actualizados en tu facturación y cobro. Esta información suele incluir el perfil del cliente, lo que puede adquirir, los límites de crédito, las condiciones de pago, los . Esta información suele incluir el perfil del cliente, lo que puede comprar, los límites de crédito, las condiciones de pago, los descuentos por volumen, etc. Para garantizar la calidad, es necesario revisar periódicamente los datos maestros de los clientes con el fin de eliminar registros duplicados y actualizar los datos inexactos o contradictorios.

3) Facturación

Establecer unas prácticas de facturación claras y concisas prácticas de facturación para garantizar que se envíen facturas precisas y puntuales. Cada factura que envíe debe incluir una indicación clara de las unidades adquiridas, los precios, las condiciones de pago y las fechas de vencimiento, y debe enviarse de la misma forma en cada periodo de facturación, ya sea por correo postal o por vía electrónica. 

4) Proceso de contabilización de cobros

Se trata de un componente del proceso de gestión de cuentas por cobrar que asigna los pagos tanto al cliente correcto como a las facturas correspondientes. Sin embargo, esto no está exento de dificultades. Los clientes disponen ahora de diversas opciones de pago que obligan a registrar los pagos procedentes de diversas fuentes: cheques, tarjetas de crédito, débito electrónico, ACH, PayPal, transferencias bancarias y, en ocasiones, por teléfono. Para agilizar el proceso y garantizar que los pagos se asignen correctamente:

1. Aplicar los pagos a facturas concretas, en lugar de a la cuenta del cliente o a la factura más antigua
2. Contabilizar los pagos el mismo día en que se reciban
3. Contabilizar los asientos contables anteriores a las fechas límite del sistema
4. Conciliar las cuentas con frecuencia y realizar un seguimiento rápido de los ingresos en efectivo no identificados
5. Facilita a tus clientes el pago ofreciéndoles un portal para clientes

5) Proceso de cobro

A menudo, como consecuencia de unos procesos deficientes o descuidados, el dinero que se nos debe puede quedarse sin cobrar (y, de hecho, así ocurre). Antes de iniciar el proceso de cobro, necesitas informes precisos y actualizados sobre las cuentas por cobrar. Para optimizar tus procesos de cobro:

1. Incorporar formación para garantizar que las actividades de recaudación se lleven a cabo de forma coherente
2. Asegúrate de que los planes de pago se ajusten a las políticas corporativas de cobro
3. Comprueba que los descuentos ofrecidos sean beneficiosos para ambas partes y que se apliquen correctamente
4. Automatizar los procesos de cobro para reducir el esfuerzo manual y los errores

Para conocer la eficacia de tus procesos de gestión de cuentas por cobrar, hay una serie de indicadores clave de rendimiento (KPI) que deberías supervisar.

• Días de cobro (DSO): Este indicador mide el tiempo medio que se tarda en convertir las cuentas por cobrar en efectivo. Según la definición de The Credit Research Foundation, el DSO se compone de los plazos de pago (las cuentas por cobrar futuras y actuales), las facturas impagadas y los errores operativos, los problemas de servicio y calidad, las disputas y las deducciones. 
• Índice de eficacia en el cobro (CEI): Una medida del cobro de las cuentas por cobrar; la eficacia de tus procesos de cobro viene determinada por esta cifra. Cuanto más te acerques al 100 %, más eficaces serán tus esfuerzos de cobro. 
• Ratio de rotación de cuentas por cobrar: Fórmula que se utiliza para medir la eficacia a la hora de conceder crédito y cobrar las deudas.

Una vez que comprendas mejor cómo gestiona tu empresa los procesos de gestión de cuentas por cobrar, estarás en mejores condiciones para identificar y ajustar los procesos que necesitan mejoras. Por otra parte, es posible que descubras que el estado actual de tus procesos de gestión de cuentas por cobrar presenta carencias importantes y que sea necesario implementar nuevos procesos. 

Saca el máximo partido a los procesos de gestión de cuentas por cobrar

Es inútil esforzarse por cobrar si las facturas siguen sin pagarse. Independientemente de cuál sea tu modelo de facturación: por suscripción, basado en el usoo dinámicoo híbrido : necesitas un sistema que simplifique los procesos de gestión de cuentas por cobrar.

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