Optimierung des Prozesses zur Verwaltung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Gehören Sie zu den fast 25 % der Unternehmen, die mit Umsatzproblemen aufgrund ausstehender Rechnungen zu kämpfen haben? Wenn ja, sind Sie hier genau richtig. Angesichts von Forderungen in Höhe von rund 3,1 Billionen US-Dollar gegenüber US-Unternehmen ist das Forderungsmanagement wichtiger denn je – ebenso wie die Frage, wie Sie Ihre Prozesse optimieren können, um den Umsatzfluss aufrechtzuerhalten.

Das Forderungsmanagement, das sich aus Richtlinien und Verfahren zusammensetzt, ermöglicht es Ihnen, den Überblick darüber zu behalten, welche Beträge ausstehen, und zu wissen, wie Sie mit überfälligen Zahlungen oder Zahlungsausfällen umgehen müssen. Ein wesentlicher Bestandteil des „Order-to-Cash“-Prozessesträgt ein proaktives Forderungsmanagement dazu bei, dass Rechnungen pünktlich beglichen werden, und verbessert gleichzeitig das Kundenerlebnis. 

Warum Prozesse im Debitorenmanagement scheitern

Wenn das Forderungsmanagement Ihnen die Möglichkeit gibt, einen positiven Cashflow zu sichern und die Kundenbeziehungen zu verbessern, warum haben dann fast ein Viertel der Unternehmen mit „überfälligen“ Forderungen und einem hohen Anteil an „Ausbuchungen“ zu kämpfen? Die Antwort darauf ist nicht einfach, denn es gibt eine Reihe von Gründen, warum Unternehmen beim Forderungsmanagement ihr Ziel verfehlen, darunter: 

• Die Prozesse im Forderungsmanagement sind unzureichend oder werden nicht durchgesetzt
• Um Aufträge zu gewinnen, werden Kredite an Kunden mit hohem Risiko vergeben, übermäßige Rabatte gewährt oder Zahlungsbedingungen missachtet.
• Überfällige Forderungen werden nicht zeitnah bearbeitet
• Rechnungen und Abrechnungen enthalten Fehler und Ungenauigkeiten
• Es kann nicht ermittelt werden, welche Konten ausstehende Salden aufweisen
• Dem Personal fehlt eine angemessene Schulung im Umgang mit säumigen Kunden

Überfällige Forderungen verursachen Kosten. Sie können sich negativ auf Ihre Kundenbeziehungen, den Ruf Ihrer Marke, Ihr Betriebskapital, Ihren Cashflow und Ihren Gewinn auswirken und im schlimmsten Fall sogar zur Insolvenz führen.

Steigen Sie aus dem Zug der unbezahlten Rechnungen aus

Im Wesentlichen gibt es fünf Maßnahmen, die nachweislich die Effizienz im Forderungsmanagement maximieren, Liquidität freisetzen und das Kundenerlebnis verbessern.

1) Kreditprüfung des Kunden

Ihre Fähigkeit, Forderungen rechtzeitig einzutreiben, beginnt bereits mit dem Kreditprüfungsprozess. Man sollte bedenken: Auch wenn ein Verkauf auf dem Papier gut aussieht, sind nicht alle Kunden gleich. Einen Kunden zu gewinnen, der zu spät oder gar nicht bezahlt, wird das Unternehmen auf lange Sicht mehr kosten. 

Um Risiken zu minimieren, sollten Sie Kreditrichtlinien einführen, die das gesamte Kundenbild berücksichtigen. Dazu gehören die Kreditwürdigkeit des Kunden, auf seiner Bonität basierende Kreditlimits, die Festlegung, wann Kreditlimits überschritten gelten, Kreditbedingungen, Rabatte, Rückgabebedingungen sowie die Bearbeitungsdauer für die Genehmigung oder Ablehnung von Kreditanträgen. Achten Sie darauf, die Kreditrichtlinien regelmäßig zu überprüfen.

2) Kundenstammdaten

Pflegen Sie genaue Kundenstammdaten in Ihrer Rechnungsstellung und Inkasso-Systemengenau zu pflegen. Systemen. Zu diesen Informationen gehören in der Regel das Kundenprofil, die Einkaufsberechtigung des Kunden, Kreditlimits, Zahlungsbedingungen, Mengenrabatte usw. Um die Qualität zu gewährleisten, müssen die Kundenstammdaten regelmäßig überprüft werden, um doppelte Datensätze zu entfernen und ungenaue oder widersprüchliche Daten zu aktualisieren.

3) Abrechnung/Rechnungsstellung

Legen Sie klare und prägnante Abrechnungs- und Rechnungsstellungsverfahren , um sicherzustellen, dass korrekte Rechnungen rechtzeitig versendet werden. Jede von Ihnen versendete Rechnung sollte eine klare Angabe der gekauften Einheiten, der Preise, der Zahlungsbedingungen und der Fälligkeitstermine enthalten und in jedem Abrechnungszeitraum auf die gleiche Weise versendet werden – entweder per Post oder elektronisch. 

4) Verfahren zur Verbuchung von Zahlungseingängen

Dies ist ein Bestandteil des Forderungsmanagements, bei dem Zahlungen sowohl dem richtigen Kunden als auch den zugehörigen Rechnungen zugeordnet werden. Dies ist jedoch nicht ohne Herausforderungen. Kunden verfügen mittlerweile über eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten, , die es erforderlich machen, Zahlungen aus verschiedenen Quellen zu erfassen – Schecks, Kreditkarten, elektronische Lastschriften, ACH, PayPal, Überweisungen und manchmal auch per Telefon. Um den Prozess zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt zugeordnet werden:

1. Zahlungen bestimmten Rechnungen zuordnen, anstatt dem Kundenkonto oder der ältesten Rechnung
2. Zahlungen am Tag ihres Eingangs verbuchen
3. Buchungen vor den Stichtagen des Systems verbuchen
4. Führen Sie regelmäßig Kontenabstimmungen durch und gehen Sie unverzüglich den nicht zuordenbaren Zahlungseingängen nach.
5. Machen Sie es Ihren Kunden leicht, bei Ihnen zu bezahlen, indem Sie ein Kundenportal

5) Inkassoverfahren

Oftmals sind schwache oder vernachlässigte Prozesse der Grund dafür, dass fällige Forderungen ungenutzt bleiben (und dies auch tatsächlich geschieht). Bevor Sie mit dem Inkassoprozess beginnen, benötigen Sie genaue und aktuelle Berichte über Ihre Forderungen. So optimieren Sie Ihre Inkassoprozesse:

1. Führen Sie Schulungen durch, um eine einheitliche Vorgehensweise bei der Datenerhebung sicherzustellen
2. Stellen Sie sicher, dass die Zahlungspläne mit den unternehmensinternen Inkassorichtlinien übereinstimmen.
3. Stellen Sie sicher, dass die angebotenen Rabatte für beide Seiten von Vorteil sind und korrekt umgesetzt werden.
4. Automatisieren Sie die Inkassoprozesse um den manuellen Aufwand und Fehler zu reduzieren

Um die Effektivität Ihrer Prozesse im Forderungsmanagement zu ermitteln, gibt es eine Reihe von Leistungskennzahlen (KPIs), die Sie im Auge behalten sollten.

• Days Sales Outstanding (DSO): Diese Kennzahl misst die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um Forderungen in Bargeld umzuwandeln. Gemäß der Definition der Credit Research Foundation setzt sich der DSO aus den Zahlungsfristen (zukünftige und aktuelle Forderungen), überfälligen Rechnungen und operativen Fehlern, Service- und Qualitätsproblemen, Streitfällen sowie Abzügen zusammen. 
• Index der Inkasso-Effektivität (CEI): Ein Maß für das Inkasso von Forderungen; anhand dieser Kennzahl lässt sich die Effektivität Ihrer Inkassoprozesse bestimmen. Je näher Sie an 100 % liegen, desto effektiver sind Ihre Inkassomaßnahmen. 
• Umschlagshäufigkeit der Forderungen: Eine Formel, mit der gemessen wird, wie effektiv Sie Kredite gewähren und Forderungen eintreiben.

Sobald Sie ein besseres Verständnis dafür gewonnen haben, wie gut Ihr Unternehmen die Prozesse im Forderungsmanagement handhabt, sind Sie besser in der Lage, verbesserungsbedürftige Prozesse zu identifizieren und anzupassen. Es kann aber auch sein, dass Sie feststellen, dass der aktuelle Stand Ihrer Prozesse im Forderungsmanagement erhebliche Lücken aufweist und die Einführung neuer Prozesse erforderlich ist. 

Nutzen Sie die Vorteile der Prozesse im Debitorenmanagement

Es ist sinnlos, hart für Ihr Geld zu arbeiten, wenn Rechnungen unbezahlt bleiben. Unabhängig von Ihrem Abrechnungsmodell – Abonnement, nutzungsabhängig, dynamischoder hybride – Sie benötigen ein System, das Ihnen die Arbeit im Debitorenmanagement erleichtert.

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